Objetivo del usuario: Administrar costes

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Costos del proyecto

Si planea realizar un seguimiento de la información de costos, ha venido al lugar adecuado. Aquí encontrará información acerca del modo y el lugar donde especificar detalles de costos para ver y analizar los costos totales de forma periódica conforme progrese su proyecto.

Saber en qué se invierte el dinero le ayudará a tomar mejores decisiones y a completar el proyecto dentro de los límites del presupuesto.

Estas son instrucciones específicas de Microsoft Project 2016, 2013 y 2010.

Sugerencias para la administración de costos que debe tener en cuenta antes de empezar

En este artículo es uno de los muchos objetivos de administración de proyectos en la Guía básica de administración de proyectos.

  • Estimación de costos del proyecto   historiales de costo de proyectos que son similares a las del proyecto que piensa pueden ser útiles si empezar. Ayuda a evitar errores costosas. Si su organización tiene expertos de Office (Gestión de proyectos), también puede analizar sus planes de costes y presupuestos con ellos o pida a un miembro del equipo experimentados y experimentados para revisar las tareas y las estimaciones de costo del recurso. Las estimaciones de costo son complicadas: grandes organizaciones siga las directrices de PFP o contratar tasadores costo profesional.

  • Saber qué son los tipos de costos existentes en el proyecto   la mayoría de los costos de proyecto proceden de los recursos de trabajo, las personas que trabajan en las tareas asignadas o los materiales y equipos necesarios para completar un proyecto. Los costos de recursos normalmente basados en tasas de pago por horas o tasas unitarias, pero también pueden ser costos puntuales como costes de consultor, los proveedores o los costos de viaje. Los costos que no están asociados a los recursos se especifican normalmente como costos fijos para tareas específicas o todo el proyecto.

  • Especificación de costos   se introducen los costos de recursos en la vista Hoja de recursos para los trabajadores por horas, trabajadores asalariados, los contratista, costes de material u otros costos de recursos puntuales, como el costo de seguros u obligaciones. Los costos de la tarea se introducen en una tabla de costo que puede agregar a cualquier hoja de tareas.

  • Obtención de costos totales    Project calcula los totales de todos los costos especificados para que pueda ver de forma rápida todos los costes del proyecto. También puede compartir esta información sobre costos con todos los participantes del proyecto que necesiten estos datos.

  • Establecimiento del presupuesto    Cuando los costos totales similar a usted y a los participantes tenidos en cuenta para el proyecto de presupuesto, guardar una línea de base establece los costos totales como el presupuesto del proyecto. Esto normalmente realiza una vez que haya introducido toda la información de su proyecto necesidades y antes de cualquier trabajo se inicia. Un presupuesto de línea base se requiere si va a realizar un seguimiento y administrar los costos, sobre todo si esta podrá realizar análisis del valor acumulado para analizar las variaciones de costos del proyecto. Para obtener más información, vea establecer y guardar una línea base.

  • Análisis de costos   Exportar los datos de costos a Excel para realizar análisis de datos en profundidad con tablas dinámicas, gráficos y otras características como el formato condicional o minigráficos (tal como se muestra en la siguiente imagen).

    EVA en Excel usando minigráficos
    o informes visuales en Project para ver un gráfico dinámico de acumulado valor (conocido como una curva en S).
    Tabla de valor acumulado en Excel
    incluso puede tomar su proyecto datos más lejos y creación un análisis avanzado con las características de análisis de VARIANZA de las Herramientas para análisis en Excel. Cielo está el límite cuando se trata de análisis de costos de proyecto!

Especificación de costos en su proyecto

Especificación de costos basados en tasas de personal y materiales

Lo primero es lo primero: especifique las tasas de pago de las personas que realizarán el trabajo y las tasas unitarias de los materiales necesarios para completar el proyecto.

Especificación de costos de equipo y de otros recursos de costo

A continuación, especifique los costos de recursos “fijos” de equipos, junto con los costos de recursos puntuales de los que desee realizar un seguimiento en su proyecto.

Especificar costos fijos de tareas

A continuación, agregue los costos varios puntuales y específicos a tareas determinadas o a la tarea de resumen que representa el proyecto completo.

Visualización de costos totales del proyecto

Después de especificar los costos de los recursos, las tareas, o ambos, examine los costos totales para ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.

Elegir el informe adecuado

En algún momento querrá comunicar la información de los costos del proyecto al resto de usuarios de su organización. Para ello, use un informe de costos predefinido como, por ejemplo, un informe de Flujo de caja o de Valor acumulado; o bien, vea al instante los datos de costos en informes visuales como, por ejemplo, los gráficos dinámicos de Excel o los diagramas dinámicos de Visio.

Administrar los costos del proyecto

Definir y guardar una línea base

Una vez especificadas las estimaciones de costos, guárdelas en su plan de línea de base para establecer el presupuesto. Esto le permitirá comparar los costos planeados con los costos reales en los que incurrirá el proyecto conforme progrese. Asimismo, le permitirá predecir si los costos del proyecto se mantendrán dentro de los límites del presupuesto.

Realizar un seguimiento del progreso de su programación, desde lo sencillo hasta lo más especializado

Realice un seguimiento del progreso del trabajo de las tareas y de la suma de los costos totales para determinar si su proyecto estará dentro de los límites del presupuesto o si, por el contrario, corre el riesgo de superar el presupuesto.

Especificación manual de costos reales

Project calculará automáticamente los costos reales en función del trabajo real acumulado o de los materiales consumidos en las tareas; sin embargo, puede especificar los costos reales de las tareas asignadas completadas si lo necesita.

Análisis de valor acumulado, para el resto de nosotros

Realice análisis del valor acumulado en cualquier punto durante el proyecto para comprobar si el dinero gastado concuerda con el trabajo realizado y si coincide con los costos establecidos para las tareas, los recursos y las asignaciones.

Obtenga más información avanzada principales de análisis de valor acumulado (blog)

Aprenda a exportar la programación a un formato que cumpla con las normas del Centro de las Naciones Unidas de Facilitación del Comercio y las Transacciones Electrónicas (UN/CEFACT).

Estas son instrucciones específicas de Microsoft Project 2007.

¿Qué acción desea realizar?

¿Qué tipos de costos están disponibles en Project 2007?

¿Cómo crear presupuestos y realizar un seguimiento de costos frente a ellos?

¿Cuáles son los costos basados en tasas y cómo se calculan?

¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

¿Qué son recursos de costo, y cómo se calculan?

¿Cómo puede regular el flujo de efectivo?

¿Qué tipos de costos están disponibles en Project 2007?

Los costos son un aspecto importante de la programación del proyecto y control. Project 2007 ofrece varios tipos de costos. Usando Project 2007, puede especificar y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:

  • Basados en tasas de costo, un costo que se calcula en función de las tasas de pago que se especifican para un recurso y la cantidad de trabajo realizada por ese recurso.

  • Por uso, un costo incurre ya sea una vez cada vez que un recurso se utiliza, una vez para cada completa tarea que el recurso está asignado a.

  • Un costo fijo se establece para una tarea y no para un recurso. No cambia un costo fijo, independientemente de la tarea duración o el trabajo realizado en la tarea por un recurso.

  • Recurso de costo, un recurso que le permite acumular los costos único o periódicos que pertenecen a una tarea. Recursos de costo pueden incluir una tarifa aérea y alojamiento. Suele ser un costo único por tarea, pero puede ser personalizada la asignación de recursos de costo entre la duración de la tarea si ha instalado la Actualización de la infraestructura de Project 2007.

  • Recurso de presupuesto, un recurso que se aplica al proyecto completo. Recursos de presupuesto representan la capacidad máxima para un proyecto consumir dinero, trabajo o materiales unidades. Sin embargo, esto no significa que un proyecto no puede superar el presupuesto. En su lugar, un recurso del presupuesto le ofrece una manera de comparar los números planeados con los costos en curso, para ayudarle a realizar un seguimiento de la salud fiscal de su proyecto.

    • Se pueden especificar más de un tipo de costo para un recurso de trabajo único. Por ejemplo, puede escribir una tarifa por horas para el trabajo del recurso, pero también un costo por uso para el tiempo de viaje u otros gastos.

    • Los distintos tipos de costes operan de diferentes formas, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (como el cemento o el hierro o un recurso de costo (como una tarifa aérea). Recursos de trabajo se aplica la tasa por unidad de tiempo. Para recursos materiales y recursos de costo, se aplica la tasa por otras unidades especificadas (como toneladas, yarda o las unidades de una moneda seleccionada).

¿Cómo crear presupuestos y realizar un seguimiento de costos frente a ellos?

Presupuestos pueden crearse y controlan desde cualquiera de las dos direcciones mediante un ascendente o en un método de estimación de arriba a abajo. Project 2007 admite ambos métodos.

Crear un presupuesto mediante un método de abajo a arriba

Con un enfoque ascendente, estimada tasas o costos por uso de recursos y los costos fijos o recursos de costo para tareas individuales. Project 2007 calcula los costos totales de recursos, tareas y todo el proyecto. Este método (también conocido como estimación ascendente ) ayuda a producir resultados confiables y precisos.

Al crear un presupuesto de abajo a arriba en Project 2007:

  • En primer lugar, escriba las tasas de pago, los costos por uso, los costos fijos y recursos de costo.

  • Después, escriba el trabajo estimado o la duración de cada tarea.

  • Por último, se asignan recursos a tareas.

Nota: Recursos de presupuesto son más apropiados para su uso en planeación descendente. Puede aplicarse en el nivel de proyecto sólo asignando un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.

Project 2007 calcula los costos totales estimados de completar todas las tareas del proyecto. Si este total no está en la alineación con el presupuesto, debe ajustar las tasas de pago, las asignaciones de recursos y así sucesivamente.

Después de refinar los costos estimados, puede guardar un plan previsto, lo que establecer un presupuesto para el proyecto.

Con un presupuesto en su lugar, puede comparar los gastos reales con los importes que planeó al empleado y, a continuación, realice los ajustes necesarios para mantenerse dentro del presupuesto. En la mayoría de los casos, todo lo que tiene que hacer es introducir importes de costo real para cada tarea. Project 2007 calcula los costos de la tarea según el progreso del proyecto. También puede introducir los costes específicos, si es necesario.

Puede ver los costos totales para su seguimiento en cualquiera de estas tres formas: en el cuadro de diálogo Información del proyecto, en las vistas de proyecto (especialmente las vistas Uso de tareas y el uso de recursos) o en un informe. Uso de informes visuales, también puede exportar esta información de costo en otros programas, como Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office Visio 2007.

Crear un presupuesto mediante un método de arriba a abajo

Con un enfoque descendente estimación de presupuesto, generales de los recursos, tareas y proyectos costos totales se calcula según la experiencia anterior de proyectos similares. Si tiene una cantidad fija máxima de dinero que puede gastar en un proyecto, es preferible a un método de abajo a arriba un método de presupuesto de arriba a abajo.

Al crear un presupuesto de arriba a abajo para el proyecto:

  • Primero, cree recursos del presupuesto que representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos del presupuesto de costos, trabajo y materiales.

  • En segundo término, asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplican a todo el proyecto.

  • Por último, escriba valores para los recursos del presupuesto.

  • Cuarto, indica qué otros recursos del proyecto que desea realizar un seguimiento y medir el global recursos del presupuesto. Hacer esto mediante la creación de un campo personalizado para todos los recursos del proyecto y, a continuación, clasificar cada uno de los recursos (incluidos los recursos del presupuesto) especificando en el campo personalizado de un valor que indica el recurso de tipo de presupuesto que se mide contra.

  • Por último, una vez clasificar todos los recursos por tipo de presupuesto, agrupe los recursos para ver cómo se comparan con el presupuesto general del proyecto.

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¿Cuáles son los costos basados en tasas y cómo se calculan?

Los costos de recursos basados en tasas son los costos de recursos de trabajo, como el equipamiento de personas o alquiler, al que se asigna estándar y (si procede) horas extra tasas, normalmente evaluados cada hora. Cuando asigne un recurso a una tarea, Project 2007 calcula el costo total de recursos utilizando las tasas de recursos por hora especificada y la hora (o duración ) que se tarda en completar la tarea.

Nota: De forma predeterminada, Project 2007 utiliza tasas de recursos estándar para calcular los costos para el importe total de trabajo que se usa para completar una tarea. Project 2007 no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra, a menos que asigne específicamente las horas adicionales como horas extra.

Porque trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo completado, la cantidad de horas extra están incluidas en, no se agregará la cantidad total de trabajo. Por ejemplo, si una persona está programada para trabajar 40 horas en cuatro días, que consta de 8 horas de trabajo normal y 2 horas extra trabajo por día, asigna 10 horas de trabajo por día y designa 2 horas de esos 10 como trabajo de horas extra. Project 2007 calcula el costo de las horas especificado como trabajo de horas extra mediante la tasa de horas extra especificada. Se calculan las horas restantes a la tasa estándar.

Los costos de material basados en tasas son los costos de recursos materiales consumibles, por ejemplo, la creación de materiales o suministros, a los que asignar tasas estándar (pero no normalmente tasas calculados por hora). Para asignar los costos de recursos materiales, establezca la tasa por unidad de material, como una tasa por jardín o una tasa por tonelada. Cuando se asigna un recurso material a una tarea, Project 2007 calcula los costos de material totales multiplica la tasa de recurso de material especificado por el número de unidades de material utilizado para completar la tarea.

Recursos de trabajo a veces tengan un tabla de tasa de costo aplicado cuando se calculan los costos. Una tabla de tasas de costo es una colección de precios y costos por uso para recursos materiales y de trabajo. Project 2007 proporciona cinco tablas de tasas de costo, denominados A E (no se puede cambiar los nombres), de modo que si los cargos de recursos distintos tasas para distintos tipos de trabajo, puede asignar hasta cinco conjuntos independientes de tasas a ese recurso. Por ejemplo, si un carpintero cobra una tasa superior para terminar el trabajo de tramas, puede aplicar una tabla de tasas de costo a la finalización de la asignación de trabajo y otro para la asignación de marco.

En cada tabla de tasas de costo, hay hasta 25 filas que puede usar para escribir los futuros cambios de tasas (como aumentos de pago o cambios de material de costo). Para cada cambio de tasa, especifique la fecha en que el cambio surta efecto. Por ejemplo, si sabe que un recurso recibirá un aumento de pago de seis meses, puede establecer Project 2007 automáticamente para empezar a usar la nueva tasa en ese momento.

Si está utilizando Microsoft Office Project Professional 2007 y trabajar con recursos de empresa, puede colocar restricciones en tablas de tasas de su organización. Por ejemplo, su organización puede designar tabla de tasas A para tasas de facturación y la tabla de tasas B para tasas no facturable. Para obtener más información, póngase en contacto con su administrador.

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¿Qué son los costos por uso y cómo se calculan?

Costos por uso son tarifas puntuales por el uso de un recurso, como el equipamiento. Costos por uso nunca dependen de la cantidad de trabajo. En su lugar, son los costos de una sola vez que se incurre cada vez que se utiliza el recurso. Aunque un costo por uso para un recurso de trabajo depende del número de unidades de asignación utiliza, un costo por uso para un recurso de material se aplica solo una vez. Por ejemplo, si una capa bloque tiene un costo por uso de 100 $ (en lugar de una tasa por hora) y se necesitan tres cemento para completar una tarea, el coste es $300. Pero un costo de entrega por uso de 100 $ de un recurso material como el cemento se aplica solo una vez por cada entrega, independientemente de que se entregarán 10 toneladas de cemento o 100 toneladas.

Costos por uso se establecen en la ficha costos del cuadro de diálogo Información del recurso.

¿Qué son los costos fijos y cómo se calculan?

Los costos fijos son costos para una tarea que permanecen constantes independientemente de la duración de la tarea, la cantidad de trabajo que se realiza el recurso y el número de unidades de asignación.

Nota: Un costo de recursos basados en tasas puede aumentar cuando una tarea lleva más tiempo del proyectado, pero un costo fijo no. Por ejemplo, si un carpintero es un recurso basados en tasas (es decir, si se paga por horas pueda) y está programado para completar una tarea en cinco días, pero en realidad tarda siete días para completar, al carpintero se paga más presupuestado. Si al carpintero se paga un costo fijo para el trabajo, sin embargo, el costo permanece igual, independientemente del tiempo se tarda en completar la tarea.

Puede asignar los costos fijos a una tarea a la que también se asignan costes de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso de basados en tasas asignado a una tarea también incurre en los costos de viaje, puede agregar los gastos de viajes a la misma tarea como una cantidad fija. Los costos fijos se incluyen en los costos totales de las fases del proyecto (las tareas de resumen) y de todo el proyecto.

Establecer los costos fijos en una vista de tareas (por ejemplo, un gráfico de Gantt) aplicando la tabla de tasas de costo correspondiente y, a continuación, establecer el importe de costo en el campo Costo fijo.

¿Qué son recursos de costo, y cómo se calculan?

A diferencia de costos fijos y costos por uso, recursos de costo (como alojamiento o una tarifa aérea) se crean como un tipo de recurso y, a continuación, asignados a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado. La cantidad de recursos de costo no depende de la cantidad de trabajo realizado en una tarea.

Si ha instalado la Actualización de la infraestructura de Project 2007, recursos de costo pueden afectar a la fecha de inicio o finalización de una tarea. Por ejemplo, si tiene una tarea que comienza el 1 de agosto y termina el 15 de agosto y asigne un recurso de costo con un valor de 500 $ 21 de agosto, la fecha de finalización de la tarea se extiende 21 de agosto de la cuenta de la asignación de recursos de costo.

Recursos de costo se usan cuando desea aplicar (a una sola tarea) varios costos varios independientes que no se ha cambiado la cantidad de trabajo que se realiza en la tarea. Por ejemplo, un ejecutivo trabajando en una nueva propuesta de proyecto puede tener tres recursos de costo independiente aplicados a conectarlo: uno para una tarifa aérea, uno para gastos de comida y otro para gastos de hotel salón. De este modo, se pueden aplicar varios costos "fijos" a una sola tarea. A diferencia de los recursos de trabajo y recursos materiales, tasas de costo no se puede aplicar para recursos de costo.

Recursos de costo se crean en la hoja de recursos. (En la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso, haga clic en costo en la lista tipo ). Después de crear el recurso de costo, puede asignar a las tareas según sea necesario. Después de asigna el recurso de costo a una tarea, puede establecer la cantidad del costo mediante el cuadro de diálogo Información de la tarea para dicha tarea, en el cuadro de diálogo Información de la asignación de tarea o la vista Uso de tareas con la tabla de costos aplicada.

¿Cómo puede regular el flujo de efectivo?

Cuando asigne costos a tareas y recursos, puede especificar cuándo acumulan los costos. Si el flujo de efectivo es un factor importante en su proyecto, desea cambiar la acumulación de costos para que tareas individuales, para asegurarse de que se acumulan cuando haya fondos disponibles para pagar por ellas.

Excepto los costos por uso, que siempre se acumulan al comienzo de una tarea, Project 2007 prorratea los costos de forma predeterminada y calcula la acumulación de costos en función del porcentaje de tarea completada, distribuir la acumulación en toda la duración de la tarea. Sin embargo, también puede hacer que los costos acumular al comienzo de una tarea (si tiene una suma total que se debe pagar al inicio), o al final de la tarea (si retiene el pago hasta que haya finalizado el trabajo).

El método de acumulación se puede establecer en cualquiera de las diversas maneras, dependiendo del tipo de costo. Para la mayoría de los tipos de recursos (incluidos el trabajo, material y recursos de costo y también costos por uso) se establece el método de acumulación en la ficha costo del cuadro de diálogo Información del recurso. Para los costos fijos, se establece el método de acumulación mediante el campo Acumulación de costos fijos.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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