Más sobre validación de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Nota: Este es un tema avanzado en validación de datos. Para obtener una introducción a la validación de datos y cómo validar una celda o un rango, vea Agregar validación de datos a una celda o un rango.

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o valores que los usuarios inserten en las celdas. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda basándose en un valor en otro lugar del libro. En el ejemplo siguiente, el usuario escribió abc, que no es un valor aceptable de dicha celda.

Ejemplo de un mensaje de entrada no válida

Se muestra un mensaje de entrada cuando los usuarios seleccionan la celda

¿Cuándo es útil la validación de datos?

Validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros usuarios y desea que los datos que ha escrito para sean exactos y coherentes. Entre otras cosas, puede usar la validación de datos para lo siguiente:

  • Restringir entradas a elementos predefinidos de una lista, por ejemplo, puede limitar las selecciones de departamento de un usuario a contabilidad, nóminas, HR, entre otros.

  • Restringir los números fuera de un intervalo específico, por ejemplo, puede especificar una entrada de máximo porcentaje de aumento de valor anual de un empleado, vamos a Supongamos, por ejemplo 3%, o permitir que solo un número entero entre 1 y 100.

  • Restringir fechas fuera de un período de tiempo determinado, por ejemplo, una hora de empleado solicitud, puede impedir que un usuario seleccionar una fecha anterior a la fecha de hoy.

  • Restringir horas fuera de un período de tiempo determinado, por ejemplo, puede especificar la programación de 8:00 A.M. a 5:00 de la reunión.

  • Limitar el número de caracteres de texto, por ejemplo, puede limitar el texto en una celda de 10 caracteres permitido.

  • Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas, por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo de comisiones y bonificaciones según el valor de nóminas proyectado general. Si los usuarios escriben más de la cantidad de límite, aparecerá un mensaje de error.

Entrada de validación de datos y mensajes de Error

Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario selecciona la celda. Mensajes de entrada se usan normalmente para ofrecer a los usuarios instrucciones sobre el tipo de datos que desee introducir en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Puede mover este mensaje si desea y sigue estando visible hasta que se mueve a otra celda o presione Esc.

Mostrar mensaje de una celda de entrada

Configurar el mensaje de entrada en la segunda ficha validación de datos.

Configuración de mensaje de entrada en el cuadro de diálogo validación de datos

Una vez que los usuarios obtengan utilizado para el mensaje de entrada, puede desactivar la opción Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.

También puede mostrar un Mensaje de Error que aparece después de que los usuarios escriben datos no válidos.

Mensaje de advertencia indica datos no válidos

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icon

Tipo

Se usa para

Icono Detener

Detener

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda.

Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Icono de advertencia

Advertencia

Advertir a los usuarios que los datos que son válidos, sin impedir que se escribe.

Cuando aparezca un mensaje de alerta de Advertencia , los usuarios pueden haga clic en para aceptar la entrada no válida, No para editar la entrada no válida, o en Cancelar para quitar la entrada no válida.

Icono de información

Información

Informar a los usuarios que los datos que son válidos, sin impedir que se escribe. Este tipo de alerta de error es el más flexible.

Cuando aparezca un mensaje de alerta de información , los usuarios hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o Cancelar para rechazarlo.

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

Use estas sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

Nota: Si desea usar la validación de datos con los libros en Excel Services o la Excel Online deberá crear la validación de datos en la versión de escritorio de Excel en primer lugar.

  • El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

  • Si va a proteger la hoja de cálculo o libro, proteger después de que haya terminado de especificar cualquier configuración de validación. Asegúrese de que desbloquea cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. En caso contrario, los usuarios no podrán escribir datos en las celdas. Vea proteger una hoja de cálculo.

  • Si va a compartir el libro, compartir solo cuando haya terminado de especificar la configuración de validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que dejar de compartir.

  • Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

    El círculo indica datos no válidos

    Para aplicar los círculos, seleccione las celdas que desea evaluar y vaya a datos > Herramientas de datos > Validación de datos > Círculo datos no válidos.

    Círculo datos no válidos en la cinta de opciones
  • Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, selecciónelo y, a continuación, vaya a datos > Herramientas de datos > Validación de datos > configuración > Borrar todo.

  • Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la pestaña Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

  • Al crear una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (fichafórmulas, grupo Nombres definidos ) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro para que los usuarios no tienen acceso a la lista.

  • Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, en la pestaña Configuración, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración.

  • Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

    • Los usuarios no están copiando o rellenando datos - validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriban datos directamente en una celda. Cuando se copian o rellenan datos, no aparecen los mensajes. Para evitar que los usuarios copiar y rellenar datos mediante arrastrar y colocar celdas, vaya a archivo > Opciones > Avanzadas > Opciones de edición > Borrar controlador Habilitar relleno y las celdas de arrastrar y colocar casilla de verificación y, a continuación, proteger la hoja de cálculo.

    • Actualización manual está desactivada - si está activado el recálculo manual, las celdas no calculadas pueden impedir que datos validando correctamente. Para desactivar el recálculo manual, vaya a la pestaña fórmulas > grupo cálculo > Opciones de cálculo > haga clic en automático.

    • Las fórmulas no contienen errores : asegúrese de que las fórmulas en celdas validadas no provocar errores, como por ejemplo #REF! o #DIV/0!. Excel pasa por alto la validación de datos hasta que corregir el error.

    • Las celdas que se hace referencia en las fórmulas son correctas : si una celda de referencia cambia para que una fórmula en una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

    • Tabla de Excel podría estar vinculado a un sitio de SharePoint : no se puede agregar validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

    • Es posible que actualmente se escribiendo datos - comando la validación de datos no está disponible mientras se introducen datos en una celda. Para terminar de escribir los datos, presione ENTRAR o ESC para salir.

    • La hoja de cálculo podría estar protegido o compartido - no puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o está protegido. Debe dejar de compartir o desproteger el libro en primer lugar.

Cómo actualizar o quitar validación de datos en un libro heredado

Si se hereda un libro con validación de datos, puede modificar o quitar a menos que la hoja de cálculo está protegida. Si está protegido con una contraseña no sabe que deberá intentar ponerse en contacto con el propietario anterior para ayudarle a desproteger la hoja de cálculo, Excel no tiene ninguna forma recuperar contraseñas desconocidas o perdidas. Puede también copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quite la validación de datos.

Si una alerta de validación de datos al tratar de especificar o cambiar datos en una celda, y */*no tiene claro lo que desea especificar, póngase en contacto con el propietario del libro.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Vea también

Aplicar validación de datos a celdas

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