Objetivo: comenzar un proyecto

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La fase de planeamiento de un proyecto puede abarcar un período de tiempo significativo e implican a muchas otras personas, por lo que es importante definir los objetivos, supuestos y restricciones del proyecto. La fase de planificación es también el momento para preparar un plan de administración de ámbito para controlar los cambios de los objetivos del proyecto.

Para proyectos pequeños, no resulta necesario escribir documentos completos para otros para revisar. Sin embargo, las instrucciones de este artículo será útiles cuando escribe notas sobre el proyecto para sus propios registros.

Sugerencia  Este artículo es parte de una serie de artículos incluida dentro del Mapa del proyecto que describe un amplio conjunto de actividades de administración del proyecto. Estas actividades se denominan "objetivos" porque se organizan alrededor del ciclo de vida de administración del proyecto: crear un plan, seguir y administrar un proyecto, y cerrar un proyecto.

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Hombre con los planos de un proyecto

número 1 Definir los objetivos del proyecto     Objetivos de proyecto claros son cruciales porque el éxito del proyecto vendrá determinado por la cercanía de cumplir los objetivos. 

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Un objetivo de proyecto claro es al mismo tiempo concreto y medible. Evite objetivos imprecisos como "Crear entregas de última generación". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

  • Una lista de las entregas del proyecto.

  • Las fechas de vencimiento específica tanto para los hitos intermedios para la realización del proyecto final.

  • Criterios de calidad específicos que deben cumplir las entregas.

  • Límites de costes que el proyecto no debe superar.

Para los objetivos ser eficaz, de todos los partes interesadas del proyecto así como los patrocinadores, que son de financiación del proyecto, deben aceptar oficialmente los objetivos. A menudo el jefe de proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto.

Si el documento se creó en un programa que no sea Microsoft Office Project 2007, como Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office OneNote 2007, puede adjuntar el documento al archivo de proyecto para facilitar el acceso.

Usted puede aprender cómo empezar a trabajar con OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

Si está utilizando Microsoft Office Project Web Access 2007, puede cargar fácilmente documentos justificativos en el inicio de un proyecto. Esto es útil si su equipo no tiene una carpeta compartida o el sitio Web que contiene información que es relevante para proyectos u otros esfuerzos en el ámbito empresariales.

Si está utilizando Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, también puede cargar documentos. Además, puede controlar los proyectos a través de iniciación y el proceso de aprobación antes de implementarlos. Cuando se inician nuevos proyectos, se pueden evaluar con los objetivos de la organización.

Nota  También puede colocar información en el nivel de proyecto en el cuadro comentarios del cuadro de diálogo Propiedades de un proyecto. Esto le ayudará a localizar documentos y proyectos después de que comience un proyecto.

Número 2 Identificar los supuestos del proyecto     Durante la fase de diseño de un proyecto, probablemente tendrá muchas preguntas sin responder, importantes. ¿Por ejemplo, cuándo recursos clave estará disponibles para empezar a trabajar? ¿Y cuánto tiempo pasará a una nueva toma de proceso? 

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Para comenzar a planear, hacer conjeturas y, a continuación, usar esas estimaciones para crear la programación.

Es importante realizar un seguimiento de las decisiones que tome, por lo que:

  • Patrocinadores y participantes en el proyecto pueden criticar los supuestos y, a continuación, formalmente acepta un conjunto de supuestos del proyecto.

  • Puede actualizar la programación cuando se dispone de información adicional acerca de estos factores.

Considere estas áreas del proyecto al identificar sus hipótesis subyacentes:

  • Las entregas de otros proyectos o departamentos: si el proyecto depende del trabajo de otros, ¿se comprenden la dependencia y de acuerdo a las fechas de entrega?

  • ¿Disponibilidad de recursos y uso (incluyendo personas, materiales y equipamiento): si no se administran algunas de las personas que trabajan en el proyecto, que lo hace? ¿Y esa persona aprobado el uso de estos recursos?

  • ¿Las duraciones de tareas: son su tarea calcula basándose en la información sólida o adivina?

  • Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene costo para el proyecto? ¿Quién debe aprobar su presupuesto o aumentarlo si es necesario?

  • Tiempo disponible: si está trabajando hacia un conocido fecha límite, ¿puede realista completar todas las tareas con un nivel de calidad aceptable?

  • Entregas: ¿La lista de dependencias del proyecto y deliverables (productos) coincide con lo que esperan los clientes y otros partes interesadas ? ¿Si debe comprometer con una entrega, han acordado los interesados en los aspectos de la entrega se pondría en peligro primero?

Estas son sólo algunas cuestiones a considerar antes de comenzar cualquier proyecto complejo. El éxito final del proyecto depende de identificar los supuestos y planes de copia de seguridad como lo hace en la realización de los previstos.

El 2007 Microsoft Office system ofrece a una serie de soluciones de software que puede utilizar para ayudarle a entender las complejidades de un proyecto antes de comenzar a trabajar con el proyecto. Por ejemplo, puede crear un diagrama de flujo de funciones cruzadas compleja o un blog para capturar ideas de los miembros del equipo a medida que piense en planes de proyecto.

Número 3 Identificar las restricciones del proyecto     Las restricciones en un proyecto son factores que podrían limitar las opciones del jefe de proyecto. 

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Normalmente, los tres principales restricciones son:

  • Programar, como una fecha de finalización fija o una fecha límite para una mayor hito.

  • Recursos, como un presupuesto de predefinidos.

  • Ámbito, como el requisito de que se desarrollen tres modelos del producto.

Al cambiar una de esas restricciones, normalmente afecta a las otras dos y puede afectar a la calidad general.

Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores que necesitará (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito).

El jefe de proyecto, a continuación, determina si este intercambio es aceptable. A este concepto se le denomina "las restricciones triples de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, enumere las restricciones de su proyecto con el objeto de garantizar que todas las partes interesadas del proyecto tengan conocimiento de ellas y cuenten con la oportunidad de hacer comentarios en la lista.

También vale la pena que las partes interesadas se pongan de acuerdo sobre cómo responder a las restricciones inesperadas que surjan durante el proyecto.

Por ejemplo, si los costos de mano de obra resultan para ser mayor de lo esperado, los participantes pueden ser dispuestos a reducir el alcance del proyecto de maneras específicos y predefinidos.

Nota  En el proyecto, la palabra "restricción" significa una restricción o limitación que se establece en un tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o finalizar después de una fecha determinada.

Número 4 Preparar un plan de administración del ámbito     Después de identificar los objetivos, supuestos y restricciones de su proyecto, está listo para redactar un plan de administración del ámbito. 

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El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para su realización.

El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán en el proyecto los cambios en el ámbito.

Este plan es útil porque los equipos de proyectos a menudo deben ajustar sus objetivos durante un proyecto.

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

  • Una evaluación de la probabilidad de cambio del ámbito, con qué frecuencia y cuánto.

  • Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios en el ámbito.

    Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede decidir que el responsable de la cuadrilla pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio de diseño que cueste menos de 1.000 €, pero si el cambio cuesta más de eso, el jefe de proyecto y el cliente deben volver a evaluar el ámbito del proyecto en términos de coste, recursos y otros factores.

  • Se debe identificar un plan para saber qué hacer cuando se identifica un cambio de ámbito (por ejemplo, se le debe notificar al patrocinador y emitir una orden de cambio de contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir como base para el plan de contingencia del proyecto.

Aunque puede crear un plan de administración de ámbito con el proyecto, los jefes de proyecto suelen crean con otros programas, como Word 2007 o en OneNote 2007.

Usted puede aprender cómo empezar a trabajar con OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

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Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Project 2007, Project Standard 2007



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