Introducción al uso de flujos de trabajo con formularios de InfoPath

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En este artículo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Formas de usar flujos de trabajo con formularios de InfoPath

Flujos de trabajo que se incluyen en Office SharePoint Server 2007

Soporte técnico para flujos de trabajo personalizados en Office SharePoint Server 2007 o de Windows SharePoint Services 3.0

Pasos para usar flujos de trabajo

Iniciar un flujo de trabajo en un documento o elemento

¿Qué son los flujos de trabajo?

A veces se describe un flujo de trabajo como una serie de tareas que producen un resultado. En el contexto de Microsoft productos y tecnologías SharePoint, un flujo de trabajo se define con mayor precisión como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Flujos de trabajo pueden usarse para administrar de forma coherente los procesos empresariales comunes dentro de una organización al permitir a las organizaciones adjuntar la lógica empresarial a documentos o elementos en una lista de SharePoint o la biblioteca. La lógica empresarial es básicamente un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que se producen a un documento o elemento.

Flujos de trabajo pueden simplificar el coste y tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la revisión de aprobación o documento de proyecto, administración y seguimiento de las tareas humanas implicadas con estos procesos. Por ejemplo, en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede agregar un flujo de trabajo a biblioteca de documentos que distribuya un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor del documento inicia este flujo de trabajo en un documento de la biblioteca, el flujo de trabajo crea las tareas de aprobación de documento, asigna esas tareas a los participantes del flujo de trabajo y envía a continuación, alertas en mensajes de correo electrónico a los participantes que incluyen instrucciones para la tarea y un vínculo al documento para su aprobación. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del flujo de trabajo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas de flujo de trabajo. La página Estado del flujo de trabajo está disponible haciendo clic en el estado del flujo de trabajo de un documento o elemento de la biblioteca de documentos. Cuando los participantes completan sus tareas de flujo de trabajo, el flujo de trabajo finaliza y el propietario automáticamente se notifica que el flujo de trabajo está completa.

La ilustración siguiente muestra el proceso de flujo de trabajo de aprobación.

Diagrama de flujo del flujo de trabajo de aprobación

Flujos de trabajo no sólo admiten procesos de trabajo manual existentes, sino que también amplían la forma en que las personas pueden colaborar y trabajar con documentos, listas y bibliotecas. Los usuarios del sitio pueden iniciar y participar en flujos de trabajo mediante formularios personalizables que sean accesibles desde el documento o elemento en una lista de SharePoint o la biblioteca. Estos formularios personalizables son páginas de SharePoint que ayudan a los usuarios para revisar o realizar cambios en el flujo de trabajo. Además, la funcionalidad de flujo de trabajo en Office SharePoint Server 2007 está estrechamente integrada con la 2007 Microsoft Office system. Pueden realizar las siguientes tareas de flujo de trabajo en un sitio de Office SharePoint Server 2007 o directamente desde ciertos programas que forman parte de la versión de 2007 Office:

  • Ver la lista de los flujos de trabajo que están disponibles para un documento o elemento.

  • Iniciar un flujo de trabajo para un documento o elemento.

  • Ver, editar o reasignar una tarea del flujo de trabajo.

  • Completar una tarea de flujo de trabajo

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Formas de usar flujos de trabajo con formularios de InfoPath

Puede crear formularios de Microsoft Office InfoPath que se muestran los datos específicos que corresponde al estado actual de un flujo de trabajo. Para ello, al diseñar una plantilla de formulario para usar las reglas que se inician acciones en el formulario en función del estado del flujo de trabajo. Esto puede simplificar los procesos que se usar para rellenar formularios. Por ejemplo, puede diseñar formularios para mostrar un solo lectura ver cuando el estado de un flujo de trabajo completado y, por lo tanto, no se deben cambiar los datos en el formulario.

También puede usar reglas para realizar formularios responder a los flujos de trabajo de otras maneras. Por ejemplo, puede usar una regla para mostrar un mensaje de cuadro de diálogo que tiene instrucciones específicas de un estado de flujo de trabajo concreto.

Nota: Cuadros de diálogo no aparecerá automáticamente en las plantillas de formulario compatibles con el explorador que los usuarios rellenan en un explorador Web.

Flujos de trabajo deben agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que estén disponibles para su uso en formularios de InfoPath. Los tipos de flujo de trabajo disponibles para un sitio varían en función del tipo de sitio, si se activan los flujos de trabajo y si flujos de trabajo personalizados se crearon usando Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Póngase en contacto con el Administrador de granja para determinar qué flujos de trabajo están instalados y está listo para su sitio.

Cada flujo de trabajo está definida por los distintos Estados con nombres descriptivos, como En curso. Los nombres de Estados varían según el tipo de flujo de trabajo. Por ejemplo, un flujo de trabajo de aprobación, que está disponible en servidores que ejecutan Microsoft Office SharePoint Server 2007: incluye un estado de En curso, cancelado y completadas. Los Estados de un flujo de trabajo de tres estados, que está disponible en Windows SharePoint Services 3.0: puede definirse por la persona que agrega el flujo de trabajo a una biblioteca o lista, mientras que otros flujos de trabajo utilizan Estados estándares, como el estado En curso se indicó anteriormente. Aunque el nombre descriptivo está visible para el usuario, Estados de flujo de trabajo se representan mediante programación por valores numéricos. Para diseñar una plantilla de formulario para responder a un estado de flujo de trabajo específico, debe conocer el valor numérico para el estado de flujo de trabajo que desea usar. Esto es porque InfoPath utiliza el valor numérico del flujo de trabajo para iniciar una acción, por ejemplo, cambiar de vista.

Flujos de trabajo que se incluyen en los sitios de SharePoint

Los flujos de trabajo siguientes escenarios empresariales comunes y se incluyen en Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007.

Flujos de trabajo que se incluyen en Windows SharePoint Services 3.0

El flujo de trabajo de tres estados se incluye en los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007. El flujo de trabajo de tres estados puede utilizarse para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones a realizar un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como las incidencias de soporte técnico, clientes potenciales o las tareas del proyecto.

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Flujos de trabajo que se incluyen en Office SharePoint Server 2007

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 también incluye los siguientes flujos de trabajo escenarios empresariales comunes:

  • Aprobación     Este flujo de trabajo distribuye un formulario a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación está asociado con el tipo de contenido de documento, lo que significa que estará disponible automáticamente en las bibliotecas de documentos. Una versión del flujo de trabajo de aprobación también está asociada de forma predeterminada, con la biblioteca de páginas en un sitio de publicación y el flujo de trabajo puede usarse para administrar el proceso de aprobación para la publicación de páginas Web.

  • Recopilar comentarios     Este flujo de trabajo redirige un formulario a un grupo de personas para comentarios. Los revisores pueden proporcionar comentarios, que se compila y se envían a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de recopilar comentarios está asociado con el tipo de contenido de documento, lo que indica que el tipo de contenido del documento está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos.

  • Recopilar firmas    Este flujo de trabajo distribuye un documento de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Excel 2007 a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Debe iniciar este flujo de trabajo en un programa de 2007 Microsoft Office system. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de recopilar firmas está asociado con el tipo de contenido de documento, lo que significa que estará disponible automáticamente en las bibliotecas de documentos. Sin embargo, el flujo de trabajo para recopilar firmas sólo está disponible para los documentos de Office que contienen una o varias líneas de firma de Microsoft Office.

    Nota: Este flujo de trabajo no está disponible para su uso con formularios de InfoPath.

  • Aprobación de disposición     Este flujo de trabajo, que admite procesos de administración de registros, administra la caducidad del documento y retención al permitir a los participantes decidir si desean retener o eliminar caducado documentos. El flujo de trabajo de aprobación de disposición se refieren principalmente dentro de un sitio de centro de registros.

  • Aprobación de grupo     Este flujo de trabajo es similar al flujo de trabajo de aprobación, pero utiliza una biblioteca de documentos designada y ofrece una vista personalizada de los procesos de aprobación en los que participa un usuario. Este flujo de trabajo proporciona un organigrama jerárquico desde el que se seleccionan los aprobadores y el flujo de trabajo permite a los aprobadores usar un control de sello en lugar de una firma. Esta solución sólo está disponible para las versiones de Asia oriental de Office SharePoint Server 2007.

  • Administración de traducción    Este flujo de trabajo administra el proceso de traducción manual de documentos mediante la creación de copias del documento que se traduzca y asignando las tareas de traducción a los traductores. Este flujo de trabajo sólo está disponible para las bibliotecas de administración de traducción.

Cada uno de los flujos de trabajo anteriores puede personalizarse para su organización de varias formas. Por ejemplo, cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que esté disponible para su uso en documentos o elementos, puede personalizar las listas de tareas e historiales, donde se almacena información sobre el flujo de trabajo.

Cuando un usuario inicia un flujo de trabajo en un documento o elemento, según el tipo de flujo de trabajo, el usuario puede tener la opción para personalizar aún más el flujo de trabajo especificando la lista de participantes, una fecha de vencimiento e instrucciones para la tarea.

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Soporte técnico para flujos de trabajo personalizados en Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007

Su organización puede optar por desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados que son únicas en los procesos empresariales de su organización. Flujos de trabajo pueden ser tan simple o tan complejas como requieran de los procesos empresariales de una organización. Los programadores pueden crear flujos de trabajo iniciados por usuarios del sitio, o que puedan crear flujos de trabajo iniciar automáticamente en función de un evento específico, como cuando se cree o modifique un elemento de lista de SharePoint o en un formulario en una biblioteca de documentos. Si su organización ha desarrollado e implementado flujos de trabajo personalizados, estos pueden estar disponibles para su uso en el sitio.

Dependiendo de las personas implicadas en la creación del flujo de trabajo, hay dos maneras en que los flujos de trabajo personalizados se pueden crear para Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007:

  • Desarrolladores de software profesionales     Los desarrolladores de software profesionales pueden crear flujos de trabajo mediante Microsoft Visual Studio 2005 extensiones para Windows Workflow Foundation. Estos flujos de trabajo contienen código personalizado y flujo de trabajo actividades. Después de que un programador profesional crea un flujo de trabajo personalizado, un administrador de servidor puede implementar dicho flujo de trabajo en varios sitios.

  • Diseñadores de Web    Diseñadores Web pueden diseñar flujos de trabajo sin código para su uso en una lista o biblioteca específica utilizando un programa de diseño Web compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Estos flujos de trabajo se crean en una lista de las actividades de flujo de trabajo disponibles y el Diseñador Web que crea uno de estos flujos de trabajo puede implementar directamente a la lista o biblioteca de documentos donde se utilizará.

Si desea implementar un flujo de trabajo personalizado, póngase en contacto con el Administrador de granja de servidores para obtener información acerca de los recursos disponibles en su organización. Para obtener más información sobre el desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulte el Centro de desarrollo de Windows SharePoint Services en MSDN. Para obtener más información sobre el desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Office SharePoint Server 2007, consulte el SDK de Microsoft Office SharePoint Server 2007, que está disponible en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal en MSDN.

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Pasos en el uso de flujos de trabajo

Existen varios pasos en usar un flujo de trabajo en un documento o elemento. Cada paso está diseñado para completarse personas en roles diferentes. Por ejemplo, un administrador de sitios puede agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos, un creador de contenido puede iniciar un flujo de trabajo o modificar un flujo de trabajo en curso y revisión de un documento o un aprobador puede completar la tarea de flujo de trabajo.

La siguiente sección explica los siguientes procesos asociados con el uso de flujos de trabajo:

  • Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

  • Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento

  • Modificar un flujo de trabajo en curso

  • Completar tareas de flujo

  • Seguimiento del estado de los flujos de trabajo

Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

Antes de poder usar un flujo de trabajo, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Debe permisos de administración de listas para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. En la mayoría de los casos, los administradores de sitios o las personas que administran determinadas listas o bibliotecas realizan esta tarea.

La disponibilidad de un flujo varía dentro de un sitio, en función de dónde se agregue:

  • Si agrega un flujo directamente a una lista o biblioteca, solo estará disponible para los elementos de dicha lista o biblioteca.

  • Si agrega un flujo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio agregado a una lista o biblioteca específica), solo estará disponible para los elementos de ese tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que el tipo de contenido está asociado.

  • Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, estará disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a la que se ha agregado una instancia de ese tipo de contenido de sitio. Si desea que un flujo de trabajo esté disponible en todas las listas o bibliotecas en una colección de sitios para los elementos de un tipo de contenido específico, la manera más eficaz de lograr este resultado es agregar dicho flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizar el flujo de trabajo para su ubicación concreta especificando una de las siguientes opciones:

  • El nombre de la instancia del flujo de trabajo.

  • La lista de tareas donde se almacenan las tareas relacionadas con el flujo de trabajo.

  • La lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo.

  • La forma que desea que se inicie el flujo de trabajo.

  • Opciones adicionales específicas de cada flujo de trabajo. Por ejemplo, cómo se enrutan las tareas a los participantes, las circunstancias que completan el flujo de trabajo y las acciones que se producen después el flujo de trabajo se completa.

Nota: Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, lo hace disponible para documentos o elementos en una ubicación específica. No inicie el flujo de trabajo real. Buscar vínculos a más información acerca de cómo agregar flujos de trabajo a listas, bibliotecas o tipos de contenido en la sección Vea también.

Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento

Después de agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede iniciar el flujo de trabajo en un documento o elemento en esa ubicación (si el flujo de trabajo está configurado para permitir que se inicie manualmente). Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que desee en la lista de flujos de trabajo disponibles para el documento o elemento. Si es necesario, también debe rellenar un formulario con la información que necesita el flujo de trabajo. Dependiendo de cómo el flujo de trabajo se ha diseñado y configurado, al iniciar el flujo de trabajo es posible que tenga la opción de personalizarla especificando opciones tales como los participantes, fecha de vencimiento y las instrucciones de la tarea.

Modificar un flujo de trabajo en curso

Después de iniciar un flujo de trabajo, debe realizar cambios en él. Por ejemplo, es posible que necesite agregar a participantes adicionales, o un participante del flujo de trabajo que necesite reasignar su tarea a otra persona o solicitar un cambio en el documento o elemento que es el enfoque del flujo de trabajo. Puede modificar algunos de los flujos de trabajo predefinidos que se incluyen en Office SharePoint Server 2007 mientras el flujo de trabajo está en curso. Si su organización ha desarrollado e implementado un flujo de trabajo personalizado, la posibilidad de cambiar el flujo de trabajo mientras está en curso depende de cómo se ha diseñado.

Completar tareas de flujo

Cualquier evento de flujo de trabajo que requiere la interacción manual está representado por una tarea de flujo de trabajo. Cuando se asigna una tarea a un participante del flujo de trabajo, el destinatario de la tarea puede completar la tarea o solicitar cambios en el flujo de trabajo editando el formulario de tareas de flujo de trabajo asociado. En Office SharePoint Server 2007, los participantes del flujo de trabajo pueden completar tareas de flujo de trabajo en el sitio de SharePoint o directamente desde un programa de Microsoft Office 2007, como Microsoft Office InfoPath 2007. Cuando un participante del flujo de trabajo completa una tarea de flujo de trabajo o solicita un cambio en el flujo de trabajo, el servidor se pide al mover el estado del flujo de trabajo con el siguiente paso del flujo de trabajo.

Seguimiento del estado de un flujo de trabajo

Los participantes y los propietarios de flujo de trabajo pueden seguir el progreso de un flujo de trabajo consultando la página de estado asociada con el flujo de trabajo, en el sitio de SharePoint. La página de estado incluye información de estado sobre las tareas de flujo de trabajo que no se han completado. También incluye información de historial que es relevante para el flujo de trabajo.

Office SharePoint Server 2007 también incluye herramientas de informes que proporcionan un análisis adicional del historial del flujo de trabajo. Organizaciones pueden usar este análisis para localizar las áreas de procesos que necesitan para mejorar o para determinar si un grupo cumple los objetivos de rendimiento de un proceso empresarial dado. Office SharePoint Server 2007 incluye varios informes predefinidos en Microsoft Excel que pueden utilizarse con cualquier flujo de trabajo. Además, la información de historial del flujo de trabajo está disponible como origen de datos de lista de SharePoint, que puede utilizar y analizar en otros programas, como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, o en un solución de supervisión de procesos de negocios personalizados.

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