Introducción al sitio del centro de registros

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La plantilla de sitio del centro de registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007 se ha diseñado para ayudar a las organizaciones a implementar sus programas de administración de registros y retención.

En este artículo

Características de la plantilla de sitio del centro de registros

Diseñar un sitio del centro de registros

Características de la plantilla de sitio del centro de registros

El centro de registros está pensado como repositorio central en el que una organización puede almacenar y administrar todos sus registros. El centro de registros sustenta todo el proceso de administración de registros, desde la recopilación hasta la administración o la disposición. Normalmente, los profesionales de administración de registros y el personal de tecnología de la información (IT) de la organización configuran un sitio del centro de registros para sustentar el plan de archivos de la organización.

La plantilla de sitio del centro de registros combina algunas características estándar disponibles en Office SharePoint Server 2007 con algunas característica de administración de registros especializadas para proporcionar las capacidades siguientes:

  • Capacidades de depósito     El centro de registros tiene varias características que ayudan a garantizar la integridad de los registros almacenados en él:

    • El sistema nunca codifica automáticamente los registros. Esto garantiza que los registros que se cargan en el sitio del centro de registros y se vuelven a descargar posteriormente sean idénticos.

    • Los administradores del sitio pueden configurar fácilmente el centro de registros con valores que impidan la manipulación directa de los registros mediante el control de versiones de los cambios que se realicen en el contenido de los documentos y la auditoría de tipos específicos de cambios.

    • El centro de registros permite a los administradores de registros agregar y mantener los metadatos de los elementos aparte de los metadatos de un registro, a fin de que la información que sea pertinente para las tareas de administración de registros pueda actualizarse sin modificar el registro subyacente. También se controlan las versiones de los metadatos.

  • Aplicación de directivas de administración de información   Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características de directiva que son útiles para la administración de registros: 

    • Auditoría     Esta característica registra los eventos y operaciones que se realizan en los archivos. En el contexto de la administración de registros, la auditoría resulta útil para registrar quién tiene acceso o ve la información del centro de registros.

    • Caducidad     Esta característica especifica cuánto tiempo debe retenerse un registro y qué acción debe tener lugar cuando finalice el período de retención, como la eliminación o la iniciación de un flujo de trabajo de aprobación de disposición. En el contexto de la administración de registros, el período de retención de un registro suele empezar cuando el registro se envía inicialmente al centro de registros.

    • Códigos de barras     Esta característica proporciona a cada registro una imagen de código de barras y un valor numérico únicos. El valor del código de barras se almacena e indiza junto con la versión electrónica del registro. En el contexto de la administración de registros, los códigos de barras resultan útiles para retener los registros físicos y realizar su seguimiento. Cuando los registros de una biblioteca tienen versiones físicas (impresas), los códigos de barras proporcionan una forma de correlacionar las versiones físicas con sus homólogas electrónicas.

  • Interfaz programable de recopilación de registros     El centro de registros proporciona un conjunto de servicios que facilitan la recopilación de registros. La interfaz programable del centro de registros permite a las organizaciones configurar la administración de documentos y los sistemas de correo electrónico para que envíen archivos automáticamente al sitio del centro de registros. El contenido puede enviarse al centro de registros a través de un servicio Web mediante el protocolo SOAP o a través del correo electrónico mediante el protocolo SMTP.

  • Distribución de registros     El centro de registros incluye una lista de distribución de registros que distribuye automáticamente los registros entrantes (tanto si se envían automáticamente como manualmente) a la ubicación apropiada según el tipo de registro. Cuando se envía un registro al centro de registros, a menudo va acompañado de información relacionada adicional, como historial de auditoría y metadatos. El historial de auditoría de un registro se almacena en el centro de registros como archivo XML y los metadatos de un registro se almacenan en un archivo XML y en columnas de metadatos en el sitio del centro de registros.

  • Suspensión     El centro de registros permite a las organizaciones recopilar los registros que estén sometidos a una investigación legal como parte de un litigio o que sean relevantes para una auditoría o investigación, y colocarlos en una lista de suspensiones. Cuando los registros se ponen en suspensión, quedan suspendidos de las directivas de caducidad que puedan estar vigentes y, por tanto, están protegidos frente a la destrucción. Por ejemplo, en caso de litigio, una organización pone en suspensión los registros relevantes que puedan ser necesarios; esos registros están disponibles hasta que finalice el litigio. Los registros pueden ponerse en más de una suspensión a la vez. Los administradores de registros también pueden buscar en el centro de registros aquellos que deban ponerse en suspensión.

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Diseñar un sitio del centro de registros

En el nivel superior, hay tres pasos principales para el diseño de un sitio del centro de registros a fin de implementar un programa de administración de registros:

  1. Una organización debe desarrollar una estrategia de administración de registros y un plan de administración formal registros. Se trata de un esfuerzo de colaboración que implica junto entre los administradores de registros, supervisores de cumplimiento, profesionales de TI y los trabajadores de la información.

  2. A continuación, la organización debe configurar uno o más sitios del centro de registros para implementar el plan de administración de registros.

En las secciones siguientes se resumen los principales elementos implicados en cada uno de estos pasos.

Planeamiento de la administración de registros

Antes de configurar un sitio del centro de registros como solución de administración de registros, una organización debe desarrollar un plan formal para su estrategia de administración de registros. Los elementos específicos de un plan formal de administración de registros probablemente sean únicos en cada organización o compañía individual. Sin embargo, prácticamente todos los planes de administración de registros incluyen los siguientes documentos y procesos:

  • Plan de archivos     Un plan de archivos describe los tipos de documentos o elementos que una organización reconoce como registros empresariales oficiales. Indica dónde se almacenan los registros y proporciona información que diferencia un tipo de registro de otro. El plan de archivos sirve como una colección completa de directivas, procesos y directrices para crear, almacenar y administrar registros. Un plan de archivos debe tratar todos los registros, independientemente del medio, como papel, correo electrónico y archivos electrónicos. También debe especificar cómo se clasifica, protege y, en última instancia, se elimina cada registro. Además debe incluir consideraciones para las categorías especiales de registros, como Confidencial, Vital, Secreto comercial o Privilegiado. Por último, un plan de archivos debe especificar qué personas son responsables para administrar cada tipo de registro.

  • Programación de retención     Una programación de retención especifica cuánto tiempo debe retenerse cada tipo de registro del plan de archivos (su período de retención) y los procesos de disposición cuando llega el fin de ese período (su proceso de disposición). Las directrices de una programación de retención suelen estar basadas en requisitos legales, riesgos para la organización y necesidades empresariales. Asimismo, una programación de retención normalmente describe las contingencias de administración de riesgos que determinan el período de retención de cada tipo de registro.

  • Documento de requisitos de cumplimiento     Un documento de requisitos de cumplimiento define las reglas que deben cumplir los sistemas de IT para la administración de registros, las capacidades que deben tener y los tipos de supervisión regular a los que deben someterse para garantizar el cumplimiento.

  • Proceso formal para suspender la disposición de registros     Este proceso, que a menudo se denomina suspensión, indica de forma detallada cómo suspende una organización la disposición de registros cuando tienen lugar eventos como litigios, auditorías o investigaciones.

  • Sistema de supervisión e informes de tratamiento de los registros     Para garantizar que los empleados tienen acceso a los registros y los archivan y administran de acuerdo con las directivas y procesos definidos, un programa de administración de registros debe tener un proceso o sistema para supervisar el tratamiento de los registros y crear informes.

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Configurar un sitio del centro de registros

Una vez que una organización se ocupa del planeamiento detallado de la administración de registros y desarrolla un plan formal de administración de registros, puede crear y configurar un sitio del centro de registros para ayudar a implementar el programa.

Para configurar un sitio del centro de registros, es necesario realizar los pasos siguientes:

  1. Crear bibliotecas de documentos o listas para administrar y almacenar cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.

    Se recomienda crear una biblioteca de documentos para cada tipo de contenido del plan de registros.

    Cuando los registros se envían al centro de registros, se distribuyen a la lista o biblioteca relevante.

  2. Cree columnas para las bibliotecas de documentos, listas o tipos de contenido relevantes a fin de que contengan y muestren los metadatos de cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.

  3. Especifique directivas de administración de la información para cada tipo de registro en el sitio del centro de registros. Estas directivas deben reflejar los períodos de retención y los requisitos de auditoría especificados en el plan de archivos y la programación de retención de la organización.

  4. Configure la lista de distribución de registros para distribuir cada tipo de registro a la ubicación apropiada. Cuando los registros se envían al sitio del centro de registros, ya sea manualmente o mediante programación, Office SharePoint Server 2007 utiliza esta tabla para determinar la clasificación del registro en el sitio del centro de registros y el lugar a donde debe enviarse.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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