Introducción a las funciones de usuario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo:

Descripción general de las funciones de usuario

Ocasiones para usar las funciones de usuario

Crear y asignar funciones de usuario

Descripción general de las funciones de usuario

Una función de usuario es categorías predefinidas que se pueden asignar a los usuarios basándose en su puesto o cualquier otro criterio. Las funciones se usan normalmente para presentar versiones personalizadas, o vistas de una plantilla de formulario para distintos tipos de usuarios. Puede simplificar los procesos empresariales y optimizar agregando roles de usuario a la plantilla de formulario para controlar lo que los usuarios pueden ver al abrir un formulario que se basa en la plantilla de formulario de recopilación de datos. Por ejemplo, suponga que está diseñando la plantilla de formulario para una solicitud de permiso cuyos formularios se utilizarán en los siguientes tipos de usuarios:

  • Contratistas de sistemas eléctricos que tienen que solicitar un permiso

  • Agentes receptores que comprueban que las solicitudes de los contratistas contienen la información necesaria

  • Administradores que revisan las solicitudes de permiso enviadas para su aprobación

En lugar de diseñar tres plantillas de formulario para cada tipo de usuario y de administrar los datos de todos esos formularios, puede diseñar una única plantilla de formulario cuyos formularios recopilen todos los datos y agregar una función de usuario para cada tipo de usuario. La función de usuario determina los datos que se muestran en las vistas personalizadas basadas en cada tipo de usuario.

Nota de seguridad : Roles de usuario no deben usarse para restringir el acceso a datos confidenciales en un formulario. Aunque se hacer una plantilla de formulario de sólo lectura u ocultan algunos controles que se basan en funciones de usuario, los usuarios potencialmente pueden usar un programa de edición de texto como Microsoft Notepad para ver o modificar el archivo de plantilla (.xsn) y acceder a esos datos.

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Ocasiones para usar las funciones de usuario

Hay varias ocasiones en las que las funciones de usuario benefician a los usuarios. Por ejemplo, con las funciones de usuario, puede:

  • Mostrar una única vista para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se muestren distintas vistas de dicho formulario, dependiendo de quién lo rellene. Por ejemplo, puede diseñar una vista para los contratistas de sistemas eléctricos que están solicitando un permiso, una vista para los agentes que reciben las solicitudes de permiso y otra vista para los administradores que revisan toda la información. Cada vista muestra únicamente los datos apropiados para cada función de usuario.

  • Mostrar una sección diferente para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario que muestre secciones diferentes, dependiendo de quién rellene el formulario. Por ejemplo, se puede mostrar una sección en una plantilla de formulario de informe de gastos que se aplica únicamente a los empleados cuando éstos abren el formulario. Se puede mostrar otra sección que se aplica únicamente a los administradores que están aprobando el informe de gastos cuando el administrador abre el formulario.

  • Establecer la validación de datos para un campo que esté basado en cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se aplique una validación de datos distinta a un control enlazado a un campo específico, dependiendo de la función de usuario de la persona que esté rellenando el formulario. Por ejemplo, puede establecer el valor de gasto máximo para un director en un límite y establecer un valor máximo superior para el mismo cuadro de texto para un administrador. Si el director rellena el formulario y supera el importe, aparece un cuadro de diálogo. Si el administrador rellena el formulario, el cuadro de texto aceptará el valor que se hubiera rechazado si el director hubiera rellenado el formulario.

  • Enviar datos del formulario a un origen de datos externo basado en las funciones de usuario    Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario para que los contratistas de sistemas eléctricos que necesiten solicitar un permiso puedan enviar los formularios cumplimentados sólo a un servicio Web, y para que los agentes receptores puedan enviar los formularios únicamente a una base de datos SQL. Los administradores pueden enviar los datos del formulario a una base de datos y en un mensaje de correo electrónico si la solicitud se ha aprobado, o pueden enviar los datos del formulario a una base de datos si la solicitud se ha rechazado.

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Crear y asignar funciones de usuario

Cuando se crea una nueva función de usuario, puede asignar a usuarios a él de las siguientes maneras:

  • Especificando nombres de usuario de un servicio de directorio de Microsoft Active Directory (por ejemplo, "ventas\Andrés"). Para especificar un nombre de usuario en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Especificando grupos de un servicio de directorio de Active Directory. Por ejemplo, puede especificar una lista de distribución de correo electrónico que contiene los nombres de todos los miembros del equipo de marketing. Para especificar un grupo en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Si especifica un valor que se entrega directamente desde un campo en el formulario. El campo puede obtener datos de Active Directory o el usuario puede introducir datos en un control enlazado a este campo. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene un cuadro de texto de Administrador, puede asociar una determinada función con el campo al que está enlazado el cuadro de texto.

Después de agregar una función de usuario, puede establecer como uno de estos procedimientos:

Rol predeterminado    Los usuarios que no están asignados a un rol de usuario existente se asignan automáticamente a la función de usuario que se especifica como la función predeterminada. También se usa la función predeterminada para los usuarios que forman parte de un grupo pero están trabajando sin conexión. Una función de usuario siempre se establece como predeterminado.

Función de autor    Si desea aplicar una determinada función a los usuarios que abran el formulario por primera vez, puede especificar una función de autor. Por ejemplo, puede definir una función de autor denominada "Contratista" que se aplica a los usuarios que rellenen nuevos formularios de aplicación de permiso. Un usuario que está asignado a un rol de usuario diferentes se vuelve a asignar automáticamente a la función de contratista cuando abra un nuevo formulario de solicitud de permiso. Sin embargo, la próxima vez que el usuario abre el mismo formulario, Microsoft Office InfoPath usa la función de usuario asignada de la persona en lugar de la función del iniciador.

Si ha asignado roles a los usuarios que se basan en cualquier combinación de nombres de usuario, grupos o valores de un campo, cuando un usuario abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath determina la función asignar a ese usuario mediante el siguiente orden:

  1. El nombre de usuario es un valor de un campo en la plantilla de formulario.

  2. Es el nombre del usuario en Active Directory.

  3. El usuario es miembro de un grupo de Active Directory.

    Nota: Si el usuario es miembro de varios grupos y asignación de roles de usuario que se basan en un grupo, InfoPath comprueba la lista de miembros de cada grupo en el orden en que el grupo aparece en el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario. Por ejemplo, si el usuario es miembro del grupo de agente de recepción y el administrador del grupo y, a continuación, el administrador del grupo aparece antes del grupo de agente de recepción, el usuario se asignará el rol de usuario para el administrador del grupo.

  4. Si ninguno de los anteriores son verdadera, se usa la función predeterminada.

Después de definir los roles de usuario para la plantilla de formulario, puede configurar un regla que cambia automáticamente vistas a partir de la función del usuario. Por ejemplo, puede crear una función de usuario administrador y, a continuación, crear una regla para cambiar automáticamente a la vista de administrador cuando un usuario que está asignado al rol de administrador abre el formulario. Como alternativa, puede crear primero la regla y, a continuación, definir los roles de usuario como parte del proceso de creación de la regla.

También puede variar el comportamiento de un control basándose en una función de usuario. Por ejemplo, puede habilitar un control únicamente para una función de usuario específica, mientras que otras funciones de usuario pueden ver los datos en el control, pero no modificarlos. La posibilidad de restringir quién puede especificar datos en un control basado en funciones de usuario es una forma de asegurar que los datos especificados en el control proceden de un origen legítimo. Por ejemplo, puede tener una casilla de verificación Aprobación en un formulario de solicitudes de permisos que sólo puedan activar los miembros de la función de usuario Administrador, lo que indica que se ha aprobado el permiso. Los usuarios asignados a cualquier otra función de usuario, como contratistas que envían las solicitudes, sólo verán la casilla de verificación pero no podrán activarla ni desactivarla.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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