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En esta versión, las mejoras se han centrado en proporcionar medios para que la administración del trabajo y la realización de las tareas se puedan completar de un modo fácil y eficaz. Las mejoras que se han realizado en Project Web App para Microsoft Project Server 2013 van dirigidas a jefes de proyecto, miembros de equipos, jefes de cartera de proyectos y administradores de sitios. Asimismo, se han agregado nuevas características a Microsoft SharePoint Foundation 2013 que facilitan la integración con Project Web App para Project Server 2013. Este artículo describe las distintas áreas de mejora.
En este artículo:
Aprobación y generación de informes de estado de tareas y horas
Los miembros de equipos apreciarán un cambio importante en la interfaz de usuario (UI) de las planillas de horas trabajadas. Las opciones disponibles en la cinta de opciones se han dispuesto en varias pestañas y las funciones que se usan con mayor frecuencia se han agrupado en una sola pestaña para simplificar el proceso de generación de informes. Agregar líneas a una planilla de horas trabajadas es ahora es más sencillo y las líneas administrativas se pueden transferir de una planilla a otra. Asimismo, los datos de trabajo administrativos no pertenecientes a proyectos se encuentran disponibles para las aplicaciones de terceros y la generación de informes internos, aunque no se realiza el seguimiento posterior de los mismos en los proyectos o las tareas de los miembros del equipo.
También observarán mejoras los usuarios que deben aprobar el estado de las tareas y las horas que envían los miembros del equipo. Los cambios que se han realizado en el proceso de aprobación permiten a las organizaciones obtener una alineación más precisa con los procesos empresariales existentes. En particular:
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Es posible agregar al proceso de aprobación eventos que permiten a posibles aplicaciones de terceros implementar un flujo de trabajo de aprobación de planillas de horas trabajadas.
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Se pueden ajustar las comprobaciones de los totales de las planillas de horas trabajadas para que incluyan a los empleados a tiempo parcial.
Otra novedad de Project Web App es que ya se pueden guardar de forma permanente los datos históricos de las planillas de horas trabajadas. De este modo, las organizaciones pueden mantener registros de planillas de horas trabajadas anteriores por motivos de cumplimiento o por cualquier otro motivo, sin que ello afecte al rendimiento de forma significativa.
Funcionalidad mejorada de administración de proyectos
El elemento web de la programación de Project Web App se ha mejorado para proporcionar mayor velocidad de acceso a los datos y una paridad más precisa con el motor de programación de la aplicación cliente de Microsoft Project 2013. Estas las actualizaciones incluyen las siguientes posibilidades:
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Programar todo el plan del proyecto en lugar de únicamente la tarea actual, sin necesidad de hacer clic en Calcular ni presionar F9.
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Asignar a las tareas los recursos materiales y de costo.
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Asignar fechas límite a las tareas.
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Los campos personalizados de fórmulas se actualizan de forma inmediata mientras trabaja con ellos en Project Web App.
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Definir tareas de trabajo fijo o condicionadas por el esfuerzo con funcionalidad completa.
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Al editar un proyecto, si no se realiza ninguna acción durante el período de tiempo establecido, se considerará agotado el tiempo de espera de la sesión de edición para conservar la memoria útil. Los tiempos de espera también resultan necesarios para recuperarse de posibles errores de disco, de red o del suministro de energía.
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El elemento web de la programación incluye una escala de tiempo visual de las tareas del proyecto.
Integración entre Microsoft Exchange Server y Project Web App
La integración de Exchange Server se mejora en Project Web App, de modo que los miembros de equipos pueden informar del progreso de tareas a través de Microsoft Outlook, Outlook Web App o incluso con un dispositivo móvil conectado a Exchange. Al integrar Project Web App con una herramienta que la mayor parte de los usuarios tienen abierta de forma permanente, se facilita la generación de informes de estado de tareas y horas.
Además de la integración a nivel de tarea, Project Web App ahora incluye la Integración con Fuera de la oficina. Ahora, al programar el trabajo de un proyecto, ya puede configurar Project Web App para que tenga en cuenta las horas definidas como fuera de la oficina en el calendario de Exchange de un usuario. El calendario de Outlook de un usuario se sincroniza con su calendario de recursos, de modo que, si una hora se marca como fuera de la oficina en Outlook, el motor de programación de Project Web App lo tiene en cuenta a la hora de planificar las horas para sus tareas relacionadas con ese tiempo de fuera de la oficina. De esta forma, se elimina la necesidad de realizar nuevas programaciones para incluir los períodos de vacaciones.
Acceso móvil a los datos de los proyectos
Una novedad de Project Web App es la posibilidad de acceso móvil a los datos de los proyectos. Ahora se incluye un sitio para móvil basado en web que permite a los miembros de equipos y jefes de proyecto ver el estado de un proyecto en un solo golpe de vista desde un dispositivo móvil. Con el sitio táctil para móvil, puede obtener acceso a los documentos más relevantes de un proyecto y editarlos, e incluso realizar tareas básicas de edición en planes de proyectos, desde un dispositivo Windows Phone 7.5 (con Internet Explorer 9), Apple iPhone o Android.
Centro de inteligencia empresarial mejorado y disponibilidad de informes
En Project Web App, se ha mejorado la funcionalidad de generación de informes del Centro de inteligencia empresarial para perfeccionar la experiencia del usuario con una interfaz de usuario más desarrollada, y un conjunto de informes y paneles de visualización optimizada. Los nuevos informes ofrecen grandes posibilidades de personalización y, con el nuevo servicio OData, se habilita la creación de informes ad-hoc en línea.
Administración de propuestas
Las características de administración de propuestas se introdujeron en Microsoft Project Server 2010. Administración de la demanda se resumen todas las propuestas de trabajo en un solo lugar, tomando estas propuestas a través de un proceso de gobierno de varias fases, toma decisiones sobre qué propuestas debe aprobar y realiza un seguimiento del progreso de su ejecución hasta que el trabajo se haya completado. Una mejora clave en Project Web App para Project Server 2013 es la capacidad de usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para crear Project Web App flujos de trabajo para la administración de la demanda.
Project Web App para Microsoft Project Online
El lanzamiento de Project Web App para Project Server 2013 coincide con el lanzamiento de un nuevo servicio de Microsoft 365, Project Web App para Microsoft Project Online. Con Project Web App para Project Online, todas las tareas de mantenimiento operativo se gestionan a través de un servicio hospedado, exceptuando únicamente las tareas administrativas de la oficina de dirección de proyectos, como la configuración de usuarios, planillas de horas trabajadas, campos personalizados y vistas. Los jefes de cartera de proyectos, jefes de proyecto y miembros de equipos pueden obtener acceso a Project Web App para Project Online desde cualquier ubicación con conexión a Internet. Project Online también puede incluir Microsoft Project para Office 365, una versión de suscripción de Microsoft Project Profesional 2013 descargable.
Sitios de Project y Mis tareas en SharePoint Foundation 2013
Microsoft SharePoint Foundation 2013 incluye varias características nuevas que permiten usar la funcionalidad básica de administración de proyectos sin necesidad de instalar Project Web App. Aunque, si también se instala Project Web App, estas características de SharePoint se mejoran e incorporan las características más complejas de administración de proyectos de Project Web App.
Un gran logro de la integración de SharePoint consiste en la posibilidad de consolidar todo el trabajo de una persona en un único sitio. En SharePoint Foundation 2013, ese “único sitio” puede ser un sitio de proyecto (que todavía sería más útil para un equipo que trabajara en un mismo proyecto) o el sitio personal de un usuario.
Sitios de proyecto
Los sitios de proyecto permiten a los usuarios de una organización colaborar eficazmente en proyectos ligeros. Los jefes de proyecto pueden obtener rápidamente un sentido de lo que sucede en un proyecto, y los miembros del equipo pueden ver rápidamente cómo encaja su trabajo en el contexto general. Los sitios de proyecto también permiten a los equipos acceder y compartir datos, documentos y comunicaciones relevantes.
Un sitio de proyecto ofrece:
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Una escala de tiempo visual de las tareas de los proyectos
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Las programaciones completas de las tareas de los proyectos
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Biblioteca para almacenar los documentos más relevantes del proyecto
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Bloc de notas para capturar y organizar rápidamente la información sobre el proyecto
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Calendario compartido con los eventos de los equipos
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Capacidad de conectar con la aplicación cliente de Project 2013
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Capacidad de conectar con Project Web App
Si se conecta SharePoint Foundation 2013 con Microsoft Exchange Server 2013, el sitio de proyecto también puede contener un buzón del equipo con las comunicaciones unificadas que se realizan sobre el proyecto según va avanzando. Si el sitio de proyecto forma parte de una colección de sitios asociada con Project Web App, también puede usarse para capturar problemas, riesgos y entregas.
Tal como se indica en Listas de tareas de SharePoint en Project Web App, la lista de tareas de un sitio de proyecto puede transferirse al Centro de proyectos de Project Web App si se desea incluirla en análisis de disponibilidad de recursos e informes. Si aumenta la complejidad de un proyecto, la lista de tareas del sitio de proyecto correspondiente puede convertirse en un proyecto empresarial y administrarse con Project Web App.
Mis tareas en el sitio personal de un usuario
Si lo desea, un usuario puede usar la página Mis tareas desde su sitio personal para ver, en una única ubicación, una agregación de las tareas de las listas de tareas de SharePoint, Outlook, OneNote y Project Web App. En lugar de navegar a los distintos productos, listas, sitios y colecciones de sitios para ver y editar tareas, el usuario sólo tiene que obtener acceso a la página Mis tareas para ver una colección de todos los elementos que necesite en una única ubicación.
La página Mis tareas permite actualizar las tareas existentes de Project Web App y los resultados se sincronizan con Project Web App. Por ejemplo, si cambia el estado de una tarea activa de Project Web App a “Completado” en la página Mis tareas, el cambio se reenviará a Project Web App.
La página Mis tareas incluye diversas características para facilitar la organización de las tareas:
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Escala de tiempo La escala de tiempo ofrece una representación visual de las tareas próximas y recientes asignadas a un usuario. De forma predeterminada, proporciona una vista de todas las tareas del período que comprende desde la semana anterior hasta las tres semanas siguientes. Sus opciones de personalización son numerosas y se ha diseñado para facilitar la visualización de tareas del modo que resulte más eficaz al usuario.
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Tareas importantes Use la marca Importante para especificar tareas de alta prioridad o relevancia.
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Vistas y filtros Las tareas se pueden ver y filtrar de varias maneras, lo que le permite ver las tareas que desea ver, la manera en que desea verlas.
