Objetivo de la administración de proyectos: comunicar información del proyecto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Imagen de la guía básica de Project

La comunicación es el elemento más importante del éxito o el fracaso de un proyecto. Afortunadamente, la comunicación de la información de los proyectos se ha facilitado mucho con Project 2010, ya sea para comunicarse con un equipo pequeño que trabaja en un solo proyecto o entre una organización grande con necesidades de comunicación global que abarca grandes carteras de proyectos.

Además, Project ahora se integra con SharePoint para que pueda compartir información del proyecto, incluso sin Project Server.

En este artículo es uno de los muchos objetivos de administración de proyectos en la Guía básica de Project.

Ejemplos de administración de proyectos...

La asignación: le han pedido que administre un proyecto nuevo y que se comunique con la parte interesada de forma periódica. Al buscar la palabra "parte interesada", se da cuenta que significa algo más que solo ser su jefe. Comprende a todos los que están interesados en su proyecto, desde su jefe hasta proveedores externos y posiblemente el consejero delegado de la organización. También se percata de que no solo las partes interesadas importantes necesitan saber cómo evoluciona el proyecto. Su equipo también debe estar al tanto. De pronto, la comunicación parece ser un tema complicado.

Empecemos por el principio. Analice las necesidades de comunicación de las partes interesadas. Muchas empresas con las mejores intenciones de comunicación fracasan porque no se dan cuenta de que una comunicación eficaz se da de varias maneras. Puede usar Excel para crear un gráfico cuadrante de Influencia/Interés para comprender mejor quién necesita saber qué y en qué medida. Como puede ver en el gráfico, préstele mayor atención a las necesidades de comunicación de la persona que tiene la mayor influencia en el resultado del proyecto, así como la mayor influencia sobre el proyecto.

Imagen de cuadrícula de influencia de Excel

Afortunadamente, acaba de descubrir que su organización instaló Microsoft Project 2010 en toda la organización y piensa en probar sus sólidas características de comunicación. Se ha puesto en contacto con administradores de proyectos experimentados para que lo ayuden con los conceptos básicos de la administración de proyectos y ha recibido buen asesoramiento sobre las características avanzadas de informes y seguimiento del proyecto para el trabajo del equipo. Se ha cansado de enviar mensajes de correo electrónico suplicantes y de golpear puertas para obtener las actualizaciones del proyecto.

Una vez hecho el análisis de las partes interesadas, puede decidir qué aplicación de Office es más apropiada para el tipo de información que quiere enviar. Aquí se muestra un resumen de las aplicaciones de Office y sus ventajas y desventajas, según las necesidades de las partes interesadas.

Aplicación

Ventajas

Desventajas

Excel

Puede importar datos de proyecto para análisis, como la VARIANZA avanzado y el valor acumulado. Obtener más información sobre el proyecto de capacidades avanzadas de análisis.

Facilita mucho la creación de gráficos complicados cuando es más apropiado realizar un análisis más detallado.

Word

Documentos de Word pueden utilizarse a través del ciclo de vida del proyecto, especialmente durante la fase de inicio cuando necesitan deben crear y compartir documentos de especificaciones de diseño. Más información sobre el uso de la creación de documentos de Word durante el inicio del proyecto (vídeo).

Algunas partes interesadas quieren una presentación visual del rendimiento del proyecto en curso, que puede representarse mejor mediante Excel, Project o Visio.

Project

Microsoft Project tiene herramientas integradas para todos los niveles de participantes, incluyendo una escala de tiempo, planificación características y los datos del grupo Exportar funciones. Obtener más información sobre maneras de ver y presentar la información del proyecto.

Es posible que Project no esté instalado en los equipos de las partes interesadas, y en caso de estarlo, la complejidad de los datos podría ser abrumadora. Quizás sea mejor usar las características de informes propias de Project, como las escalas de tiempo y los informes visuales para comunicar información a las partes ejecutivas interesadas.

SharePoint

Si ha empezado con una lista de tareas de SharePoint, puede importar a Project. Un cambio en la lista de una tarea se reflejarán en la lista de tareas de otros. Más con SharePoint con Project.

Requiere un departamento de TI o un proveedor de TI que pueda invertir en activos de la empresa para su implementación. Sin embargo, puede minimizar los problemas de administración de SharePoint mediante la implementación de la nube.

Project Server

Para los informes, especialmente en el nivel de la cartera de proyectos y comunicación de enterprise Project Server ha avanzado comunicación y herramientas de informes. Obtener más información acerca de Project Server.

Para las pequeñas empresas con unos pocos empleados, implementar Project Server puede representar un desafío. Para usar Project Server de manera eficaz, la organización debe comprender sus procesos de negocio, la metodología, las capacidades de administración de proyectos y cómo configurar y administrar la brecha entre el lugar que ocupa en la actualidad la organización y hacia dónde quiere ir para aprovechar al máximo el servidor.

PowerPoint

Ideal para realizar presentaciones espectaculares para los participantes de alto nivel. Obtener más información sobre cómo usar PowerPoint para presentaciones eficaces.

En el caso de proveedores, analistas e ingenieros, una aplicación como Excel puede resultar más apropiada para crear gráficos detallados.

Visio

Ideal para la fase inicial de un proyecto donde el flujo de gráficos de empresa y procesos de fabricación es útil. Obtener más crear diagramas de flujo para la comunicación de proyecto con Visio.

Puede presentar demasiada información sobre los procesos si se presenta a una audiencia ejecutiva.

Lync Server

Permite una experiencia de grupo permanente que las transformaciones de todas las comunicaciones en una interacción que es accesible desde cualquier lugar, atractivos y colaboración.

Requiere un departamento de TI o un proveedor de TI que pueda invertir en activos de la empresa para su implementación.

Office Online programas (la nube)

Forma atractivo y simple para mostrar la información del proyecto en página web de su empresa con el código incrustado de la hoja de cálculo de Excel Online. Vea un ejemplo del blog de Excel.

La seguridad puede ser un problema para algunas empresas. Asegúrese de que las hojas de cálculo incrustadas aparezcan en un sitio web seguro o que se muestren desde una carpeta privada (no pública) de OneDrive.

Medios sociales

Twitter, Facebook y otras redes sociales pueden ayudar a administrar proyectos y equipos, especialmente durante la fase de inicio de un proyecto. Más información sobre el uso de medios sociales en administración de proyectos

Los miembros del equipo pueden ser reacios a compartir información que esté menos protegida que en los servidores de SharePoint.

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Comunicar información del proyecto

Examinar los problemas en la programación que deben comunicarse

Un punto fundamental para tener éxito al comunicar información a los miembros del equipo y a las partes interesadas es detectar dónde están los problemas en la programación.

Comunicar información del valor acumulado

Capturar la información de valor acumulado es un paso más avanzado, pero un paso muy eficaz, hacia la detección del buen o mal rendimiento del proyecto. Los hechos de alto nivel que obtiene a partir de esto es lo que las partes interesadas quieren ver.

Sincronizar tareas del proyecto con una lista de tareas de SharePoint

Si tiene un proyecto ya creado, puede sincronizar su lista de tareas con una lista de tareas de SharePoint. Si se realiza un cambio en una lista de tareas se verá reflejado en la otra lista de tareas.

Exportar una lista de SharePoint en una lista de tareas de proyecto

Si ha comenzado con una lista de tareas de SharePoint, puede importarla a Project. Si se realiza un cambio en una lista de tareas se verá reflejado en la otra lista de tareas.

Crear y administrar una lista de tareas de proyecto de SharePoint

Si tiene una lista de tareas configurada en SharePoint, puede agregar tareas, asignar personas a dichas tareas y administrar el trabajo sin Project Server.

Ver información del proyecto sin Project 2010

Si busca otras formas de ver información del proyecto sin Project y sin SharePoint, puede exportar la información de Project con una amplia variedad de formatos y herramientas.

Ponerse al día con Project Web App

Obtenga información sobre cómo Project Server y Project Web App pueden ayudar a su organización; estos vídeos lo guiarán a través de los conceptos básicos.

Usar Outlook 2010 para comunicarse con el equipo

Aprenda los procedimientos recomendados para usar Outlook para maximizar la eficacia del correo electrónico que envíe a su equipo. Solucione problemas en lugar de crearlos.

Creación de equipos virtuales y reuniones ad hoc con Lync 2010 (vídeo)

Microsoft Lync Server 2010 permite la creación de equipos virtuales con varios clientes, que incluyen un cliente de escritorio, un cliente móvil, Lync Web App y Outlook.

Insertar un libro de Excel en una página web

Mostrar una hoja de cálculo incrustada en un sitio de intranet para que las partes participantes puedan ver la información del proyecto que se actualizó recientemente. El libro se almacena en una ubicación pública, como Windows Live OneDrive

Crear diagramas de Visio

Visio 2010 puede ayudarlo a crear gráficos impresionantes para comunicar información del proyecto de alto nivel a las partes interesadas.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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