Objetivo: definir fases y tareas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Después de entender el trabajo necesario para su proyecto, está listo para crear una lista de tareas en Microsoft Office Project 2007. La lista de tareas es la esencia de un proyecto, una lista de tareas incompleta o mal planeada puede dañar gravemente el progreso del proyecto. Organizar tareas en fases e hitos proporciona una estructura al proyecto y facilita la evaluar el progreso.

La organización de la lista de tareas es vital para el éxito del proyecto, tanto si éste comprende miles de pasos que abarcan años y emplea metodologías de administración de proyectos estándar como si incluye sólo unos cuantos pasos que duran un mes y emplea metodologíasadministración de proyectos ágil.

Sugerencia: Este artículo forma parte de una serie de artículos del Mapa del proyecto en los que se describe una amplia gama de actividades de administración de proyectos. Denominamos "objetivos" a estas actividades, ya que están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: elaborar un plan, realizar un seguimiento del proyecto y administrarlo y cerrarlo.

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Trabajador de la construcción sentado en una viga

número 1 Definir las tareas de proyecto     Básicamente, un proyecto es un conjunto de tareas. Cada tarea representa un elemento de trabajo que debe llevar a cabo para completar el proyecto. 

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Una tarea bien definida es aquélla que tiene un inicio y un fin claros, lo que permite al jefe de proyecto determinar con facilidad cuándo está completa dicha tarea.

Cuando realice tareas, tenga en cuanta lo siguiente:

  • Por razones prácticas, las tareas deben durar un día como mínimo. En los proyectos a largo plazo, las tareas suelen durar más. En los proyectos a corto plazo, su duración suele ser menor.

  • Normalmente, es buena idea especificar las tareas en el orden en el que se espera comenzar a trabajar en ellas. No obstante, algunos proyectos pueden exigir que se agrupen tareas similares o que se haga según el tipo de recurso que va a trabajar en ellas. De esta forma se crean fases para el proyecto.

    Si su organización suele organizar el trabajo en ciertas categorías, puede agrupar el trabajo según esas categorías. Tenga en cuenta que si agrupa tareas, posteriormente no podrá elaborar un esquema con ellas, ya que la agrupación de tareas constituye otro tipo de esquema.

  • La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan del proyecto. Si sólo incluye las fases del proyecto y cada una cubre un período de tiempo largo, el plan será una vista esquemática del proyecto. Si incluye hasta las más pequeñas fracciones de trabajo, el plan será muy detallado. Casi siempre buscará un equilibrio entre estos dos extremos.

    Una forma de decidir el nivel de detalle de la lista de tareas es tener en cuenta el nivel de seguimiento que realizará del proyecto:

    • Si incluye cada fracción de trabajo que ha de realizarse, aun la más pequeña, necesitará realizar un seguimiento de esas tareas y especificar su progreso, probablemente una vez al día como mínimo. Así sabrá si hay el más mínimo retraso hasta en los elementos de trabajo más pequeños.

      Si su organización prefiere dividir el trabajo en una serie de tareas mensuales, puede tener sentido especificar tareas más detalladas. En ocasiones, una serie de tareas más cortas, como en la administración de proyectos ágil, puede hacer que un proyecto sea más sensible a los cambios de ámbito o recursos.

    • Si sólo incluye y realiza el seguimiento de las fases del proyecto, no tendrá que actualizarlo muy a menudo. Sin embargo, tampoco sabrá si el trabajo va con retraso hasta que finalice la fase.

  • Tenga en cuenta la importancia del proyecto, la frecuencia con que puede obtener y especificar actualizaciones de tareas y el nivel de seguimiento que debe realizar para evitar que un proyecto descarrile.

Número 3 ENTRAR una tarea a un proyecto     Agregar tareas repetitivas y tareas que se producen una sola vez. 

Número 4 Crear fases y subfases en un proyecto    Organice el proyecto mediante la agrupación de tareas relacionadas que siga los pasos principales de un proyecto. 

Número 5 Crear un hito     Hitos permiten crear puntos de referencia que marcan los eventos importantes en un proyecto. Hitos se usan para supervisar el progreso del proyecto. 

Número 2 Importar tareas a un proyecto     Importar tareas si ya tiene la información de la lista de tareas almacenada en otra ubicación. 

Haga clic en los vínculos que procedan:

  • Vincular o incrustar datos de Excel a Project como una forma sencilla de agregar tareas a un proyecto que se vincula dinámicamente a Microsoft Office Excel.

  • Importar datos desde otro formato de archivo en su proyecto. Puede importar datos de la tarea de una hoja de cálculo de Excel, una base de datos o un archivo de texto y, a continuación, se asignan esos datos a los campos correspondientes en Project 2007. También puede importar archivos de formato de texto delimitado por tabulaciones y valores separados por comas de valores en el archivo de proyecto.

  • Importar una lista de tareas de Outlook en el proyecto si mantiene una lista de tareas en Microsoft Office Outlook y que desea copiar la lista en el plan del proyecto.

Número 6 Agregar información adicional sobre una tarea     Agregue más información en el formulario de notas, documentos y vínculos a páginas Web. 

Haga clic en los vínculos que procedan:

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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