Introducción al envío de los datos del formulario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo:

Información general

Enviar los datos del formulario a una base de datos de Access o SQL Server

Enviar los datos del formulario a un servicio Web

Enviar los datos del formulario a un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico

Enviar los datos del formulario a una aplicación de un servidor Web

Enviar los datos del formulario mediante un archivo de conexión de datos

Enviar los datos del formulario mediante código

Introducción

Cuando se utiliza Microsoft Office InfoPath para recopilar datos como parte de un proceso empresarial más amplio, generalmente los datos no se quedan en el formulario, sino que pasan a la siguiente fase del proceso, normalmente un origen de datos externo, como una base de datos, un servicio Web o una aplicación de un servidor Web. Por ejemplo, un empleado podría usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, después, enviar ese formulario a un servicio Web donde pueda procesarse.

Formulario de InfoPath que se envía a un origen de datos externo

A diferencia de guardar un formulario, en que los usuarios eligen la ubicación donde almacenarlo mientras lo rellenan, al enviar un formulario se envían los datos del formulario a una ubicación específica definida al diseñar la plantilla de formulario asociada con el formulario. Cuando diseña una plantilla de formulario y habilita el envío del formulario, puede enviar los datos que los usuarios especifican en el formulario a las siguientes ubicaciones:

  • Una base de datos de Access o Microsoft SQL Server

  • Un servicio Web

  • Un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services

  • En un mensaje de correo electrónico

  • Una aplicación de un servidor Web

  • Una aplicación personalizada que aloja InfoPath

Al especificar dónde desea que se envíen los datos de los formularios aumenta la precisión y eficacia de los procesos empresariales, ya que se puede ejercer mayor control sobre dichos procesos. Para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath asegura que los datos de los formularios son válidos y permite que los usuarios corrijan los datos no válidos. Esta característica puede ayudar a asegurar que sólo se envían datos válidos al origen de datos externo.

Además de diseñar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los datos a una única ubicación, puede diseñar la plantilla de forma que los usuarios puedan enviar los datos del formulario a varias ubicaciones a la vez. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de formulario de informe de gastos de forma que cuando los usuarios envíen los formularios completados, los datos de los formularios se envíen a una base de datos y también se envíe una copia de cada formulario completado en un mensaje de correo electrónico a su superior.

Siempre que diseñe un formulario que pueda enviarse a un origen de datos externo, InfoPath habilita de forma predeterminada el comando Enviar del menú Archivo y el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar. En función de sus necesidades, puede elegir cambiar el nombre del comando Enviar. Además, puede insertar un botón directamente en la plantilla de formulario en el que pueden hacer clic los usuarios para enviar los datos después de rellenar el formulario.

También puede configurar la plantilla de formulario para que se produzca una de las siguientes acciones después de enviar el formulario:

  • Se cierra el formulario existente.

  • Se cierra el formulario existente y se abre un nuevo formulario en blanco.

  • El formulario existente sigue abierto.

Además, puede escribir un mensaje que aparezca después de que los usuarios envíen el formulario para especificar si se envió correctamente.

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Enviar los datos del formulario a una base de datos de Access o SQL Server

Con frecuencia, los formularios de InfoPath se envían a bases de datos, ya sea para actualizar una sola tabla con un registro de cliente o para situaciones más complejas, como modificar varias tablas vinculadas entre sí en una plantilla de formulario de informe de gastos. Las plantillas de formulario de InfoPath pueden enviarse directamente a una base de datos de Access o SQL Server sin necesidad de utilizar secuencias de comandos o código personalizado. Asimismo, puede enviar los datos a otros tipos de bases de datos utilizando código personalizado o enviando el formulario a un servicio Web que esté conectado a esa base de datos.

Para enviar un formulario a una base de datos de Access o SQL Server, debe diseñar una plantilla de formulario basada en esa base de datos. De esta forma se garantiza que el origen de datos de la plantilla de formulario se corresponde con la estructura de la base de datos. Si agrega una conexión de base de datos a una plantilla de formulario existente, los usuarios no podrán enviar los formularios completados a la base de datos, ya que el origen de datos del formulario no coincide con la estructura de la base de datos. Si la plantilla de formulario no coincide con la estructura de la base de datos, InfoPath no puede actualizar los campos correctos de la base de datos cuando se envían los datos.

Al diseñar una plantilla de formulario de InfoPath basada en una base de datos, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

  • Si se conecta la plantilla de formulario a más de una tabla de la base de datos, dichas tablas deben estar conectadas mediante campos de clave.

  • Los tipos de datos largos, como las imágenes, objetos OLE, datos adjuntos y Memo de Access, o los tipos de datos de SQL, deben excluirse de la conexión de datos. InfoPath no admite conexiones de datos a estos tipos de datos largos. Para excluir campos específicos de la base de datos, utilice el Asistente para la conexión de datos para configurar la conexión de datos.

Puede determinar si las consideraciones anteriores son aplicables leyendo la información incluida en el cuadro Resumen de la última página del Asistente para la conexión de datos. En el cuadro Resumen se especifica si está habilitado el envío del formulario; si está deshabilitado, en el Resumen se indica el motivo.

Después de configurar la conexión de datos entre la plantilla de formulario y la base de datos, puede personalizar las demás opciones de envío que desee. Por ejemplo, puede cambiar el texto que aparece en el botón Enviar en la plantilla de formulario. También puede cambiar los mensajes que se muestran a los usuarios para indicar si el formulario se envió correctamente y puede especificar si desea mantener el formulario abierto después de enviarlo.

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Enviar los datos del formulario a un servicio Web

Si utiliza un servicio Web para establecer el flujo de trabajo de un proceso empresarial o como nivel intermedio superior a su base de datos, InfoPath facilita la creación de plantillas de formulario que interactúen con el servicio Web. InfoPath dispone de un Asistente para la conexión de datos que le guía por el proceso de conectar plantillas de formulario a un servicio Web.

Hay dos métodos comunes para diseñar una plantilla de formulario que envíe formularios a un servicio Web:

  • Conectar una plantilla de formulario a un servicio Web

  • Diseñar una nueva plantilla de formulario basada en un servicio Web

Con ambos métodos, InfoPath crea un origen de datos basado en el esquema del servicio Web. Esto permite que los formularios basados en una plantilla de formulario envíen datos al servicio Web.

Detalles técnicos

Cuando los usuarios envían un formulario a un servicio Web, el formulario se envía como datos de lenguaje de marcado Extensible (XML) en un sobre SOAP. Los sobres SOAP funcionan como parámetro de entrada para la operación de servicio Web especificada. Se puede comparar a enviar un formulario mediante el protocolo HTTP, que da como resultado un documento XML en una solicitud HTTP POST.

Antes de conectar una plantilla de formulario de InfoPath a un servicio Web, considere los siguientes aspectos:

  • InfoPath no puede conectar a un servicio Web que utilice la codificación de llamada a procedimiento remoto (RPC). Sólo se admite la codificación Document Literal.

  • Al configurar una plantilla de formulario para que los formularios puedan enviar los datos a un servicio Web, puede especificar que sólo se puedan enviar los datos de determinados campos o grupos, o puede enviar todos los datos del formulario.

Después de configurar la conexión de datos al servicio Web, puede agregar a la plantilla de formulario un botón Enviar y personalizar las demás opciones de envío que desee.

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Enviar los datos del formulario a un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Puede diseñar una plantilla de formulario que envíe los datos a un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. De esta manera, puede almacenar y organizar todos los formularios de sus usuarios en una biblioteca de documentos. Además, los usuarios pueden rellenar formularios basados en la plantilla directamente desde la biblioteca de formularios, exportar datos de formulario a Microsoft Office Excel o combinar los datos de varios formularios en uno solo. Asimismo, si se habilita el envío de formularios directamente a una biblioteca de documentos, puede predefinir los nombres de archivo de los formularios, tanto con valores estáticos como con valores basados en los datos del formulario, o mediante una fórmula.

Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío de formularios a una biblioteca de formularios de SharePoint, puede agregar un botón Enviar al formulario y personalizar otras opciones de envío, como el texto del botón Enviar, los mensajes que se muestran al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener el formulario abierto una vez enviado.

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Enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico

El correo electrónico es una de las maneras más sencillas y frecuentes de configurar un flujo de trabajo para un proceso empresarial. Puede diseñar una plantilla de formulario de InfoPath que permita a los usuarios hacer clic en un botón Enviar de la barra de herramientas Estándar o del menú Archivo para enviar los formularios completados como datos adjuntos o en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico, la línea de asunto y el nombre del archivo de datos adjuntos pueden predefinirse al diseñar la plantilla de formulario, ya sea con valores estáticos, con valores basados en las entradas del formulario o mediante una fórmula. Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario de forma que los formularios completados se envíen automáticamente en un mensaje de correo electrónico con una línea de asunto predefinida a una dirección de correo electrónico basada en una entrada del formulario. Asimismo, en función de los datos que los usuarios especifiquen en el formulario, puede definir nombres de archivo dinámicos para el formulario.

Para que los usuarios envíen los formularios como mensajes de correo electrónico, deben tener Microsoft Office Outlook 2003 o Microsoft Office Outlook 2007 instalado en sus equipos. Los usuarios que rellenen formularios compatibles con explorador en un explorador Web no necesitan Outlook para enviar los formularios como un mensaje de correo electrónico.

Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío de formularios en un mensaje de correo electrónico, puede agregar un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo en la plantilla de formulario y personalizar las demás opciones de envío, como el texto que aparece en el botón Enviar, los mensajes que se muestran al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener abierto el formulario después de enviarlo.

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Enviar los datos del formulario a una aplicación de un servidor Web

Si tiene una página existente de páginas Active Server (ASP) u otro código en un servidor Web que puede procesar datos XML, puede diseñar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar formularios completados a dicho servidor Web mediante el método HTTP POST. Al configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus formularios de esta forma, InfoPath crea un mensaje que incluye los datos del formulario y, a continuación, envía este mensaje en el servidor Web. Al diseñar una plantilla de formulario para enviar datos a un servidor Web, puede agregar un botón Enviar a la plantilla de formulario, especifique el texto que aparece en el botón Enviar, personalizar los mensajes que se muestran a los usuarios para indicar si el formulario se envió correctamente y especificar si se debe para mantener el formulario abierto después de enviarlo.

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Enviar los datos del formulario mediante un archivo de conexión de datos

En Microsoft Office InfoPath 2007, tiene también la posibilidad de crear un archivo XML, llamado un archivo de conexión de datos, que incluya toda la configuración necesaria para una conexión de datos. Puede almacenar el archivo en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio Microsoft Office SharePoint Server 2007 y, después, diseñar varias plantillas de formulario que utilicen el mismo archivo XML para configurar una conexión de datos. El uso de un archivo de conexión de datos significa que si se produce algún cambio en la conexión de datos, por ejemplo si cambia la ubicación del origen de datos externo, puede actualizar el archivo de conexión de datos una vez, en lugar de actualizar la conexión de datos en cada plantilla de formulario individual. Todas las plantillas de formulario que utilicen el archivo de conexión de datos se actualizarán automáticamente con la nueva configuración.

Un archivo de conexión de datos puede contener configuración que determine cómo pueden enviar los usuarios los datos del formulario. Puede diseñar una plantilla de formulario para utilizar la configuración de este archivo de conexión de datos. Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío del formulario, puede agregar un comando Enviar al menú Archivo y un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar en el formulario basado en la plantilla de formulario y, a continuación, personalizar las demás opciones de envío, como el texto que aparece en el botón y el comando Enviar, los mensajes que se muestran al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener abierto el formulario una vez enviado.

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Enviar los datos del formulario mediante código

Para crear funcionalidad avanzada en la plantilla de formulario para enviar los datos del formulario, puede escribir código administrado mediante Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET o una secuencia de comandos. Por ejemplo, puede agregar a la plantilla de formulario funcionalidad que permita el envío del formulario a más de una ubicación a la vez o a un origen de datos externo que normalmente no se admite en InfoPath.

Sugerencia: Si no puede configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los formularios a un origen de datos externo mediante las opciones de conexión de datos de InfoPath, puede usar esta característica para escribir su propia implementación de una conexión de datos a dicho origen de datos externo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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