Ir más allá de Excel para la administración de proyectos

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Puede admitirlo: ha estado utilizando una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para administrar los proyectos y en realidad no tiene una buena razón para cambiar. No es el único.

Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel, ya que ayuda a enumerar rápidamente todos los proyectos, a organizarlos como desea e incluso a crear algo similar a una vista de gráfico de Gantt. No obstante, una hoja de cálculo no será suficiente para calcular los cambios en el proyecto.

Cuando tiene que enfrentarse a varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora. Con su motor de programación dinámica, las herramientas de administración de recursos y la compatibilidad con una mejor comunicación, Microsoft Office Project 2007 puede ayudarle a permanecer organizado.

¿Qué desea hacer?

Aprovechar las ventajas de administración de recursos de toda la empresa

Dejar que Project calcula el efecto de los cambios de fecha

Usar los métodos de creación de informes flexibles

Integración con Excel

Aprovechar la administración de recursos en toda la empresa

¿Cuando utiliza las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de proyectos, lo que sucede cuando un recurso está asignado a varios proyectos? Debe administrar recursos fuera de su plan de proyecto, manualmente o con un programa de terceros. Recursos a menudo acaban sin querer sobreasignado y puede dedican mucho tiempo intentando programar el trabajo.

Con Microsoft Office Project Professional 2007, pueden dibujar todos los proyectos de su organización desde un central, de toda la empresa fondo de recursos. Esto permite que los jefes de proyecto ver rápidamente la disponibilidad de un recurso antes de asignar ese recurso a una tarea.

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Hacer que Project calcule el efecto de los cambios de fecha

Supongamos que ha estado realizando el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este proyecto tiene una tarea que no puede comenzar hasta que un proyecto diferente genere un entrega específico. Este resultado está programado para producirse el 18 de junio. Ya es 25 de junio y aún lo está esperando. ¿Cuánto tiempo le llevará actualizar su hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea que depende de ese resultado? Tal vez no mucho si la tarea está casi al fin del proyecto, pero ¿qué ocurre si está cerca del principio? ¿Qué ocurre si su proyecto tiene mucho más que 50 tareas? ¿Más que 100 tareas?

Project 2007 puede ayudarle a ajustar rápidamente las asignaciones de recursos y programación de proyecto con el motor de programación dinámico. Controla un cambio de fecha y sus efectos sin problemas, teniendo en cuenta todas las dependencias, las entregas y las asignaciones de recursos. No sólo vuelve a calcular automáticamente la programación, pero Project 2007 también resalta las fechas que ha cambiado, por lo que puede ver rápidamente el efecto de cada turno de programación.

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Utilizar métodos flexibles para generar informes

Tiene una reunión de improviso con su director en diez minutos para analizar el estado del proyecto. Desea llevar un informe del progreso del proyecto, pero con tan poco tiempo, lo mejor que puede hacer es imprimir la hoja de cálculo y esperar que todos los datos sean precisos. Desearía proporcionarle a su jefe un informe más sólido del proyecto, pero esto no es posible con tan poco tiempo cuando se utiliza una hoja de cálculo.

Con Project 2007, puede generar rápidamente un informe visual mediante una plantilla que se exporta los datos a una tabla dinámica en Excel o en un diagrama dinámico en Microsoft Office Visio Professional 2007. Puede elegir los campos que desea resaltar en el informe, incluidos los campos personalizados que se ha configurado para el proyecto y presentar un informe ordenado y conciso para su reunión con la administración.

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Integración con Excel

Al exportar los datos del proyecto a Excel, puede seguir utilizando su versátil funcionalidad de hoja de cálculo a la vez que aprovecha Project 2007 para hacer un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto. También puede importar o incrustar datos de Excel en el plan del proyecto.

Obtener más información sobre la integración de Project y Excel

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