Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Utilice el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico para ver y cambiar las opciones que controlan cómo procesa Microsoft Office Access 2007 las respuestas a un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos. La configuración se aplica a todas las respuestas futuras al mensaje de correo electrónico que está actualmente seleccionado o que se está generando.

Tenga en cuenta que los cambios que efectúa en esta configuración no afectan a las respuestas que ya se encuentran en su buzón de Outlook.

Cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico

Para mostrar el cuadro de diálogo

  1. Abra la base de datos que contiene el mensaje para el que desea cambiar las opciones.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. Imagen de botón

  3. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que desea cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes.

Configuración de importación

Procesar automáticamente las respuestas y agregar los datos a la base de datos

Esta opción permite a Microsoft Office Access 2007 procesar las respuestas en cuanto lleguen a la bandeja de entrada de Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 y Office Access 2007 funcionan conjuntamente para exportar el contenido del formulario de cada una de las respuestas a las tablas de destino de Access. Si la casilla de verificación no está seleccionada, debe procesar las respuestas manualmente.

Obtenga más información sobre el procesamiento automático y manual de las respuestas

Las respuestas se exportan automáticamente desde Outlook a Access si se cumplen las siguientes condiciones en el momento en el que las respuestas llegan al buzón de Outlook:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 debe estar instalado en su equipo. Si el programa no se ejecuta cuando llega la respuesta, el procesamiento comenzará la próxima vez que inicie Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 debe estar instalado en su equipo. 

  • Base de datos     La base de datos no debe estar protegida con contraseña y no debe estar abierta en modo exclusivo. No se debe modificar el nombre ni la ubicación de la base de datos después de enviar el mensaje de correo electrónico.

  • Tablas y consultas     No se deben modificar los nombres de las tablas ni de las consultas especificadas, ni se deben cambiar las propiedades de los campos base tras enviar el mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, si cambia el tipo de datos de un campo de Número a Autonumérico tras enviar el mensaje, la exportación no se realizará correctamente.

  • Permisos    Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y las consultas base.

Si no se cumplen una o varias condiciones, el procesamiento automático no se realizará correctamente. Corrija los problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas incorrectas. Se seguirá procesando automáticamente cualquier respuesta que llegue al buzón después de resolver los problemas.

Procesamiento manual     Si desea controlar qué respuestas se procesan y cuándo se procesan, elija el procesamiento manual. En este caso, las respuestas llegarán a la bandeja de entrada de Outlook pero no se exportarán a la base de datos hasta que las seleccione manualmente, haga clic con el botón secundario en cada respuesta de Outlook y luego en Exportar datos a Microsoft Office Access para cada una.

Es posible que deba procesar manualmente las respuestas que se generaron incorrectamente durante el proceso automático. Después de resolver el problema causante del error, debe exportar manualmente las respuestas.

Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde las consideraciones siguientes:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 debe estar instalado en su equipo. 

  • Base de datos     Si la base de datos está protegida con contraseña, se le solicitará que especifique la contraseña al iniciar la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no debe estar abierta en modo exclusivo y no se puede cambiar el nombre ni la ubicación de la base de datos desde que envió el mensaje de correo electrónico.

  • Tablas y consultas     No se deben modificar los nombres de las tablas ni de las consultas especificadas ni las propiedades de los campos base tras enviar el mensaje de correo electrónico.

  • Permisos    Debe tener los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de las tablas y las consultas base.

Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje

Esta opción permite procesar automáticamente sólo aquellas respuestas enviadas por los destinatarios originales de su mensaje. Las respuestas de cualquier otro destinatario se almacenarán en la carpeta de destino de Outlook pero no se procesarán automáticamente. Si lo desea, puede procesar estas respuestas manualmente.

Aceptar varias respuestas de cada destinatario

Esta opción permite a los destinatarios enviar varias respuestas al mismo mensaje de correo electrónico. Si selecciona esta opción, los destinatarios pueden responder al mensaje varias veces y las respuestas se procesan automáticamente. Si no selecciona esta opción, los destinatarios pueden enviar varias respuestas pero sólo se procesa automáticamente la primera respuesta de cada destinatario. Cualquier respuesta posterior de ese destinatario se almacenará en la carpeta de destino de Outlook y se podrá eliminar o procesar manualmente.

Nota: Esta configuración controla sólo el número de respuestas y no el número de registros que se procesan en una única respuesta. En otras palabras, si envía un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007, un destinatario podrá enviar varios registros en una única respuesta. Access procesará automáticamente todos los registros de la respuesta porque los registros están todos incluidos en un formulario en un único mensaje.

Permitir varias filas por respuesta

Cuando está utilizando un formulario de InfoPath para enviar datos, un destinatario puede agregar más registros haciendo clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Si desea procesar sólo un registro por respuesta, desactive esta casilla de verificación.

Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes

Si está utilizando un formulario de InfoPath para actualizar datos, un destinatario puede enviarle nuevos registros, así como actualizaciones para los registros existentes. Para evitar que el destinatario agregue nuevos registros mediante el formulario de InfoPath, active esta casilla de verificación.

Configuración para procesamiento automático

Número de respuestas que deben procesarse

Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desea procesar automáticamente. Si desea que todas las respuestas se procesen automáticamente, escriba un valor grande en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciben después de alcanzar el valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán automáticamente.

Fecha y hora en que detener

Especifique una fecha y una hora en las que se detenga el procesamiento automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las respuestas recibidas después de esta fecha y hora se almacenarán en la carpeta de destino de Outlook pero no se procesarán automáticamente.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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