Mover una plantilla de formulario publicada a una nueva biblioteca de SharePoint

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En este artículo

Información general

Antes de empezar

Obtener una copia de la plantilla de formulario

Paso 1: Publicar la plantilla de formulario en la nueva biblioteca de documentos

Paso 2: Copiar y volver a vincular los formularios existentes

Información general

Después de publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos para los usuarios puedan rellenar, debe mover esa plantilla de formulario a otra biblioteca de documentos. Por ejemplo, tendrá que mover la plantilla de formulario a un servidor con más capacidad para que más usuarios puedan rellenar formularios al mismo tiempo. Algunos usuarios pueden ya han rellenado formularios basados en la plantilla de formulario que se ha almacenado en la biblioteca de documentos original. Al mover la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, desea mover esos formularios existentes, demasiado. También desea asegurarse de que los formularios existentes funcionarán en la nueva biblioteca de documentos antes de archivar o eliminar la biblioteca de documentos antigua.

Sugerencia: Antes de mover plantillas de formulario publicadas a una nueva biblioteca de documentos, cree un plan que incluya informar a los usuarios que sus formularios se han movido a una nueva biblioteca de documentos. Desea que los usuarios a usar la nueva biblioteca de documentos para almacenar nuevos formularios o modificar los formularios existentes. El plan también debe incluir un proceso para archivar o eliminar la biblioteca de documentos original.

Para mover una plantilla de formulario y los formularios existentes a una nueva biblioteca de documentos, primero debe publicar la copia de trabajo de la plantilla de formulario en la nueva biblioteca de documentos. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe.

Sugerencia: Si no tiene una copia de la plantilla de formulario, puede guardar una copia de la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos original en el equipo para usar como una copia de trabajo.

Después de publicar la copia de trabajo en la nueva biblioteca de documentos, debe copiar los formularios de la biblioteca de documentos antigua a la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, volver a vincular los formularios en la nueva biblioteca de documentos a la plantilla de formulario recién publicado.

Si necesita realizar cambios como resultado de mover la plantilla de formulario, realice estos cambios antes de publicar la plantilla de formulario. Por ejemplo, también puede cambiar la ubicación de los orígenes de datos que se usan en los formularios basados en esta plantilla de formulario como resultado de mover la plantilla de formulario. En este caso, debe cambiar la conexión de datos en la plantilla de formulario a la nueva ubicación de los orígenes de datos externos antes de publicar la plantilla de formulario. Buscar vínculos a más información acerca de cómo cambiar las conexiones de datos en la sección Vea también.

Nota: Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardar una plantilla de formulario. Al publicar una plantilla de formulario, el Asistente para la publicación agrega la ubicación de publicación y procesamiento de instrucciones para la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir formularios basados en esta plantilla de formulario. Al guardar una plantilla de formulario, va a guardar una copia de la plantilla de formulario, igual que cuando guarda un archivo en el equipo. Siempre debe usar al Asistente para la publicación cuando desee hacer disponible para los usuarios a rellenar la plantilla de formulario.

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Antes de empezar

Antes de mover la plantilla de formulario y los formularios existentes que se basan en la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, necesitará la siguiente:

  • La copia de trabajo de la plantilla de formulario    Se trata de una copia de la plantilla de formulario que va a modificar y, a continuación, volver a publicar en la nueva biblioteca de documentos. La copia de trabajo puede almacenarse en el equipo o en un programa de control de versiones, como Visual SourceSafe.

  • Las ubicaciones de los nuevos orígenes de datos externos    Si los formularios que se basan en la plantilla de formulario usan orígenes de datos externos que han cambiado, necesitará las nuevas ubicaciones de los orígenes de datos externos. Compruebe con el administrador que usted y sus usuarios tienen los permisos adecuados para usar los orígenes de datos externos. Si la plantilla de formulario utiliza valores en un archivo de conexión de datos para conectarse a un origen de datos externo, compruebe que el archivo de conexión de datos se ha actualizado con la nueva ubicación del origen de datos externo.

  • Los derechos correspondientes en el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0    Necesitará los derechos adecuados en el servidor para publicar una plantilla de formulario y copiar los formularios existentes de la biblioteca de documentos antigua a la nueva biblioteca de documentos. Póngase en contacto con el administrador del servidor para asegurarse de que tiene estos derechos.

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Obtener una copia de la plantilla de formulario

Si desea modificar una plantilla de formulario que se ha publicado en una biblioteca de documentos o en una ubicación de red compartida y no tiene una copia de la plantilla de formulario, puede guardar una copia de trabajo de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación en el equipo.

Sugerencia: Considere la posibilidad de usar un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe, para administrar las copias de trabajo de las plantillas de formulario.

Guardar una copia de la plantilla de formulario de una biblioteca de documentos en el equipo

  1. En un explorador Web, abra la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

  2. En el menú configuración, haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca de formularios.

  3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  4. En la sección Plantilla de documento, haga clic en Modificar plantilla.

    Se abrirá la plantilla de formulario en Microsoft Office InfoPath.

  5. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en .

  6. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

  7. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en Aceptar.

  8. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación donde desea guardar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.

Guardar una copia de la plantilla de formulario de la carpeta de red compartida en el equipo

  1. En el menú archivo, haga clic en Diseño de una plantilla de formulario.

  2. Abrir una plantilla de formulario, haga clic en Mi PC.

  3. Vaya a la carpeta de red compartida de la plantilla de formulario, haga clic en la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Abrir.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

  5. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath, haga clic en Aceptar.

  6. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una ubicación distinta de la original publicar la ubicación donde desea guardar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Paso 1: Publicar la plantilla de formulario en la nueva biblioteca de documentos

  1. Abra la copia de trabajo de la plantilla de formulario en modo de diseño.

  2. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  3. En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint que contiene la nueva biblioteca de documentos que desea mover la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. Haga clic en crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre y una descripción para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. Elija los campos de la plantilla de formulario que desea que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar.

    2. Seleccione el campo que desea agregar como una columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.

      • Seleccione la columna de sitio en la lista del grupo de columnas de sitio, seleccione un nombre en la lista nombre de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota: Si ha seleccionado un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o todos los valores de combinar.

    3. Haga clic en Aceptar.

    Buscar vínculos a más información acerca de cómo mostrar datos en columnas en una biblioteca de documentos en la sección Vea también.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En la siguiente página del asistente, compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  11. Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso de rellenar un formulario que se basa en esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    Se abrirá la biblioteca de documentos en un explorador. Al hacer clic en nuevo en la barra de herramientas de lista, se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en Microsoft Office InfoPath.

Después de publicar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, puede copiar los formularios existentes que se basan en la versión anterior de la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos antigua a la nueva biblioteca de documentos. Después de copiar los formularios existentes, puede volver a vincular los formularios existentes a la nueva versión de la plantilla de formulario. Si no vincula los formularios existentes, es posible que los usuarios no podrán abrir los formularios existentes.

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Paso 2: Copiar y volver a vincular los formularios existentes

Este procedimiento supone que son las bibliotecas de documentos en un servidor que se está ejecutando Windows SharePoint Services 3.0.

  1. Abra la biblioteca de documentos antigua en un explorador Web.

  2. En el menú Ver, haga clic en Vista del explorador.

  3. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione cada formulario que desee mover y, a continuación, haga clic en uno de los formularios.

  4. En el cuadro de diálogo de Internet Explorer, haga clic en y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  5. Abra la nueva biblioteca de documentos.

  6. Seleccione una vista, haga clic en Vista del explorador.

  7. Haga clic en el área en blanco de la ventana de la carpeta.

  8. En el cuadro de diálogo de Internet Explorer, haga clic en y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  9. En el menú Ver, haga clic en Volver a vincular documentos.

  10. En la columna volver a vincular, active la casilla de verificación para cada formulario que desee vincular a la nueva plantilla de formulario.

  11. En la barra de herramientas de lista, haga clic en Volver a vincular documentos seleccionados.

Después de volver a vincular los formularios existentes a la nueva plantilla de formulario, los usuarios pueden cambiar los formularios existentes que copió en la nueva biblioteca de documentos o rellenar formularios nuevos basados en la plantilla de formulario recién publicado.

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