Objetivo: comenzar un proyecto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La fase de planificación de un proyecto puede abarcar un período de tiempo significativo e implican a muchas personas, por lo que es importante definir los objetivos, suposiciones y las restricciones del proyecto. La fase de planificación también es el tiempo para preparar un plan de administración del ámbito para controlar los cambios de los objetivos del proyecto.

Proyectos pequeños, es posible que no sea necesario escribir documentos completos para que otras personas a revisar. Sin embargo, las instrucciones de este artículo será útiles cuando escribe notas sobre el proyecto para sus propios registros.

Sugerencia: Este artículo es parte de una serie de artículos incluida dentro del Mapa del proyecto que describe un amplio conjunto de actividades de administración del proyecto. Estas actividades se denominan "objetivos" porque se organizan alrededor del ciclo de vida de administración del proyecto: crear un plan, seguir y administrar un proyecto, y cerrar un proyecto.

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Hombre con los planos de un proyecto

número 1 Definir los objetivos del proyecto     Objetivos claros son fundamentales porque el éxito del proyecto vendrá determinado por esos objetivos los objetivos. 

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Un objetivo de proyecto claro es al mismo tiempo concreto y medible. Evite objetivos imprecisos como "Crear entregas de última generación". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

  • Una lista de entregas del proyecto.

  • Fechas de vencimiento específicas, para la realización final del proyecto y de los hitos intermedios.

  • Criterios de calidad específicos que deben cumplir las entregas.

  • Límites de costes que el proyecto no debe superar.

Para que los objetivos sea efectiva, todos los proyectos partes interesadas así como los patrocinadores, que financian el proyecto, deben aceptar oficialmente los objetivos. A menudo el jefe de proyecto crea un documento de objetivos que se convierta en una parte permanente del proyecto.

Si el documento se creó en un programa que no sea Microsoft Office Project 2007, como Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office OneNote 2007, puede adjuntar el documento a su archivo de proyecto para facilitar el acceso.

Puede aprender cómo empezar a trabajar con OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

Si está utilizando Microsoft Office Project Web Access 2007, puede cargar fácilmente los documentos de apoyo al comienzo de un proyecto. Esto es útil si su equipo no tiene una carpeta compartida o el sitio Web que contiene la información que es relevante para los proyectos u otras iniciativas corporativas.

Si está utilizando Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, también puede cargar documentos. Además, puede seguir proyectos durante la iniciación y el proceso de aprobación antes de implementar ellos. Como se inician nuevos proyectos, puede evaluarlos según los objetivos de la organización.

Nota: También puede colocar información en el nivel de proyecto en el cuadro de comentarios del cuadro de diálogo Propiedades de un proyecto. Esto le ayudará a encontrar documentos y proyectos después de que comience un proyecto.

Número 2 Identificar las hipótesis del proyecto     Durante la fase de planificación de un proyecto, es probable que tenga muchas preguntas sin respuesta, importantes. ¿Por ejemplo, cuándo recursos clave estará disponibles para empezar a trabajar? ¿Y cuánto tiempo pasará a una nueva toma de proceso? 

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Para comenzar a planificar, realizar conjeturas informadas y, a continuación, usar las previsiones correspondientes para crear la programación.

Es importante realizar un seguimiento de las decisiones que tome, para que:

  • Patrocinadores y participantes en el proyecto pueden evaluar las suposiciones y, a continuación, formal está de acuerdo con un conjunto de hipótesis del proyecto.

  • Puede actualizar la programación cuando tiene información adicional acerca de estos factores.

Considere estas áreas del proyecto al identificar sus hipótesis subyacentes:

  • Las entregas de otros proyectos o departamentos: si su proyecto depende del trabajo de otros, ¿comprenden su dependencia y aceptan las fechas de entrega?

  • ¿Disponibilidad de recursos y el uso (incluidos personas, materiales y equipo): si no se administran algunas de las personas que trabajan en su proyecto, que función? ¿Y esa persona aprobado el uso de estos recursos?

  • ¿Las duraciones de tareas: son la tarea calcula basándose en la información sólida o conjeturas?

  • ¿Costos del proyecto: cuán importante es el coste a su proyecto? ¿Quién es necesario aprobar el presupuesto o incrementar si es necesario?

  • ¿Tiempo disponible: si está trabajando con una conocidos fecha límite, puede pueden completar todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

  • Entregas: ¿Su lista de dependencias entre proyectos y las entregas coincide con lo que esperan los clientes y otros partes interesadas ? Si debe peligro en una entrega, han acordado los participantes en ¿ha resultado comprometidas qué aspectos de la entrega primero?

Estos son unos pocos problemas para tener en cuenta antes de comenzar cualquier proyecto compleja. El éxito final del proyecto depende de la identificación de hipótesis y realización de planes de copia de seguridad como lo hace en llevar a cabo lo que planeó.

El 2007 Microsoft Office system ofrece a una serie de soluciones de software que puede usar para ayudarle a entender las complejidades de un proyecto antes de empezar a trabajar con el proyecto. Por ejemplo, puede crear un diagrama de flujo de funciones cruzadas compleja o un blog para capturar ideas de los miembros del equipo mientras lluvia de ideas de planes de proyecto.

Número 3 Identificar las restricciones del proyecto     Las restricciones de un proyecto son factores que pueden limitar las opciones del jefe de proyecto. 

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Normalmente, los tres principales restricciones son:

  • Programación, como una fecha de finalización fija o una fecha límite para una mayor hito.

  • Recursos, como un predefinidos presupuesto.

  • Ámbito, como el requisito de que se desarrollen tres modelos del producto.

Al cambiar una de esas restricciones, normalmente afecta a las otras dos y puede afectar a la calidad general.

Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores que necesitará (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito).

El jefe de proyecto, a continuación, determina si este intercambio es aceptable. A este concepto se le denomina "las restricciones triples de la administración de proyectos" o "el triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, enumere las restricciones de su proyecto con el objeto de garantizar que todas las partes interesadas del proyecto tengan conocimiento de ellas y cuenten con la oportunidad de hacer comentarios en la lista.

También vale la pena que las partes interesadas se pongan de acuerdo sobre cómo responder a las restricciones inesperadas que surjan durante el proyecto.

Por ejemplo, si los costos de trabajo resultan para ser mayor de lo previsto, los participantes pueden dispuestos a reducir el ámbito del proyecto de formas específicas, predefinido.

Nota: En Project, la palabra "restricción" significa una restricción o limitación que ha configurado en un tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o finalizar después de una fecha determinada.

Número 4 Preparar un plan de administración del ámbito     Después de identificar los objetivos, suposiciones y restricciones de su proyecto, ya está listo para hacer un borrador de un plan de administración del ámbito. 

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El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para su realización.

El plan de administración del ámbito es un documento que describe cómo se administrará el ámbito del proyecto y cómo se integrarán en el proyecto los cambios en el ámbito.

Este plan es útil porque los equipos del proyecto a menudo deben ajustar sus objetivos durante un proyecto.

Un plan de administración del ámbito puede incluir:

  • Una evaluación de la probabilidad de cambio del ámbito, con qué frecuencia y cuánto.

  • Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios en el ámbito.

    Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede decidir que el responsable de la cuadrilla pueda aprobar el trabajo si el cliente solicita un cambio de diseño que cueste menos de 1.000 €, pero si el cambio cuesta más de eso, el jefe de proyecto y el cliente deben volver a evaluar el ámbito del proyecto en términos de coste, recursos y otros factores.

  • Se debe identificar un plan para saber qué hacer cuando se identifica un cambio de ámbito (por ejemplo, se le debe notificar al patrocinador y emitir una orden de cambio de contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir como base para el plan de contingencia del proyecto.

Aunque puede crear un plan de administración del ámbito con Project, los jefes de proyecto normalmente los crean con otros programas, como Word 2007 o de OneNote 2007.

Puede aprender cómo empezar a trabajar con OneNote 2007 en Microsoft Office Online.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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