Introducción al uso de IRM para mensajes de correo electrónico

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Este artículo describe cómo puede restringir los permisos a los mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2007 mediante Information Rights Management (IRM), que está disponible en la 2007 Microsoft Office system. Para obtener información acerca de cómo puede restringir los permisos al contenido de documentos, libros y presentaciones, vea Information Rights Management en Office.

En este artículo

El propósito de IRM y sus limitaciones

Configurar el equipo para usar IRM

Descargar permisos

Tipos de archivo cubiertos por las directivas IRM cuando adjuntas a mensajes

El propósito de IRM y sus limitaciones

Information Rights Management (IRM) permite que los usuarios especificar los permisos de acceso a mensajes de correo electrónico. Mediante IRM ayuda a evitar que se imprime, reenvío o copia personas no autorizadas información confidencial. Después de que se ha restringido el permiso a un mensaje mediante IRM, las restricciones de acceso y uso se aplican independientemente de dónde está la información, porque los permisos para tener acceso a un mensaje de correo electrónico se almacenan en el propio archivo de mensaje.

IRM ayuda a las personas a aplicar sus preferencias personales sobre la transmisión de información personal o privada. IRM también ayuda a las organizaciones a implementar directivas corporativas que rigen el control y la difusión de información confidencial o propietaria.

IRM ayuda a hacer lo siguiente:

  • Evitar que un destinatario autorizado del contenido restringido reenviar, copiar, modificar, imprimir, envíe por fax o cortar y pegar el contenido para uso no autorizado, el destinatario utiliza una solución IRM que admite esas restricciones.

  • Impedir que el contenido restringido se copie utilizando la característica Imprimir pantalla en Microsoft Windows

  • Restringir el contenido cada vez que este se envíe

  • Proporcionar el mismo nivel de restricción a datos adjuntos de correo electrónico, como los datos adjuntos son archivos creados con otros programas de Microsoft Office, como Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007

  • Admitir la caducidad de archivo para que ya no se pueda ver el contenido de documentos y mensajes de correo electrónico después de un período de tiempo especificado

  • Aplicar directivas corporativas que rijan el uso y la difusión del contenido de la empresa

IRM no puede evitar lo siguiente:

  • Tipo de contenido se borren, robo o captura y transmisión mediante programas malintencionados como caballos de Troya, teclado registradores y determinados tipos de spyware

  • Tipo de contenido se pierda o dañe debido a los virus informáticos

  • Contenido restringido se copie manualmente o vuelva a escribir desde la pantalla de un destinatario

  • Un destinatario de una fotografía digital del contenido restringido que aparece en pantalla

  • Contenido restringido se copien mediante programas de captura de pantalla de terceros

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Configurar el equipo para poder usar IRM

Si usa un equipo que ejecuta Windows Vista, ya está instalado el cliente de Windows Rights Management Services (RMS). Si usa un equipo que ejecuta Microsoft Windows XP, el cliente de Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1) debe estar instalado en su equipo, ya sea por usted o el Administrador de RMS.

El Administrador de RMS puede configurar directivas IRM específicas de la empresa que definan quién puede tener acceso a la información y el nivel de edición está permitido para un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, un administrador de empresa puede definir una plantilla de derechos denominada "Información confidencial de la compañía", en la que se especifica que se puede abrir un mensaje de correo electrónico que utilice esa directiva sólo por los usuarios dentro del dominio de la compañía.

Instalar al cliente de Windows Rights Management Services (RMS)

Nota: Si usa un equipo que ejecuta Windows Vista, ya está instalado el cliente de Windows Rights Management Services (RMS).

  1. En Windows XP, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Haga clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, haga clic en Agregar o quitar programas.

  3. Haga clic en Agregar nuevos programas.

  4. En la lista de programas, haga clic en El cliente de Windows Rights Management Services y, a continuación, haga clic en Agregar.

    Nota: En la vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, en el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en El cliente de Windows Rights Management Services y, a continuación, haga clic en Agregar.

O bien, cuando intenta abrir los archivos que se han con derechos administrados mediante IRM en primer lugar, la versión de 2007 Office le pide que descargue al cliente de servicios de Windows Rights Management si está ejecutando un equipo sin que el software.

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Descargar permisos

La primera vez que intenta abrir un mensaje de correo electrónico que utiliza permisos restringidos, debe conectarse al servidor de licencias para comprobar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tiene un archivo. Este proceso es necesario para cada archivo que usa permisos restringidos. En otras palabras, el contenido con permiso restringido no se puede abrir sin una licencia de uso. Descarga de permisos requiere que Microsoft Office envíe sus credenciales (que incluye su dirección de correo electrónico) e información sobre sus permisos para el servidor de licencias. Información que se encuentra en el mensaje de correo electrónico no se envía al servidor de licencias. Para obtener más información, lea la Declaración de privacidad.

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Tipos de archivo cubiertos por las directivas IRM cuando adjuntas a mensajes

Cuando los siguientes tipos de archivo se adjuntan a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados en Office Outlook 2007, automáticamente son derechos administrados también.

Nota: Cuando adjunta un archivo de mensaje (.msg) a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados, el mensaje adjunto no es derechos administrados. IRM no derechos administración tipos de archivo .msg.

Archivos de Word

Tipo de archivo

Extensión

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento habilitado para macros

.docm

Plantilla

.dot

Plantilla

.dotx

Plantilla habilitada para macros

.dotm

Archivos de Excel

Tipo de archivo

Extensión

Libro

.xls

Libro

.xlsx

Libro habilitado para macros

.xlsm

Plantilla

.xlt

Plantilla

.xltx

Plantilla habilitada para macros

.xltm

Libro binario no XML

.xlsb

Complemento habilitado para macros

.xla

Complemento habilitado para macros

.xlam

Archivos de PowerPoint

Tipo de archivo

Extensión

Presentación

.ppt

Presentación

.pptx

Presentación habilitada para macros

.pptm

Plantilla

.pot

Plantilla

.potx

Plantilla habilitada para macros

.potm

Presentación con diapositivas

.pps

Presentación con diapositivas

.ppsx

Presentación con diapositivas habilitada para macros

.ppsm

Tema de Office

.thmx

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