Ir más allá de Excel para la administración de proyectos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede reconocerlo: ha estado usando una hoja de cálculo de Microsoft Excel para administrar los proyectos y en realidad no tiene una buena razón para cambiar. No es el único.

Es tentador para iniciar un plan de proyecto en Excel, ya que ayuda a rápidamente todos los proyectos de la lista, organícelos cómo desea que se les e incluso crean algo similar a un vista de diagrama de Gantt. Pero una hoja de cálculo correspondiente breve en cuanto a calcular cambios al proyecto.

Cuando tiene que enfrentarse a varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora. Gracias a su motor de programación dinámica, las herramientas de administración de recursos y la compatibilidad con una mejor comunicación, Microsoft Project puede ayudarle a organizarse.

¿Qué desea hacer?

Aprovechar las ventajas de administración de recursos de toda la empresa

Dejar que Project calcula el efecto de los cambios de fecha

Usar los métodos de creación de informes flexibles

Integración con Excel

Aprovechar la administración de recursos en toda la empresa

¿Cuando utiliza las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de proyectos, lo que sucede cuando un recurso está asignado a varios proyectos? Debe administrar recursos fuera de su plan de proyecto, manualmente o con un programa de terceros. Recursos a menudo acaban sin querer sobreasignado y puede dedican mucho tiempo intentando programar el trabajo.

Con Microsoft Project Server, pueden dibujar todos los proyectos de su organización desde un central, de toda la empresa fondo de recursos. Esto permite que los jefes de proyecto ver rápidamente la disponibilidad de un recurso antes de asignar ese recurso a una tarea.

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Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere un entrega específico. Este resultado está programado para producirse el 18 de junio. Ya es 25 de junio y aún lo está esperando. ¿Cuánto tiempo le llevará actualizar su hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de ese resultado? Tal vez no mucho si la tarea está casi al fin del proyecto, pero ¿qué ocurre si está cerca del principio? ¿Qué ocurre si su proyecto tiene mucho más que 50 tareas? ¿Más que 100 tareas?

Project puede ayudarle a ajustar rápidamente las asignaciones de recursos y programación de proyecto con el motor de programación dinámico. Controla un cambio de fecha y sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, las entregas y las asignaciones de recursos. No sólo vuelve a calcular automáticamente la programación, pero Project también resalta las fechas que cambiado de modo que puede ver rápidamente el efecto de cada turno de programación.

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Utilizar métodos flexibles para generar informes

Tiene una reunión imprevista con su director en diez minutos para analizar el estado del proyecto. Desea llevar un informe del progreso del proyecto pero, con tan poco tiempo, lo mejor que puede hacer es imprimir la hoja de cálculo y esperar que todos los datos sean precisos. Desearía proporcionar a su jefe un informe más sólido del proyecto, pero no es posible con tan poco tiempo cuando se usa una hoja de cálculo.

Con Project puede generar rápidamente un informe visual mediante una plantilla que exporta los datos a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Professional. Puede elegir los campos que desee resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que ha configurado para el proyecto, y presentar un informe limpio y conciso para la reunión con el director.

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Integración con Excel

Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir usando su versátil funcionalidad de hoja de cálculo a la vez que aprovecha Project para hacer un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto. También puede importar o incrustar datos de Excel en el plan del proyecto.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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