Organizar el correo electrónico

Cómo limpiar tu buzón de entrada

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Use la herramienta Limpiar para quitar mensajes de correo electrónico redundantes de las carpetas de correo electrónico.

  1. Seleccione Inicio > Limpiar.

  2. Seleccione una opción:

    • Limpiar conversación: para eliminar los mensajes de correo electrónico redundantes de la conversación seleccionada.

    • Limpiar carpeta: para eliminar los mensajes de correo electrónico redundantes de la carpeta seleccionada.

    • Limpiar carpeta y subcarpetas: para eliminar los mensajes de correo electrónico y las conversaciones redundantes de la Bandeja de entrada y del resto de las carpetas.

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Usar Limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los usuarios de "Outlook" es la limpieza de correos y otros elementos antiguos o redundantes.

Vamos a ver en este vídeo algunas formas de limpiar nuestro "Outlook" y eliminar correos no deseados.

Además de la forma básica de eliminación de correos, es decir seleccionarlos y hacer clic en eliminar, vamos a ver otras opciones que tenemos dentro del grupo "Eliminar", como por ejemplo la primera de ellas, "Omitir la conversación".

Esta opción solo trabaja cuando tenemos ante nosotros una conversación.

Las conversaciones en "Outlook" son grupos de correos que son contestaciones de nuestro interlocutor o de nosotros mismos.

Por ejemplo, aquí tenemos una serie de correos que son contestaciones recíprocas.

Para poder ver una conversación de forma agrupada tendríamos que haber activado desde la ficha "Vista" la opción "Mostrar mensajes en conversaciones".

Si esto lo tenemos configurado de esta forma desde la opción "Omitir la conversación," podemos mover los mensajes actuales y futuros de la conversación seleccionada a la carpeta "Elementos eliminados".

La siguiente opción que vamos a ver es "Limpiar conversación".

Tenemos tres opciones: la primera de ellas quita los mensajes redundantes de la conversación seleccionada.

Como podemos ver si ampliamos esta conversación en su último email acumula tres mensajes: la última contestación, la penúltima y el mensaje original.

En el caso del segundo email, acumula el penúltimo y el mensaje original.

Y en el primer email de la conversación está el mensaje original, por lo tanto este último, el original, aparece en los tres emails.

Así pues, con esta herramienta de limpieza con su primera opción, lo que conseguimos es quitar esos mensajes redundantes de esta conversación.

Después tenemos otras opciones similares: "Limpiar carpeta", que quita los mensajes redundantes de todas las conversaciones de la carpeta seleccionada, en este caso sería de la bandeja de entrada, y después otra opción que quita los mensajes de esa carpeta y de todas las subcarpetas que pudiese haber.

Por último tenemos también dentro del grupo "Eliminar" la opción de "Bloquear remitente".

Esto otorgaría una categoría de remitente no deseado y aquí en "Opciones para el correo electrónico no deseado" tenemos alguna opción interesante, como por ejemplo, eliminar permanentemente el correo sospechoso de ser no deseado en lugar de moverlo a la carpeta "Correo electrónico no deseado".

De esta forma evitaríamos acumular correos que no tuvieran utilidad.

Y ahora a continuación vamos a ver otras formas de limpieza del buzón de correo.

Nos vamos a la ficha "Archivo" y dentro de "Herramientas de limpieza" tenemos estas tres opciones: la primera de ellas "Limpieza de buzón", que al hacer clic se ofrece un cuadro de diálogo donde vamos a comentar algunas de las opciones más importantes.

Una de ellas es vaciar la carpeta de elementos eliminados.

Tan solo tendríamos que hacer clic en "Vaciar".

Otra de las opciones es la función "Autoarchivar", muy interesante puesto que al hacer clic los archivos que cumplan algunas condiciones se archivarán en la ubicación deseada.

Para configurar el autoarchivado de elementos tenemos que ir a las "Opciones de Outlook" y después en "Avanzado", elegir "Configuración de Autoarchivar" en el apartado "Autoarchivar".

Aquí tendríamos que marcar esta primera casilla de verificación y asegurarnos de que todas las configuraciones se ajustan a nuestras necesidades.

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