Objetivo: comenzar un proyecto

La fase de planeación de un proyecto puede conllevar un período de tiempo considerable e implicar a muchas personas; por esa razón, es importante definir los objetivo, las suposiciones del proyecto y las restricción del proyecto. La fase de planeación también constituye el momento adecuado para preparar un plan de administración del ámbito a fin de controlar los cambios en los objetivos del proyecto.

En los proyectos pequeños, es posible que no sea necesario escribir documentos completos para que los demás usuarios los revisen. No obstante, las directrices de este artículo pueden resultar útiles a la hora de escribir notas sobre el proyecto para uso propio.

Sugerencia  Este artículo forma parte de una serie de artículos del Mapa del proyecto en los que se describe una amplia gama de actividades de administración de proyectos. Denominamos "objetivos" a estas actividades, ya que están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: elaborar un plan, realizar un seguimiento del proyecto y administrarlo y cerrarlo.

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Hombre con los planos de un proyecto

número 1  Definir los objetivos del proyecto     Unos objetivos claros son vitales, ya que el éxito del proyecto dependerá del cumplimiento de los mismos.

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Un objetivo claro es concreto y cuantificable. Evite los objetivos vagos como "Crear resultados actuales". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

  • Una lista de los resultado del proyecto.

  • Fechas de vencimiento concretas, tanto para la finalización última del proyecto como para los hito intermedios.

  • Criterios de calidad concretos a que deban ajustarse los resultados.

  • Límites de costo que el proyecto no deba superar.

Para que los objetivos sean eficaces, todos los participantes en el proyecto deben estar de acuerdo formalmente con estos objetivos. Es habitual que el jefe de proyecto cree un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto.

Si este documento se crea en un programa distinto de Microsoft Office Project 2007, como Microsoft Office Word 2007 u Microsoft Office OneNote 2007, puede adjuntarlo al archivo del proyecto a fin de facilitar el acceso.

Puede consultar la Introducción a OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

Si utiliza Project Web Access, podrá cargar documentos auxiliares con facilidad al inicio de un proyecto. Esto resulta útil si el equipo no dispone de una carpeta compartida o un sitio Web que contenga la información relevante de los proyectos u otras iniciativas de la empresa.

Si utiliza Project Portfolio Server, también podrá cargar documentos. Además, podrá realizar un seguimiento de los proyectos a través de la iniciación y el proceso de aprobación antes de implementarlos. A medida que se inicien nuevos proyectos, podrá evaluarlos según los objetivos de la organización.

Puede obtener más información acerca de Office Project Portfolio Server 2007 si lee la descripción general del producto.

Nota  También puede colocar información del proyecto en el cuadro Comentarios del cuadro de diálogo Propiedades de un proyecto. Eso ayuda a encontrar documentos y proyectos tras el inicio de un proyecto.

Número 2  Identificar las suposiciones del proyecto     Durante la fase de planeación de un proyecto, es posible que tenga preguntas importantes sin contestar. Por ejemplo, ¿cuándo podrán empezar a trabajar los recursos principales? ¿Cuánto tiempo durará un nuevo proceso?

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Para comenzar a planear, se realizan suposiciones informadas y se utilizan esas estimaciones para crear la programación.

Es importante realizar un seguimiento de las suposiciones formuladas para que:

  • Los participantes en el proyecto puedan criticar las suposiciones y acordar formalmente un conjunto de suposiciones.

  • Usted pueda actualizar la programación cuando disponga de más información sobre estos factores.

Tenga en cuenta estas áreas del proyecto a la hora de identificar las suposiciones subyacentes:

  • Las entregas de otros proyectos o departamentos: si el proyecto depende del trabajo de otros, ¿comprenden su dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega?

  • La disponibilidad y el uso de recursos (incluidos personas, materiales y equipamiento): si no es responsable de la administración de algunas de las personas que trabajan en el proyecto, ¿quién lo es? ¿Ha aprobado esa persona el uso de estos recursos?

  • duración de las tareas: ¿sus estimaciones se basan en información tangible o en suposiciones?

  • costo del proyecto: ¿qué importancia tiene el costo para el proyecto? ¿Quién tiene que aprobar el presupuesto o aumentarlo en caso necesario?

  • Tiempo disponible: si trabaja con una fecha límite conocida, ¿es realista completar todas las tareas con un nivel de calidad aceptable?

  • Resultados: ¿se ajusta la lista de dependencias y resultado del proyecto a las expectativas de los clientes y otros participantes? Si tiene que llegar a un acuerdo sobre un resultado, ¿los participantes aceptan los aspectos del resultado que se van a acordar en primer lugar?

Éstos son algunos de los temas que se deben tener en cuenta antes de iniciar un proyecto complejo. El éxito final del proyecto depende tanto de la identificación de las suposiciones y la elaboración de planes de respaldo como de la realización del proyecto según lo planeado.

2007 Microsoft Office System ofrece una serie de soluciones de software que podrá emplear a fin de comprender los entresijos de un proyecto antes de empezar a trabajar con Project. Por ejemplo, es posible crear un diagrama de flujo de funciones cruzadas complejo o un blog para recopilar las ideas de los integrantes del equipo a medida que ofrecen planes para el proyecto.

Número 3  Identificar las restricciones del proyecto     Las restricciones de un proyecto son factores que pueden limitar las opciones del jefe de proyecto.

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Normalmente, las tres restricciones principales son:

  • hito, como una fecha de finalización fija o una fecha límite para un hito principal.

  • presupuesto, como un presupuesto previamente definido.

  • ámbito, como el requisito de que se desarrollen tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas restricciones suele afectar a las otras dos y puede repercutir en la calidad general.

Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesario (recursos) y reducirse el número de características que se pueden incluir en el producto (ámbito).

En ese caso el jefe de proyecto determina si ese intercambio es aceptable. Este concepto se denomina "las triples restricciones de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planeación, elabore una lista de las restricciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes son conscientes de ellas y tienen oportunidad de comentar la lista.

También merece la pena que los participantes se pongan de acuerdo en la forma de responder a restricciones inesperadas que puedan surgir a lo largo del proyecto.

Por ejemplo, si los costos laborales resultan ser superiores a lo esperado, los participantes quizás estén dispuestos a reducir el ámbito del proyecto de formas concretas definidas previamente.

Nota  En Project, la palabra "restricción" significa una limitación impuesta sobre una tarea. Por ejemplo, es posible especificar que una tarea se inicie en una fecha concreta o finalice no más tarde de otra.

Número 4  Preparar un plan de administración del ámbito     Después de identificar los objetivos, las suposiciones y las restricciones del proyecto, estará preparado para esbozar un plan de administración del ámbito.

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El ámbito del proyecto es la combinación de todos sus objetivos y tareas así como del trabajo necesario para llevarlos a cabo.

El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se va a administrar el ámbito del proyecto y cómo se van a integrar los cambios en el proyecto.

Este plan resulta útil, ya que los equipos de los proyectos suelen tener que ajustarse a sus objetivos.

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

  • Una estimación de la posibilidad de que cambie el ámbito, la frecuencia y la medida del cambio.

  • Una descripción de cómo se van a identificar y clasificar los cambios de ámbito.

    Por ejemplo, en un proyecto de construcción, quizás decida que el capataz pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio de diseño que va a costar menos de 1.000 $; sin embargo, si el cambio va a costar más de esa cifra, el jefe de proyecto y el cliente deben volver a evaluar el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.

  • Un plan en el que se determine lo que hacer en caso de que se identifique un cambio de ámbito (por ejemplo, avisar al patrocinador y emitir un pedido de cambio de contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir como base para el plan de contingencia.

Aunque es posible crear un plan de administración del ámbito con Project, los jefes de proyecto suelen crearlos con otros programas, como Word 2007 u OneNote 2007.

Puede consultar la Introducción a OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

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Se aplica a: Project Standard 2007, Project 2007



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