Listas de SharePoint III: Crear una lista basada en una hoja de cálculo

Información general

Icono Importar hoja de cálculo ¿Cómo se convierte una hoja de cálculo en una lista de SharePoint? Importándola. Complete este breve curso para aprender cómo hacerlo.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Preparar la hoja de cálculo antes de importarla.

  • Crear la lista importando la hoja de cálculo.

  • Limpiar la lista para que sea fácil de usar.

  • Crear vistas útiles de la nueva lista.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba al final de la lección. La prueba no será puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

Para hacer este curso, debe tener experiencia con listas de SharePoint, o bien puede realizar los cursos Listas I: Introducción y Listas II: Crear y trabajar con diferentes listas.

Vea más cursos en Cursos de Microsoft Office.

Versión sin conexión (125 MB)

Introducción

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Preparar la hoja de cálculo

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Importar la hoja de cálculo

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Limpiar la lista

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Establecer vistas útiles

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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Antes de importar la hoja de cálculo, cada columna debe tener un tipo de datos diferentes.

Verdadero

Incorrecto. No es necesario que cada columna tenga diferentes tipos de datos pero cada columna debe tener el tipo de datos correcto para comenzar. Es decir, en Excel, use el formato Texto para columnas que contienen texto y el formato Número para columnas que contienen números verdaderos.

Falso

Correcto. Dos o más columnas pueden compartir los mismos tipos de datos. Ese no es el problema. Simplemente asegúrese de que cada columna tenga el formato adecuado en Excel antes de importar la hoja de cálculo. Por ejemplo, elija Texto para las columnas que contienen texto y Número para las columnas que contienen números verdaderos.

Para crear una lista basada en una hoja de cálculo, vaya a Acciones del sitio, haga clic en Más opciones y, a continuación, haga clic en Lista. ¿A continuación qué debe seleccionar?

Lista personalizada

Incorrecto. Esta opción crea una lista en blanco en la que puede agregar sus propias columnas y vistas. Inténtelo de nuevo.

Lista personalizada en vista Hoja de datos

Incorrecto. Esta opción crea una lista en blanco con la vista Hoja de datos como vista predeterminada. Aunque la vista Hoja de datos es muy similar a Excel, no es la opción adecuada para crear una lista basada en una hoja de cálculo. Inténtelo de nuevo.

Importar hoja de cálculo

Correcto. Esta opción le permite crear una lista que duplica las columnas y los datos de una hoja de cálculo existente. Para importar una hoja de cálculo, se requiere Microsoft Excel u otro programa compatible.

Hoja de cálculo externa

Incorrecto. Esta opción no existe actualmente. Es inventada. Inténtelo de nuevo.

En una lista de SharePoint, ¿cómo puede asegurarse de que una columna está usando el tipo de datos correcto?

Seleccione la ficha Lista y haga clic en Configuración de la lista. A continuación, seleccione Título, descripción y navegación.

Incorrecto. Este procedimiento permite cambiar el título de la lista. Y es aquí donde se incluye la lista en Inicio rápido o no. No obstante, no se puede ver ni cambiar un tipo de datos de columna de esta forma. Inténtelo de nuevo.

Seleccione la ficha Lista, haga clic en Configuración de la lista y, a continuación, ubique la columna Tipo.

Correcto. La columna Tipo contiene el tipo de datos para cada columna creada.

Sitúe el puntero sobre el encabezado de columna de la lista. Aparecerá una información sobre herramientas que le mostrará el tipo de datos.

Incorrecto. No aparecerá ninguna información sobre herramientas si sitúa el puntero sobre el encabezado de la columna. Inténtelo de nuevo.

Haga clic con el botón secundario en la columna y, a continuación, elija Formato de celdas.

Incorrecto. De esta manera se comprueba un tipo de datos en Excel pero no es la forma de ver el tipo de datos en una lista de SharePoint. Inténtelo de nuevo.

Una columna de la lista tiene el nombre “Número SKU” pero no parece correcta. Los valores contienen una coma, por ejemplo: 110,840. No desea usar la coma. ¿Cómo lo arregla?

Cambie el tipo a Una línea de texto.

Correcto. Número SKU no representa valores numéricos verdaderos. En este caso, es texto y Una línea de texto es la opción adecuada.

Cambie el tipo a Número.

Incorrecto. Este es el problema en realidad. Cuando se importó, la lista asignó a esta columna el tipo Número pero debe cambiarse a otra opción. Inténtelo de nuevo.

Cambie el tipo a Moneda.

Incorrecto. Moneda agregará el signo de moneda y una coma. Inténtelo de nuevo.

Cambie el tipo a Sí o no

Incorrecto. Con el tipo Sí o no, cualquier número SKU en la columna se reemplazará con “Sí”. Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Antes de importar la hoja de cálculo, prepare los datos

  • La fila superior de la hoja de cálculo debe constar de etiquetas o encabezados. Cada etiqueta debe describir el contenido de los datos que se encuentran debajo de ella.

  • Asegúrese de que la información está debidamente separada para que después se pueda ordenar fácilmente. Por ejemplo, puede tener una columna llamada “Nombre” que contenga el nombre y los apellidos de un cliente. No obstante, puede convenirle separar la columna en dos columnas, una para “Nombre” y otra para “Apellidos”.

  • La lista no debe contener filas o columnas en blanco ni celdas vacías.

Cómo convertir los datos de Microsoft Excel en una tabla

  1. Haga clic dentro del rango de datos.

  2. En la ficha Inicio, haga clic en Dar formato como tabla y, a continuación, elija cualquier estilo.

  3. Compruebe que se seleccionó el rango de celdas correcto.

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación La tabla tiene encabezados está activada.

  5. Haga clic en Aceptar.

Cómo importar una hoja de cálculo de Excel

  1. Cierre Excel.

  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Más opciones.

  3. A la izquierda, haga clic en Lista.

  4. Seleccione Importar hoja de cálculo.

  5. Haga clic en Crear.

  6. Asigne un nombre a la lista y escriba una descripción.

  7. Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione la hoja de cálculo que desee importar.

  8. Haga clic en Abrir.

  9. Haga clic en Importar.

  10. Si el icono de Excel parpadea en la barra de tareas en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el icono y, a continuación, haga clic en el nombre del archivo que desea importar.

  11. En Seleccionar rango, haga clic en el rango de tablas.

  12. Haga clic en Importar.

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