Introducción a los formularios

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es uno que está conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y a continuación, puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no se vincula directamente a un origen de datos, pero que todavía contiene botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para trabajar con la aplicación.

En este artículo se centra principalmente en los formularios enlazados. Puede usar formularios enlazados para controlar el acceso a datos, como los que se muestran los campos o filas de datos. Por ejemplo, posible que algunos usuarios necesiten ver sólo varios campos en una tabla con muchos campos. Proporciona a esos usuarios con un formulario que contenga solo dichos campos facilita para que usen la base de datos. También puede agregar botones de comando y otras características a un formulario para automatizar acciones que se realizan con frecuencia.

Piense en formularios enlazados como windows a través del cual personas, vea y llegar a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de la base de datos, ya que personas no tienen que buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace que trabajar con la base de datos más amable y más eficaz, y también puede ayudar a impedir que los datos incorrectos escrita.

Nota: En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

En este artículo:

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario (en inglés)

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios (en inglés)

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco (en inglés)

Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Ajustar un formulario en la vista Presentación

Ajustar un formulario en la vista Diseño

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta formulario para crear un formulario con un solo clic del mouse. Al usar esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente se colocan en el formulario. Puede comenzar a usar el nuevo formulario inmediatamente o se pueden modificar en la vista presentación o vista de diseño que se adapte mejor a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación de uno a varios con la tabla o consulta que usó para crear el formulario, Access agrega una hoja de datos para el formulario que se basa en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si crea un formulario simple que se basa en la tabla empleados y hay una relación de uno a varios definida entre la tabla empleados y la tabla pedidos, la hoja de datos muestra todos los registros de la tabla pedidos que se relacionan con el registro del empleado actual. Puede eliminar la hoja de datos del formulario si decide que no lo necesita. Si hay más de una tabla con una relación de uno a varios con la tabla que se usó para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

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Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Nota: Puede agregar un formulario dividido a una base de datos, pero no puede ejecutar el formulario a menos que abra la base de datos Web mediante Access (es decir, no se ejecutará en un explorador Web). Para obtener más información acerca de las bases de datos Web, vea el artículo crear una base de datos para compartir en la Web.

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos a la vez: una vista formulario y la vista Hoja de datos.

Un formulario dividido difiere de una combinación formulario/subformulario en que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y se sincronizan entre sí en todo momento. Seleccionar un campo en una parte del formulario, selecciona el mismo campo en el otro elemento del formulario. Puede agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros es actualizable y no ha configurado el formulario para evitar estas acciones).

Trabajar con formularios divididos proporciona las ventajas de ambos tipos de formularios en un único formulario. Por ejemplo, puede usar la parte de hoja de datos del formulario para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee en su formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

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Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Al crear un formulario mediante la herramienta formulario, el formulario que Access crea muestra un único registro a la vez. Si desea que un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, puede usar la herramienta varios elementos.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En la ficha crear, en el grupo formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Varios elementos.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Al usar la herramienta varios elementos, el formulario de Access crea es similar a una hoja de datos. Los datos están dispuestos en filas y columnas y ver más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información acerca de cómo personalizar el formulario, vea las secciones ajustar un formulario en la vista Diseño y ajustar un formulario en la vista Diseño.

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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para que sea más selectivo acerca de los campos que aparecen en el formulario, puede usar al Asistente para formularios en lugar de las distintas herramientas de creación de formulario mencionadas anteriormente. También puede definir cómo se agrupa y ordena los datos y puede usar campos de más de una tabla o consulta, mientras que especificó previamente las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Asistente para formularios.

  2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

    Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

  3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco (en inglés)

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades, puede usar la herramienta formulario en blanco para crear un formulario. Esto puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si planea poner sólo algunos campos en el formulario.

  1. En la ficha crear, en el grupo formularios, haga clic en Formulario en blanco.

    Access abre un formulario en blanco en la vista presentación y muestra el panel Lista de campos.

  2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

  3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic o arrastre hasta el formulario.

    Nota: 

    • Después de agregar el primer campo, puede agregar varios campos a la vez manteniendo presionada la tecla CTRL, haciendo clic en varios campos y arrastrándolos hasta el formulario al mismo tiempo.

    • Puede cambiar el orden de las tablas en el panel Lista de campos, dependiendo de qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si el campo que desea agregar no está visible, intente seleccionar otra parte del formulario y, a continuación, intente volver a agregar el campo.

  4. Use las herramientas en el grupo Encabezado y pie de página en la ficha Diseño para agregar un logotipo, el título, o la fecha y hora al formulario.

  5. Use las herramientas del grupo controles de la ficha Diseño para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

    Para una selección de un poco más grande de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic en el formulario y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

    Los controles que agregue en la vista Diseño no pueden ser compatibles con la publicación en función de la Web. Si piensa publicar el formulario en la Web, debe utilizar solo las características que están disponibles en la vista Diseño.

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Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Diseño    Vista de diseño es la vista más intuitiva para modificación de formulario y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario en Access. Si crea una base de datos haciendo clic en Base de datos Web en blanco en la vista Backstage de Microsoft, la vista Diseño es la única vista que está disponible para diseñar formularios.

En la vista Diseño, en realidad se ejecuta el formulario. Por lo tanto, puede ver los datos como aparecerá cuando se usa el formulario. Sin embargo, también puede cambiar el diseño del formulario en esta vista. Dado que puede ver los datos mientras está modificando el formulario, esto es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecta a la apariencia y el uso del formulario.

Si va a crear una base de datos de escritorio estándar (en lugar de una base de datos Web) y encontrar una tarea que no se puede realizar en la vista Diseño, puede cambiar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que debe cambiar a la vista de diseño antes de poder realizar un cambio determinado.

Vista Diseño    Vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del formulario. Puede ver las secciones encabezado, detalle y pie de página del formulario. El formulario no se está ejecutando cuando se muestre en la vista Diseño. Por lo tanto, no puede ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño. Sin embargo, hay algunas tareas que puede realizar más fácilmente en la vista de diseño que en la vista Diseño. Puede:

  • Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto dependiente, saltos de página y gráficos.

  • Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de propiedades.

  • Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle.

  • Cambiar algunas propiedades de formulario que no se puede cambiar en la vista Diseño.

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Ajustar un formulario en la vista Presentación

Después de crear un formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Diseño. Usar los datos del formulario real como guía, puede reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Puede colocar los nuevos controles de formulario y establecer las propiedades del formulario y sus controles.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access muestra el formulario en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades de formulario y sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

    Método abreviado de teclado presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Ajustar un formulario en la vista Diseño

En bases de datos de escritorio, se puede ajustar el diseño del formulario en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolas a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le proporciona acceso a muchas de las propiedades que se pueden establecer para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Nota: Vista de diseño no está disponible cuando se trabaja en una base de datos Web.

Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades de formulario y sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

    Método abreviado de teclado presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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