Introducción al diseño de un panel de información del documento mediante InfoPath

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo:

Introducción a los paneles de información del documento

Usar un panel de información del documento

Información general de seguridad

Introducción a los paneles de información del documento

El panel de información del documento, que se muestra en los documentos de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office Excel 2007, permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades de un archivo individual o de un tipo de contenido guardado en un servidor de administración de documentos, como el sitio de un área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services 3.0. Estas propiedades, que también se conocen como metadatos, son detalles de un archivo que lo describen o lo identifican. Los usuarios pueden usar estas propiedades para organizar, identificar y buscar documentos.

El Panel de información del documento es un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 que se hospeda y muestra dentro de un documento. No es necesario InfoPath instalado en su equipo para ver un Panel de información del documento en un documento 2007 Microsoft Office system, pero necesita Office InfoPath 2007 para diseñar o personalizar los paneles de información del documento. Por ejemplo, si desea personalizar un Panel de información del documento para mostrar datos de un recurso externo como un servicio Web, debe usar Office InfoPath 2007 para ese Panel de información del documento de diseño.

Al usar un panel de información del documento con documentos de versión de 2007 Office, los usuarios pueden realizar un seguimiento y modificar los metadatos de un documento, incluso mientras trabajan en el documento. Además, el panel de información del documento puede personalizarse para el uso de datos de un origen de datos externo, como un servicio Web, lo que permite a los empleados usar los metadatos de manera coherente en distintos tipos de documento de versión de 2007 Office en toda la organización.

Al personalizar el Panel de información del documento, también puede agregar la lógica empresarial, como la validación de datos, o agregar propiedades personalizadas que son importantes para su organización. Además, mediante la creación de un elemento de plantilla para que contenga los campos comunes, puede organizar la reutilización eficaz de paneles de información del documento en tipos de documentos de diferentes versión de 2007 Office en toda la organización.  Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarlo en varias plantillas de formulario.

Además de modificar y realizar un seguimiento de los metadatos mediante los paneles de información del documento en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, los usuarios de documentos de Office Word 2007 pueden realizar tareas adicionales. En Office Word 2007, los usuarios pueden agregar propiedades del panel de información del documento como controles de propiedad en el propio documento. Los controles de propiedad de Office Word 2007 muestran las propiedades del documento como contenido en el propio documento. Estos controles de propiedad se actualizan cuando cambia la información en el panel de información del documento. Además, los datos en el panel de información del documento se actualizan cuando cambian los correspondientes controles de propiedad en el documento.

La sección Vea también incluye más información sobre cómo agregar propiedades a un documento de Word.

Tipos de propiedades

Los paneles de información del documento se utilizan para realizar un seguimiento de una de las siguientes propiedades:

  • Propiedades de documento estándar en documento individuales.

  • Propiedades de servidor de los tipos de contenido de SharePoint que se basan en el tipo de contenido Documento o el tipo de contenido Columnas de Dublin Core, que está disponible en los servidores en los que se ejecuta Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  • Propiedades personalizadas que se agregan a un panel de información del documento.

Las propiedades que los usuarios pueden ver o modificar mediante un panel de información del documento pueden agruparse en tres categorías generales: propiedades basadas en el documento, propiedades basadas en el servidor y propiedades personalizadas. Según el diseño y la ubicación del panel de información del documento, pueden aparecer algunas o todas las propiedades siguientes en el panel de información del documento:

Propiedades basadas en el documento    Incluyen propiedades como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

Propiedades basadas en el servidor    En el caso de los documentos que están guardados en un sitio de SharePoint y que utilizan paneles de información del documento personalizados, estas propiedades pueden incluir datos sobre la biblioteca de documentos, las columnas del sitio, los tipos de contenido del sitio o datos de otros campos personalizados.

Propiedades personalizadas    Puede definir propiedades personalizadas para un documento de Office personalizando un panel de información del documento mediante InfoPath. Las propiedades personalizadas pueden incluir metadatos específicos de una organización o un proyecto, como un código de proyecto o un valor del centro de costos.

Nota: También puede definir las propiedades personalizadas de un documento haciendo clic en Propiedades avanzadas del menú Propiedades del documento en un panel de información del documento de Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007. No obstante, estas propiedades avanzadas no se ven en el propio panel de información del documento. Para personalizar las propiedades visibles en el panel de información del documento, debe usar InfoPath, o bien, en el caso de documentos almacenados en un servidor de administración de documentos, debe modificar el esquema de tipo de contenido agregando o quitando columnas del tipo de contenido.

Principio de página

Usar un panel de información del documento

Cuando se crea un documento con Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, se crea automáticamente un panel de información del documento. Este panel de información del documento predeterminado incluye propiedades estándar como Autor, Título y Asunto. Asimismo, se pueden agregar propiedades personalizadas diseñando un panel de información del documento desde el principio y, a continuación, asociándolo a un documento, o bien, personalizando un panel de información del documento existente.

Cuando diseñe un Panel de información del documento personalizado, puede usarlo con varios documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 o puede diseñar varios paneles de información del documento. Por ejemplo, si algunos documentos están asociados a un proyecto específico, puede desea usar campos únicos para los paneles de información del documento que se usan en solo dichos documentos.

Incluso si su organización usa varios paneles de información del documento, cada uno puede contener varias propiedades comunes. Para volver a usar fácilmente las propiedades comunes al diseñar un Panel de información del documento, considere la posibilidad de usar elementos de plantilla. Mediante la creación y uso de los elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que los metadatos clave de su organización es coherente en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, su organización puede requerir cada Panel de información del documento incluir un campo denominado puesto además de autor. Al diseñar un elemento de plantilla que usa dichos campos comunes, puede volver a usar fácilmente el elemento de plantilla en varios paneles de información del documento.

Nota: Para personalizar un esquema de tipo de contenido de SharePoint, sólo puede personalizar el panel de información del documento agregando campos que forman parte del esquema. Para agregar o quitar campos del panel de información del documento agregando nuevos campos al esquema de tipo de contenido, debe agregar o quitar columnas del tipo de contenido.

Después de crear un Panel de información del documento personalizado, debe asociar con un documento antes de poder usarla. Para ello, primero tiene que activar la ficha Programador en la cinta de opciones en los programas que desea usar el Panel de información del documento. A continuación, puede especificar la ubicación del Panel de información del documento mediante una ruta de acceso URL, UNC o URN. Además, puede mostrar el Panel de información del documento de forma predeterminada cuando se abre el documento. También puede elegir si las propiedades personalizadas que ha creado son visibles de forma predeterminada cuando se abre el documento.

Además de ver o cambiar las propiedades de documentos para Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 en paneles de información del documento, en Office Word 2007 los usuarios pueden agregar propiedades desde el Panel de información del documento como controles de propiedad en el propio documento. Por ejemplo, varias instancias de una dirección de la empresa pueden agregarse como controles de las propiedades de un documento. Estos controles de la propiedad se actualizará cuando se cambia la información en el Panel de información del documento.

La sección Vea también incluye más información sobre cómo crear un panel de información del documento personalizado y agregar propiedades a un documento de Office Word 2007.

Principio de página

Información general de seguridad

Un panel de información del documento está sujeto a las mismas directrices y restricciones de seguridad que un formulario de InfoPath. Las características de seguridad de InfoPath se han diseñado para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios contra operaciones no seguras, como el acceso a datos o el envío de datos a un origen que no es de confianza. Por ejemplo, las plantillas de formulario de InfoPath se ejecutan en uno de los tres niveles de seguridad, dependiendo de dónde estén ubicadas, cómo estén instaladas y si llevan una firma digital. Los tres niveles son: Restringido, Dominio y Plena confianza. A un panel de información del documento se le asigna el mismo nivel de seguridad que a una plantilla de formulario de InfoPath. Antes de diseñar y usar un panel de información del documento, deberá familiarizarse con las consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos y la implementación.

Consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos

Un panel de información del documento no puede obtener acceso a un origen de datos de otro dominio, a menos que esté establecido en Plena confianza. Para habilitar la plena confianza, es preciso firmar digitalmente la plantilla de formulario del panel de información del documento con un certificado raíz de confianza o crear un archivo instalable.

Nota: Si la persona que usa el documento no tiene permiso para obtener acceso al origen de datos, aparecerá un mensaje de error incluso si el nivel de permiso para el panel de información del documento es suficiente para obtener acceso al origen de datos.

La sección Vea también incluye información adicional sobre los niveles de seguridad de las plantillas de formulario de InfoPath.

Consideraciones de seguridad para la implementación

Se recomienda implementar un panel de información del documento en el mismo dominio que los propios documentos. Por ejemplo, si un documento de Office Word 2007 en el servidor http://example usa un panel de información del documento personalizado, se recomienda almacenar también el panel de información del documento correspondiente a ese documento en http://example. Si decide implementar un panel de información del documento en otro dominio, o bien, si un usuario abre una versión almacenada localmente de un documento (o un documento enviado como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico), el nivel de seguridad del panel de información del documento bajará a un nivel inferior. Se trata de una precaución de seguridad para ayudar a proteger a los usuarios contra los riesgos de seguridad asociados a un panel de información del documento que obtiene acceso a datos ubicados en otro dominio.

Notas: 

  • Cuando se personaliza un panel de información del documento para un tipo de contenido de SharePoint, el panel de información del documento se implementa automáticamente en el sitio de SharePoint al publicarlo.

  • Si desea que un usuario ejecute desde su equipo una versión localmente instalada de un panel de información del documento, debe crear un archivo instalable mediante el Asistente para la publicación y Visual Studio. Si publica la plantilla de formulario (archivo .xsn) del panel de información del documento en una unidad de disco duro, el panel de información del documento no se abrirá cuando el usuario abra el documento asociado.

La sección Vea también incluye información adicional sobre cómo crear un archivo instalable mediante el Asistente para la publicación y Visual Studio.

Principio de página

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Compartir Facebook Facebook Twitter Twitter Enviar por correo electrónico Enviar por correo electrónico

¿Le ha sido útil esta información?

De acuerdo. ¿Algún comentario más?

¿Cómo podemos mejorarlo?

¡Gracias por sus comentarios!

×