Introducción al uso de IRM para mensajes de correo electrónico

Este artículo describe cómo se pueden restringir los permisos en los mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2007 mediante Information Rights Management (IRM), que está disponible en 2007 Microsoft Office System. Para obtener información sobre cómo restringir los permisos para el contenido de documentos, libros y presentaciones, vea el artículo sobre cómo restringir permisos para información confidencial en archivos de Office.

En este artículo

Finalidad de IRM y sus limitaciones

Configurar el equipo para usar IRM

Descargar permisos

Ver mensajes sin IRM disponible

Tipos de archivo cubiertos por las directivas IRM cuando van adjuntos a mensajes

Finalidad de IRM y sus limitaciones

Information Rights Management (IRM) permite que los usuarios puedan especificar permisos de acceso a mensajes de correo electrónico. Mediante el uso de IRM se evita que personas no autorizadas puedan imprimir, reenviar o copiar información confidencial. Una vez restringidos los permisos para un mensaje con IRM, se aplican las restricciones de acceso y uso sin importar dónde se encuentra la información, puesto que los permisos de acceso a un mensaje de correo electrónico se almacenan en el propio archivo de mensaje.

IRM ayuda a los usuarios individuales a aplicar sus propias preferencias con respecto a la transmisión de información personal o privada. IRM también ayuda a las organizaciones a cumplir la directiva corporativa que rige el control y diseminación de información confidencial, o información sujeta a derecho de propiedad.

IRM le ayuda a lo siguiente:

  • Evitar que un destinatario con acceso al contenido restringido pueda reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax o cortar y pegar el contenido para uso no autorizado

  • Evitar que se copie el contenido restringido utilizando la característica Imprimir pantalla de Microsoft Windows

  • Restringir el contenido dondequiera que se envíe

  • Proporcionar el mismo nivel de restricción para los datos adjuntos en un correo electrónico, siempre que los datos adjuntos sean archivos creados con otros programas de Microsoft Office, como Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007

  • Admitir la caducidad de los archivos de forma que el contenido de los documentos y mensajes de correo electrónico no se muestre después de un período de tiempo especificado

  • Aplicar las directivas corporativas que rigen el uso y la diseminación de contenido dentro de la organización

IRM no puede evitar lo siguiente:

  • Que se borre, se sustraiga, o se capture y se transmita el contenido mediante programas maliciosos, como caballo de Troya, registradores de las pulsaciones de teclas y determinados tipos de programas espías

  • Que se pierda o corrompa el contenido debido a la acción de los virus informáticos

  • Que el contenido restringido que aparece en la pantalla del equipo del destinatario se vuelva a escribir, bien a mano o utilizando el teclado

  • Que el destinatario haga una fotografía digital del contenido restringido que aparece en pantalla

  • Que el contenido restringido se copie utilizando programas de terceros para realizar capturas de pantalla

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Configurar el equipo para usar IRM

Si usa un equipo que ejecuta Windows Vista, ya estará instalado el Cliente de Servicios de Windows Rights Management (RMS) de Windows. Si usa un equipo que ejecuta Microsoft Windows XP, usted o su administrador de RMS deberá instalar el Service Pack 1 (SP1) del Cliente de Servicios de Windows Rights Management (RMS) de Windows en su equipo.

El administrador de RMS puede configurar las directivas IRM específicas para la organización que definen quién puede tener acceso a la información y el nivel de modificación permitido en un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, puede que el administrador de una organización defina una plantilla de directivas denominada "Información confidencial de la organización" en la que se especifica que un mensaje de correo electrónico que utilice esa directiva sólo lo pueden abrir los usuarios que estén dentro del dominio de la organización.

Instalar el cliente de Servicios de Windows Rights Management (RMS)

Nota   Si usa un equipo que ejecuta Windows Vista, ya tiene instalado el cliente de Servicios de Windows Rights Management (RMS).

  1. En Windows XP, haga clic en el botón Inicio y elija Panel de control.

  2. Haga clic en Agregar o quitar programas.

  3. Elija Agregar nuevos programas.

  4. En la lista de programas, haga clic en el cliente de Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, haga clic en Agregar.

    Nota   En la Vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, en el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en Cliente de los Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, haga clic en Agregar.

Como alternativa, cuando intente abrir por primera vez archivos con derechos administrados mediante IRM, Versión de Office 2007 le avisa que debe descargar el cliente de Servicios de Windows Rights Management si está usando un equipo sin este software. Para obtener más información acerca del cliente de Servicios de Windows Rights Management, visite el sitio web de Servicios de Windows Rights Management.

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Descargar permisos

La primera vez que intente abrir un mensaje de correo electrónico que use permisos restringidos, deberá conectarse a un servidor de licencias para verificar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tendrá al archivo. Debe realizar este proceso para cada archivo que use permisos restringidos. En otras palabras, no podrá abrir el contenido con permisos restringidos si no tiene una licencia. La descarga de permisos requiere que Microsoft Office envíe sus credenciales (que incluyen su dirección de correo electrónico) e información acerca de sus derechos al servidor de licencias. La información que contiene el mensaje de correo electrónico no se envía al servidor de licencias. Para obtener más información, lea la declaración de privacidad.

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Ver mensajes sin IRM disponible

Si necesita leer o abrir contenido con permisos restringidos pero la Versión de Office 2007 no está disponible en el equipo que está utilizando, puede descargar el Complemento Rights Management para Internet Explorer, que permite ver los mensajes en Microsoft Windows Internet Explorer. Con este complemento, los destinatarios sólo pueden ver los mensajes, pero no los pueden responder, reenviar, copiar ni imprimir.

Nota   Si se usa el complemento Rights Management para ver mensajes, los datos adjuntos que se puedan haber enviado con el mensaje no se podrán ver.

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Tipos de archivo cubiertos por las directivas IRM cuando van adjuntos a mensajes

Cuando los siguientes tipos de archivo se adjuntan a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados en Office Outlook 2007, sus derechos se administran también automáticamente.

Nota   Si adjunta un archivo de mensaje (.msg) a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados, no se administran los derechos del mensaje adjunto. IRM no administra los derechos de los tipos de archivo .msg.

Archivos de Word

Tipo de archivo

Extensión

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento habilitado para macros

.docm

Plantilla

.dot

Plantilla

.dotx

Plantilla habilitada para macros

.dotm

Archivos de Excel

Tipo de archivo

Extensión

Libro

.xls

Libro

.xlsx

Libro habilitado para macros

.xlsm

Plantilla

.xlt

Plantilla

.xltx

Plantilla habilitada para macros

.xltm

Libro binario no xml

.xlsb

Complemento habilitado para macros

.xla

Complemento habilitado para macros

.xlam

Archivos de PowerPoint

Tipo de archivo

Extensión

Presentación

.ppt

Presentación

.pptx

Presentación habilitada para macros

.pptm

Plantilla

.pot

Plantilla

.potx

Plantilla habilitada para macros

.potm

Presentación

.pps

Presentación

.ppsx

Presentación habilitada para macros

.ppsm

Tema de Office

.thmx

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Se aplica a: Outlook 2007



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