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Objetivo: optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto

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Después de crear el plan del proyecto, revise los costos planeados. Si no cumplen con su presupuesto, puede optimizar el plan para que no se salga del presupuesto. A medida que cambie el presupuesto, recuerde que es probable que cambie la fecha de finalización o el ámbito del proyecto. Esta relación entre tiempo, ámbito y presupuesto suele conocerse como triángulo del proyecto.

Sugerencia: En este artículo forma parte de una serie de artículos en El mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades de administración de proyectos. Denominamos estas actividades "objetivos" ya que están organizadas por el ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento y administrar un proyecto y cerrar un proyecto.

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Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto

número 1 Ver los costos del proyecto     Puede ver los totales, los costos a lo largo del tiempo o los costos en un gráfico. Esto puede ayudarle a ver si están cumpliendo el presupuesto destino y si es necesario ajustar los costos.

Número 2 Optimizar el plan para reducir los costos     Si determina que los costos planeados no cumple el presupuesto destino, puede usar varias estrategias para reducir los costos.

  • Ajustar los recursos y costos para cumplir con el presupuesto

    Haga clic en los vínculos que procedan:

    • ENTRAR costos de recursos para ajustar la normal y tasas de horas extra, costo por uso, los costos fijos o recursos de costo.

    • Quitar o reemplazar una asignación de recursos a reducir los costos al reemplazar un recurso más caro (una persona, equipo, material o costo) con uno o reducir la cantidad de recursos comparables en una sola tarea. A veces, mediante los resultados de recursos menos costosos en compensaciones correspondientes de reducción del ámbito, programación más larga o menor calidad. Aun así, esta es una de las estrategias más realistas para optimizar los costos. Si quita un recurso más caro la asignación, este recurso es libre de trabajar en otras tareas o proyectos con más rentables.

    • Reasignar el trabajo restante en una tarea para controlar qué de varios recursos realiza qué parte del trabajo restante, o para especificar exactamente cuándo se realizará el trabajo restante.

  • Reducir el ámbito del proyecto para cumplir con el presupuesto

    Haga todo lo que proceda:

    • Determinar si quiere cambiar el ámbito o la entrega

      Debe reducir el ámbito para cumplir la fecha de finalización o el presupuesto. O bien, después de crear el plan del proyecto, es posible que tenga más tiempo o dinero de lo que esperaba. En cualquier caso, puede cambiar el ámbito del proyecto. Puede elegir entre cambiar las entregas del producto o cambiar el ámbito del proyecto.

      • Cortar las entregas del producto     Si reduce el ámbito por las entregas del producto de corte, proporcionan realmente inferior a los clientes o las partes interesadas planeado. Por ejemplo, supongamos que está trabajando en un proyecto para desarrollar un nuevo producto. Para cumplir con el presupuesto o la fecha de finalización, decide cortar características del producto que originalmente se han planificado y aprobados por los clientes. En este caso, probablemente necesite obtener la aprobación del cliente y tendrá que ajustar el contrato, si procede.

      • Recortar el ámbito del proyecto    Es posible que pueda proporcionar los mismos resultados del producto cambiando el modo en que los produce.

        Por ejemplo, en el proyecto para desarrollar un producto nuevo, decide quitar una tarea de investigación de mercado y también reducir la duración de las pruebas del producto para cumplir con la fecha de finalización o con el presupuesto. En este caso, el producto final y los resultados no cambian. Sin embargo, cambió el método para proporcionar este producto final reduciendo el ámbito del proyecto.

      • Usar el tiempo o el presupuesto disponible     Si descubre que tiene más tiempo o dinero de lo que esperaba, puede agregar resultados. O bien puede incrementar el ámbito del propio proyecto, lo que suele resultar en un producto con mayor calidad.

      • Considerar el efecto del ámbito en la calidad     Puede que tenga que reducir el ámbito para cumplir con la fecha de finalización o adecuarse al presupuesto. O bien, después de crear un plan del proyecto, podría encontrarse con que tiene más tiempo o dinero de lo que esperaba. En cualquier caso, puede cambiar el ámbito del proyecto. Tenga en cuenta que la calidad y el ámbito están estrechamente relacionados. Si reduce el ámbito, puede que tenga que aceptar una menor calidad. Si aumenta el ámbito, probablemente aumentará la calidad del proyecto y del producto resultante.

    • Cambiar la duración para reducir la cantidad de tiempo que se han planificado para las tareas. Asegúrese de que la duración reducida permite que el trabajo que se complete. Además, asegúrese de ajustar la cantidad de trabajo que se ha asignado a los recursos correspondiente.

    • Quite una tarea si no es absolutamente necesaria. Pero tenga en cuenta que, si quita tareas, puede disminuir la calidad de la implementación del proyecto general. Las tareas que se deben realizar siguen teniendo que reflejarse en el plan, y sólo se deberían quitar las tareas que se consideran opcionales.

    • Reemplazar una asignación de recursos reemplazando un recurso más caro (una persona, equipamiento o materiales) con uno. A veces, usa menos consume recursos genera compensaciones correspondientes de reducción del ámbito, programación más larga o una reducción de la calidad. Aun así, esta es una de las estrategias más realistas para optimizar los costos.

Número 3 Ajustar el plan para aprovechar las ventajas de presupuesto adicional     Después de crear el plan, es posible que haya más presupuesto disponible. Puede acercar el proyecto bajo presupuesto. O bien, puede aumentar el ámbito y los objetivos de calidad para el proyecto.

Más...

Después de crear su plan y de que Microsoft Office Project 2007 calcule la programar y el coste del proyecto, podría descubrir que dispone de más tiempo o de más presupuesto. Puede elegir finalizar el proyecto antes de tiempo o con menos presupuesto. O bien puede aumentar el ámbito y los objetivos de calidad del proyecto.

  • Consultar al cliente     Pregunte al cliente o a los partes interesadas en el proyecto cómo prefieren emplear el tiempo o el presupuesto. Podrían preferir dejar el plan tal cual y hacer que el proyecto terminara antes de tiempo o con menos presupuesto.

  • Revisar el contrato     Compruebe si hay incentivos contractuales (o en algunos casos incluso penalizaciones) por terminar antes o utilizar menos presupuesto. El tipo de contrato (precio fijo, costo reembolsable o precio por unidad) puede determinar cómo debería aprovechar el tiempo o presupuesto disponibles.

  • Agregar ámbito     Puede agregar las tareas o fases que deseaba pero considerar que no tiene suficiente tiempo o dinero para. Puede aumentar el duración de tareas existentes, para que la Recursos tenga más tiempo para completar las tareas. Tenga en cuenta que agregar ámbito es probable que agregar el tiempo y el costo a su plan. Cambiar el ámbito y las entregas puede tener implicaciones contractuales, así que asegúrese de comprobar el contrato y obtenga la aprobación de cliente cuando sea necesario.

  • Elevar el estándar de calidad     Puede usar el tiempo o el presupuesto sobrante para agregar tareas o fases que aumenten la calidad o permitan controlarla. Puede aumentar la duración de las tareas existentes, de forma que los recursos tengan más tiempo para hacer un mejor trabajo. Otro modo de aumentar la calidad es agregar personal más cualificado, equipos más eficientes o material de más calidad. Estos tipos de recursos pueden ser más caros, pero también pueden suponer un buen uso del presupuesto adicional.

Número 4 Escriba una nota sobre los cambios de costo     Registrar información sobre los cambios realizados para cumplir con el presupuesto. Estas notas pueden ser útiles cuando se seguimiento del progreso real, cierre el proyecto o recopilación de datos para el proyecto siguiente.

Número 5 Evaluar los resultados de la optimización de costos     Compruebe que en realidad reducir los costes y que la fecha de finalización, carga de trabajo y otros proyectos no se negativo afectados por estos cambios.

Haga clic en los vínculos que procedan:

  • Ver costos del proyecto Para ver si reducir los costes y cómo cerrar son el presupuesto destino de la reunión.

  • Mostrar la ruta crítica para ver cómo los cambios realizados para optimizan los costos afecta a la ruta crítica. Es posible que vea diferentes fechas, tareas y recursos diferentes asociados a la ruta crítica.

  • Cargas de trabajo de revisión recursos para ver si los recursos asignados están ahora sobrecarga o subutilizados como resultado de sus esfuerzos de optimización de costo.

  • Comprobar el impacto en otros proyectos para asegurarse de que los cambios se actualizan en otros archivos de proyecto que están vinculados a o consolidados en su proyecto.

Número 6 Comunicar los cambios de asignación para los recursos     Si nuevas tareas asignadas a los recursos o cambiar o quitar las asignaciones existentes, debe publicar los cambios de los recursos afectados.

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