Objetivo de la administración de proyectos: Administrar costos y el presupuesto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Icono: Gestionar costes

Si su proyecto contiene información sobre costos para la fijación del presupuesto o para el seguimiento del rendimiento, esta información no le servirá de mucho si no puede verla y analizarla. Sin unos conocimientos sólidos de dónde se localizan los costos de un proyecto, en muy poco tiempo el proyecto fracasará y dejará de ser rentable.

En este artículo es uno de los muchos objetivos de administración de proyectos en la Guía básica de Project.

EJEMPLOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. . .

Un ejemplo: el jefe de proyecto accidentales   : es una persona ocupada con demasiado hacer y repente su jefe manos una programación de proyecto y le indica que el seguimiento de costos del proyecto. Creación de proyectos es algo que ya está familiarizado, pero agregar costos en Microsoft Project consigue como disco duro suficientemente sin la pesadilla adicional de realizar un seguimiento de ellos.

Sin embargo, controlar los costos en Microsoft Project no es más difícil que controlar los trabajos de un proyecto. Además, es probable que su jefe no espere un análisis detallado de los valores ni un procesamiento minucioso de la cartera. A continuación, se exponen algunos fundamentos básicos que debe conocer antes de nada.

  • Sepa cuáles son los costos    En primer lugar, comprender cuáles son los costos y lo que no sean. Los costos más importantes en cualquier proyecto es el coste de trabajo de las personas en proyectos, así como las cuotas de consultor y los proveedores de las personas y las organizaciones que con.
    También existen costos asociados a materiales, como el cemento, los paneles, scaffolding, equipo pesado y equipos. Y si va a hacer cualquier en nombre del proyecto de viaje de negocios, debe tener en cuenta el costo de una tarifa aérea, alquiler de coches y horarios como costes que también tienen que se agregó al proyecto.

  • Costos de entrar     De acuerdo, ahora saber acerca de los costos. ¿Dónde se introduce lo en Microsoft Project? Los vínculos hacia el final de este artículo le ayudará a. En general, la mayoría de costo de información se introduce en la hoja de recursos. ¿Hay que indica si es un costo para los trabajadores por horas, trabajadores asalariados, costos contractuales de asesores, costos fijos o puntuales para materiales de proyecto y así sucesivamente.

  • Ver la información de los costos Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos. En algún momento, las partes interesadas verán esta información.

  • Información de costo del informe    Exportar información de costos a Excel y, a continuación, crear minigráficos es una forma rápida de crear una presentación impresionante de la información de costo. Aquí es un ejemplo de la información de costo de la tabla de costos de proyecto y copiado en Excel 2010 con un minigráfico creado para el mismo que muestra el gasto relativo de los tipos.
    Una forma sencilla de controlar los costos

A continuación se exponen tres pasos para ayudarle a aumentar su manejo de los costos

  1. Iniciar simple    No tienes que escriba todos los costes para obtener información sobre la administración de costos básicas en Project. Comience con costos básicos, como salarios de una persona, con la hoja de recursos. Asignar este recurso a algunas tareas para obtener información sobre la relación de trabajo a la duración y el costo. Ahora, abra el cuadro de diálogo información del proyecto (haga clic en la pestaña proyectos, haga clic en Información del proyecto., a continuación, haga clic en Avanzadas ). Examinar los valores totales de duración, el trabajo y el costo de su proyecto. Ir hacia adelante y hacia atrás entre la hoja de recursos y el cuadro de diálogo información del proyecto y realizar cambios de salarios en la hoja de recursos y ver los totales de cambio en el cuadro de diálogo información del proyecto.

    Cuadro de diálogo Información del proyecto

  2. Aumentar sus conocimientos    Cuando familiarice con costes, comenzar a agregar costos fir una tarifa aérea alojamiento en hoteles, costos fijos de reservas, y quizás los costos del proveedor, como de cocina, plegada muestra y así sucesivamente. Aún no tiene los costes del tubo o crear una línea base para ellos (a menos que desee usar las características más rigurosa presupuestas de proyecto).

  3. Más información sobre los expertos    Lea la sección siguiente para obtener información sobre cómo los expertos tratan los costos (Sugerencia: esto no es más allá de su alcance o bien)

Ejemplo dos: tiene una experiencia en la administración de proyectos   : ha sido Administrador de proyectos por mucho tiempo y ha utilizado el software de administrador de proyecto complicado en el pasado. Incluso diferencias entre CPF desde CEF y puede calcular el valor actual neto de un proyecto como del nadie negocio.

Ahora quiere aprender a hacer los mismo en Project 2010. Verá que Project ofrece características sólidas para controlar el presupuesto mediante la administración de los cambios realizados en los costos y las líneas de base de los costos.

No obstante, debe recordar que cuanto más grande y compleja sea su organización, de más cosas se tendrá que preocupar a la hora de introducir, analizar y controlar costos.

  • Revisar los datos históricos    Examinar los historiales de costo de proyectos similares le ayuda a calcular mejor los costos de un proyecto actual. Si su organización tiene PMO (Project Management Office), consulte con ellos sobre sus necesidades de costes y presupuestos. Un aspecto de una organización con las prácticas de administración de proyecto consolidado es un historial en constante evolución de proyectos anteriores para que no se repiten errores y éxitos continúan.

  • Costos de entrar     Se introduce la mayoría de la información en la hoja de recursos. ¿Hay que indica si es un costo para empleados por horas y costos fijos o una sola vez para los materiales de proyecto. No olvide los costos implicados en la administración de proyectos: costo de contratos, costo o contingencia se reserva para las tareas que tienen alto riesgo, costos de seguros u obligaciones.
    Seguimiento y administración de costos, especialmente si está realizando análisis de valor acumulado, requieren que escriba información de costos para los recursos asignados a tareas. También requiere que establezca previsiones.

    Advertencia:  Es probable que su organización tenga normas estrictas sobre los costos en los que se incurra por obligaciones contractuales. Asegúrese de que entiende bien las normas corporativas sobre si debe o no formalizar un contrato con, por ejemplo, un distribuidor, y qué tipo de contrato puede realizar.

  • Crear una línea base   . A menos que cree una línea de base después de introducir los costes, no podrá analizar o control de ellos. Una línea base es el plan aprobado por todos los participantes. En Project, esto se establece en la ficha proyecto tenga en cuenta que cuando se establece una línea base con Project, la línea de base, no solo para los costos, sino también para duraciones de tareas y también la estimación del trabajo.

  • Siempre revise los costos    Después de especificar los costos de recursos, las tareas o ambos, revíselos para ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos de costos. En algún momento, las partes interesadas buscará esta información

  • Usar un experto para revisar los requisitos de costo     Utilizar a un miembro del equipo experimentados y experimentados para revisar las estimaciones de costo de recursos y tareas. Las organizaciones grandes utilizar un PMO (Project Management Office) o deberá contratar a un Estimador profesional.

  • Comprender el valor acumulado   . Valor acumulado es un estándar para analizar las variaciones de costos en toda la duración del proyecto. No desea descubrir hacia el final del proyecto que están con presupuesto sobrepasado y detrás de la programación.

  • Exportar información de costos a otros programas    Desea exportar información de costos a otro programa para realizar un análisis. Puede usar una herramienta de rápida son los minigráficos en Excel 2010. Este ejemplo muestra los minigráficos para obtener información de valor acumulado de copiar de Project a Excel.

    EVA en Excel usando minigráficos

    también puede usar informes visuales en Project para crear un gráfico dinámico más complejos del valor acumulado (conocido como una curva en S).
    Tabla de valor acumulado en Excel

  • Y aún hay más: puede tomar los datos de Project y crear un análisis avanzado usando ANOTA o Monte Charlo. No hay límites para el análisis de la información de Project.

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En este artículo:

Paso 1: Introducir y ver los costos del proyecto

Paso 2: Administrar los costos

Paso 1: Introducir y ver los costos del proyecto

Introducir los costos de los recursos

Lo primero es lo primero. Debe introducir los costos de toda la gente, la maquinaria y otros recursos empleados en el proyecto.

Ver costos

Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.

Definición de la acumulación de costos

Especificar cuándo se cargarán los costos reales del proyecto (si será al comienzo, a la finalización o a lo largo del proyecto) le ayudará a establecer una plan de flujo de efectivo

Imprimir una vista o un informe

En algún momento, querrá comunicar los costos del proyecto a otras personas de su organización.

Crear un informe visual

Puede exportar la información de los costos del proyecto a Visio o Excel para crear un informe o seguir analizando los datos.

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Cuando las estimaciones de costo están en línea con los objetivos en materia de costos, se puede establecer como su plan de línea base. De este modo, puede comparar coste real con el plan original progresa el proyecto.

Comparar dos versiones de un proyecto

Se comparan los costos de un proyecto con otro anterior usando la característica de comparación de versiones de Project.

Revisar el progreso de la programación

Revisar cómo se van dando las tareas de la programación revela información sobre la dirección de los costos.

Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

Texto | Vídeo

Las tareas en la ruta crítica pueden tener el máximo impacto en los costos del proyecto global. Aprenda a identificarlas.

Ocultar una columna en una vista

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Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe, cuando se ocultan columnas, no se eliminan los datos de los costos.

Inicio de la página

Paso 2: Administrar costos

Revisar los costos del proyecto

Después de introducir los costos de los recursos, las tareas, o ambos, puede examinarlos y ver si es necesario ajustarlos para cumplir con los objetivos en materia de costos.

Definición de la acumulación de costos

Especificar cuándo se cargarán los costos reales del proyecto (si será al comienzo, a la finalización o a lo largo del proyecto) le ayudará a establecer una plan de flujo de efectivo

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Cuando las estimaciones de costo están en línea con los objetivos en materia de costos, se puede establecer como su plan de línea base. De este modo, puede comparar coste real con el plan original progresa el proyecto.

Revisar el progreso de la programación

Revisar cómo se van dando las tareas de la programación revela información sobre la dirección de los costos.

Analizar el rendimiento del proyecto mediante el análisis del valor acumulado

Un análisis de valor acumulado indica qué parte del presupuesto debería haberse gastado, en relación con la cantidad de trabajo realizada hasta la fecha, y el costo de línea de base de las tareas, las asignaciones o los recursos.

Obtenga más información avanzada principales de análisis de valor acumulado (blog)

Aprender a exportar la programación a un formato que cumpla con las normas de UN/CEFACT (Centro de las Naciones Unidas de Facilitación del Comercio y las Transacciones Electrónicas).

Observar lo que impulsa la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

Texto | Vídeo

Las tareas en la ruta crítica pueden tener el máximo impacto en los costos del proyecto global. Aprenda a identificarlas.

Ocultar una columna en una vista

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No querrá que todo el personal de la organización pueda ver información sobre los costos, en especial, los costos derivados de los salarios de los empleados, los costos de contratos con proveedores externos o los presupuestos de la empresa. Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe: cuando se oculta alguna columna, no se eliminan los datos de los costos. Los datos solamente se pueden eliminar de Project, si se resaltan las filas o las celdas de datos manualmente, no funciona con columnas enteras de datos.

Crear un informe visual de los datos de Project en Excel o Visio

Puede exportar los datos de un proyecto a Excel. Por ejemplo, si está realizando un análisis del valor acumulado, puede exportar esta información para ver una curva S estándar de la información del valor acumulado y profundizar en el análisis.

Usar los minigráficos de Excel 2010 para controlar los costos

Texto | Vídeo

No querrá que todo el personal de la organización pueda ver información sobre los costos, en especial, los costos derivados de los salarios de los empleados, los costos de contratos con proveedores externos o los presupuestos de la empresa. Ocultar columnas es una forma efectiva de impedir temporalmente que otras personas vean la información. No se preocupe: cuando se oculta alguna columna, no se eliminan los datos de los costos. Los datos solamente se pueden eliminar de Project, si se resaltan las filas o las celdas de datos manualmente, no funciona con columnas enteras de datos.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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