Listas de SharePoint V: Técnicas para administrar listas grandes

Información general

Icono de lista grande Cuando una lista de SharePoint se vuelve muy grande, es posible que vea advertencias como “Esta lista supera el umbral de vista de lista” o “Debajo se muestran únicamente los resultados más recientes”. Averigüe por qué ocurren estas advertencias y aprenda cómo configurar listas grandes para que continúen proporcionando información útil.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Qué es el umbral de vista de lista y cuáles son sus ventajas.

  • Crear un índice para poder ver más información en una vista.

  • Crear carpetas para organizar mejor una lista grande.

  • Usar la vista Hoja de datos para filtrar y ordenar rápidamente una lista grande.

  • Qué es el intervalo diario de horas para grandes consultas.

  • Usar filtros clave para filtrar rápidamente dentro de la vista estándar.

  • Sincronizar una lista grande con SharePoint Workspace.

  • Exportar una lista grande a Excel.

  • Vincular una lista grande en Access.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba al final de la lección. La prueba no será puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

Para hacer este curso, debe tener experiencia con listas de SharePoint, o bien puede realizar los cursos Listas I: Introducción, Listas II: Crear y trabajar con diferentes listas, Listas III: Crear una lista basada en una hoja de cálculo y Listas IV: Crear una lista personalizada.

Versión sin conexión (271 MB)

Información adicional

En este curso se explican las siguientes advertencias, por qué ocurren y qué hacer al respecto:

  • “Debajo se muestran únicamente los resultados más recientes. Para ver todos los resultados, restrinja la consulta agregando un filtro”.

  • “No se puede mostrar el valor del filtro. Es posible que el campo no se pueda filtrar o que el número de elementos devueltos supere el umbral de vista de lista aplicado por el administrador”.

  • “La vista no se puede mostrar porque supera el umbral de vista de lista (5.000 elementos) aplicado por el administrador”.

  • “La operación que se intenta realizar está prohibida porque supera el umbral de la vista de lista exigido por el administrador”.

Vea más cursos en Cursos de Microsoft Office.

Introducción

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Crear y usar un índice

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Usar carpetas para administrar una lista grande

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Vista Hoja de datos

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Intervalo diario de horas para grandes consultas

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Usar filtros clave para el filtrado rápido

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Llevar la lista fuera del sitio de grupo

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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cuál es el umbral de vista de lista?

10.000 elementos.

Incorrecto. El umbral de vista de lista es de 5.000 elementos. Nota: los administradores pueden aumentar o reducir este número si lo desean. Inténtelo de nuevo.

El punto en el que SharePoint limita el uso de una lista grande.

Correcto. De forma predeterminada, el umbral de vista de lista es de 5.000 elementos. Si crea más elementos, comenzará a ver advertencias o errores que limitarán el uso de la lista.

10.001 elementos.

Incorrecto. El umbral de vista de lista predeterminado es de 5.000 elementos. Al agregar el elemento 5.001, el uso de la lista será relativamente limitado. Nota: los administradores pueden aumentar o reducir este número si lo desean. Inténtelo de nuevo.

El punto en el que SharePoint limita la creación de nuevos elementos en una lista.

Incorrecto. Si supera el umbral de vista de lista, aún podrá crear nuevos elementos. Inténtelo de nuevo.

La lista tiene 5.002 elementos y crea una vista. La vista contiene un filtro que solo muestra elementos en los que la columna “Id. del producto” es igual a “A-101”. Está seguro de que debería haber 510 elementos en la vista pero recibe la advertencia: “Debajo se muestran únicamente los resultados más recientes”.

Normalmente, pasa por alto esta advertencia. Pero hoy su jefe le ha pedido un informe que contenga los 510 elementos. ¿Qué debe hacer?

Simplemente filtrar la lista sin usar una vista.

Incorrecto. Aparecerá una advertencia que le impedirá filtrar la lista. Inténtelo de nuevo.

Pedir al administrador que cree la vista.

Incorrecto. No es necesario que el administrador cree la vista. Inténtelo de nuevo.

Pedir al administrador que cree un índice para la columna Id. del producto.

Correcto. Es necesario crear un índice para la columna Id. del producto. Nota: es mejor crear un índice antes de que la lista llegue a los 5.000 elementos. De esa forma, no es necesario que el administrador lo cree en su lugar.

Pedir al administrador que cree un índice para la columna Nombre del producto.

Incorrecto. Esta no es la columna que se debe indizar en este caso. Inténtelo de nuevo.

¿Qué es el intervalo diario de horas para grandes consultas?

Un intervalo de horas dentro del que se puede usar una lista grande sin limitaciones.

Sí, es correcto. Tenga en cuenta que no todos los sitios tienen habilitado el intervalo diario de horas para grandes consultas. Por eso, si lo necesita, consulte a su administrador.

De 19:00 a 07:00 GMT, todos los días.

Incorrecto. El intervalo diario de horas para grandes consultas debe configurarlo el administrador. No es igual para todos los sitios de SharePoint en todo el mundo.

Un intervalo de horas que cualquiera puede configurar en Administración central.

Incorrecto. Los administradores son quienes pueden configurar el intervalo diario de horas para grandes consultas, no cualquier usuario.

Un intervalo de horas que configura el administrador para que los usuarios puedan crear una lista grande de más de 5.000 elementos.

Incorrecto. SharePoint permite crear listas de más de 5.000 elementos. Inténtelo de nuevo.

La lista tiene 5.002 elementos. Desea filtrar la columna “Id. del producto” para ver todos los elementos en los que “Id. del producto” es igual a “A-101.” Está seguro de que debería obtener 510 elementos como resultado pero, cuando hace clic en el nombre de la columna para ejecutar el filtro, recibe la advertencia: “No se puede mostrar el valor del filtro”.

¿Cuál de las siguientes opciones NO le permite filtrar y ver los 510 elementos?

Vista Hoja de datos.

Incorrecto. Esta opción SÍ le permitirá filtrar y ver los 510 elementos. Inténtelo de nuevo.

Exportar a Excel.

Incorrecto. Esta opción SÍ le permitirá filtrar y ver los 510 elementos. Inténtelo de nuevo.

Crear una nueva vista que filtre “Id. del producto” igual a “A-101.”

Correcto. Esta acción NO le permitirá filtrar y ver los 510 elementos. Si sigue este procedimiento, es probable que le muestre la advertencia de resultados más recientes y aún no podrá ver los 510 elementos.

Abrir con Access.

Incorrecto. Esta opción SÍ le permitirá filtrar y ver los 510 elementos. Inténtelo de nuevo.

¿Cuál de las siguientes es la mejor estrategia para administrar una lista grande?

Pedir al administrador que active el intervalo diario de horas para grandes consultas, de 09:00 a 17:00.

Incorrecto. En la mayoría de las compañías, el horario de 09:00 a 17:00 es un horario de mucha actividad durante el que una gran cantidad de usuarios emplean el sitio. Si ejecuta muchas consultas grandes a la vez, el servidor puede saturarse. Inténtelo de nuevo.

No agregar más de 5.000 elementos a la lista.

Incorrecto. No es necesario limitar el número de elementos de la lista a menos de 5.000. Inténtelo de nuevo.

Pedir a los usuarios que usen la lista bien tarde durante la noche, cuando la mayoría de los usuarios no emplean el sitio.

Incorrecto. Esta no sería una forma práctica de trabajar con una lista. Inténtelo de nuevo.

Crear vistas con filtros, para que los usuarios vean conjuntos de datos más pequeños en lugar de todos los elementos.

Correcto. Si se crean vistas con filtros, los usuarios verán conjuntos de datos más pequeños.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Cómo crear un índice

  1. Vaya a la lista para la que desee crear un índice.

  2. En la ficha Lista, haga clic en Configuración de la lista.

  3. En Columnas, haga clic en Columnas indizadas.

  4. Haga clic en Crear índice nuevo.

  5. En Columna principal para este índice, seleccione la columna que usará para filtrar u ordenar con frecuencia.

  6. Haga clic en Crear.
    Nota: si obtiene un error que le impide crear el índice, es posible que el administrador deba crearlo. O bien, es posible que deba crear el índice durante el intervalo diario de horas para grandes consultas.

Cómo crear carpetas

  1. Primero habilite el comando Nueva carpeta. Vaya a la lista para la que desee crear una carpeta. En la ficha Lista, haga clic en Configuración de la lista.

  2. Haga clic en Configuración avanzada.

  3. En ¿Hacer que el comando "Nueva carpeta" esté disponible?, haga clic en y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Vuelva a la lista. En la ficha Elementos, haga clic en Nueva carpeta.

Después de crear carpetas en la lista, puede mover los elementos a dichas carpetas.

  1. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.

  2. En Administración del sitio, haga clic en Contenido y estructura.
    Nota: este vínculo no está disponible si no tiene los permisos adecuados o si no está usando SharePoint Server.

  3. A la izquierda, haga clic en el nombre de la lista grande.
    Nota: si obtiene un error que le impide ver la lista, es posible que el administrador deba mover los elementos. También es posible que deba mover los elementos durante el intervalo diario de horas para grandes consultas.

  4. A la derecha, haga clic en las casillas de verificación para los elementos que desee mover a carpetas.

  5. En el menú Acciones, haga clic en Mover.

  6. En el diálogo Mover, haga clic en el signo más junto a la lista grande y, a continuación, haga clic en la carpeta a la que desea mover los elementos.

  7. Haga clic en Aceptar.

Cómo configurar filtros clave

  1. Vaya a la lista para la que desee crear un filtro clave.

  2. En la ficha Lista, haga clic en Configuración de la lista.

  3. Haga clic en Configuración de navegación por metadatos.

  4. En Campos de filtros clave disponibles, seleccione la columna que desee filtrar y, a continuación, haga clic en Agregar.
    Nota: si obtiene un error que le impide crear un filtro clave, es posible que el administrador deba crearlo. También es posible que deba crear el filtro clave durante el intervalo diario de horas para grandes consultas.

  5. Haga clic en Aceptar.

Crear índices, filtros clave o mover elementos en una lista grande

Si la lista tiene más de 5.000 elementos, algunos errores pueden impedirle crear índices o filtros clave, o bien mover elementos. No obstante, puede seguir alguno de estos procedimientos para resolver estos problemas:

  • Realice estas tareas durante el intervalo diario de horas para grandes consultas. El administrador puede establecer este intervalo de horas. Remítalo a la sección “Cómo habilitar el intervalo diario de horas para grandes consultas” a continuación.

  • Pida al administrador que cree los índices o filtros clave, o que mueva los elementos en su lugar.

  • Obtenga permisos que le permitirán crear índices y filtros clave, así como mover elementos sin errores ni advertencias. Básicamente, esto significa convertirse en miembro del grupo Administradores de Windows Server. Nota: esto suele ser poco práctico en organizaciones grandes.

Cómo habilitar el intervalo diario de horas para grandes consultas

  1. En Administración central, haga clic en Administración de aplicaciones a la izquierda.

  2. Haga clic en Administrar aplicaciones web.

  3. Seleccione la aplicación web que contiene la lista grande.

  4. Haga clic en Configuración general y, a continuación, haga clic en Limitación de recursos.

  5. En Intervalo diario de horas para grandes consultas, haga clic para seleccionar Habilitar una ventana de hora del día para consultas grandes.

  6. Establezca una hora de inicio y una duración en la que la mayoría de los usuarios no esté trabajando.

  7. Haga clic en Aceptar.

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