Objetivo: definir los resultados del proyecto

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Una vez determinados los objetivos del proyecto, defina el producto o servicio real que cumpla esos objetivos. Este producto o servicio se denomina entrega. Si resulta adecuado, puede registrar información sobre los resultados en el proyecto.

Sugerencia: En este artículo forma parte de una serie de artículos en El mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades de administración de proyectos. Denominamos estas actividades "objetivos" ya que están organizadas por el ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento y administrar un proyecto y cerrar un proyecto.

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Trabajador de la construcción con su teléfono móvil

número 1 Definir las entregas     Una entrega es materiales, así como puede comprobar. Para comprobarse, la entrega debe cumplir con los estándares predefinidos para su finalización, como las especificaciones de diseño de un producto (por ejemplo, un coche nuevo) o una lista de comprobación de los pasos que se han completado como parte de un servicio (como el mantenimiento de maquinaria de fábrica). 

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Los resultados tienen participantes     Existen dos tipos de participantes: aquéllos que reciben el producto o servicio terminado, como los clientes de una empresa (externos), y participantes como los integrantes de un equipo que dependen del resultado para hacer su trabajo (internos).

Los resultados tienen que ajustarse a unos estándares para su finalización     Categoría y calidad son dos estándares que los participantes deben acordar para finalizar un resultado que cumpla sus objetivos. Por ejemplo, la categoría acordada de un coche nuevo puede ser un utilitario barato en contraposición a un sedán de lujo.

La calidad es el grado de defectos y ejecución de la categoría acordada. Por ejemplo, las categorías de un sedán de lujo y un utilitario pueden ser diferentes, pero es posible establecer los mismos elevados estándares en cuanto a la calidad de ambos vehículos.

Organizar las tareas del proyecto en torno a los resultados     Un proyecto puede tener uno o varios resultados. Es posible organizar las tareas del proyecto en torno a los resultados de varias formas:

  • Asignar cada resultado a una fase independiente del proyecto y usar un hito que represente la finalización del resultado y la fase simultáneamente.

    Por ejemplo, el proyecto de construcción de un edificio puede tener una fase con un resultado "Finalizar el exterior del edificio" y una fase posterior con el resultado "Finalizar las zonas ajardinadas".

  • Agrupar los resultados similares o los resultados con los mismos participantes en una fase. Este método permite programar un equipo para que trabaje en el proyecto hasta la entrega del resultado. A continuación, el equipo puede pasar a otros proyectos.

    Por ejemplo, todas las tareas de mantenimiento rutinarias se pueden organizar en una fase del proyecto correspondiente a las fechas en que dichas tareas deben realizarse. Los ingenieros de mantenimiento pueden asignarse a varios proyectos que incluyan los distintos trabajos de mantenimiento a los que están asignados.

  • Agrupar los resultados en los que se trabaja durante el mismo período de tiempo en fases que abarquen dicho período. Eso resulta útil en aquellos proyectos en los que se pueden realizar intercambios en el ámbito y la calidad del resultado para cumplir una fecha de finalización fija.

    Por ejemplo, si la conversión de la cadena de producción de una fábrica debe finalizar en la fecha en que el primer producto se entregue a los proveedores, puede haber fases mensuales hasta la fecha de finalización que incluyan las tareas que deben iniciarse y terminarse durante ese mes. Así, las tareas no realizadas no afectan al progreso global del proyecto, las tareas no finalizadas al final de la fase se suelen completar de forma independiente una vez que el equipo pasa a la siguiente fase.

  • Crear dependencias entre proyectos con los resultados de otros proyectos. Por ejemplo, un proyecto de construcción de un edificio quizás no pueda comenzar hasta que otro proyecto para diseñar una serie de edificios entregue los planos. Es posible crear una dependencia entre proyectos entre una tarea del proyecto de construcción y la entrega concreta de los planos de ese edificio.

Número 2 Agregar información adicional sobre una tarea     Cuando desee conservar auxiliares documentación acerca de las tareas del proyecto, puede usar uno de los métodos siguientes o todos. 

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