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En este artículo se presenta Microsoft Office SharePoint Server 2007 y se describe cómo puede usar para tener más control sobre el contenido, simplificar los procesos empresariales y compartir información con otras personas de su organización. La disponibilidad de las características descritas en este artículo depende de cómo se personaliza el entorno de Office SharePoint Server 2007 de su organización. Por ejemplo, si puede crear sitios y subsitios depende de cómo su organización configurar sus sitios y los permisos de crearlas.
Nota: En este artículo se describen las características que están pensadas para profesionales de TI o programadores. Buscar vínculos a información detallada sobre cómo administrar los sitios de SharePoint y ampliar su funcionalidad en la sección Vea también.
En este artículo
Información general
Office SharePoint Server 2007 es un nuevo programa de servidor que forma parte de la 2007 Microsoft Office system. Su organización puede usar Office SharePoint Server 2007 para facilitar la colaboración, proporcionar características de administración de contenido, implementar procesos empresariales y proporcionar acceso a información esencial a los procesos y los objetivos de la organización.
Puede crear rápidamente sitios de SharePoint que admitan la publicación de contenido específico, la administración de contenido, la administración de registros o necesidades de inteligencia empresarial. También puede realizar búsquedas eficaces de personas, documentos y datos, participar en los procesos empresariales orientados a formularios y tener acceso y analizar grandes cantidades de datos profesionales.
Además, Office SharePoint Server 2007 está diseñado para funcionar eficazmente con otros programas, servidores y tecnologías de la versión de 2007 Office. Por ejemplo, en muchos de los programas de versión de 2007 Office, puede iniciar o participar en flujos de trabajo, que son los movimientos automatizados de documentos o elementos a través de secuencias específicas de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial, como el proceso de aprobación para un informe de gastos.
La siguiente lista proporciona ejemplos de cómo programas versión de 2007 Office trabajar con Office SharePoint Server 2007:
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Microsoft Office PowerPoint 2007 Crear una biblioteca de diapositivas de PowerPoint que se puede compartir con otros usuarios en un sitio de Office SharePoint Server 2007.
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Microsoft Office Access 2007 Poner una lista de SharePoint sin conexión y usar las características de generación de informes en Office Access 2007 para ver los datos y crear informes mientras viaja. Formularios e informes que utilizan la lista de SharePoint son totalmente interactivos, y Office Access 2007 más tarde puede sincronizar la lista local con la lista en línea cuando se coloca en su equipo portátil en línea.
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Microsoft Office Outlook 2007 Poner las bibliotecas de documentos sin conexión. Carpetas de SharePoint se muestran como otras carpetas de Outlook.
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Microsoft Office InfoPath 2007 Diseñar plantillas de formulario compatibles con el explorador, publicarlas en un sitio de Office SharePoint Server 2007 y habilitarlas para su uso en un explorador Web.
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Microsoft Office Excel 2007 Guardar hojas de cálculo en un sitio de SharePoint para que los usuarios pueden acceder a ellas mediante un explorador. Puede usar estas hojas de cálculo para mantener y compartir eficazmente una versión actualizada central, mientras que ayuda a proteger cualquier información privada, como los modelos financieros que está incrustado en la hoja de cálculo.
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Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Crear y personalizar sitios Office SharePoint Server 2007 y flujos de trabajo. Crear sus propias páginas maestras y páginas de contenido, para que el sitio tiene un aspecto coherente o personalizar sitios mediante la tecnología ASP.NET, estándares Web establecidos como el código de lenguaje de marcado de hipertexto Extensible (XHTML) y estilos en cascada hojas.
Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services
Si ha oído sobre Windows SharePoint Services, quizá se pregunte cómo se relaciona con Office SharePoint Server 2007. Windows SharePoint Services es una tecnología que se incluye en Microsoft Windows Server 2003. Windows SharePoint Services ayuda a los equipos a permanecer conectado y productivo proporcionando fácil acceso a las personas, documentos e información que necesitan para tomar decisiones bien informadas y realizar el trabajo.
Office SharePoint Server 2007 se basa en la tecnología de Windows SharePoint Services 3.0 para proporcionar un marco coherente y familiar para las listas y bibliotecas, administración del sitio y personalización de sitios. Las características que están disponibles en Windows SharePoint Services 3.0 también están disponibles en Office SharePoint Server 2007.
Sin embargo, Office SharePoint Server 2007 ofrece características mejoradas y adicionales que no están disponibles en un sitio de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, Office SharePoint Server 2007 y Windows SharePoint Services incluyen plantillas de sitio para colaborar con compañeros y configurar las reuniones. Sin embargo, Office SharePoint Server 2007 incluye un número adicional de plantillas de sitios relacionados con enterprise y escenarios de publicación. Del mismo modo, Office SharePoint Server 2007 mejora la tecnología de búsqueda de Windows SharePoint Services 3.0 para incluir características que son útiles para los empleados en empresas grandes, como la capacidad de buscar datos empresariales en SAP, Siebel y otras aplicaciones empresariales.
Colaboración
Usando las siguientes características de Office SharePoint Server 2007, puede trabajar más eficientemente con otras personas de su organización:
Plantillas de sitio de uso para colaborar o administrar reuniones Cuando se crea un nuevo sitio de Office SharePoint Server 2007, puede empezar seleccionando uno de los distintos tipos de plantillas de sitio para colaborar con otras personas y administrar reuniones. Las plantillas de sitio del grupo colaboración están diseñadas para ayudar a los equipos de una organización a trabajar en proyectos y colaborar en documentos. Por ejemplo, mediante el uso de la plantilla de sitio de área de documentos, puede trabajar con otras personas en un documento o un conjunto de documentos. Las plantillas de sitio del grupo reuniones están diseñadas para ayudar a los equipos dentro de una organización a administrar diversos tipos de reuniones. Las plantillas de este grupo admiten desde reuniones básicas para reuniones centrados decisión o incluso eventos sociales.
Calendarios, contactos, tareas y compartir documentos Puede sincronizar su calendario de Office SharePoint Server 2007 con Office Outlook 2007. Puede especificar eventos de todo el día y especificar más tipos de eventos periódicos. Puede realizar un seguimiento de los proyectos de equipo más eficazmente con vistas de día y mes visuales.
Recopilar ideas con sitios wiki Un sitio wiki permite recopilar ideas, colaborar en un diseño de equipo, crear una enciclopedia de conocimiento o simplemente recoger información diaria en un formato que sea fácil de crear y modificar. Los miembros del equipo pueden contribuir a wikis desde sus exploradores, no es necesario un procesador de textos ni un conocimiento técnico especial.
Compartir ideas con blogs Un blog o blog, consta de publicaciones cortas frecuentes que se muestran en orden, comenzando por la más reciente. Con Office SharePoint Server 2007, basta con unos pocos clics para crear un blog, publicar un blog, suscribirse a las actualizaciones de un blog o personalizar un blog.
Recibir las actualizaciones de listas y bibliotecas con RSS Listas y bibliotecas usan tecnología Really Simple Syndication (RSS), de modo que los miembros del grupo de trabajo reciban actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite recibir y ver actualizaciones o fuentes de noticias, blogs y otros elementos de interés en una ubicación consolidada.
Administrar proyectos Puede crear una lista Tareas del proyecto, que incluya un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un tipo de información general visual de las tareas del proyecto que puede usar para supervisar las fechas y el progreso de las tareas del equipo.
Obtenga acceso móvil al contenido Puede ver portales, sitios de grupo y listas en un dispositivo móvil para ayudarle a mantenerse al día en tareas y proyectos de grupo cuando está de viaje. Por ejemplo, listas aparecen en teléfonos (o en otros dispositivos de telecomunicaciones que admitan estándares internacionales) en un formato de texto simplificado, con un vínculo para desplazarse por el contenido de cada página.
Enviar correo electrónico a Office SharePoint Server 2007 Puede usar un programa de correo electrónico para participar en discusiones, reuniones y documentos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Igual que envía mensajes de correo electrónico a su equipo para discutir tareas y proyectos, también puede enviar mensajes de correo electrónico a un sitio de Office SharePoint Server 2007 o a una lista o biblioteca específica.
Administrar documentos y algunos tipos de listas sin conexión Puede tomar su trabajo importante con usted donde vaya. Con Office Outlook 2007, puede trabajar sin conexión en archivos de una biblioteca y elementos de los siguientes tipos de listas: calendarios, contactos, tareas y discusiones. Cuando vuelva a conectarse, puede actualizar sus archivos en el servidor. Elementos de lista se actualizan automáticamente.
Personas y personalización
Usando las siguientes características de Office SharePoint Server 2007, puede conectarse con personas dentro de su organización que tengan las aptitudes, conocimientos y experiencia en proyectos:
Almacenar y compartir información en Mi sitio Puede almacenar el contenido, vínculos y contactos en Mi sitio personal. Mi sitio también sirve como un punto de contacto para que otras personas buscar información sobre usted. Puede usar mi sitio para presentar información sobre usted, por ejemplo, sus habilidades y roles, sus compañeros y administradores, los grupos y listas de distribución que pertenecen a y los documentos que está trabajando. Cada sitio contiene mecanismos de seguridad y control de privacidad estrictas para que puedan elegir cuánta información para presentar y a quién. Mi sitio independiente está disponible para todos los usuarios Office SharePoint Server 2007.
Administrar quién puede ver su información Puede usar la configuración de privacidad en el contenido de Mi sitio público para restringir las personas con las que comparte información en su sitio. Esto puede ser útil cuando desea compartir información personal como el número de teléfono móvil con solo su grupo de trabajo o de su jefe.
Información de destino a audiencias específicas Puede mostrar contenido como lista o elementos de una biblioteca, vínculos de exploración y elementos Web completos a grupos concretos de personas. Si tiene los permisos adecuados, puede seleccionar cualquier elemento de una lista de SharePoint o la biblioteca a audiencias específicas usando el elemento Web consulta de contenido. También se pueden destinar cualquier otro tipo de elemento Web y su contenido a una audiencia determinada. Además, se pueden destinar vínculos de navegación del sitio a audiencias. Destinar contenido simplifica la experiencia del usuario, ya que los usuarios ven solo los vínculos de información y la navegación que sean relevantes para ellos.
Buscar
Buscar la información adecuada o la persona es qué buscar todo. Puede usar las eficaces características relacionadas con la búsqueda en Office SharePoint Server 2007 para encontrar exactamente lo que está buscando, por ejemplo, las personas que tienen la experiencia que necesita para realizar su trabajo.
Buscar desde el centro de búsqueda El sitio de centro de búsqueda proporciona una ubicación central para iniciar las consultas y explorar los resultados de búsqueda. Si agrega información personal a la página Mi sitio, otras personas de su organización pueden usar el centro de búsqueda para ubicar información acerca de los proyectos y los contactos.
Buscar documentos en la intranet Puede buscar documentos que contienen una palabra o frase específica, que están escritos en un idioma específico, que se crean en una aplicación específica o que tengan propiedades específicas.
Buscar personas en la intranet Buscar a la persona adecuada puede ser crítico para hacer cosas rápidamente. Puede buscar una persona por su nombre, o puede utilizar otros detalles del perfil, como habilidades, proyectos actuales o título. También puede buscar personas en las aplicaciones empresariales de su organización.
Buscar datos profesionales en aplicaciones empresariales Las características de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 pueden ayudarle a buscar información en las aplicaciones empresariales como SAP y Siebel o en bases de datos personalizadas creadas para su organización.
Administración del contenido
Windows SharePoint Services 3.0 proporciona la base para las tareas de administración de documentos, como el control de versiones, auditoría y flujo de trabajo. Office SharePoint Server 2007 amplía estas funcionalidades a la creación de documentos mejoradas, el procesamiento de documentos, administración de contenido Web y publicación, administración de registros, administración de directivas y compatibilidad con publicaciones multilingües.
En Office SharePoint Server 2007, administración de contenido se divide en tres categorías: administración, la administración de registros y administración de contenido Web de documentos. En las siguientes secciones, obtendrá más información sobre cada una de estas categorías.
Administración de documentos
Características de administración de documentos determinan cómo documentos en su organización se creado, revisados, publicados y tiene acceso. Con Office SharePoint Server 2007, es posible aplicar las políticas adecuadas para cada paso del ciclo de vida de documentos, usar repositorios centralizados para almacenar, administrar y tener acceso a documentos y usar etiquetas y códigos de barras eficaz realizar un seguimiento de documentos. Las características siguientes pueden ayudarle a administrar documentos organizativas de forma más eficiente y eficaz:
Administrar documentos en el centro de documentación La plantilla de sitio del centro de documentación permite a las organizaciones crear sitios de administración que admiten escenarios de administración de documentos muy estructurados de documentos a gran escala. Control de contenido seguro de soporte técnico de plantilla de sitio de la configuración predeterminada para el centro de documentación: se requiere la desprotección antes de las versiones de edición, principales y secundarias están habilitadas, la compatibilidad con varios tipos de contenido está habilitado y, a continuación, se habilita la auditoría para realizar un seguimiento de los cambios en el contenido sobre hora.
Administrar documentos de traducción y procesos La biblioteca de administración de traducciones ayuda a las organizaciones crear, almacenar y administrar los documentos traducidos proporcionando tanto vistas como características que facilitan el proceso de traducción del documento manual. Esta biblioteca ofrece una vista personalizada que agrupa traducciones por el documento de origen. También dispone de un flujo de trabajo de administración de traducción que se pueden usar para administrar el proceso de traducción manual.
Convertir documentos en el servidor Office SharePoint Server 2007 es compatible con la conversión de servidor de documentos de un formato de archivo en otro.
Integración de administración de documentos en el servidor y el cliente Muchas características de administración de documentos en Office SharePoint Server 2007 se integran a la perfección con los programas de cliente de versión de 2007 Office como Microsoft Office Word 2007 y Office Excel 2007. Desde dentro de los programas de cliente de versión de 2007 Office, los usuarios pueden iniciar y tareas de flujo de trabajo completado, propiedades de actualización de documentos de servidor en el Panel de información del documento, insertar códigos de barras o etiquetas en documentos de servidor y mucho más.
Administración de registros
Administración de registros es el proceso de recopilación, administración y eliminación de registros corporativos (información que se considera importante para el historial, el conocimiento o la defensa legal de una compañía) de forma coherente y uniforme basada en directivas de la organización. Estas directivas tienen la forma según el tipo de trabajo que la organización, los tipos de riesgos legales que se enfrenta, y las leyes y regulaciones que rigen. Office SharePoint Server 2007 presenta un nuevo conjunto de características para la creación y compatibilidad formal de las capacidades de administración de registros de su organización.
Implemente directivas de administración de información Las organizaciones pueden definir y usar directivas de administración de información en los sitios de Office SharePoint Server 2007 para cumplir con los procesos empresariales o normativas legales o del gobierno para la administración de información. Directivas de administración de información permiten a los administradores de sitio o lista de controlar cómo se administra el contenido. Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características de directiva predefinidas que las organizaciones pueden utilizar individualmente o en combinación para definir las directivas de administración de información de sus sitios. Estas características de directiva que se pueden definir para una colección de sitios o una lista específica, biblioteca o tipo de contenido, incluyen auditoría, códigos de barras, etiquetas, conversión de formularios para archivado y caducidad. Además, las organizaciones pueden desarrollar directivas de administración de información personalizada.
Acciones de límite en archivos que se descargan de sitios En Office SharePoint Server 2007, las organizaciones pueden usar Information Rights Management (IRM) para limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se han descargado de listas de SharePoint o bibliotecas. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas permitidos para descifrar estos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer archivos para que no se tomen acciones como imprimirlas copias de los archivos o copiar texto de ellos.
Administrar retención de registros en el centro de registros La plantilla de sitio del centro de registros en Office SharePoint Server 2007 está diseñada para ayudar a las organizaciones a implementar sus programas de retención y administración de registros. Esta plantilla de sitio amplía Office SharePoint Server 2007 con registros adicionales de características de administración como una interfaz de conjunto de registros, características de protección, enrutamiento de registros, características de directiva de administración de información (por ejemplo, auditoría, expiración y códigos de barras) y la capacidad para colocar registros en espera.
Administrar registros de correo electrónico Office SharePoint Server 2007 está estrechamente integrado con Microsoft Exchange Server 2007. Esta integración permite a las organizaciones crear carpetas de correo electrónico administradas en Exchange que se exponen a los usuarios de Office Outlook 2007. Las organizaciones pueden definir las directivas de administración de información para estas carpetas que especifican un período de retención o cuota. Los usuarios también pueden usar estas carpetas para enviar correo electrónico a un sitio del centro de registros en Office SharePoint Server 2007.
Administración de contenido Web
Office SharePoint Server 2007 incluye muchas características que son útiles para diseñar, implementar y administrar portales de intranet empresariales, sitios Web de presencia en Internet corporativos y sitios de portal de división. Con estas características, los empleados de su organización pueden crear y publicar contenido Web de forma oportuna, lo que puede reducir el costo y la sobrecarga de administrar varios sitios.
Mejorar la coherencia y la eficiencia del diseño del sitio Fácilmente con las páginas maestras, diseños de página y páginas de contenido, puede establecer o cambiar la apariencia de todas las páginas en todo el sitio. Una página maestra define los elementos comunes que desea que todas las páginas en su sitio para compartir, como los vínculos de navegación o de cuadro de búsqueda. Un diseño de página define el diseño de un determinado tipo de página de contenido, como una página de artículo de noticias. También define los campos donde colaboradores pueden especificar distintos tipos de contenido de artículo, como títulos, gráficos, presupuestos y texto no estructurado. Cuando se procesa una página de contenido en el explorador, la página maestra proporciona el contenido común y la página de contenido proporciona el contenido específico de la página, que se muestra en el diseño de página asociado.
Personalizar sitios con Office SharePoint Designer 2007 Office SharePoint Designer 2007 es un nuevo producto para crear y personalizar sitios Office SharePoint Server 2007 y generar aplicaciones habilitadas para el flujo de trabajo que se basan en tecnologías de SharePoint. Puede usar Office SharePoint Designer 2007 para crear y personalizar los diseños de página y las páginas maestras de los sitios de Office SharePoint Server 2007. La página maestra predeterminada para un portal de publicación de Office SharePoint Server 2007 se denomina blueband.master y es un buen punto de partida para personalizar el sitio. Sin embargo, si lo prefiere, puede diseñar una página maestra completamente nueva en Office SharePoint Designer 2007. Mediante el uso de páginas maestras junto con las herramientas de edición de imágenes prediseñadas que utilizan hojas de estilos en cascada, puede realizar fácil y eficaz cambios de todo el sitio.
Más sistemática de sitios de publicación de SharePoint Office SharePoint Server 2007 incluye plantillas de sitio que admiten contenido específico publicación necesidades para sitios de noticias y colaboración y portales de publicación. Cada plantilla de sitio tiene habilitadas características de publicación, incluida una barra de herramientas de edición de páginas, un editor de contenido y la desprotección. Con estas características, puede asociar flujos de trabajo con tareas de publicación, establecer una programación de publicación de páginas, usar características de control de versiones y controlar el diseño de página.
Crear y actualizar las páginas desde el editor de contenido basado en Web Con un sitio de publicación de Office SharePoint Server 2007, los propietarios de contenido pueden usar un editor de contenido integrado para crear y actualizar las páginas Web en el sitio. Por ejemplo, si es un administrador de departamento, puede usar el editor de contenido a Borrador y anuncios de formato y otra información en el sitio Web del equipo. Puede usar el editor de contenido para escribir texto, insertar hipervínculos e imágenes, aplicar estilos y así sucesivamente. Todo el código HTML se realiza en segundo plano. Como alternativa, puede utilizar un editor HTML para acceder y modificar el código HTML subyacente de la página.
Crear y actualizar las páginas de los programas de cliente de versión de 2007 Office si está habilitada la característica de conversiones de documentos en el sitio de Office SharePoint Server 2007, puede convertir documentos versión de 2007 Office existentes en páginas Web. Por ejemplo, puede usar documentos de Office Word 2007 para crear páginas Web para su colección de sitios. También es posible convertir los formularios de InfoPath de Office (archivos .xml) en páginas Web y crear convertidores personalizados para admitir los formatos de archivo adicionales. Creación de cliente le permite usar las características más completas de los programas de versión de 2007 Office para crear páginas Web rápidamente, con o sin una conexión a Internet.
Crear y mantener variaciones de un sitio de Audiencias de los sitios Web pueden variar de muchas formas, incluidos el idioma, región geográfica, dispositivo de exploración o afiliación de la compañía. El trabajo de producir y mantener variaciones de un sitio puede ser difícil y lleva mucho tiempo. En Office SharePoint Server 2007, la característica de variaciones permite a los administradores de sitios simplificar el proceso de administrar las variaciones mediante el mantenimiento de copias personalizables del contenido desde un sitio de origen en cada sitio de destino. Esta característica es especialmente útil para la publicación de sitios multilingües. Por ejemplo, si se especifica un sitio de origen (por ejemplo, comunicados de prensa en inglés) y varios sitios de destino (por ejemplo, prensa – francés, prensa – japonés), conserva Office SharePoint Server 2007 los sitios de destino sincronizados con el sitio de origen.
Administrar la navegación del sitio con más facilidad Office SharePoint Server 2007 basa su modelo de navegación en la estructura jerárquica de la colección de sitios. Esto significa que, cuando se cambia la estructura del sitio (por ejemplo, si mueve un subsitio), el cambio se refleja automáticamente en la navegación del sitio. Además, cuando se actualizan los sitios, páginas o vínculos internos automáticamente están cambió el nombre o eliminar en el panel de navegación. Puede crear vínculos de navegación a los recursos internos, como páginas, documentos y otros sitios y a ubicaciones externas, como portales de la intranet y recursos de Internet. La vista de sitios, páginas y vínculos internos que ve un usuario siempre se adapte a nivel de permisos del usuario. Los propietarios de sitios pueden mostrar páginas y sitios en el panel de navegación automáticamente, ordenar y editar los vínculos de navegación o elija heredar la navegación actual y la navegación global del sitio primario. Los controles de navegación forman parte de la página maestra y pueden ser personalizados y estilo en Office SharePoint Designer 2007 directamente.
Administrar sitios de manera más eficaz Use la página contenido del sitio y la estructura para administrar el contenido y la estructura de la colección de sitios de SharePoint. Puede administrar contenido realizando acciones en sitios, listas y elementos de lista. Por ejemplo, puede desproteger, proteger o publicar varios elementos al mismo tiempo. Sitios y elementos de lista se pueden fácilmente copiar o mover a otras ubicaciones en la colección de sitios. También puede crear, personalizar y ver relacionados con la creación de informes. Por ejemplo, puede buscar y ver todos los documentos en el sitio que están pendientes de aprobación o todos los documentos que están desprotegidos para usted. A continuación, puede realizar acciones con dichos documentos, por ejemplo, aprobar o protegerlos.
Formularios y procesos de negocio
Procesos empresariales en el centro de cualquier organización y formularios son a menudo en el centro de muchos de los procesos de negocio, como el proceso de aprobación de informes de gastos. Office SharePoint Server 2007 proporciona plantillas integradas flujo de trabajo para ayudarle a automatizar los procesos. También puede crear flujos de trabajo personalizados para simplificar los procesos de colaboración. Formularios electrónicos proporcionadas a través de InfoPath Forms Services pueden ayudarle a recopilar y validar la información que controla los procesos empresariales.
Simplificar los procesos con flujos de trabajo Flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar tareas de proyectos implementando procesos empresariales específicos en documentos y elementos en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007 incluye varios flujos de trabajo predefinidos que están diseñados para escenarios empresariales comunes:
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Aprobación Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación.
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Recopilación de comentarios Este flujo de trabajo distribuye un documento o elemento a un grupo de personas para recopilar sus comentarios.
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Recopilación de firmas Este flujo de trabajo distribuye un documento de Microsoft Office a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales.
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Aprobación de disposición Este flujo de trabajo, que admite procesos de administración de registros, administra la caducidad del documento y retención al permitir a los participantes decidir si desean retener o eliminar caducado documentos.
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Tres estados Este flujo de trabajo se puede usar para administrar procesos empresariales que requieran que las organizaciones realicen el seguimiento de grandes volúmenes de problemas o elementos, como problemas técnicos de un cliente, responsables de ventas o tareas de proyectos.
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Aprobación de grupo Este flujo de trabajo proporciona un gráfico de organización jerárquico desde la que puede seleccionar los aprobadores y permitir que los aprobadores usar un control de sello en lugar de una firma. Esta solución se ha diseñado específicamente para mercados de Asia oriental.
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Administración multilingüe Este flujo de trabajo administra el proceso manual de traducción de documentos mediante la creación de copias del documento que se va a traducir y asignando las tareas de traducción a los traductores. Este flujo de trabajo sólo está disponible para las bibliotecas de administración de traducciones.
Recopilar y validar información mediante formularios basados en explorador Cuando diseña plantillas de formulario con Office InfoPath 2007 y distribuye en un sitio de Office SharePoint Server 2007, puede habilitar a una configuración que permite a los usuarios rellenar formularios mediante un explorador Web. Eso es porque Office SharePoint Server 2007 emplea tecnología InfoPath Forms Services, que, además de habilitar la distribución de formularios basados en explorador, proporciona una ubicación central para almacenar y administrar plantillas de formulario para su organización.
Publicar una plantilla de formulario en un sitio de Office SharePoint Server 2007, puede distribuirlo no sólo en la intranet corporativa, sino también en sitios Web externos, como sitios extranet o sitios Web corporativos. Esto le permite recopilar datos de clientes, socios, proveedores y otras personas que son fundamentales para el éxito de su empresa u organización. Por ejemplo, una gran empresa de seguros puede usar una plantilla de formulario para recopilar y procesar reclamaciones de seguros y, a continuación, implementar esa plantilla de formulario a sus sitios de Internet y de intranet.
Inteligencia empresarial
Tradicionalmente, las herramientas para tener acceso a grandes cantidades de datos sin estructurar análisis estaban disponibles sólo para personas con años de experiencia en almacenamiento de datos o minería de datos. Publicar en Web con los datos de varios orígenes era tradicionalmente restringido a los desarrolladores y asesores. Mediante el uso de las nuevas características disponibles en Office SharePoint Server 2007, trabajadores de la información pueden recopilar datos de varios orígenes y publicarlos en la Web.
Puede vincular Office SharePoint Server 2007 aplicaciones empresariales como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server 2005, lo que le permite publicar fácilmente informes, listas e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Cuando se publican informes a partir de los datos en uno de estos sistemas, proporciona datos estratégicos u operativos para tomar decisiones. Los ejecutivos y los administradores de línea se basan en los informes y precisos a tomar decisiones. Algunos ejemplos de informes de libros de Microsoft Office Excel, informes de SQL Server Reporting Services e informes de Microsoft Office Access.
Informes de almacenamiento en un centro de informes El sitio de centro de informes proporciona una ubicación central para almacenar informes que sean comunes a un grupo, si el grupo es un pequeño equipo o una empresa grande. Bibliotecas de documentos especiales en el sitio de centro de informes almacenan informes, listas y conexiones a orígenes de datos externos. El sitio también proporciona acceso a las plantillas de página y elementos Web para crear páginas y listas que contengan información empresarial. En el centro de informes, los usuarios pueden buscar elementos mediante categorías, ver un calendario de próximos informes y suscribirse a los informes que sean relevantes.
Compartir libros Office Excel 2007 como informes interactivos Excel Services es una tecnología de servidor que puede usar para compartir, proteger y administrar libros Office Excel 2007 como informes interactivos de forma coherente en toda la organización. Excel Services le permite almacenar un libro de Excel en un servidor y, a continuación, publicar cualquier parte de ese libro en una página Web. Los usuarios necesitan solo un explorador para ver e interactuar con los datos. El libro se publica en la página Web usando el elemento Web Excel Web Access. Una ventaja de publicar libros en un elemento Web es que todos los cálculos se produce en el servidor. Como resultado, nunca se expone la lógica empresarial en el libro. Otra ventaja es que hay una única copia del libro, que se almacena en un lugar central y seguro. Desde la página Web, puede dar a los usuarios derechos de solo lectura para limitar el acceso al libro. Por ejemplo, puede impedir que los usuarios abriendo el libro en Excel, o puede limitar lo que los usuarios pueden ver.
Sitios de SharePoint de conectarse a orígenes de datos externos Puede usar los datos de otras aplicaciones empresariales, como SAP y Siebel, en listas, páginas y elementos Web de SharePoint. Los administradores suelen crean las conexiones de sistema y pueden almacenarse en una biblioteca de conexiones de datos en el centro de informes. De esta forma, el grupo central de conexiones permite fácilmente el acceso y reutilizar por cualquier usuario con permisos. A través de conexiones a orígenes de datos externos, puede crear páginas Web y listas de SharePoint que permiten a los usuarios interactuar con los datos en el origen externo sin salir de la página de SharePoint.
Indicadores clave de rendimiento de control Indicadores clave de rendimiento (KPI) son útiles para equipos, administradores y empresas a evaluar rápidamente el progreso realizado en objetivos mensurables. Mediante los KPI de SharePoint, puede visualizar fácilmente respuestas a preguntas como: ¿qué a.m. puedo hacia delante o detrás en? ¿Qué adelanto o retraso puedo? ¿Qué es el mínimo que debo complete? Los KPI se crean con listas de KPI y, a continuación, se muestran mediante elementos Web de KPI. Puede almacenar las listas KPI en el centro de informes o en cualquier otro sitio de Office SharePoint Server 2007, donde puedan reutilizarse por cualquier usuario con permisos para tener acceso a ellos.
Mostrar información de varios orígenes en paneles Los paneles son herramientas que se usan para comunicar el estado y a la acción de unidad. Un panel de Office SharePoint Server 2007 es una plantilla de página Web que permite ensamblar y mostrar información de diferentes orígenes, como informes, gráficos, medidas y KPI. Por ejemplo, la división de recursos humanos puede diseñar un panel de empleados usan para ver información personalizada, como su historial de salarios o ventajas.
Conectar y filtrar la información en una variedad de formas Los filtros permiten mostrar únicamente el subconjunto de datos que se desea ver. Por ejemplo, un conjunto de datos puede contener el historial de cinco años de varios productos de todo el país o región. Con los filtros puede mostrar algo más significativo, como sólo una región de ventas, un solo producto o solo el año actual. Office SharePoint Server 2007 tiene 10 elementos Web de filtro que puede utilizar para cambiar el contenido de uno o más elementos Web en una página, para que los elementos Web de mostrar exactamente la información que necesita. Por ejemplo, el elemento Web de filtro de usuario actual filtra automáticamente la información en función de quién está conectado al equipo. Esto es útil cuando desea mostrar solo la información que está asignada a dicho usuario, como las cuentas de clientes o tareas.
Desbloquear datos de negocio a través del catálogo de datos profesionales Después de configurar la Catálogo de datos profesionales (BDC), las personas de su organización pueden usar Office SharePoint Server 2007 para buscar, ver y analizar los datos almacenados en aplicaciones empresariales como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server. A continuación, puede combinar columnas de un sitio de SharePoint y de la aplicación empresarial externa en una sola lista o biblioteca. Por ejemplo, puede almacenar los documentos como propuestas, contratos y presentaciones en una lista de SharePoint y, a continuación, asociar esos documentos con un cliente en una base de datos de administración (CRM) de relación de cliente. Esto le permite conservar toda la documentación del cliente en un solo lugar, para que pueda desplazarse fácilmente al registro del cliente en la aplicación empresarial.
También puede incorporar acciones de la aplicación de empresa a las listas o bibliotecas, para que puedan mostrar interfaces de usuario de aplicaciones empresariales, abrir páginas Web y formularios y realizar otras tareas frecuentemente utilizadas desde un sitio de SharePoint. Además, Office SharePoint Server 2007 incluye los datos empresariales varios elementos Web que puede conectarse y usarlos para personalizar cómo se muestran los datos profesionales en sus sitios. Después de habilitar la característica de búsqueda de datos de negocio en Office SharePoint Server 2007, puede buscar datos profesionales desde dentro de los sitios de SharePoint.
