Manual de formularios y plantillas de formularios para principiantes

Corresponde a

Service Pack 1 de Microsoft Office InfoPath® 2003

Puede utilizar InfoPath para diseñar formularios y rellenarlos. Según la tarea realizada, se utilizan distintos tipos de archivos. Por ejemplo, al diseñar un formulario se crea un archivo de plantilla de formulario (.xsn), que es un único archivo que contiene varios archivos auxiliares. Aunque es posible extraerlos, normalmente no es necesario.

A la inversa, cuando se rellena un formulario lo que se hace es rellenar un archivo de formulario (.xml), basado en su correspondiente plantilla.

Este artículo está dirigido a principiantes. Ofrece una introducción rápida a las plantillas de los formularios y a los formularios que se basan en ellas. En él se tratan los siguientes temas:

Lo que se diseña: la plantilla de formulario

Lo que rellenan los usuarios: el formulario

Componentes de una plantilla de formulario


Lo que se diseña: la plantilla de formulario

Las plantillas de formularios se crean en modo de diseño, el entorno de diseño de InfoPath. Una plantilla de formulario es un archivo con extensión .xsn. Este archivo .xsn define la estructura de datos, la apariencia y el comportamiento de los formularios terminados (archivos .xml).

Plantilla de formulario y formularios basados en ella

En realidad, una plantilla de formulario consiste en varios archivos comprimidos en uno solo, entre los que se incluyen uno varios archivos de esquema XML, un transformación XSL (Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo) por cada vista del formulario, un archivo XML para los datos que aparecen de manera predeterminada cuando se abre el formulario por primera vez, archivos de secuencias de comandos o ensamblados de código administrado, y un archivo de definición de formulario, denominado Manifest.xsf. Más adelante en este artículo abordaremos con más detalle estos archivos. De momento, lo importante es saber que una plantilla es, en realidad, un conjunto de archivos relacionados entre sí y que definen la forma de actuar y el aspecto de un formulario.

Una plantilla de formulario define muchas cosas, y entre ellas:

  • Los control, las etiquetas y el texto de instrucciones que aparecen en el formulario.

  • La forma de comportarse de los controles cuando los usuarios interactúan con ellos. Por ejemplo, puede conseguirse que una sección determinada aparezca cuando el usuario active una casilla de verificación y desaparezca cuando la desactive.

  • Si el formulario tendrá vistas adicionales. Por ejemplo, en una organización internacional se puede diseñar varias vistas del formulario para los distintos idiomas. O diseñar una vista de impresión que reúna datos de otras vistas.

  • Cómo y dónde se almacenan los datos del formulario. Por ejemplo, el formulario puede permitir a los usuarios enviar los datos a una base de datos, bien directamente o bien a través de un servicio Web. O bien se puede obligar a que el usuario guarde el formulario en un servidor determinado de una red.

  • Las fuentes, los colores y otros elementos de diseño utilizados en el formulario.

  • Si los usuarios podrán personalizar el formulario. Por ejemplo, puede permitir que agreguen filas adicionales a una tabla o sección de repetición, o a una sección opcional.

  • Si se avisará a los usuarios cuando cometan un error en el formulario o cuando olviden rellenar un campo obligatorio.

Cuando el diseño de la plantilla de formulario está terminado, se pone a disposición de los demás publicándola como archivo .xsn. Para obtener más información sobre la publicación de formularios, remítase a los vínculos de la sección Vea también.

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Lo que rellenan los usuarios: el formulario

En InfoPath, un formulario es un archivo que contiene datos .xml. Los usuarios pueden guardarlo como archivo .xml individual o enviar los datos .xml del formulario a una base de datos u otra ubicación. Para rellenar un formulario, el usuario tiene que tener InfoPath instalado en su equipo.

Como se ha comentado anteriormente, todos los formularios de InfoPath que los usuarios rellenan están basados en una plantilla de formulario, que determina su apariencia y comportamiento.

Para ilustrar la relación entre la plantilla de formulario y el formulario, imaginemos que ha diseñado una plantilla de formulario de informe de estado y la ha publicado para que la utilicen los demás compañeros de su departamento. Cada informe de estado que éstos rellenen es un formulario. Ese formulario no es más que un archivo .xml que contiene los datos (y sólo los datos) introducidos en el formulario. Todos los demás elementos que lo componen corresponden a la plantilla de formulario. Esto significa que cada vez que se abre un formulario en InfoPath, éste debe localizar y utilizar la plantilla para funcionar correctamente. De lo contrario, al abrir el formulario sólo aparecerían las etiquetas de marcado y los datos de Lenguaje de marcado extensible (XML).

Para vincular una plantilla de formulario y los formularios basados en ella, InfoPath incluye varias líneas de código, denominadas instrucciones de procesamiento, en la parte superior de cada archivo de formulario. Este código vincula el archivo de formulario a su plantilla asociada.

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Componentes de una plantilla de formulario

Una plantilla de formulario es un solo archivo que contiene varios archivos de formulario auxiliares, como los archivos que definen la apariencia de los controles en el formulario, los archivos que contienen los gráficos que aparecen en el formulario o los archivos de programación que permiten que el formulario se comporte de manera personalizada.

Archivos auxiliares que componen un archivo de plantilla de formulario (.xsn)

Una plantilla de formulario puede contener la totalidad o parte de los siguientes archivos

Tipo de archivo

Extensión

Descripción

Archivo de definición de formulario

.xsf

Este archivo contiene información sobre la estructura del formulario, incluidos los esquemas XML que utiliza y los archivos de recursos que contiene. InfoPath lo genera automáticamente cuando se diseña una nueva plantilla de formulario. Al diseñar y modificar la plantilla, este archivo se actualiza automáticamente para reflejar los cambios.

Esquema XML

.xsd

Uno o varios archivos que limitan y validan los datos del formulario. El contenido de los archivos de esquema XML (es decir, los elementos, atributos, etc.) se representan mediante grupo y campo en el panel de tareas Origen de datos. Cada origen de datos asociado a una plantilla de formulario, incluido el origen de datos principal, tiene su archivo .xsd correspondiente.

Vista

.xsl

Los archivos de transformación XSL (XSLT) se utilizan para presentar, ver y transformar a HTML los datos contenidos en los archivos de documentos XML subyacentes del formulario. Cuando se trabaja con varias vistas de un formulario, en realidad lo que se ve son distintas representaciones en HTML (o transformaciones) de los datos del formulario.

Plantilla XML

.xml

Este archivo contiene los datos que deben aparecer de manera predeterminada en determinados controles. Éstos son los datos que el usuario ve cuando abre un formulario por primera vez, antes de haber seleccionado valores distintos en los controles.

Presentación

.htm, .gif, .bmp y otros

Estos archivos se utilizan para mostrar panel de tareas personalizado o imágenes en la plantilla de formulario.

Lógica empresarial

.js, .vbs

Son los archivos que contienen secuencias de comandos para implementar un comportamiento específico del formulario. Estos archivos de secuencias de comandos pueden ser archivos de Microsoft JScript o de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript).

Binarios

.dll, .exe, .cab y otros

Son los archivos externos que proporcionan código de programación y lógica empresarial adicional. Por ejemplo, si se crea un control ActiveX personalizado para la plantilla de formulario, podría necesitar un archivo .cab para instalar y registrar automáticamente ese control en los equipos de los usuarios. Los archivos binarios no se crean en InfoPath, sino en otros programas, como Microsoft Visual Studio .NET.

En general, es conveniente dejar que InfoPath actualice automáticamente los archivos de formulario, a medida que se introducen cambios o adiciones en la plantilla. Sin embargo, si tiene experiencia con XML, o si es un diseñador de formularios avanzado, puede extraer los archivos individuales del formulario y personalizarlos manualmente. Por ejemplo, es posible modificar un conjunto de archivos de formulario manualmente en situaciones como las siguientes:

  • Si desea reutilizar el archivo .xsd de plantilla de formulario en otro programa de Microsoft Office. Por ejemplo, puede agregar el archivo .xsd de InfoPath a la Biblioteca de esquemas de Microsoft Office Word 2003. A continuación, se puede asignar elementos del archivo .xsd de InfoPath al contenido de un documento.

  • Si desea crear una barra de herramientas en la plantilla de formulario que contenga comandos personalizados además de los ya integrados en InfoPath. Para ello, deberá modificar el archivo .xsf del formulario.

  • Si desea efectuar mejoras de formato en la plantilla de formulario que no estén disponibles en InfoPath, como agregar una imagen de fondo (archivo .gif) a un botón. Para ello, deberá modificar el archivo .xsl del formulario.

Guardar en una carpeta los archivos de formulario de una plantilla de formulario

Si necesita modificar alguno de los archivos de formulario que componen la plantilla (archivo .xsn), puede extraer todos ellos a una carpeta y personalizar el o los que desee.

  1. En modo de diseño, abra la plantilla de formulario cuyos archivos de formulario desee guardar en una carpeta de proyecto.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Extraer archivos del formulario.

  3. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una carpeta existente donde guardar los archivos de formulario, o bien cree una nueva.

    InfoPath guardará una copia del archivo .xsn como un conjunto de archivos en el interior de la carpeta. El nombre de la barra de título (que refleja el nombre de la carpeta donde ha guardado los archivos) permite identificar que se está trabajando con una copia de la plantilla de formulario en lugar de con el original. En lo sucesivo, los cambios que efectúe en InfoPath sólo se aplicarán a los archivos de la carpeta, y no al archivo .xsn original. De este modo, se ayuda a evitar que se sobrescriba la plantilla de formulario original con cambios no deseados. Para aplicar los cambios al archivo .xsn original, deberá combinar los archivos de nuevo para crear un solo archivo .xsn y sobrescribir el original.

  4. Modifique los archivos en el Bloc de notas de Microsoft o en otro programa de edición de texto.

Combinar un conjunto de archivos de formulario en un solo archivo .xsn

Cuando haya realizado las modificaciones en uno o varios archivos de formulario, lo habitual es combinarlos de nuevo para crear un solo archivo .xsn.

  1. En el Explorador de Windows de Microsoft, haga clic con el botón secundario en Manifest.xsf y, a continuación, haga clic en Diseño en el menú contextual.

    Se abrirá el formulario en modo de diseño de InfoPath.

    Nota: Si aparece un mensaje de error que le impide abrir el archivo, revise las modificaciones que ha realizado. Si ha modificado algún archivo XML, como el archivo .xsf, asegúrese de que no haya ningún error de código. En el caso improbable de que no pueda solucionar el problema, siempre puede recuperar el archivo .xsn original.

  2. Pruebe exhaustivamente el formulario para asegurarse de que sigue funcionando de acuerdo con lo esperado.

  3. Para sobrescribir el archivo .xsn original con los nuevos cambios, siga uno de estos procedimientos:

    • Para publicar el formulario, haga clic en Publicar en el menú Archivo y siga los pasos del Asistente para la publicación. Cuando se le pregunte, opte por sobrescribir la plantilla de formulario original.

    • Para continuar diseñando el formulario original, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Si se le pregunta si desea guardar o publicar, haga clic en Guardar. En el cuadro de diálogo Guardar como, localice el archivo .xsn original y haga clic en Guardar. Tenga en cuenta que, desde este momento, al hacer clic en Guardarse actualizará el archivo .xsn original, no los archivos de la carpeta.

Nota: En algunos casos, puede ser preferible no combinar los archivos extraídos. Por ejemplo, algunos diseñadores de formularios lo que desean es integrar el conjunto completo de archivos en un sistema de control de origen, como Microsoft Visual SourceSafe. Esto les permite ejecutar una herramienta de generación de informes de diferencias que detecta y concilia las diferencias entre las versiones del mismo archivo, lo que resulta de gran utilidad cuando hay varios programadores trabajando en el mismo formulario. Esto no sería posible con el tipo de archivo .xsn.

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