Normalizar los datos con el analizador de tablas

Normalizar los datos con el analizador de tablas

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Al importar datos, a veces los datos de origen no se dividen adecuadamente en tablas relacionadas. Para beneficiarse al máximo de Access, los datos se tienen que normalizar – separarse en diferentes tablas, cada una de ellas sobre un aspecto, que estén relacionados por fragmentos clave de información. El analizador de tablas puede ayudarle con esta tarea crítica: en la cinta de opciones, haga clic en Herramientas de base de datos, y en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se iniciará un asistente, que le guiará por el proceso.

Nota: La información en este tema se aplica solo a una base de escritorio de Microsoft Access (.mdb o .accdb).

Dos tablas creadas a partir de una tabla y la consulta que recupera su datos

1. tabla original

2. tablas creadas por el analizador de tablas

3. consulta creada por el analizador de tablas

4. lista de búsqueda de

Si su Base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene información de repetición en uno o más campos, use el analizador de tablas para dividir los datos en tablas relacionadas de manera que pueda almacenar datos con mayor seguridad y eficacia. Este proceso se denomina normalización.

El analizador de tablas divide una tabla que contiene información de repetición en tablas independientes en las que cada tipo de información se almacena solo una vez. Esto hace que la base de datos sea más eficaz y sencilla de actualizar, y reduce su tamaño. Una vez que el asistente divide los datos, todavía puede ver y trabajar con los datos en un lugar haciendo que el asistente cree una consulta.

Puede usar la consulta para actualizar datos desde más de una tabla al mismo tiempo. La consulta también ofrece otras características para ahorrar tiempo con el fin de aumentar la precisión de los datos.

  • Si cambia un campo que se repite en la consulta, todos los registros con dicho valor se actualizan automáticamente porque realmente solo está actualizando un campo en la tabla subyacente de la consulta.

  • Desde las nuevas tablas, la consulta hereda los campos de búsqueda, lo que le permite cambiar los valores de campo eligiendo valores en una lista en lugar de tener que escribir un valor correctamente. La lista de búsqueda busca valores desde la tabla subyacente. Cuando el mismo valor se aplica a más de un registro, puede asegurar la precisión y coherencia eligiendo el valor en la lista cada vez.

  • Formularios e informes que estaban basados en la tabla original automáticamente dependerá la consulta ahora, pues el asistente asigna el nombre de la tabla original a la consulta y cambia el nombre de la tabla.

  • Los informes y los formularios existentes basados en la consulta heredarán actualizaciones de campo automáticas. Los nuevos formularios e informes heredarán listas de búsqueda.

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