Objetivo de la administración de proyectos: Iniciar un proyecto

Iniciar una imagen de un proyecto

Antes de generar un proyecto en Project 2010, es necesario decidir qué es exactamente el proyecto, su ámbito y lo que se espera lograr.

¡Espere! Hay una cosa más: debe decidir si es necesario un proyecto.

Este resumen muestra el panorama general de la planificación del proyecto. Siga los vínculos de cada paso para obtener información detallada sobre cada proceso.

En este artículo se aborda uno de los muchos objetivos de la administración de proyectos incluidos en la Guía básica de Project.

¿Qué desea hacer?

Decidir si necesita un proyecto

Definir los objetivos del proyecto

Identificar las hipótesis del proyecto

Identificar las restricciones del proyecto

Preparar un plan de administración del ámbito

Decidir si necesita un proyecto

Antes de iniciar una larga serie de actividades, pregúntese si lo que está haciendo es un proyecto. Con un poco de suerte, algunas tareas importantes no requieren realmente la sobrecarga de administración de proyectos completa.

Obtenga más información sobre cómo decidir si necesita un proyecto. . .

Un proyecto normalmente:

  • Es temporal y único.   El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto porque es una actividad puntual. La fabricación del coche que sale de la fábrica, aunque implica muchos pasos vinculados, es una serie de actividades continuas.

  • Tiene un principio y un final.   El diseño de una fábrica de automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de automóviles está en curso.

  • Consume recursos.   Los recursos, ya sean personas o materiales, son limitados y deben administrarse cuidadosamente, en especial si se comparten entre proyectos.

  • Tiene un presupuesto.   A los jefes de proyecto normalmente les preocupa la rentabilidad general de un proyecto y si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los costes asignados para el proyecto.

Algunos ejemplos de proyectos incluyen:

  • Desarrollar un nuevo producto.

  • Reestructurar una organización.

  • Construir una casa.

  • Diseñar un tipo de vehículo con emisiones reducidas.

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Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos claros son fundamentales porque el éxito del proyecto vendrá determinado por su nivel de cumplimiento de esos objetivos.

Obtenga más información sobre cómo definir los objetivos. . .

Un objetivo de proyecto claro es al mismo tiempo concreto y medible. Evite objetivos imprecisos como "Crear entregas de última generación". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

  • Una lista de entrega.

  • Fechas de vencimiento específicas del proyecto e hito.

  • Criterios de calidad específicos que deben cumplir las entregas.

  • Límites de costes que el proyecto no debe superar.

Para que los objetivos sean eficaces, todas las partes interesadas en el proyecto deben estar oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el jefe de proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto.

Vínculo pendiente

Adjunte Microsoft Office u otros archivos a su plan de proyecto para facilitar el acceso.

Aprender OneNote 2010

Capture y comparta objetivos de proyecto con OneNote 2010.

Cargar documentos

Si su organización usa Project Server, puede cargar documentos de apoyo en el sitio del proyecto con Project Online.

Introducción a Project Server

Aprenda a usar Project Server 2010 para cargar documentos, hacer seguimiento de los proyectos durante la iniciación y la aprobación, y evaluarlos según los objetivos de la organización.

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Identificar las hipótesis del proyecto

Para comenzar a planificar, es necesario realizar conjeturas informadas sobre los elementos clave de su proyecto y, a continuación, usar las previsiones correspondientes para crear la programación.

Obtenga más información sobre cómo identificar hipótesis . .

Considere estas áreas del proyecto al identificar sus hipótesis subyacentes:

  • Entregas de otros proyectos.Si su proyecto depende del trabajo de otros, ¿comprenden su dependencia y aceptan las fechas de entrega?

  • Disponibilidad de recursos (incluidas las personas, los materiales y los equipos).Si no puede administrar a algunas de las personas que están trabajando en su proyecto, ¿quién lo hace? ¿Y esa persona tiene aprobación para el uso de esos recursos?

  • Duraciones de las tareas.¿Sus estimados de tareas se basan en información sólida o en conjeturas?

  • Costes del proyecto.¿Cuán importante es el coste? ¿Quién debe autorizar los cambios de presupuesto?

  • Tiempo disponible.Si está trabajando con una fecha límite conocida, ¿puede completar todas las tareas de forma realista con un nivel aceptable de calidad?

  • Entregas.¿Su lista de dependencias y entrega del proyecto coinciden con lo que esperan los clientes y otras partes interesadas? Si debe comprometer una entrega, ¿las partes interesadas han acordado los aspectos de la entrega que se deberían comprometer primero?

Los programas de Microsoft Office pueden ayudarle a entender las complejidades de un proyecto.

Crear un diagrama de flujo de calles

Cree un diagrama de flujo de "calles" con funciones cruzadas de hipótesis del proyecto con Visio 2010.

Crear un blog

Artículo | Vídeo

Cree un blog para que los miembros del grupo recopilen ideas del proyecto con SharePoint 2010.

Introducción a Office Online en Office 365

Comparta información del proyecto en línea con los programas en línea de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

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Identificar las restricciones del proyecto

Las restricciones de un proyecto son factores que pueden limitar las opciones del jefe de proyecto.

Normalmente, los tres principales restricciones son:

  • Programación, como una fecha de finalización fija o una fecha límite de un hito importante.

  • Recursos, como un presupuesto predefinido.

  • Ámbito, como el requisito de que se desarrollen tres modelos del producto.

Al cambiar una de esas restricciones, normalmente afecta a las otras dos y puede afectar a la calidad general.

Obtenga más información sobre cómo identificar las restricciones...

Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores que necesitará (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito).

El jefe de proyecto, a continuación, determina si este intercambio es aceptable. A este concepto se le denomina "las restricciones triples de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, enumere las restricciones de su proyecto con el objeto de garantizar que todas las partes interesadas del proyecto tengan conocimiento de ellas y cuenten con la oportunidad de hacer comentarios en la lista.

También vale la pena que las partes interesadas se pongan de acuerdo sobre cómo responder a las restricciones inesperadas que surjan durante el proyecto.

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Preparar un plan de administración del ámbito

El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para su realización.

El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán en el proyecto los cambios en el ámbito.

Obtenga más información sobre planes de administración del ámbito. . .

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

  • Una evaluación de la probabilidad de cambio del ámbito, con qué frecuencia y cuánto.

  • Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios en el ámbito.

    Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede decidir que el responsable de la cuadrilla pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio de diseño que cueste menos de 1.000 €, pero si el cambio cuesta más de eso, el jefe de proyecto y el cliente deben volver a evaluar el ámbito del proyecto en términos de coste, recursos y otros factores.

  • Se debe identificar un plan para saber qué hacer cuando se identifica un cambio de ámbito (por ejemplo, se le debe notificar al patrocinador y emitir una orden de cambio de contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir como base para el plan de contingencia del proyecto.

Aunque puede crear un plan de administración del ámbito con Project, los jefes de proyecto normalmente los crean con otros programas como Microsoft Word u OneNote.

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Se aplica a: Project 2010, Project 2010 Standard



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