Office 365 a través de 21Vianet: importar contactos en Outlook para Windows

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Puede importar contactos a Outlook en su escritorio por medio del Asistente para importar y exportar de Outlook. Este es el aspecto de la cinta de Outlook en su escritorio:

Este es el aspecto de la cinta en Outlook 2016.

Mi cinta de opciones de Outlook es diferente. O bien, si es un cliente de Mac, consulte Importar elementos a Outlook 2016 para Mac.

Elija una opción en la siguiente lista de instrucciones de importación.

  1. En Outlook en el escritorio (Outlook 2013 o Outlook 2016), seleccione Archivo > Abrir y exportar > ImportarExportar.

    Para crear el archivo pst de Outlook, seleccione Archivo, elija Abrir y exportar y, a continuación, Importar o exportar

  2. Seleccione Importar de otro programa o archivo y, después, Siguiente.

    asistente para importar y exportar - importar de otro programa o archivo

  3. Seleccione Valores separados por comas y, después, Siguiente.

    Asistente para exportar de Outlook - Seleccione archivo CSV

  4. En el cuadro Importar un archivo, busque el archivo de contactos y, después, haga doble clic en él para seleccionarlo.

    Busque el archivo csv de contactos y elija cómo controlar los contactos duplicados

  5. Elija una de las siguientes acciones para especificar cómo desea que Outlook controle los contactos duplicados:

    • Reemplazar duplicados con los elementos importados   Si un contacto ya está en Outlook y en su archivo de contactos, Outlook descarta la información que tiene de ese contacto y usa la de su archivo de contactos. Le recomendamos que elija esta opción si la información de contacto del archivo de contactos es más completa o más actual que la información de contacto de Outlook.

    • Permitir la creación de elementos duplicados   Si un contacto está en Outlook y en su archivo de contactos, Outlook crea contactos duplicados, uno con la información original de Outlook y uno con la información importada de su archivo de contactos. Puede combinar la información de estas personas posteriormente para eliminar los contactos duplicados. Esta es la opción predeterminada y la más segura porque no se descarta información.

    • No importar elementos duplicados   Si un contacto está en Outlook y en su archivo de contactos, Outlook conserva la información que tiene de ese contacto y descarta la de su archivo de contactos. Le recomendamos que elija esta opción si la información de contacto de Outlook es más completa o más actual que la información de su archivo de contactos.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En el cuadro Seleccione una carpeta de destino, desplácese hasta la parte superior si es necesario y seleccione la carpeta Contactos > Siguiente. Si tiene varias cuentas de correo electrónico, elija la carpeta de contactos que está debajo de la cuenta de correo electrónico que desea asociar con los contactos.

    Al importar contactos de Google Gmail en su buzón de Office 365, seleccione Contactos como destino

  8. Elija Finalizar.

    Al importar contactos de Gmail al buzón de Office 365, haga clic en el botón Finalizar para comenzar la migración

    Outlook importa los contactos a Outlook inmediatamente. No se muestra un mensaje cuando finaliza.

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Si tiene una gran cantidad de información de contacto empresarial o personal almacenada en una hoja de cálculo, puede importarla directamente a Outlook 2013 o Outlook 2016 para Windows con una preparación mínima. El proceso consta de tres pasos principales:

  1. Guardar el libro de Excel como archivo .csv.

  2. Importe los contactos.

  3. Asignar las columnas de la hoja de cálculo de Excel a los campos correctos de Outlook.

Paso 1: Guardar el libro de Excel como archivo .csv

Outlook puede importar archivos de valores separados por comas (.csv), pero no libros con varias hojas, así que el paso 1 consiste en guardar el libro de Excel como archivo .csv. Para ello, haga lo siguiente:

  1. En el libro, haga clic en la hoja de cálculo con la información de los contactos que desea importar.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

  3. Elija dónde guardar el archivo.

  4. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv) y haga clic en Guardar.

    Excel entonces indica “El tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que contienen múltiples hojas”. Se trata de una limitación del archivo CSV; al libro original (el archivo .xlsx) no le sucederá nada.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Ahora Excel indica “Algunas características del libro podrían perderse si lo guarda como CSV (delimitado por comas)”. Se trata de limitaciones del archivo CSV que se pueden pasar por alto.

  6. Haga clic en para que Excel guarde la hoja de cálculo actual como archivo CSV. El libro original (el archivo .xlsx) se cierra.

  7. Cierre el archivo CSV.

Ya ha terminado con Excel. Ahora, puede iniciar el proceso de importación en Outlook.

Nota: Algunas configuraciones regionales usan separadores de lista diferente de manera predeterminada. Así que deberá reemplazar cualquier punto y coma en el archivo CSV con comas antes de pasar al siguiente paso.

Paso 2: Importar los contactos

  1. En Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.

    Con esto se inicia el Asistente para importar y exportar.

  2. Seleccione Importar de otro programa o archivo y haga clic en Siguiente.

    Asistente para importar y exportar

    Sugerencia: Si se le pide que escriba una contraseña y no ha establecido una, haga clic en Cancelar para pasar a la siguiente ventana.

  3. Seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.

  4. Vaya al archivo .csv que desea importar.

  5. En Opciones, seleccione si desea sustituir los valores duplicados (contactos existentes), crear contactos duplicados o no importar valores duplicados.

  6. Haga clic en Siguiente y seleccione la carpeta de destino de los contactos. El valor Contactos debería estar seleccionado de forma predeterminada, pero si no lo está, desplácese hacia arriba o hacia abajo hasta que lo encuentre. También puede seleccionar otra carpeta o crear una nueva.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. Asegúrese de que la casilla situada junto a Importar "MisContactos.csv" (siempre que ese sea el nombre de su archivo) esté activada.

  9. Aún no haga clic en Finalizar, ya que tendrá que "asignar" algunas de las columnas del archivo CSV a los campos de contactos de Outlook. La asignación puede ayudar a que los contactos importados aparezcan justo como desea.

Paso 2: Asignar las columnas del archivo CSV a los campos de contactos de Outlook

  1. Haga clic en el botón Asignar campos personalizados. Se abre el cuadro de diálogo Asignar campos personalizados.

    • En De, verá un cuadro con los nombres de columna del archivo CSV que está importando.

    • En Para, verá los campos estándar que Outlook emplea para los contactos. Si un campo coincide con una columna del archivo CSV, la verá en Asignado de.

    • Los campos Nombre, Nombre y Apellidos son campos de contactos estándar de Outlook, así que si la información de contacto del archivo tiene alguno de estos nombres de contacto, ya está preparado.

      Asignación de una columna de Excel a un campo de contacto de Outlook

  2. Probablemente tendrá que hacer alguna asignación manual. Por ejemplo, en este archivo importado, el teléfono móvil del contacto está en una columna denominada "Tel. móvil" que no tiene una coincidencia exacta en Outlook. No obstante, puede encontrar una coincidencia adecuada en Outlook con este procedimiento:

    1. Desplácese hacia abajo en el panel de la derecha y encontrará Otra dirección, que tiene un signo más (+) al lado.

    2. Haga clic en este signo más para expandir y verá una buena coincidencia: Teléfono móvil.

  3. En el panel de la izquierda, arrastre Tel. móvil y colóquelo en Teléfono móvil en el panel de la derecha.

    Observará que ahora Tel. móvil aparece junto a Teléfono móvil en la columna Asignado de.

    Tel. móvil se asigna al campo Teléfono móvil de Outlook

  4. Arrastre el resto de valores uno a uno desde el panel izquierdo a los campos de Outlook adecuados en el panel de la derecha. Por ejemplo, puede arrastrar Dirección a Calle del domicilio o Calle del trabajo, según el tipo de dirección de sus contactos.

  5. Haga clic en Finalizar.

    Los contactos se han importado correctamente a Outlook.

    Contactos

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  1. Haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.

    Con esto se inicia el Asistente para importar y exportar.

  2. Seleccione Importar de otro programa o archivo y haga clic en Siguiente.

    Asistente para importar y exportar

  3. Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y haga clic en Siguiente.

  4. Vaya al archivo .pst que desea importar.

  5. En Opciones, seleccione cómo desea tratar los valores duplicados.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. Si se ha asignado una contraseña al archivo de datos de Outlook (.pst), escríbala y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Defina las opciones para la importación de elementos. Por lo general, no es necesario modificar la configuración predetermina.

  9. Haga clic en Finalizar.

Sugerencia   Si desea importar o restaurar únicamente algunos elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), puede abrirlo y, a continuación, en el panel de exploración, hacer clic en los elementos de las carpetas del archivo de datos de Outlook y arrastrarlos a las carpetas existentes de Outlook.

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Antes de importar los contactos de iCloud en Outlook para Windows, debe convertir de un formato de archivo .vcf en un formato de archivo CSV. Esto implica la importación de Windows y después se exporta el archivo csv. Si tiene más de 50 o es así contactos, este es un proceso pesado porque tiene que hacer clic en Aceptar para cada contacto que desea importar el archivo csv. No hay ninguna manera hacer un Aceptar global y todos ellos importar el archivo csv al mismo tiempo.

Convertir un archivo VCF en un archivo CSV

  1. En el equipo, abra Explorador de archivos (o Explorador de Windows si usa una versión anterior de Windows).

  2. Vaya a la carpeta Contactos:

    C:\Usuarios\<nombre de usuario>\Contactos

    Vaya a la carpeta Contactos y, a continuación, elija Importar.

  3. En la parte superior de la página, elija Importar.

  4. Elija vCard (archivo VCF) > Importar.

    Elija vCard y, a continuación, Importar.

  5. Vaya hasta el archivo VCF que ha exportado desde iCloud y selecciónelo. A continuación, elija Abrir.

    Elija el archivo vCard que desea importar al archivo CSV.

  6. Elija Aceptar para cada uno de los contactos que desee importar al archivo CSV.

    Elija Aceptar para cada uno de los contactos que desee importar al archivo CSV.

  7. Cuando haya terminado, elija Cerrar.

  8. En la parte superior de la página Explorador de archivos, elija Exportar.

  9. Elija Archivo CSV > Exportar.

    Seleccione CSV y, a continuación, Exportar.

  10. Seleccione Examinar para ponerle un nombre al archivo CSV.

    Seleccione Examinar para ponerle un nombre al archivo.

  11. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo CSV. En este ejemplo, he denominado al archivo "Mis contactos de iCloud".

    Escriba un nombre para el archivo CSV y, a continuación, elija Guardar.

  12. Elija los campos que desee exportar al archivo CSV y elija Finalizar. Se recomienda que acepte los valores predeterminados por ahora. Siempre puede crear otro archivo CSV si desea incluir otros campos.

    Elija los campos que desea exportar al archivo CSV y elija Finalizar.

  13. Recibirá un mensaje final que le indicará que sus contactos se han exportado a un archivo CSV.

    Verá un mensaje final que le indicará que sus contactos se han exportado a un archivo CSV.

  14. Puede usar Excel para abrir el archivo .csv para ver el contenido. Puede agregar más información para el archivo csv si lo desea, pero asegúrese de no cambiar la fila superior de los encabezados. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el archivo .csv, vea crear manualmente la lista de contactos en un archivo csv.

  15. Para importar contactos desde el archivo csv de Outlook, vea Importar contactos desde un archivo .csv, en este tema.

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  • Recibe un mensaje de error: Si intenta importar más de 2000 contactos a la vez, verá un mensaje de error. Use un programa como Excel para abrir el archivo CSV, divida la lista de contactos en archivos .csv de menor tamaño y luego importe cada uno de los nuevos archivos CSV.

  • No aparece ningún contacto en Outlook: Si, al completar el proceso de importación, no aparece ningún contacto en Outlook, haga lo siguiente:

    1. Busque el archivo .csv que exportó desde su sistema de correo electrónico original; por ejemplo, desde Google. Si exportó los contactos desde Google, el nombre de archivo predeterminado es contacts.csv.

    2. Use Excel para abrir el archivo CSV que exportó desde el sistema de correo electrónico original

    3. Compruebe si hay información en el archivo CSV. Si no hay ninguna información en el archivo CSV, la exportación de sistema de correo electrónico de origen no funcionó. En ese caso:

      1. Elimine el archivo contacts.csv.

      2. Exporte de nuevo los contactos desde el sistema de correo electrónico original. Si está exportándolos desde Google, asegúrese de exportar Todos los contactos o de elegir el grupo de contactos correcto.

        Elegir contactos para exportar y elegir formato CSV de Outlook para exportar contactos de Google

      3. Después de exportar los contactos, use Excel para abrir el archivo CSV y compruebe que contiene datos. Cuando cierre el archivo, Excel le preguntará varias veces si realmente desea guardarlo en formato CSV. Elija siempre . Si elige No, el archivo se desordenará y tendrá que volver a empezar con un nuevo archivo contacts.csv.

      4. Repita los pasos para importar el archivo contacts.csv a Outlook.

  • Faltan datos de los contactos: Después de importar los contactos, si abre Outlook y observa que no se importaron todos datos, abra el archivo CSV con Excel para ver si contiene esos datos.

    • Puede editar el archivo CSV con Excel para agregar nombres y otra información que falte.

    • Outlook requiere que los encabezados de columna estén en la primera fila, por lo que no debe reemplazarlos.

    • Cuando guarde el archivo, Excel le preguntará varias veces si realmente desea guardarlo en formato CSV. Elija siempre Sí. Si elige No, el archivo se desordenará y deberá comenzar de nuevo con la exportación de la lista de contactos desde el sistema de correo electrónico original.

    • Repita los pasos para importar el archivo contacts.csv a Outlook. En el paso 5, cuando se le pregunte cómo manejar los duplicados, asegúrese de elegir Reemplazar duplicados con los elementos importados.

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Si la cinta no es similar a la del escritorio de Outlook, puede que esté utilizando Outlook en la web, que tiene este aspecto:

Una imagen del aspecto de la página Contactos en Outlook en la web

Para importar contactos a Outlook en la web, elija Administrar > Importar contactos y siga las indicaciones para importar los contactos.

Este es el aspecto que tiene la cinta de opciones en Outlook Web App:

Una imagen del aspecto de la página Contactos en Outlook Web App

Para importar contactos a Outlook Web App, es necesario usar la versión de escritorio de Outlook. Consulte Cómo obtener una copia de Outlook.

Este es el aspecto que tiene la cinta de opciones de la aplicación Correo para Windows 10:

Este es el aspecto que tiene la aplicación Correo de Windows 10.

En Windows 10, los contactos se almacenan en la aplicación Contactos. No se pueden importar ni exportar contactos de la aplicación Contactos de Windows 10.

Estas opciones están destinadas a las personas que no tienen una copia de Outlook instalada en su equipo, pero desean importar los contactos para poder acceder a ellos en Outlook Web App. Hay varias maneras de obtener una copia de Outlook instalada en un equipo:

  • Iniciar sesión en una versión de prueba gratuita días 30 de Office 365. Incluye Outlook que puede descargar en su equipo. Agregar su cuenta de correo electrónico a la versión de prueba de Outlook y, a continuación, importar contactos con uno de los métodos de este artículo. Outlook se sincroniza con Outlook Web App y verá los contactos allí. Cuando haya terminado importar sus contactos, soltar la ejecución de prueba para que no se cargará nada. Todavía tendrá acceso a sus contactos en Outlook Web App, pero ya no tendrá acceso a Outlook en el escritorio.

  • Busque a un amigo que tenga Outlook en su equipo. Agregue su cuenta de correo electrónico a Outlook y luego importe los contactos a su cuenta de correo electrónico (no a la cuenta de su amigo). Outlook se sincronizará con Outlook Web App y verá sus contactos allí. Cuando termine de importar los contactos, quite su cuenta de correo electrónico de la versión de Outlook de su amigo. Seguirá teniendo acceso a los contactos en Outlook Web App.

  • Cómprelo. Outlook tiene muchas características geniales para administrar el correo electrónico. Sin embargo, la compra resulta cara para importar contactos y no se recomienda si ese es el único motivo para obtenerlo.

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¿Qué más necesito saber?

  • Si el mismo contacto está en la carpeta Contactos y en el archivo .csv, se creará un contacto duplicado.

  • Si intenta importar demasiados contactos, aparecerá un mensaje de error. Use un programa como Excel para abrir el archivo .csv y dividirlo en archivos de menor tamaño y después importe cada archivo por separado.

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