Mejorar la eficiencia de la entrada de datos mediante los campos de búsqueda

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Crear un campo de búsqueda en las tablas de Microsoft Office Access puede mejorar la eficiencia del proceso de entrada de datos para una base de datos. Un campo de búsqueda puede mostrar un valor fácil de usar que esté enlazado a otro valor de la tabla de datos de origen o lista de valores. Por ejemplo, el campo de búsqueda puede mostrar un nombre de contacto que esté enlazado al número de identificación de contacto respectivo ubicado en otra tabla, consulta o lista.

En este artículo, se describen los tipos de campos de búsqueda y se muestra cómo y cuándo crear cada tipo de campo.

¿Qué desea hacer?

Elegir un tipo de campo de búsqueda

Crear campos de búsqueda

Cuándo usar varios valores en un campo de búsqueda

Quitar una propiedad de búsqueda

Elegir un tipo de campo de búsqueda

Un campo de búsqueda muestra una lista de valores en la que el usuario puede elegir el valor deseado. Esto puede transformar la entrada de datos en un proceso más rápido y exacto. Cuando los datos escritos en un campo ya existen en otra tabla, puede evitar la duplicación y los posibles errores que pueden surgir al escribir los datos nuevamente. Los campos de búsqueda pueden ser simples o complejos. Los campos de búsqueda simples permiten almacenar un solo valor mientras que los campos de búsqueda complejos o los campos de búsqueda de varios valores permiten almacenar varios valores que se muestran en un cuadro combinado o un control de cuadro de lista. Para cada entrada de un campo de varios valores, se "busca" un valor para mostrar según su valor enlazado correspondiente. Cuando se muestra o se obtiene acceso a un campo de búsqueda en una hoja de datos, este campo se denomina columna de búsqueda. Los dos tipos de campos de búsqueda que se pueden crear son una lista de búsqueda y una lista de valores.

Usar una lista de búsqueda

Cuando un campo de búsqueda se basa en una lista de búsqueda, el campo obtiene los datos de una tabla o consulta existentes de la base de datos. En este tipo de búsqueda, las tablas están relacionadas y, cuando los valores del origen de datos cambian, los datos actualizados están disponibles en el campo de búsqueda.

Usar una lista de valores de búsqueda

Cuando un campo de búsqueda se basa en una lista de valores de búsqueda, el campo de búsqueda obtiene los datos de una lista de valores que el usuario escribe al crear el campo. Este tipo de campo de búsqueda es ideal en los casos en los que existe un conjunto de valores limitado que no se modifica con frecuencia.

Crear campos de búsqueda

Puede crear un campo de datos en la vista Diseño o en la vista Hoja de datos. Para transformar un campo existente en un campo de búsqueda, use la vista Diseño y cambie el tipo de datos. Para agregar un nuevo campo de búsqueda, use una tabla o consulta existentes como origen de datos para el campo de búsqueda o cree su propia lista de valores. En las siguientes secciones, se describen ambas formas de crear un campo de búsqueda.

Crear un campo de búsqueda basado en un origen de datos de tabla o consulta

  1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos y haga clic en el encabezado de columna en el que desea crear el campo de búsqueda.

  2. Haga clic en el tipo de datos de búsqueda y relación.

    Vista del campo de búsqueda

  3. En el Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que campo de búsqueda busque los valores en otra tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: Si un campo de búsqueda está vinculado a una lista de SharePoint, todas las modificaciones a los datos se deben realizar en la lista de SharePoint.

  1. Para seleccionar el origen del valor del campo de búsqueda, seleccione la opción Tablas, Consultas o Ambas.

Si la aplicación se diseñó para la Web, pero la tabla de origen se encuentra en el modo de cliente, debe contar con una clave numérica principal. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error. En ese caso, primero debe crear una clave numérica principal para la tabla desde la vista Diseño y luego regresar al modo web para crear el campo de búsqueda. Para obtener más información sobre el diseño de una tabla en el modo web, vea Compilar una base de datos para compartir en la Web.

  1. Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.

  2. En la lista Campos disponibles, seleccione el campo que desea agregar y, a continuación, haga clic en el botón > para agregarlo a la lista Campos seleccionados. Asegúrese de que los campos seleccionados aparezcan en la lista Campos seleccionados. Repita el proceso hasta haber agregado todos los campos requeridos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. Si seleccionó varios campos y desea especificar opciones de ordenación para el campo de búsqueda, seleccione la flecha abajo ubicada junto al primer campo de ordenación y, a continuación, haga clic en el nombre del campo según el cual desea ordenar los valores.

  4. Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en el botón Ascendente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Para ajustar el ancho del campo de búsqueda, use el mouse para arrastrar la columna al ancho que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: Puede ajustar el ancho de columna del campo de búsqueda, pero si reduce el ancho de modo que deje de estar visible, el campo no aparecerá.

Sugerencia: Deje activada la casilla de verificación Ocultar la columna clave para que todos los que usen la columna de búsqueda vean solo los valores que desea que vean en el campo y no los valores del campo de la clave principal.

  1. Escriba un nombre de etiqueta para el campo de búsqueda.

  2. Para crear una columna de búsqueda de varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Nota: La casilla de verificación Permitir varios valores debe estar activada para permitir el almacenamiento de varios valores. Vea la sección Cuándo usar varios valores en un campo de búsqueda.

Seleccionar la opción de búsqueda de varios valores en el Asistente para búsquedas

  1. Haga clic en Finalizar, haga clic en la pestaña archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Sugerencia: Para comprobar o cambiar las propiedades de un campo de búsqueda, abra la tabla en la vista Diseño y las propiedades están disponibles en la ficha de búsqueda, en Propiedades de campo.

Utilizar una tabla o una consulta como origen de datos para un campo de búsqueda

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Crear un campo de búsqueda basado en una lista de valores

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda en la columna Tipo de datos que corresponde a la columna que desea definir como un campo de búsqueda, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione un tipo de datos y, a continuación, haga clic en Asistente para búsquedas.

Nota: Si Access muestra un mensaje que indica que no se puede iniciar el Asistente para búsquedas, debe cambiar el tipo de datos del campo.

  1. En el Asistente para búsquedas, seleccione Escribiré los valores que desee y haga clic en Siguiente.

  2. En la siguiente página del Asistente, escriba el número de columnas que desea en la lista de búsqueda.

Nota: Puede ajustar el ancho de columna del campo de búsqueda, pero si reduce el ancho de modo que deje de estar visible, el campo no aparecerá.

  1. Escriba los valores que desea que aparezca en la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

Puede editar una lista de valores directamente en el cuadro de texto Origen de la fila ubicado en las propiedades del campo de búsqueda.

  1. Si especificó más de una columna en el paso 4, debe elegir qué columna usará para identificar cada valor de manera única. En el cuadro Campos disponibles, haga doble clic en la columna que desea usar para identificar de manera única cada valor y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: Este paso no aparece si no especificó más de una columna en el paso 4.

  1. En la siguiente página del Asistente, escriba un nombre de etiqueta para el campo de búsqueda.

  2. Si está creando una columna de búsqueda de varios valores, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Nota: La casilla de verificación Permitir varios valores debe estar activada para permitir el almacenamiento de varios valores. Vea la sección Cuándo usar varios valores en un campo de búsqueda.

  3. Haga clic en Finalizar y, a continuación, en para guardar los cambios.

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Cuándo usar varios valores en un campo de búsqueda

Considere la posibilidad de permitir varios valores y mostrarlos en el campo de búsqueda si se aplica alguna de las siguientes condiciones a la forma en que se usa la base de datos:

  • Actualmente posee una lista de valores que ofrece al usuario varias opciones de entrada de datos.

  • La base de datos obtiene acceso con frecuencia a un sitio de SharePoint.

  • La base de datos está vinculada a un sitio de SharePoint.

Si bien permitir el uso de varios valores en un campo resulta útil, puede reducir la funcionalidad de la base de datos al moverla a un servidor.

Precaución: Una vez que se crea un campo de búsqueda de varios valores cuyo origen de datos es una tabla existente, ya no se puede cambiar el tipo de datos ni el tamaño del campo de búsqueda sin eliminar primero las relaciones.

Establecer o cambiar propiedades del campo de búsqueda

Cuando usa el Asistente para búsquedas, las propiedades del campo de búsqueda se establecen de manera automática. Sin embargo, puede modificar estas propiedades para cambiar el comportamiento de un campo de búsqueda.

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  • Haga clic en el campo cuyas propiedades de búsqueda desea cambiar.

  • Haga clic en la pestaña Búsqueda.

  • Haga clic en la flecha desplegable ubicada junto a la propiedad que desea cambiar y seleccione la opción que desee.

La siguiente tabla contiene una lista de las propiedades del campo de búsqueda que puede establecer o cambiar.

Propiedad

Acción

Control de pantalla

Según el tipo de control, se puede establecer el tipo en uno de los siguientes:

Casilla de verificación de campos Sí/No solamente.

  • Cuadro de texto     Muestra el contenido que se han introducido por un usuario.

  • Cuadro de lista     Muestra una lista de valores en una ventana abierta.

  • Cuadro combinado     Muestra los valores seleccionados cuando cierra y la lista de valores al abrirse disponibles.

Nota: Configurar el Control de pantallapropiedad en el Cuadro de texto o casilla de verificación deshabilita las búsquedas.

Tipo de origen de la fila

Elija si desea rellenar el campo de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o bien de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de la fila

Especifique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para el campo de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila se establece en Tabla/Consulta o en Lista de campos, esta propiedad debe establecerse en el nombre de una tabla, consulta o instrucción SQL que represente la consulta. Si la propiedad Tipo de origen de la fila se establece en Lista de valores, esta propiedad debe contener una lista de valores separados por signos de punto y coma.

Columna enlazada

Especifique la columna en la propiedad Origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas de la propiedad Origen de la fila.

Número de columnas

Especifique el número de columnas del origen de la fila que se puede mostrar en la columna de búsqueda. Esta propiedad puede ser un valor entero de 1 a 255.

Encabezados de columna

Especifique si se desea mostrar encabezados de columna. El valor puede ser No (predeterminado) o Sí.

Ancho de columnas

Indique el ancho de cada columna. Por ejemplo, si no desea mostrar una columna, como un número de identificación, puede especificar 0 para el ancho.

Filas en lista

Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.

Ancho de la lista

Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.

Limitar a la lista

Elija si un usuario puede escribir un valor que no se encuentra en la lista.

Permitir varios valores

Especifique si el campo de búsqueda usa un campo multivalor y permite seleccionar varios valores. Esta configuración puede ser No (predeterminado) o Sí. Si selecciona , el usuario podrá seleccionar varios valores desde la propiedad Origen de la fila para cada registro. Para obtener más información sobre cómo usar esta opción, vea la sección Cuándo usar varios valores en un campo de búsqueda.

Permitir ediciones de lista de valores

Especifique si se pueden editar los elementos de un campo de búsqueda de lista de valores. Cuando se selecciona , al hacer clic con el botón secundario en el campo de búsqueda, aparece la opción de menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición de elementos de lista

Especifique un formulario existente que pueda usar para editar los elementos de lista en un campo de búsqueda.

Mostrar sólo valores de origen de fila

Sirve para mostrar solo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecido en .

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Quitar una propiedad de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla con la que desea trabajar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Seleccione el campo cuya propiedad de búsqueda desea quitar.

  3. Haga clic en la pestaña Búsqueda.

  4. En la lista desplegable Mostrar control, haga clic en Cuadro de texto y, a continuación, guarde el cambio.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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