Objetivo del usuario: Administrar costes

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Costos del proyecto

Si planea realizar un seguimiento de la información de costo, ha llegado al lugar adecuado. Obtenga información sobre cómo y dónde introducir diversos detalles de costo para poder ver y analizar los costos totales de vez en cuando progresa el proyecto.

Saber dónde va su dinero le ayudará a tomar mejores decisiones para completar el proyecto dentro del presupuesto.

Consejos de administración de costos antes de empezar

Este artículo es uno de los muchos objetivos de la administración de proyectos en la Guía básica de administración de proyectos.

  • Estimar los costos del proyecto los   historiales de los proyectos que son similares al proyecto que está planeando pueden resultar útiles cuando se inicia. Ayuda a evitar errores costosos. Si su organización tiene expertos de la oficina de administración de proyectos (PMO), también puede comentar los planes de presupuesto y costos con ellos, o pedir a un miembro experimentado y experto del equipo que revise las estimaciones de costo de tareas y recursos. Las estimaciones de costo son complicadas: las organizaciones más grandes siguen las pautas de PMO o realizan evaluaciones de costos profesionales.

  • Saber qué tipos de costos hay en Project   la mayoría de los costos del proyecto proceden de los recursos del trabajo: las personas que trabajan en tareas asignadas o los materiales y el equipamiento necesarios para completar un proyecto. Los costos de recursos suelen basarse en tarifas salariales o tarifas unitarias por hora, pero también pueden ser gastos puntuales, como honorarios de consultores, costos de proveedores o gastos de viaje. Los costos que no están asociados a los recursos se especifican generalmente como costos fijos para tareas específicas o en todo el proyecto.

  • Especificar costos   los costos de recursos se especifican en la vista de hoja de recursos para trabajadores por hora, trabajadores asalariados, contratistas, costos de material u otros costos de recursos de un solo paso, como el costo de un seguro o de bonos. Los costos de las tareas se especifican en una tabla de costos que puede Agregar a cualquier hoja de tareas.

  • Obtención de los costos totales    Project calcula los costos totales para cualquier costo que especifique, de modo que pueda ver rápidamente el costo de su proyecto. Comparta esta información de costos con los participantes de su proyecto, que pueden estar buscando.

  • Establecer el presupuesto    Cuando los costos totales sean parecidos al presupuesto que usted y las partes interesadas tuvieron en cuenta para el proyecto, al guardar una línea base se establecerán los costos totales como el presupuesto de su proyecto. Normalmente, esto se hace después de escribir toda la información que necesita el proyecto y antes de que se inicie el trabajo. Es necesario un presupuesto de línea base si tiene previsto realizar un seguimiento de los costos y administrarlos, especialmente si va a realizar análisis de valor acumulado para analizar las variaciones de costo de todo el proyecto. Para obtener más información, vea establecer y guardar una línea base.

  • Análisis de costos   Exporte los datos de costo a Excel para análisis de datos en profundidad con tablas dinámicas de Excel, gráficos y otras características, como el formato condicional y los minigráficos (como se muestra en la imagen siguiente).

    EVA en Excel usando minigráficos
    o use informes visuales en Project para ver un gráfico dinámico del valor acumulado (comúnmente conocido como una curva S).
    Tabla de valor acumulado en Excel
    incluso puede tomar los datos de su proyecto y crear un análisis avanzado con las características de análisis de varianza de las herramientas para análisis de Excel. El cielo es el límite cuando se trata de analizar los costes del proyecto.

Especificar costos en el proyecto

Especificar costos de recursos

Primero lo primero: empiece por especificar las tarifas salariales para las personas que realizarán el trabajo y las tarifas unitarias para los materiales que necesitará para completar el proyecto. A continuación, especificará los costos de recursos "fijos" para el equipo, junto con los costos de recursos que desee registrar en el proyecto. Project calcula automáticamente los costos reales basándose en el trabajo real acumulado o en los materiales consumidos en las tareas, pero, si es necesario, puede especificar los costos reales en todas las tareas asignadas que se hayan completado.

Visualización de costos totales del proyecto

Después de especificar los costos de los recursos, las tareas o ambos, examine los costos totales para ver si es necesario ajustarlos para cumplir su objetivo de costos.

Elegir el informe adecuado

En algún momento, deseará notificar información de costos del proyecto a otras personas de su organización. Use un informe de costo predefinido, como un informe de flujo de efectivo o valor acumulado, o visualice al instante los datos de costo en un informe visual, como un gráfico dinámico de Excel o un diagrama dinámico de Visio.

Administrar los costos del proyecto

Definir y guardar una línea base

Después de especificar las estimaciones de costo, guárdelas con el plan de referencia para establecer el presupuesto. Esto le permite comparar los costos planeados con los costos reales que su proyecto incurre a medida que progresa y pronostica si los costes del proyecto se mantendrán dentro del presupuesto o no.

Realizar un seguimiento del progreso de su programación, desde lo sencillo hasta lo más especializado

Observe cómo avanza el trabajo en las tareas y cómo se suman los costos reales para determinar si su proyecto se mantendrá dentro del presupuesto o correrá el riesgo de pasar el presupuesto.

Análisis de valor acumulado, para el resto de nosotros

Realice análisis de valor acumulado en cualquier momento durante el proyecto para averiguar si el dinero gastado hasta ahora está en línea con el trabajo realizado y coincide con los costos de línea base que estableció para tareas, recursos y asignaciones.

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