Obtenga más información sobre los grupos de Office 365

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Última 27 de marzo actualizado de 2018

Grupos de Office 365 es un servicio que funciona con las herramientas de Office 365 que ya usa para poder colaborar con sus compañeros de equipo para escribir documentos, crear hojas de cálculo, trabajando en planes de proyecto, programar reuniones o enviar correo electrónico.

Este artículo le servirá de ayuda para comprender qué son los grupos. Además, en él encontrará algunos vínculos útiles que le redirigirán a los siguientes pasos.

Para acceder a las últimas noticias y vídeos sobre Grupos Office 365, consulte Blogs de Office

Sugerencia: Si busca información acerca del uso de los grupos de contactos de Outlook para enviar correo electrónico a una lista de personas (como un grupo de amigos), consulte Crear un grupo de contactos.

Qué son los grupos de Office 365

Grupos de Office 365 le permiten elegir un conjunto de personas que desea colaborar con y configurar fácilmente una colección de recursos para aquellas personas a compartir. Recursos como una bandeja de entrada compartida de Outlook, calendario compartido o una biblioteca de documentos para colaborar en archivos.

No tiene que preocuparse por asignar permisos manualmente a todos los recursos porque proporciona agregar miembros al grupo automáticamente les proporciona los permisos que necesitan para las herramientas de su grupo. Además, los grupos son que nuevas y mejoradas experiencia de utilizamos usar listas de distribución o buzones compartidos para realizar.

Sugerencia: Para obtener información sobre cómo actualizar su distribución tradicional listas de grupos de Office 365, consulte este artículo.

Los recursos específicos que se proporcionan ligeramente depende de su equipo desea tener la experiencia de grupos. Mientras piensa las opciones es importante recordar que casi nunca para todos. Distintos equipos que prefiera trabajar diferentes formas y Office 365 tiene las herramientas de colaboración en cualquier forma prefieren de sus equipos.

Puede crear grupos de Office 365 desde una gran variedad de herramientas, incluido Outlook, Outlook en la web, Outlook Mobile, SharePoint, organizador, equipos y mucho más. Herramienta que elige para empezar desde depende un poco en ¿qué tipo de grupo que está trabajando con. Por ejemplo; en Microsoft tendemos a empezar desde Outlook cuando estamos creando un grupo organizado por correo electrónico y calendario. Si el grupo es para la comunicación de gran empresa que tendemos para empezar con Yammer. Para la colaboración basada en chat ¿Empezaremos nuestro grupo de Teams de Microsoft.

Al crear un grupo debe decidir si desea que sea privado o un grupo público. Cualquier persona de su organización pueden ver contenido en un grupo público y, a continuación, cualquier persona de su organización es capaz de unirse al grupo. Solo se puede ver el contenido en un grupo privado por los miembros del grupo y personas que desea unirse a un grupo privado tienen que ser aprobados por el propietario de un grupo.

Nota: Actualmente, los grupos se crean en Outlook en la web son privados de manera predeterminada.

Los usuarios externos a la organización no pueden ver ni obtener acceso a los grupos privados ni a los grupos públicos, excepto si esos usuarios recibieron permisos específicos como invitados.

Para obtener más información sobre cómo cambiar los grupos de público privado (o viceversa) vea Asegúrese de Office 365 grupos público o privado.

Propietarios y miembros a los invitados

Los propietarios del grupo son los moderadores del grupo. Puede agregar o quitar a miembros y tiene permisos únicos, como la capacidad de eliminar conversaciones de la Bandeja de entrada compartida o cambiar la configuración diferentes acerca del grupo. Los propietarios del grupo puede cambiar el nombre del grupo, actualice la descripción o imagen y mucho más. Si ya está familiarizado con las funciones de SharePoint, el propietario de un grupo es un administrador de colección de sitios.

Los miembros del grupo son los usuarios normales de su organización que use el grupo Colaborar. Se puede obtener acceso a todo en el grupo, pero no puede cambiar la configuración del grupo. En el mundo de SharePoint son miembros del sitio. Para obtener información sobre cómo agregar o quitar a miembros del grupo, vea Agregar y quitar miembros del grupo en Outlook.

Los invitados están similar a los miembros del grupo, pero están fuera de su organización. De forma predeterminada los usuarios pueden invitar a personas a unirse a su grupo, y puede controlar esa configuración. Para obtener más información, consulte acceso de invitado en grupos de Office 365.

Seleccione el tipo de los grupos que desee usar:

Si prefiere que el modo compartido de la Bandeja de entrada de la colaboración, la experiencia de grupos de Outlook es para usted. Mediante la creación de un grupo en Outlook se le:

No tendrá que crear manualmente ninguno de estos recursos, se crean al crear el grupo automáticamente y asignan los permisos necesarios para los miembros de su grupo, de tal modo que puedan empezar a usarlos inmediatamente.

Puede tener acceso a estos recursos a través del cliente de escritorio de Microsoft Outlook 2016 familiar, a través de Outlook en la web, a través de Outlook 2016 para Mac (solo la Bandeja de entrada compartida) o a través de Outlook mobile. En el panel de navegación a la izquierda en el escritorio de Outlook o en la Web, encontrará los grupos de Office 365.

Encontrará sus grupos en el panel de navegación situado a la izquierda en Outlook u Outlook en la Web

Con la nueva tarjeta de hover grupos de Office 365, tendrá acceso rápido a los recursos del grupo compartido. Simplemente mantenga el mouse sobre un nombre de grupo en Outlook en la web o SharePoint.

Imagen de la nueva tarjeta activa de grupos de Office 365

El elemento más reciente de nuestro artículo de colaboración es Equipos de Microsoft. Microsoft Teams es el bucle interno para su equipo, un área de trabajo persistente basada en chat, donde puede tener informales y en tiempo real, las conversaciones que tiene el foco muy temas o subgrupos específicos dentro del grupo.

Yammer Obtiene la experiencia social de la empresa para la colaboración. Le ayuda a realizar nuevas conexiones y descubrimientos en toda la organización. Puede ayudarle a comunicarse y discutir ideas compañía o alrededor de las áreas de interés comunes.

Mediante la creación de Office 365 conectado grupo de Yammer obtendrá:

  • Grupo de Yammer: un lugar común para mantener conversaciones y compartir información

  • Biblioteca de documentos de SharePoint: un lugar fundamental para el grupo para almacenar y compartir archivos

  • Bloc de notas de OneNote compartido: para recopilar ideas, investigaciones e información

  • Sitio de grupo de SharePoint: un repositorio clave para obtener información, vínculos y contenido relacionado con su grupo

  • Planner: para asignar y administrar tareas de proyecto entre los miembros del grupo

Puede acceder a estas herramientas a través de Yammer en el explorador o mediante la aplicación de Yammer en su dispositivo iOS, Android o Windows Phone.

Un grupo cumplido propósito, puede eliminarlo para liberar los recursos del sistema y quitar del grupo de que se muestran o se muestre. Vea: Eliminar un grupo. Si no desea que debe recordar borrar grupos obsoletos el administrador puede establecer directivas de caducidad que hará que el antiguos grupos caduque y se eliminarán automáticamente tras un periodo de tiempo especificado. Vea: Directiva de expiración de Office 365 grupo.

Nota: El contenido de esta ficha está destinado a los administradores.

Hay tres modelos principales de aprovisionamiento de grupos de Office 365: abrir, dirigidos por TI o controlado. Cada una tiene sus propias ventajas.

Modelo

Ventajas

Abrir (predeterminado)

Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario sin necesidad de esperar o moleste, TI

Dirigidos por TI

Los usuarios solicitar un grupo de TI. TI puede los guía en la selección de las mejores herramientas de colaboración para sus necesidades

Controlada

Agrupar creación restringida a personas específicas, equipos o servicios (consulte: controlar quién puede crear grupos de Office 365)

Si desea controlar cómo se denominan los grupos de Office 365 que puede usar la Directiva de nomenclatura para forzar nombres de grupo para cumplir a determinados estándares, incluidos el prefijo o sufijos, así como nombres inapropiados de bloqueo. Para obtener más información, consulte la Política de nomenclatura de grupos de Office 365 .

Cada grupo tiene al menos un propietario que puede agregar o quitar a miembros y algunos conservación básica del grupo y su contenido. Normalmente el propietario lo hace en Outlook. Vea: Agregar y quitar miembros del grupo en Outlook. Si el propietario del grupo (o propietarios) deja la organización por algún motivo el administrador puede asignar a un nuevo propietario para el grupo. Vea asignar a un nuevo propietario a un grupo huérfano.

Además, si tiene permisos de Administrador de Exchange Online puede administrar desde el centro de administración de Office 365 (vea Centrar administrar pertenencia a grupos en el Administrador de Office 365) o de PowerShell (consulte usar PowerShell para los grupos Administrar grupos de Office 365) .

Hay pueden proceder una hora en que desea eliminar un grupo de su inquilino. Para obtener información sobre cómo eliminar un grupo: Eliminar un grupo. Si accidentalmente un grupo Administradores eliminados puede restaurar ese grupo de hasta 30 días, vea: restaurar un grupo de Office 365 eliminada.

Si prefiere una manera más automatizada para administrar el ciclo de vida de los grupos de Office 365 puede usar directivas de expiración para que expire grupos en un intervalo de tiempo específico. Los propietarios del grupo obtendrán un día de correo electrónico 30, 15 y 1 antes de la caducidad de grupo que les permite renovar fácilmente el grupo si todavía es necesario. Vea: Directiva de expiración de Office 365 grupo.

Límites de grupo

Máximo...

Valor

Propietarios por grupo

100

Grupos que puede crear un usuario

250

Grupos que puede crear un administrador

Hasta el límite de inquilino predeterminado de 500 000

Número de miembros

Más de 1.000, aunque 1.000 solo puede acceder a las conversaciones de grupo al mismo tiempo.

Los usuarios podrían observar retrasos cuando acceder al calendario y las conversaciones de grupos muy grandes en Outlook

Número de grupos de un usuario puede ser un miembro de

 1000

Almacenamiento de archivos

1 Terabyte + 10 GB por usuario suscrito + cualquier de comprar almacenamiento adicional. Puede adquirir una cantidad ilimitada de almacenamiento adicional.

Tamaño del buzón de grupo

50 GB

El número máximo predeterminado de grupos que una organización de Office 365 puede tener actualmente es 500 000.

Para obtener más información sobre el almacenamiento de SharePoint Online, consulte Límites de SharePoint Online y límites de software SharePoint Online.

Administrar los grupos de Office 365 es más eficaz cuando información útil sobre el uso de grupos. El centro de administración de Office 365 tiene una herramienta de informes que le permiten ver cosas como el uso de almacenamiento, cuántos grupos activos tiene e incluso cómo los usuarios utilizan los grupos. Vea: informes de Office 365 en el centro de administración para obtener más información.

Grupos de Office 365 ofrece un número de herramientas de cumplimiento, protección de la informacióny exhibición de documentos electrónicos .

Nota: El contenido de esta ficha está destinado a los administradores.

¿Qué planes de Office 365 incluyen Grupos?

Cualquier suscripción a Office 365 con Exchange Online y SharePoint Online admitirá grupos. Que incluye los planes de empresa Essentials y empresa Premium y los planes Enterprise E1, E3 y E5.

Si tiene un plan de Exchange solamente de que puede obtener la Bandeja de entrada compartida y características del calendario compartidas grupos en Outlook, pero no recibirá la biblioteca de documentos, planificador o cualquiera de las otras funciones. Si desea usar seguridad avanzada o características de cumplimiento para el buzón compartido creado con un grupo, debe asignar un Exchange Online Plan 1 con licencia de archivado en línea de Exchange o Exchange Online Plan 2 en el buzón.

Si tiene un plan de Yammer solo que podrá aún disponen de fuente de las conversaciones en el grupo de Yammer, pero no recibirá la biblioteca de documentos, el organizador o cualquiera de las otras funciones.

Disponibilidad de características y los requisitos de licencia

Office 365 grupos funciona con Azure Active Directory (AAD). Las características de grupos que se obtiene depende de la suscripción de Azure Active Directory que tenga.

Descripción

AAD: libre

AAD: Versión de Office 365

AAD: básico

AAD: Premium P1

Hoja de licencia

Disponibilidad

Crear, leer, actualizar y eliminar

Funcionalidad básica para los grupos de Office

Ninguno: característica gratuita

Disponible

Informe de actividades de grupo

Administrador puede ver el uso de grupo en su organización

Ninguno: característica gratuita

Disponible

Suaves eliminar y restaurar

Administrador puede restaurar un grupo eliminado de 30 días después de la eliminación.

Ninguno: característica gratuita

Vista previa de público

Controles de creación de grupo de autoservicio de todo el inquilino

Administrador puede permitir o bloquear la creación de grupos para todos los usuarios en el inquilino.

Ninguno: característica gratuita

Disponible

Pertenencia oculta

Administrador puede ocultar la pertenencia a un grupo de miembros no todos.

Ninguno: característica gratuita

Disponible

Pertenencia a grupos dinámicos

Administrador puede definir pertenencia basándose en los atributos de usuario y pertenencia a continuación, se administra dinámicamente.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo en el inquilino.

Vista previa de público

Controles de creación de grupo de autoservicio granulares

Administrador puede permitir un subconjunto de los usuarios en el inquilino (definido por un grupo de seguridad) para crear grupos.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo vinculadas con GroupCreationAllowedGroupId

Vista previa de público

Directiva de grupo de nombres

Administrador puede proporcionar convención de nomenclatura para los grupos agregando automáticamente las cadenas y atributos de usuario para el nombre del grupo, el correo electrónico y el alias y también bloquear palabras específicas

Cada usuario que también es un miembro de un grupo en el inquilino.

Vista previa privada

Grupo caducidad *

Administrador puede definir la duración de los grupos. Si el propietario del grupo renueva el grupo, se elimina el grupo.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo afectado por la directiva de expiración del grupo.

Disponible

Instrucciones de uso

Administrador puede enviar una dirección URL que se muestra como un hipervínculo en las páginas de creación de grupo que lleva a los usuarios a las directrices de uso de grupo de la organización.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo en el inquilino.

Vista previa de público

Clasificación de forma predeterminada

Administrador puede definir un conjunto de clasificaciones de datos (por ejemplo, baja, Media, alta) y establecer como predeterminado. Los propietarios del grupo pueden asignar valores de clasificación a su grupo.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo en el inquilino.

Vista previa de público

Administración de grupos de autoservicio a través de myapps.microsoft.com

Los usuarios pueden administrar solicitudes de pertenencia de grupo a través del Panel de acceso de Azure Active Directory en myapps.microsoft.com y grupos.

Cada usuario que también es un miembro de un grupo en el inquilino.

Disponible

* Los administradores no necesitan una licencia de AAD P1 para configurar las opciones de expiración. Al configurar esas opciones, se compruebe si su inquilino tiene la suscripción de Azure AD Premium adecuada que le permite configurar la configuración.

Importante: para todas las características de grupos, si tiene una suscripción de Azure AD Premium, los usuarios pueden unirse al grupo si no tienen una licencia de AAD P1 asignada. No se exigen licencias.

Periódicamente se generará informes de uso que le indica a los usuarios que no tienen una licencia y necesita uno asignado sea compatible con los requisitos de licencia. Por ejemplo, supongamos que un usuario no tiene una licencia y que se hayan agregado a un grupo donde se aplica la directiva de nomenclatura. El informe se marcará para usted que necesitan una licencia.

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