Las principales preguntas sobre desprotección, protección y versiones

Las principales preguntas sobre desprotección, protección y versiones

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En segundo plano Comunidad de Office 365 , nos hemos ha realizar un seguimiento de sus recomendaciones preguntas acerca de cómo desproteger, proteger y archivos de control de versiones de las bibliotecas de documentos. Hemos reunido combinarlos para compartir con usted, junto con nuestras mejores respuestas. Muchas de las siguientes preguntas también tienen vínculos a temas de ayuda actuales para un análisis más profundo sobre el contenido.

Gracias a los comentarios de los clientes, en este artículo se actualizó 12 de agosto de 2016.

Preguntas y respuestas

¿Cómo desproteger, proteger o descartar cambios en un archivo desprotegido?

Protección y desprotección de archivos es una excelente forma de realizar un seguimiento y controlar cómo se actualiza el contenido. Los pasos siguientes muestran cómo proteger y desproteger los archivos y cómo descartar una desprotección en SharePoint Online. Para obtener información sobre la comprobación de archivos dentro y fuera de SharePoint 2013 y SharePoint 2016 o experiencia de SharePoint clásica, vea Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

  1. Abra la biblioteca con el archivo que desea desproteger, desplace el puntero sobre el archivo y, a continuación, haga clic en la marca de verificación.

    Documento que se resalta con el cursor sobre la casilla de verificación
  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Desproteger.

    Consulte elipses con menú, con desproteger resaltado

    Nota: También puede haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo, haga clic en más y, a continuación, haga clic en Desproteger.

  3. Se muestra una nota mientras se está desprotegido el archivo. Si hace clic en el icono, puede ver el progreso de la desprotección.

    Desproteger nota con el icono resaltado
  4. Cuando un archivo está desprotegido, el icono del documento tendrá una flecha verde sobre ella.

    Nombre de archivo y el icono de flecha verde superpuesto.

  1. Abra la biblioteca, desplace el puntero sobre el archivo que desea proteger, y, a continuación, haga clic en la marca de verificación.

    Desprotegido el archivo seleccionado
  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger.

    Menú de documento con comprobar en resaltado

    Nota: También puede haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo, haga clic en más y, a continuación, haga clic en Proteger.

  3. En el cuadro de diálogo Proteger, puede escribir un comentario, por ejemplo, ¿qué ha cambiado o agregado.

    Cuadro de diálogo Proteger con comentario insertado y la protección de botón resaltado
  4. Haga clic en Proteger cuando haya terminado.

Si intenta proteger un documento que todavía no lo ha realizado cambios en, recibirá un mensaje que dice que no se han actualizado un elemento o elementos.

Mensaje no actualizado e icono de artículo

Compruebe que guarde los cambios en el documento antes de proteger. Puesto que SharePoint Online deja el documento desprotegido que si no se realizan cambios, otros usuarios no pueden pueda editar el documento. Descartar la desprotección si no desea que los cambios realizados. .

  1. Abra la biblioteca, desplace el puntero sobre el archivo que desea descartar la desprotección, y, a continuación, haga clic en la marca de verificación.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Descartar desprotección.

    Consulte menú abierto con Descartar desprotección resaltado

    Nota: También puede haga clic con el botón secundario del mouse en el archivo, haga clic en más y, a continuación, haga clic en Descartar desprotección.

  3. Obtendrá un cuadro de diálogo "¿Confirma" cuando descartar una desprotección. Haga clic en Descartar desprotección para desactivar la comprobación de.

    Descartar la verificación en el cuadro de diálogo de confirmación con el botón Descartar resaltado

    Para asegurarse estado de desprotección de su archivo, hacer clic en el icono encima del mensaje Descartar desprotección.

    Proteger descartar el mensaje de progreso.

No, solo desproteger un archivo cambia el estado del archivo que solo le permite editar el archivo.

Si desproteger un archivo y no guardar nuevo, no se guardarán los cambios. Si desea conservar los cambios, siempre que guarde el archivo.

Cómo guardar el archivo depende en el editor o la herramienta que se usa. Si modifica un archivo de texto en línea, debe hacer clic en Guardar. Sin embargo, si se edita en una aplicación de Office 365, como en Word o Excel, puede cerrar el documento y guardará automáticamente.

Si protege un archivo, guardarla y, a continuación, descartar la desprotección, los cambios no se guardarán en la biblioteca.

De forma predeterminada, todos los usuarios con permiso de edición en una biblioteca de documentos pueden cambiar un archivo. Sin embargo, puede configurar la biblioteca para requerir a una persona comprobar el archivo primero antes de cambiarla.

Debe ser el propietario de la biblioteca de documentos o el administrador del sitio o disponer de permisos comparables para hacer esta configuración.

  1. Abra la biblioteca que desea requerir desprotección.

  2. En SharePoint Online, haga clic en configuración de Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

    Menú Configuración con configuración de biblioteca seleccionada

    En SharePoint 2013 y SharePoint 2016, haga clic en página y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta de opciones
  3. En la página Configuración, haga clic en configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo de configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  4. En la página Configuración de versiones, desplácese hacia abajo y haga clic en para solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos.

    Cuadro de diálogo de configuración con sí resaltada en solicitar que los documentos estén desprotegidos para editar

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos permite a los miembros con permiso de edición modificar y editar archivos sin desprotegerlos. Para evitar esto, habilitar la desprotección necesaria en la biblioteca. Debe ser el propietario de la biblioteca de documentos o el administrador del sitio o disponer de permisos comparables para hacer esta configuración.

  1. Abra la biblioteca que desea requerir desprotección.

  2. En SharePoint Online, haga clic en configuración de Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

    Menú Configuración con configuración de biblioteca seleccionada

    En SharePoint 2013 y SharePoint 2016, haga clic en página y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta de opciones
  3. En la página Configuración, haga clic en configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo de configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  4. En la página Configuración de versiones, desplácese hacia abajo y haga clic en para solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos.

    Cuadro de diálogo de configuración con sí resaltada en solicitar que los documentos estén desprotegidos para editar

Una forma rápida de ver quién tiene una columna desprotegida es desplace el puntero sobre el Desprotegido icono imagen del icono para ver una sugerencia que le indica que ha desprotegido el archivo.

También puede agregar la columna Seleccionada por a la vista predeterminada de la biblioteca. De esta forma, todo el mundo pueda ver fácilmente quién tiene un documento desprotegido. Para obtener información sobre cómo agregar una columna Retirado por en SharePoint, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

Más información

Control de versiones es una manera de crear un historial de cambios en un documento que requiere un ciclo de publicación controlado de las versiones principales o versiones principales y secundarias.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Activar el control de versiones

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea habilitar el control de versiones.

    • Para una biblioteca, haga clic en configuración de Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube , Configuración de biblioteca.

      Si no ve estos elementos de menú, haga clic en la biblioteca en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en

      Configuración de biblioteca en el grupo Configuración.

    • Para obtener una lista, haga clic en lista en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista.

  2. Haga clic en configuración de versiones.

  3. En el elemento del Historial de versiones o la sección Historial de versiones de documento, seleccione si desea crear una versión principal o una versión principal y secundaria.

    Opcional:

  4. Seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  5. Seleccione el número de versiones aprobadas para la que desea conservar borradores. Esta opción está disponible cuando selecciona en la sección Aprobación de contenido.

  6. Si desea que los usuarios desprotejan los documentos para poder realizar los cambios a la biblioteca, a continuación, en la sección Requerir desprotección, haga clic en .

    Nota: La sección Requerir desprotección solo aparece para una biblioteca.

  7. Haga clic en Aceptar.

Aquí le mostramos dos buenas razones para habilitar el control de versiones:

  • Es importante para el proceso de negocio realizar un seguimiento, ver y restaurar versiones anteriores de un documento. Entre las razones frecuentes se incluyen contratos, propuestas formales y documentos legales que a menudo requieren iteraciones largas. En estos casos, una buena idea es habilitar el control de versiones principales y secundarias.

  • Si un equipo planea usar la coautoría, puede habilitar el control de las versiones principales en la biblioteca, por si algún usuario comete un error y carga un documento con el mismo nombre en una biblioteca donde todos los usuarios son coautores. De este modo, si pierde los cambios, podrá restaurar una versión anterior del documento.

También puede habilitar el control de versiones y la desprotección al mismo tiempo. Tenga en cuenta que si decide no realizar o no conservar ningún cambio en el archivo, puede descartar la desprotección, pero esto no afectará el historial de versiones.

Cuando habilita el control de versiones, no se agregan de manera automática a las vistas columnas como Modificado y Modificado por, por lo que es posible que quiera modificar la vista predeterminada. Para obtener una columna de estado de aprobación que muestre el estado Borrador hasta que el documento se apruebe, debe habilitar la característica Aprobación del contenido. Puede hacer esto desde la página Configuración de biblioteca.

Más información

Haga clic en Agregar para arrastrar los archivos hasta la biblioteca Usar arrastrar y colocar   

La forma más común de cargar archivos es arrastrarlos desde la carpeta de un equipo o red hasta la biblioteca de documentos. Primero, tiene que abrir la biblioteca del sitio. Luego, busque los documentos que quiera cargar en su PC, selecciónelos y arrástrelos hasta el espacio de la biblioteca donde dice arrastrar archivos aquí.

Si no ve la opción de arrastrar y soltar archivos, instale la última versión del software del explorador o Microsoft Office. Esta característica requiere un mínimo de Office 2013 o la última versión de Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox o Chrome.

Ventana Abrir con el Explorador Usar el comando Abrir con el Explorador   

Este comando abre el Explorador de Windows en su equipo, pero muestra la estructura de carpetas en el equipo servidor que subyace al sitio. Es posible que de vez en cuando deba copiar o mover muchos documentos de una biblioteca a otra.

Nota: Abrir con el explorador en SharePoint 2013 y SharePoint 2016 o ver en el Explorador de archivos con SharePoint Online solo funcionan en Internet Explorer 10 u 11. No es compatible con Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla FireFox.

Por ejemplo, puede querer mover todos los documentos creados hace un año en una biblioteca a otra biblioteca para archivar la información. O quizás cambie de grupo de trabajo y quiera copiar documentos de una biblioteca suya de un sitio a otra biblioteca de un subsitio.

También puede manipular los archivos de la carpeta, por ejemplo, copiarlos, cambiarles el nombre, eliminarlos, etc.

Arrastrar archivos a una biblioteca Usar el comando nuevo documento   

En el globo Crear un archivo nuevo, haga clic en Cargar el archivo existente. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Examinar para cargar los archivos individuales.

La ventaja de este enfoque es que funciona sin problemas sin importar la versión del explorador.

Sugerencias para desprotección, protección y versiones   

Independientemente de la forma de carga, no olvide lo siguiente en cuanto a la desprotección, la protección y las versiones cuando están habilitadas.

  • Si carga un archivo en una biblioteca en la que se requiere que los archivos estén desprotegidos, el archivo estará inicialmente desprotegido para usted. Debe proteger el archivo antes de que otras personas puedan verlo y modificarlo.

  • Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, puede agregar el archivo cargado como una nueva versión que pasará a formar parte del historial de versiones del archivo.

  • Si la biblioteca le pide que agregue valores a una o varias columnas de la biblioteca, como nombre del departamento o número de proyecto, debe modificar los valores y proteger el documento antes de que se complete la operación de carga.

Más información

Puede obtener un nuevo documento a medida que una nueva versión es desproteger el elemento existente y a continuación, reemplazar todo el contenido con la nueva versión. Una vez que se modifique la versión desprotegida, compruebe vuelva. SharePoint hará una nueva copia, mantener versiones anteriores (siempre que se haya configurado para que). Para obtener más información sobre el control de versiones, vea ¿cómo funciona control de versiones en una lista o biblioteca?.

No, Desgraciadamente, desde el entorno de SharePoint no existe una forma para establecer un aviso o para obtener la fecha en que se ha desprotegido un documento. Hay aplicación Interfaces de programación (API) que le permitirá pero requieren un programa personalizado que se va a escribir. Póngase en contacto con el administrador o el Diseñador de sitios.

Como un trabajo visual, busque la activada out icono imagen del icono o agrega una columna Seleccionada por a la biblioteca. Para obtener información sobre cómo agregar una columna Retirado por en SharePoint vea crear una columna en una lista o biblioteca.

Si carga un archivo en una biblioteca en la que se requiere que los archivos estén desprotegidos, el archivo estará inicialmente desprotegido para usted. Puede ver los archivos, pero los demás usuarios no pueden, y eso es fácil pasarlo por alto. Para que otros usuarios puedan ver o editar los archivos, asegúrese de rellenar las propiedades obligatorias y, a continuación, proteja los archivos.

Más información

Si alguien le envía un vínculo a un archivo de SharePoint y usted hace clic en él, asegúrese siempre de leer la barra del título para ver si dice solo lectura antes de empezar a realizar las modificaciones. Si está en modo de solo lectura y la biblioteca tiene la desprotección habilitada, debe desproteger el archivo. Siempre puede navegar hasta la biblioteca mediante la inspección de la dirección URL para buscar la biblioteca.

Pero si el archivo es un documento de Office, como Word, Excel o PowerPoint, es mucho más fácil. Primero, coloque el documento en Modo Edición, haga clic en la pestaña Archivo y luego busque el botón Administrar versiones, que puede usar para desproteger el archivo.

Tenga en cuenta que también es posible que otro usuario ya haya desprotegido el archivo, por lo que en este caso el comando Desproteger no estaría disponible.

¿Con qué frecuencia ha visto esto?

Cuadro de mensaje que ofrece la oportunidad de mantener el archivo desprotegido en una carpeta local de borradores

La función de borradores locales aparece en varias versiones. Si activa la casilla Usar mi carpeta local de borradores, podrá trabajar con el archivo sin conexión y encontrarlo más fácilmente en su PC si necesita abrirlo más adelante y no está conectado a la red. De forma predeterminada, la carpeta se denomina Borradores de SharePoint y está ubicada en la carpeta Documentos o Mis documentos. Por cierto, no verá este cuadro de diálogo si selecciona dos o más archivos para desprotegerlos.

Pero los tiempos cambiaron. Si quiere trabajar con archivos sin conexión, lo mejor en la actualidad es usar OneDrive para la Empresa, con el que se tarda un momento en desconectar una biblioteca de documentos y sincronizar automáticamente los cambios. OneDrive para la Empresa viene con Office 2013 y también hay una versión independiente.

Más información

Frecuentemente, una biblioteca organizada en carpetas tiene una vista predeterminada que muestra todas las carpetas. Si quiere proteger muchos archivos en muchas carpetas, cree una vista nueva que "acople" la biblioteca para poder ver todos los archivos en una vista sin carpetas. Para ello, seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas en Carpetas en la página Editar vista. Mientras está allí, puede aumentar el límite de archivos para poder ver todos los archivos de una vez al aumentar también el Número de elementos que desea mostrar en Límite de elementos. Esto facilita mucho la selección de todos los archivos que debe proteger en una operación.

Nota: SharePoint Online y Office 365 no permiten actualmente varios archivos al revisar con modo moderna. Use experiencia clásica haciendo clic en Clásico de SharePoint en la parte inferior de la barra de inicio rápido de la izquierda de la pantalla.

Más información

Si sincronizó una biblioteca con OneDrive para la Empresa, aún puede comprobar los archivos en el explorador. Puede ver la Desprotegido icono imagen del icono en el explorador para indicar que el archivo está desprotegido. Sin embargo, hay ningún icono Desproteger en el archivo en la carpeta local de su dispositivo porque no tiene conocimiento de la desprotección de la carpeta local o proteger estado del archivo en SharePoint.

Sin embargo, en su carpeta local puede hacer lo siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario en el nombre del archivo.

  2. Haga clic en OneDrive para la Empresa y, luego, en Ir al explorador.

Ahora puede ver rápidamente la biblioteca de SharePoint y el estado de protección o desprotección de cualquier archivo de la biblioteca.

Puede resultar extraño ver un archivo desprotegido por una persona, pero la última modificación realizada por otra persona. Esto es normal, como la última columna modificada en un documento no se modifiquen hasta que alguien lo realmente. Modificado por columna se muestra en el que fue la última persona que guarden y proteger un archivo. Una vez que la persona comprueba si hay un archivo en, se actualizará la última columna modificada a quien hizo la comprobación de más reciente.

En cierto modo. Cuando protege un documento, puede agregar un comentario breve sobre los cambios que ha hecho. Esta es una buena forma para que los otros usuarios puedan ver un resumen de sus modificaciones. Si alguna vez necesita modificar un comentario, puede desproteger el documento nuevamente, protegerlo de inmediato, seleccionar Sobrescribir la versión actual y luego agregar el nuevo comentario en el cuadro Comentario.

La respuesta directa es no. Es importante tomar una decisión explícita cuando proteger y desproteger archivos porque ambas operaciones tienen consecuencias importantes para otros usuarios. Cuando haya repasado Office documentos, como un documento de Word, la barra de mensajes amarillas y le pide le ayudarán a realizar un seguimiento del estado del documento y tomar decisiones más rápidas. Para obtener más información, vea la siguiente sección denominada debo habilitar la desprotección y protección de archivos? en este artículo.

No tiene que esperar a que vuelva.

Un administrador de sitios o bibliotecas puede usar el permiso Invalidar desprotección, que permite proteger un documento o descartar la desprotección de un documento realizada por otro usuario. Es importante que conozca las consecuencias que implica hacer esto. Si su colega que está de vacaciones quiere agregar la copia local de sus cambios nuevamente en el documento de la biblioteca, deben reconciliarse ambas versiones, ya sea manualmente o con herramientas de comparación como las que se proporcionan en Word y Excel.

Más información

Nota: Si usa SharePoint Online u Office 365, es podrán que no pueda proteger varios archivos. Si es así, pruebe a cambiar a la experiencia de clásico, disponible en la parte inferior del panel de la izquierda de la pantalla de inicio rápido.

Si está usando SharePoint 2016 o SharePoint 2013 en local, pero si se han de edición y cargar varios archivos al mismo tiempo, puede seleccionar y protegerlos todos de una vez. Pero, si ve que el comando está deshabilitado, desplácese por la vista de la biblioteca completa y asegúrese de que no ha seleccionado accidentalmente un archivo que ya está activado. Es la razón más común de un comando Proteger deshabilitado y es fácil pasar por alto esta.

Proteger archivo

En pocas palabras, la desprotección y protección de archivos es una forma de bloquear un archivo para modificarlo de forma exclusiva y luego liberar el bloqueo para los demás usuarios. Piense en el estilo de colaboración que emplea cuando crea bibliotecas, organiza archivos y decide cuál es la mejor forma de colaborar. Hay varias formas de colaborar con otros usuarios en los documentos. En la tabla que sigue lo ayudamos a decidir cuál es la mejor opción para usted.

Estilo de colaboración

Usos típicos

Procedimiento recomendado

Informal

Documentos de equipo diarios, pocas modificaciones o poco frecuentes y conflictos de edición ocasionales

Deshabilite el requisito de desprotección (es la configuración predeterminada de la biblioteca). De todos modos, puede desproteger archivos individuales, según sea necesario.

Coautoría

Colaboración para documentos fácil y en tiempo real con productos Office en los equipos de los clientes y usando Office Online

Deshabilite el requisito de desprotección y evite desproteger un archivo porque no es compatible con la coautoría.

Formal

Comentarios y revisiones secuenciales y aprobación de documentos

Habilite la desprotección obligatoria.

Aquí le mostramos algunas sugerencias y trucos adicionales si quiere habilitar la desprotección en una biblioteca:

Desproteger archivo

  • Evite mantener los archivos desprotegidos durante mucho tiempo. Hablar con el Administrador de información sobre un complemento personalizado que identifica los antiguos archivos desprotegidos.

  • Agregue la columna Desprotegido por a la vista predeterminada de la biblioteca. De esta forma, los demás usuarios pueden ver quién tiene un documento desprotegido. Si esta columna no aparece en una vista, puede mantener el mouse sobre el icono Desprotegido imagen del icono para ver una sugerencia que le indique quién ha desprotegido el archivo.

  • Si está apurado por modificar un archivo desprotegido, póngase en contacto con el otro usuario y pregúntele cuánto le falta para terminar.

  • Evite modificar archivos que ya están desprotegidos porque es posible que deba sincronizar de forma manual los cambios o incluso puede sobrescribir los cambios accidentalmente.

  • Tenga en cuenta que los cambios no son visibles hasta que protege nuevamente el archivo. Si quiere que los otros usuarios vean los cambios antes de terminar, puede proteger el documento, pero manténgalo desprotegido hasta que haya terminado.

Más información

Si sigue teniendo problemas o se encuentra con un comportamiento inesperado, es momento de tramitar una solicitud de servicio.

En el soporte técnico para productos de empresa - ayuda para administradores .

¡Nos estamos escucha!

¿En este artículo le resultó útil? Si es así, háganoslo saber en la parte inferior de esta página. Si no era útil, háganoslo saber cuál era confusa o que faltan. Incluya las versiones de SharePoint, sistema operativo y explorador. Usaremos sus comentarios para comprobar los pasos y actualizar en este artículo.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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