Introducción al envío y recepción de formularios de correo electrónico de InfoPath con Outlook

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En este artí­culo:

Introducción a los formularios de correo electrónico de InfoPath

Requisitos previos para usar formularios de correo electrónico de InfoPath

Introducción a los formularios de correo electrónico de InfoPath

Si ya utiliza formularios de Microsoft Office InfoPath para tareas como semanal enviar informes de estado y, a continuación, si utiliza Microsoft Office Outlook 2007 para administrar mensajes de correo electrónico, los formularios de correo electrónico de InfoPath pueden ayudar a simplificar los procesos que usa para colaborar y compartir datos. Eso es porque puede abrir, rellenar y enviar formularios de InfoPath desde Office Outlook 2007, sin tener que abrir InfoPath. Si recibe un formulario de correo electrónico de InfoPath, puede responder a él, reenviarlo y guardarla como haría con cualquier otro elemento Office Outlook 2007.

Acerca de los formularios y plantillas de formulario de InfoPath

InfoPath es un programa que use estándares XML abiertos para proporcionar a los usuarios con un flexible estructurados todavía forma de recopilación de datos. Dado que InfoPath se basa en estándares XML, pueden reutilizar los datos recopilados mediante los formularios de InfoPath en toda la organización. Los datos guardados en un formulario de informe de gastos, por ejemplo, pueden tener acceso a y muestra en una página Web que resalta las tendencias de presupuesto para un departamento.

Cuando un diseñador de formularios crea un nuevo formulario de InfoPath, realmente cree lo que se conoce como una plantilla de formulario. Una plantilla de formulario define la estructura de datos, la apariencia y el comportamiento de los formularios que los usuarios rellenan. Piense en una plantilla de formulario como una guía, el punto de partida que permite a los usuarios crear formularios que utilizan y almacenan los datos de la misma manera. Porque una plantilla de formulario debe estar disponible antes de que se pueden rellenar un formulario, se deben implementar plantillas de formulario en una ubicación donde puede tener acceso a los usuarios. Plantillas de formulario se implementan normalmente a ubicaciones en una red de la empresa como carpetas compartidas, servidores Web o bibliotecas en Windows SharePoint Services 3.0 o los sitios de Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Si los usuarios tienen permiso para acceder a la ubicación donde se almacena una plantilla de formulario, puede rellenar un formulario basado en esa plantilla mediante InfoPath, un explorador Web, un dispositivo móvil o Office Outlook 2007. Si un formulario se pueda rellenar con InfoPath o uno de los otros métodos depende de varios factores, incluyendo cómo se ha diseñado y se implementa la plantilla de formulario. Por ejemplo, para rellenar en un explorador, debe diseñar un formulario para que se ejecute en un explorador y, a continuación, se debe implementar la plantilla de formulario para el formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.

Puede usar formularios de correo electrónico de InfoPath para compartir sus propios datos o para recopilar datos de otros usuarios de Office Outlook 2007.

Compartir datos con formularios de correo electrónico de InfoPath

Puede usar formularios de correo electrónico de InfoPath para compartir datos. Por ejemplo, si actualmente rellena un formulario de informe de estado semanal en InfoPath y envía el formulario completado al administrador como dato adjunto de un mensaje de correo electrónico, puede usar Office Outlook 2007 para simplificar el proceso. Abra el informe de estado desde su ubicación publicada como un formulario de correo electrónico de InfoPath, rellénelo y envíe después los datos al administrador mediante Office Outlook 2007 — y todo ello sin abrir InfoPath. Además, si el formulario está configurado para enviar datos a un origen de datos, si envía el formulario usando Outlook, se enviarán los datos a dicho origen de datos. Después de enviar los datos, si lo desea, puede guardar una copia del formulario de correo electrónico de InfoPath y los datos que contiene en la carpeta actual.

Recopilar datos con formularios de correo electrónico de InfoPath

Puede usar formularios de correo electrónico de InfoPath para recopilar datos de otros usuarios. Por ejemplo, si es un administrador que envía semanalmente mensajes de correo electrónico al equipo para recordarles que rellenen un formulario de informe de gastos, puede usar Office Outlook 2007 para enviar el informe de gastos como un formulario de correo electrónico de InfoPath. Si los miembros del equipo agregan su dirección de correo electrónico al cuadro Para en el formulario de correo electrónico de InfoPath cuando envían sus datos, recibirá copias del formulario de informe de gastos en la Bandeja de entrada de Office Outlook 2007. Cuando recopila datos con los formularios de correo electrónico de InfoPath, también puede administrar dichos datos realizando las siguientes tareas:

  • Almacenar datos en carpetas    En Office Outlook 2007 puede utilizar un nuevo tipo de carpeta, denominada carpeta de InfoPath Forms, para almacenar colecciones de formularios Office InfoPath 2007 relacionados. Por ejemplo, si recopila formularios de informe de estado del equipo usando Office Outlook 2007, puede almacenar los formularios completados en una carpeta de formularios de InfoPath en la Bandeja de entrada. Además, puede elegir que se muestren los datos de cada formulario en columnas de la carpeta. De esta forma, puede agrupar, filtrar y ordenar rápidamente los datos de varios formularios.

    Antes de mostrar los datos de un formulario en una vista de una carpeta de formularios de InfoPath, la plantilla de formulario para dicho formulario debe configurarse para que use la promoción de propiedades. La promoción de propiedades habilita los campos de un formulario para que muestren valores en carpetas de Formularios de InfoPath en Office Outlook 2007 o en servidores que ejecuten Windows SharePoint Services 3.0 o InfoPath Forms Services. Sólo un diseñador InfoPath puede habilitar la promoción de propiedades para una plantilla de formulario con InfoPath.

  • Combinar datos     Puede combinar los datos de varios formularios de correo electrónico de InfoPath en uno solo. Por ejemplo, si recopila formularios de informes de estado del equipo mediante Office Outlook 2007, puede combinar los datos de sus formularios en un único formulario de resumen para el administrador.

  • Exportar datos    Si desea realizar un análisis detallado de los datos del formulario, puede exportarlos de la carpeta Formularios a Outlook a un libro de Microsoft Office Excel 2007. También puede exportar formularios de correo electrónico individuales como archivos .xml al escritorio.

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Requisitos previos para usar formularios de correo electrónico de InfoPath

Para usar de forma correcta formularios de correo electrónico de InfoPath, debe asegurarse de que tanto usted como las personas con las que trabaja tienen el software correcto instalado y configurado.

Requisitos previos de instalación

Para enviar o recibir formularios de correo electrónico de InfoPath en Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 debe estar instalado en su equipo y Office Outlook 2007 debe estar configurado para enviar y recibir formularios de correo electrónico de InfoPath. Si tiene estos programas instalados en su equipo y Office Outlook 2007 está configurado para enviar formularios de correo electrónico de InfoPath, pero no es true para los destinatarios de los formularios de correo electrónico de InfoPath, los formularios que envíe se mostrará a los destinatarios como datos adjuntos mensajes de correo electrónico. Los destinatarios, a continuación, pueden guardar los formularios adjuntos y abrirlos mediante InfoPath. Office Outlook 2007 está configurado para enviar y recibir formularios de correo electrónico de InfoPath de forma predeterminada. Para activar los formularios de correo electrónico de InfoPath o desactivar, en el cuadro de diálogo Opciones de Office Outlook 2007, haga clic en Opciones avanzadas en la ficha otros y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Habilitar formularios de correo electrónico de InfoPath en las opciones avanzadas de cuadro de diálogo.

Requisitos previos de instalación para destinatarios

Si no disponen de los destinatarios de los formularios de correo electrónico de InfoPath Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office InfoPath 2007 instalado y configurado para usar formularios de correo electrónico de InfoPath, recibirá un mensaje de correo electrónico que contiene una representación de HTML de la vista de formulario predeterminada y una de InfoPath formulario se adjuntará al mensaje de correo electrónico. Si los destinatarios tienen una versión anterior de InfoPath instalado y el formulario contiene características compatibles con versiones anteriores, puede guardar el archivo adjunto de formulario y abrirlo con la versión anterior de InfoPath.

Dependencias de la plantilla de formulario

Si desea que los usuarios a rellenar los formularios de correo electrónico de InfoPath y enviar los datos y la plantilla del formulario formulario asociada no se almacena en una ubicación compartida que pueden tener acceso los usuarios, puede incluir haciendo clic en el en la plantilla de formulario con el formulario de correo electrónico de InfoPath plantilla de formulario luir opción en el panel de tareas de Las opciones de correo. El panel de tareas aparece al reenviar un formulario de correo electrónico de InfoPath o responder a él, o cuando envíe haciendo clic en Enviar en el formulario. Como alternativa, puede enviar una versión de solo lectura del formulario.

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