Introducción: crear una reunión Nota sistema con InfoPath y SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Al realizar modificaciones menores en una plantilla de formulario de ejemplo de Microsoft Office InfoPath 2007 y al crear una biblioteca de documentos en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, se puede implementar un sistema para tomar notas de reuniones de manera sistemática, enviar las notas a todos los asistentes de la reunión y almacenar las notas en una biblioteca de documentos de SharePoint Services. Este artículo muestra cómo crear este sistema.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Crear el nuevo sistema de notas de reunión

Actualizar la plantilla de formulario

Información general

InfoPath incluye una plantilla de formulario de ejemplo que se ha diseñado específicamente para recopilar datos de reunión comunes, como las agendas, los asistentes, los elementos de discusión y los elementos de acción. La plantilla de formulario de ejemplo está configurada de modo que se puede enviar una copia de un formulario que está basado en la plantilla por correo electrónico a cada asistente de la reunión.

La plantilla de formulario de ejemplo está configurada para ayudar al tomador de notas a recopilar los datos que se escriben normalmente en una reunión. Los controles se organizan en secciones lógicas para ayudar al tomador de notas a recopilar los datos correctos y también lo exime de recopilar datos que se pueden generar automáticamente. El diseño de los controles también proporciona un marco coherente para que, en lugar de tener que recordar qué tipo de datos se deben recopilar, el tomador sólo rellene los espacios a medida que avanza la reunión.

Aunque puede modificar la plantilla de formulario para recopilar datos adicionales, le sugerimos que utilice la plantilla de formulario existente como está con una modificación que le permita guardar formularios completados en una biblioteca de documentos de SharePoint. A continuación, puede probar la eficacia del sistema y utilizar lo aprendido durante la prueba para modificar la plantilla de formulario para satisfacer las necesidades del grupo.

Puede utilizar esta plantilla de formulario de ejemplo en el sistema si la publica primero en una nueva biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint. Deberá crear una nueva biblioteca de documentos como parte del proceso de publicación. Después de publicar la plantilla de formulario y crear la nueva biblioteca de documentos, modificará la plantilla de formulario para que guarde un formulario completado en la nueva biblioteca de documentos y envíe una copia del formulario a los asistentes de la reunión.

Para utilizar este sistema, el tomador de notas va a la biblioteca de documentos y crea un nuevo formulario basado en esta plantilla de formulario. Durante una reunión, el tomador de notas rellena los datos en los controles apropiados del formulario. Al final de la reunión, el tomador de notas envía el formulario a la biblioteca de documentos y se envía una copia del formulario a cada asistente de la reunión. Aquellas personas que no han asistido a la reunión pueden leer las notas si visitan la biblioteca de documentos y abren el formulario en InfoPath.

La plantilla de formulario de ejemplo contiene las siguientes secciones:

Plantilla de formulario de la agenda de reuniones con cuatro secciones

1. sección de título contiene controles para el nombre, propósito, ubicación y fechas de reuniones y horas. El control de fecha muestra automáticamente la fecha en que se creó el formulario. De forma predeterminada, el control de cuadro de texto de Hora de finalización muestra automáticamente una hora que es una hora posterior a la hora especificada en el control de cuadro de texto de Hora de comienzo.

2. asistentes repetición sección contiene controles para los nombres y direcciones de correo electrónico de cada asistente de la reunión. Cuando el responsable de registro envía el formulario completado, cada asistente enumerado en esta sección recibe una copia del formulario completado.

3. sección de repetición de elemento de discusión contiene controles para cada moderador (un asistente que le guía a una discusión) y notas acerca de cada elemento de discusión. El control de cuadro de lista desplegable de moderador muestra los nombres de la sección de asistentes.

4. sección de repetición de elemento de acción contiene controles para el nombre, la asignación y vencimiento fecha para cada elemento de acción. El control de cuadro de lista desplegable de asignación muestra los nombres de la sección de asistentes.

Si no tiene experiencia en InfoPath, los siguientes artículos le ayudarán a comprender los conceptos importantes y definir mejor los términos que se presentarán a medida que completa cada tarea en este artículo. También encontrará estos vínculos en las secciones adecuadas en este artículo en caso de que necesite obtener más información a medida que completa una tarea.

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Antes de empezar

Deberá necesita el localizador uniforme de recursos (URL) y, al menos, permisos de diseño en la colección de sitios del sitio de SharePoint que usará para este sistema. Si se puede crear una biblioteca de documentos en la colección de sitios, tiene los permisos adecuados. Personas que necesitan para ver las notas de la reunión se necesitan permisos de lectura para la colección de sitios. Si necesita permisos para crear una biblioteca de documentos o para configurar permisos de lectura a la colección de sitios para los usuarios del formulario, póngase en contacto con el Administrador de la colección de sitios.

También necesitará al menos una dirección de correo electrónico a la cual pueda enviar una copia del formulario completado y un cliente de correo electrónico, como Microsoft Office Outlook 2007, que esté configurado para recibir mensajes, de modo que pueda probar la plantilla de formulario.

En este artículo se supone que está utilizando una configuración predeterminada de SharePoint Services.

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Crear el nuevo sistema de notas de reunión

Para crear este sistema, deberá realizar lo siguiente:

  1. Abra y guarde la plantilla de formulario de ejemplo.

  2. Publique la plantilla de formulario de ejemplo para crear una nueva biblioteca de documentos para las notas de la reunión.

  3. Modifique la plantilla de formulario de ejemplo para guardar formularios completados en la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, enviar una copia a cada asistente.

  4. Publique la plantilla de formulario modificada.

  5. Pruebe la plantilla de formulario modificada y la nueva biblioteca de documentos mediante la creación y el envío de formularios de prueba basados en esta plantilla de formulario.

Abrir y guardar la plantilla de formulario

  1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.

  2. En Abrir una plantilla de formulario, haga clic en Personalizar un ejemplo.

  3. En Personalizar un ejemplo, haga doble clic en Agenda de reuniones de ejemplo.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

  5. Si InfoPath muestra un mensaje acerca de la publicación de la plantilla de formulario, haga clic en Aceptar.

  6. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique la ubicación donde desea guardar la plantilla de formulario.

  7. En el cuadro nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de formulario.

  8. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de formulario de InfoPath y, a continuación, en Guardar.

Publicar la plantilla de formulario

Como parte del proceso de publicación, deberá crear una nueva biblioteca de documentos.

Para obtener más información acerca de la publicación de una plantilla de formulario, vea el artículo Introducción a la publicación de una plantilla de formulario.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en A un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Especifique la ubicación del sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la dirección URL de la colección de sitios en el sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, para utilizar una colección de sitios con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, escriba http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly en el cuadro.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en Crear una biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. En la siguiente página, escriba un nombre y una descripción para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. Acepte las columnas sugeridas y haga clic en Siguiente.

  8. En la última página del asistente, compruebe que la información que se muestra sea correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  9. Haga clic en Cerrar.

    Recibirá una confirmación en la última página del asistente cuando haya publicado correctamente la plantilla de formulario.

Anote la dirección URL de la biblioteca de documentos nueva; necesitará esta información más adelante en este artículo. La dirección URL de la nueva biblioteca de documentos será la dirección URL de la colección de sitios, seguida de una barra diagonal (/) y del nombre de la biblioteca de documentos. Por ejemplo, si ha creado una biblioteca de documentos nueva denominada Notas en la colección de sitios con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, la dirección URL de la nueva biblioteca de documentos será http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/Notas.

Modificar la plantilla de formulario

En esta sección, se muestra cómo hacer lo siguiente:

  • Agregar una nueva conexión de datos de envío que guarda el formulario completado en la nueva biblioteca de documentos.

    Para obtener que más información sobre cómo enviar las conexiones de datos, vea Introducción a las conexiones de datos.

  • Cambiar las opciones para la conexión de datos para que guarde el formulario completado en la biblioteca de documentos y envíe una copia del formulario completado a cada asistente de la reunión.

  • Configurar la plantilla de formulario para que cierre el formulario después de enviarlo.

Para obtener más información sobre el envío de un formulario basado en una plantilla de formulario, vea el artículo Introducción al envío de los datos del formulario.

Agregar una nueva conexión de datos de envío

En esta sección, creará una nueva conexión de datos de envío a la nueva biblioteca de documentos y configurará la conexión de datos para guardar el formulario con un nombre único. El nombre del formulario es una combinación del título de la reunión y la fecha en la que se creó el formulario.

Comenzar a crear la conexión de datos
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para conexiones de datos, haga clic en Crear una nueva conexión para, haga clic en Enviar datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en a una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente. Seleccionar un destino para los datos enviados en el Asistente para la conexión de datos

  5. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Biblioteca de documentos, escriba la dirección URL de la biblioteca de documentos que creó en la sección anterior. Por ejemplo, para utilizar una biblioteca de documentos con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/Notas, escriba http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/Notas en el cuadro Biblioteca de documentos.

    En la siguiente sección, se indican los pasos del proceso para definir un nombre de formulario único, lo que requiere que permanezca en esta página del asistente. No haga clic todavía en Siguiente.

Definir un nombre de formulario único

La plantilla de formulario guarda el formulario en una biblioteca de documentos con un nombre predeterminado. Si utiliza el nombre predeterminado, la nueva biblioteca de documentos almacena sólo un formulario completado. En esta sección, configurará la conexión de datos para guardar formularios basados en esta plantilla de formulario con un nombre que se componga del título y la fecha de la reunión. Para ello, cree una fórmula que utilice una función XPath.

Para obtener más información sobre las fórmulas y funciones, vea Agregar una fórmula a un control.

  1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

  2. En el cuadro de diálogo Insertar una fórmula, haga clic en Insertar función.

  3. En la lista Categorías del cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Texto.

  4. En la lista Funciones, haga clic en concatenar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro fórmula, haga doble clic en la primera instancia de haga doble clic para insertar el campo.

    Haga doble clic para insertar el primer campo para usarlo como parte del nombre del formulario

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, abra meeting, haga clic en meetingTitle y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Selección del campo meetingTitle en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo

  7. En el cuadro Fórmula, haga clic en la segunda aparición de haga doble clic para insertar el campo para seleccionarla (no haga doble clic en ella).

    Doble clic para insertar un carácter de guión como parte del nombre del formulario

  8. Escriba comillas dobles ("), seguidas por un guión (-) y otras comillas dobles.

    Inserción de un carácter de guión como parte del nombre del formulario

  9. Haga doble clic en la tercera aparición de haga doble clic para insertar el campo.

    Doble clic para insertar otro campo para usarlo como parte del nombre del formulario

  10. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, abra meeting, haga clic en meetingDate y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Selección del campo meetingDate en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo

    El cuadro de diálogo Insertar una fórmula debe tener la siguiente apariencia:

    La fórmula terminada en el cuadro de diálogo Insertar una fórmula que genera el nombre del formulario

  11. Para comprobar que la fórmula tiene una sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

  12. Si la fórmula no contiene errores, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Finalizar la configuración de la conexión de datos
  1. En el asistente, haga clic en Siguiente.

  2. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.

  3. Compruebe que la información sea correcta en la sección Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

  4. Haga clic en Cerrar.

  5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Cambiar las opciones de envío para utilizar ambas conexiones de datos de envío

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.

  3. Haga clic en realizar una acción personalizada utilizando reglas y, a continuación, haga clic en reglas.

  4. En el cuadro de diálogo Reglas para enviar formularios, haga clic en Agregar.

  5. Haga clic en Agregar acción.

  6. En el cuadro Acción, haga clic en Enviar usando una conexión de datos.

  7. En la lista Conexión de datos , haga clic en la conexión de datos a la biblioteca de documentos que creó en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Aceptar .

  8. Haga clic en Agregar acción.

  9. En el cuadro Acción, haga clic en Enviar usando una conexión de datos.

  10. En la lista Conexión de datos, haga clic en Envío principal y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Utilizará la conexión de datos de Envío principal para enviar una copia del formulario a cada asistente.

  11. En el cuadro Nombre del cuadro de diálogo Regla, escriba Reglas de envío para identificar la regla que acaba de crear.

  12. Haga dos veces clic en Aceptar.

Configure la plantilla de formulario para cerrar el formulario después de enviar.

  1. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, haga clic en Avanzadas.

  2. En la lista Después de enviar, haga clic en Cerrar el formulario.

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Publicar la plantilla de formulario

Después de modificar la plantilla de formulario, deberá publicarla en la biblioteca de documentos para distribuir las modificaciones.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en A un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Especifique la ubicación del sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación de la biblioteca de documentos en la colección de sitios de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en Actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente.

  6. En la lista Biblioteca de documentos que se va a actualizar, haga clic en la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En la siguiente página, compruebe que la información que se muestra sea correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

    Recibirá una confirmación en la última página del asistente cuando haya publicado correctamente la plantilla de formulario.

Probar la plantilla de formulario y el sitio

  1. En la última página del Asistente para la publicación, haga clic en Abrir esta biblioteca de documentos y a continuación, haga clic en Cerrar.

  2. En la biblioteca de documentos, haga clic en Nuevo.

  3. Rellene el formulario como si tomara notas en una reunión. Después de escribir una hora en el control del cuadro de texto Hora de inicio, presione la tecla TAB para pasar al siguiente control. InfoPath rellena automáticamente el control del cuadro de texto Hora de finalización.

  4. Escriba la dirección de correo electrónico de un asistente de la reunión en el cuadro Correo electrónico de la sección Asistentes. Para agregar asistentes adicionales y sus direcciones de correo electrónico, haga clic en Agregar asistente.

  5. En la barra de herramientas de InfoPath, haga clic en Enviar.

  6. En el cuadro de diálogo, compruebe que aparezcan las direcciones de correo electrónico correctas.

  7. Haga clic en Enviar y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Las notas de la reunión deben aparecen en la biblioteca de documentos y también deben llegar a la bandeja de entrada de correo electrónico como un nuevo mensaje de correo electrónico.

Después de probar el sistema mediante la creación y el envío de algunos formularios basados en esta plantilla de formulario, puede comenzar a usar el sistema para almacenar y distribuir las notas de la reunión.

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Actualizar la plantilla de formulario

Después de que otras personas hayan probado el nuevo sistema creando y guardando notas de reunión, es posible que desee cambiar el diseño de la plantilla de formulario en respuesta a sus comentarios. Para realizar cambios en la plantilla de formulario, deberá hacer lo siguiente:

  1. Abra la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos, modifíquela según sea necesario y, a continuación, guarde los cambios.

  2. Confirme los cambios en la biblioteca de documentos mediante la publicación de la plantilla de formulario.

Abrir la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos

  1. Abra la biblioteca de documentos.

  2. Haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Biblioteca de formularios.

  3. En Configuración General, haga clic en configuración avanzada.

  4. En el cuadro Dirección URL de la plantilla en la sección Plantilla de documento, haga clic en Editar plantilla.

  5. Si InfoPath muestra un mensaje acerca de la publicación de la plantilla de formulario, haga clic en .

Después de modificar la plantilla de formulario, guárdela antes de publicarla.

Publicar la plantilla de formulario

Después de realizar las modificaciones, debe publicar la plantilla de formulario modificada en la biblioteca de documentos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en A un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Especifique la ubicación del sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación de la biblioteca de documentos en la colección de sitios de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en Actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente.

  6. En la lista Biblioteca de documentos que se va a actualizar, haga clic en la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En la siguiente página, compruebe que la información que se muestra sea correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  9. Haga clic en Cerrar.

    Recibirá una confirmación en la última página del asistente cuando haya publicado correctamente la plantilla de formulario.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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