Introducción a archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Cuando usa Microsoft Outlook, los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los demás elementos se guardan en un servidor de correo, en su equipo o en ambas ubicaciones. Los elementos de Outlook que se guardan en el equipo se conservan en un Archivo de datos de Outlook (.pst y .ost).

En este artículo

Archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Archivos de datos de Outlook (.pst)

Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Ubicación de archivos

Archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Outlook utiliza dos tipos de archivos de datos de Outlook. La mayoría de las cuentas usa un Archivo de datos de Outlook (.pst). Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, normalmente los elementos se entregan y se guardan en el servidor de correo. Para que pueda trabajar con los mensajes aunque no pueda conectarse al servidor de correo, en el equipo se guarda un segundo tipo de archivo de datos, denominado Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

Las principales diferencias entre los dos tipos de archivos de datos de Outlook son las siguientes:

Los archivos de datos de Outlook (.pst) se usan para cuentas de correo POP3, IMAP y basadas en web. Si desea crear archivos de almacenamiento o de copia de seguridad de los elementos y carpetas de Outlook en el equipo, como cuentas de Exchange, tiene que crear y usar archivos .pst adicionales.

Los archivos de datos de Outlook (.ost) se usan cuando tiene una cuenta de Exchange y desea trabajar sin conexión o usar el Modo caché de Exchange predeterminado. Este tipo de archivo de datos también se utiliza para las cuentas configuradas con Outlook Connector para Outlook.com (anteriormente Hotmail). Los archivos de datos de Outlook (.ost) son siempre copias de los elementos que se guardan en un servidor de correo y no es necesario realizar una copia de seguridad como sucede con los archivos de datos de Outlook (.pst).

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Archivo de datos de Outlook (.pst)

Un archivo de carpetas personales (.pst) es un archivo de datos de Outlook que almacena los mensajes y otros elementos en el equipo. Este es el archivo más común en el que se guarda información en Outlook para usuarios domésticos o pequeñas empresas. Los usuarios domésticos suelen utilizar un proveedor de servicios de Internet (ISP) para conectarse a Internet. El ISP también proporciona una o varias cuentas de correo electrónico. Los tipos de cuentas más comunes se conocen por sus nombres de protocolo de Internet: POP3 e IMAP. Otro tipo de cuenta es la cuenta HTTP o basada en web, que funciona de manera similar a las cuentas de correo IMAP. Los tres tipos de cuenta usan un archivo .pst.

Los elementos también se pueden mover o archivar en un archivo de datos de Outlook (.pst). Como el archivo .pst se guarda en el equipo, no está sujeto a los límites de tamaño de buzón en el servidor de correo. Si mueve elementos a un archivo .pst en el equipo, puede liberar espacio de almacenamiento en el buzón en el servidor de correo. Outlook se puede configurar para entregar nuevos elementos a un archivo .pst, pero si lo hace tiene varias desventajas. Esto incluye no poder trabajar con los elementos cuando se usa Microsoft Outlook Web Access con la cuenta de correo de Exchange Server o cuando se trabaja en otro equipo.

Advertencia: No obtenga acceso a un archivo de datos de Outlook (.pst) desde un recurso compartido de red u otro equipo, ya que aumentan las posibilidades de pérdida de datos.

Sugerencia: Es recomendable crear copias de seguridad periódicas de los archivos de datos de Outlook (.pst) y guardarlas en un lugar seguro. Su ISP o Microsoft no podrá recuperar el correo electrónico ni otros elementos si el archivo se pierde.

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Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Normalmente, cuando se usa una cuenta de Microsoft Exchange Server, los mensajes de correo electrónico, el calendario y otros elementos se entregan y se guardan en el servidor. Puede configurar Outlook para que conserve una copia local de los elementos en el equipo en un archivo de datos de Outlook que se denomina archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Esto le permite usar el modo caché de Exchange o bien trabajar sin conexión cuando no sea posible establecer una conexión con el equipo de Exchange o no desee hacerlo. El archivo .ost se sincroniza con el equipo de Exchange cuando hay una conexión disponible.

Las carpetas sin conexión son réplicas de las carpetas que se encuentran en el buzón del equipo en el que se ejecuta Microsoft Exchange. Permiten obtener acceso a una carpeta de una ubicación de un servidor, trabajar con su contenido sin estar conectado a la red y, después, al volver a conectarse, actualizar la carpeta y la carpeta correspondiente del servidor para que el contenido de ambas sea idéntico. Este proceso se denomina sincronización de carpetas.

Puede agregar, eliminar y modificar el contenido de una carpeta sin conexión exactamente igual que si se tratara de una carpeta en un servidor. Por ejemplo, puede cambiar y mover elementos entre carpetas, enviar los mensajes incluidos en la Bandeja de salida sin conexión y ver el contenido de las carpetas públicas sin conexión. Mientras, los nuevos mensajes se almacenan en la Bandeja de entrada del servidor y puede que otras personas agreguen, eliminen o cambien los elementos de las carpetas públicas. No podrá conocer los cambios producidos en el servidor hasta que realice la sincronización.

La información que se sincroniza incluye:

  • Encabezados    Identificador descriptivo que proporciona el nombre del remitente, la línea de asunto del mensaje, la hora a la que se recibió y el tamaño del mensaje (solo en los elementos de correo electrónico).

Elementos completos    Un elemento completo incluye el encabezado, el cuerpo del mensaje y los datos adjuntos, como objetos incrustados o imágenes.

Cuando trabaja sin conexión, los grupos de envío o recepción determinan qué carpetas que se sincronizarán. Usando grupos de envío o recepción, puede elegir las carpetas que se sincronizan y se mantienen actualizadas para que cuando no sea posible una conexión con el servidor o cuando decida trabajar sin conexión pueda seguir trabajando con esos elementos. También puede especificar que las actualizaciones de la Libreta de direcciones se descarguen durante la sincronización.

Si usa una cuenta de correo de Exchange Server, le recomendamos que use el Modo caché de Exchange. La mayoría de los motivos para trabajar sin conexión desaparece al usar el modo caché de Exchange. La falta de una conexión de red es casi transparente para usted, ya que puede seguir trabajando con los elementos independientemente de que esté conectado al equipo en el que se ejecuta Exchange.

De manera predeterminada, el modo caché de Exchange crea y utiliza un archivo de carpetas sin conexión (.ost) y después descarga y mantiene una copia sincronizada de todos los elementos de todas las carpetas del buzón. Usted trabaja con la información almacenada en el equipo y Outlook la sincroniza con el servidor. Cuando se interrumpe la conexión con el equipo de Exchange, puede seguir trabajando con los datos. Cuando se restablezca la conexión, los cambios se sincronizan automáticamente y las carpetas y elementos en el servidor y en el PC vuelven a ser idénticos.

Con el modo caché de Exchange, no es necesario configurar grupos de envío o recepción, elegir carpetas para que estén disponibles sin conexión ni mantener esas carpetas sincronizadas.

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Ubicación de archivos

Puede guardar, copiar o mover un archivo de datos (que no sea el archivo utilizado como ubicación de entrega predeterminada) a otra ubicación en el disco duro o en un recurso de red compartido. Pero debe disponer de permisos de lectura/escritura de carpeta para abrir los archivos de carpetas personales (.pst).

Archivos de datos de Outlook (.pst)

Nota: Las cuentas de Microsoft Exchange Server guardan la información en el servidor de correo. Para usar el Modo caché de Exchange o para trabajar sin conexión, se guardan copias de los elementos en un Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Vea la sección Archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost) para obtener más información. Además, algunas organizaciones permiten exportar o archivar los elementos en un archivo .pst.

La forma más rápida de abrir la carpeta en la que se guarda el archivo de datos de Outlook (.pst y .ost) es la siguiente:

  1. En Outlook 2010, haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  3. En la ficha Archivos de datos, haga clic en una entrada y, a continuación, haga clic en Abrir la ubicación del archivo.

Los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost) creados con Outlook 2010 se guardan en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook del equipo. Si está ejecutando Windows XP, estos archivos se crean en la carpeta Mis Documentos\Archivos de Outlook.

Si actualizó a Outlook 2010 en un equipo que ya tenía archivos de datos creados en versiones anteriores de Outlook, estos archivos se guardan en una ubicación diferente en una carpeta oculta.

Windows 7 y Windows Vista    unidad:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Sugerencia: Para obtener información sobre las carpetas ocultas en Windows, vea Ayuda y soporte técnico de Windows.

Archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

El archivo .ost se sincroniza con los elementos del servidor que ejecuta Exchange. Puesto que los datos permanecen en el servidor de Exchange, puede volver a crear este archivo .ost en su nuevo equipo sin tener que hacer una copia de seguridad del archivo .ost.

Windows 7 y Windows Vista    unidad:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP    unidad:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

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