Introducción al envío de los datos del formulario

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En este artículo

Información general

Enviar datos del formulario a una base de datos de Access o SQL Server

Enviar datos de formulario a un servicio Web

Enviar datos del formulario a un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Enviar datos de formulario en un mensaje de correo electrónico

Enviar datos de formulario a una aplicación en un servidor Web

Enviar datos de formulario usando un archivo de conexión de datos

Enviar datos de formulario usando código

Información general

Al usar formularios de Microsoft Office InfoPath para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, que los datos no suelen permanecerán en los formularios que los usuarios rellenan. En su lugar, los datos del formulario se mueven del formulario a la siguiente fase del proceso de negocio, normalmente a un origen de datos externos como una base de datos, un servicio Web o una aplicación en un servidor Web. Por ejemplo, un empleado podría usar InfoPath para rellenar un formulario de informe de gastos y, a continuación, enviarlo a un servicio Web donde se puede procesar el formulario.

Formulario de InfoPath que se envía a un origen de datos externo

A diferencia de guardar un formulario, donde los usuarios elegir una ubicación para almacenar su formulario mientras lo rellenan, al enviar un formulario envía los datos del formulario a una ubicación específica que se definió cuando se ha diseñado la plantilla de formulario que está asociada con el formulario. Al diseñar una plantilla de formulario y habilitar el envío de formulario, puede elegir los datos que los usuarios inserten en su formulario enviado a las siguientes ubicaciones:

  • Una base de datos de Microsoft Office Access o Microsoft SQL Server

  • Un servicio Web

  • Un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

  • En un mensaje de correo electrónico

  • Una aplicación en un servidor Web

  • Una aplicación personalizada que aloja InfoPath

Especificar dónde desea que los datos en los envío de formularios puede aumentar la precisión y la eficacia de los procesos empresariales, porque le permite ejercer más control sobre los procesos. Antes de que los usuarios puedan enviar los datos del formulario, InfoPath asegura que los datos en los formularios son válidos y permite a los usuarios corregir los datos no válidos. Esta característica puede ayudar a garantizar que solo los datos válidos se envían al origen de datos externo.

Además de diseñar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar los datos a una única ubicación, puede diseñar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario a varias ubicaciones a la vez. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de formulario de informe de gastos para que cuando los usuarios envían sus formularios completados, los datos de los formularios se envían a una base de datos, y también se envía una copia de cada formulario completado en un mensaje de correo electrónico a su jefe.

Siempre que diseñar una plantilla de formulario que puede enviarse a un origen de datos externo, InfoPath se convierte en el comando Enviar en el menú archivo, así como el botón Enviar de la barra de herramientas estándar de forma predeterminada. Según sus necesidades, puede elegir cambiar el nombre del comando Enviar. También puede insertar un botón directamente en la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para enviar los datos del formulario después de rellenar el formulario.

También puede configurar la plantilla de formulario para que se produce una de las siguientes acciones después de enviar el formulario:

  • Cierra el formulario existente.

  • Cierra el formulario existente y se abrirá un nuevo formulario en blanco.

  • El formulario existente permanece abierto.

Además, puede escribir un mensaje que aparece después de que los usuarios envían formularios que especifica si el formulario se envió correctamente.

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Enviar datos del formulario a una base de datos de Access o SQL Server

Los formularios de InfoPath con frecuencia se envían a bases de datos, ya sea para actualizar una sola tabla con un registro de cliente o para situaciones más complejas, como modificar varias tablas vinculadas entre sí en una plantilla de formulario de informe de gastos. Puede diseñar la plantilla de formulario de InfoPath para que puedan enviar directamente a una base de datos de Access o SQL Server sin necesidad de utilizar secuencias de comandos o código personalizado. También puede enviar los datos del formulario a otros tipos de bases de datos usando código personalizado o enviando el formulario a un servicio Web que está conectado a dicha base de datos.

Para enviar un formulario a una base de datos de Access o SQL Server, debe diseñar una plantilla de formulario que se basa en dicha base de datos. Así se garantiza que origen de datos la plantilla de formulario coincide con la estructura de la base de datos. Si agrega una conexión de base de datos a una plantilla de formulario, los usuarios no podrán enviar sus formularios completados a la base de datos, porque el origen de datos no coincide con la estructura de la base de datos. Si la plantilla de formulario no coincide con la estructura de la base de datos, InfoPath no puede actualizar los campos correctos en la base de datos cuando se envían los datos.

Al diseñar una plantilla de formulario de InfoPath que se basa en una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Cuando se conecta la plantilla de formulario a más de una tabla en la base de datos, las tablas deben estar conectadas mediante campos de clave.

  • Tipos de datos largos, como imágenes, imágenes, objetos OLE, datos adjuntos del archivo y tipos de datos Memo de Access o SQL, se deben excluir de la conexión de datos. InfoPath no admite conexiones de datos a estos tipos de datos long. Para excluir campos específicos de la base de datos, utilice al Asistente para la conexión de datos para configurar la conexión de datos.

Puede determinar si cualquiera de estos problemas se aplica mediante la lectura de la información en el cuadro Resumen de la última página del Asistente para la conexión de datos. Los Estados de Resumen si está habilitado el envío de formulario y, si está deshabilitada, el Resumen explica por qué.

Después de configurar la conexión de datos entre la plantilla de formulario y la base de datos, puede personalizar las opciones de envío que desee. Por ejemplo, puede cambiar el texto que aparece en el botón Enviar en la plantilla de formulario. También puede cambiar los mensajes que se muestran a los usuarios para indicar si el formulario se envió correctamente y puede especificar si desea mantener abierto el formulario después de enviarlo.

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Enviar datos de formulario a un servicio Web

Si utiliza un servicio Web para establecer un flujo de trabajo de un proceso empresarial o como nivel intermedio superior a la base de datos, InfoPath facilita crear plantillas de formulario que interactúan con un servicio Web. InfoPath dispone de un asistente de conexión de datos que le guiará por el proceso de conectar plantillas de formulario a un servicio Web.

Hay dos métodos comunes para diseñar una plantilla de formulario que envíe formularios a un servicio Web:

  • Conectar una plantilla de formulario existente a un servicio Web

  • Diseñar una plantilla de formulario que se basa en un servicio Web

Con ambos métodos, InfoPath crea un origen de datos que se basa en el esquema del servicio Web. Esto permite formularios basados en una plantilla de formulario para enviar datos al servicio Web.

Detalles técnicos

Cuando los usuarios envían un formulario a un servicio Web, el formulario se envía como datos de lenguaje de marcado Extensible (XML) en un sobre SOAP. Los sobres SOAP funcionan como parámetro de entrada para la operación de servicio Web especificada. Se puede comparar a enviar un formulario mediante el protocolo HTTP, que da como resultado un documento XML en una solicitud HTTP POST.

Antes de conectar una plantilla de formulario de InfoPath a un servicio Web, considere lo siguiente:

  • InfoPath no puede conectarse a un servicio Web que usa el estilo de llamada a procedimiento remoto (RPC) codificada. Solo codificación document literal es compatible.

  • Al configurar una plantilla de formulario para que sus formularios puedan enviar datos a un servicio Web, puede especificar que se pueden enviar únicamente los datos de determinados campos o grupos, o puede enviar todos los datos en el formulario.

Después de configura la conexión de datos al servicio Web, puede agregar un botón Enviar a la plantilla de formulario y personalizar otras opciones de envío que desee.

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Enviar datos del formulario a un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

Puede diseñar una plantilla de formulario que envíe datos a un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services. Al hacer esto, puede almacenar y organizar todos los formularios de los usuarios de una biblioteca de documentos. Además, los usuarios pueden rellenar formularios basados en la plantilla de formulario directamente desde la biblioteca de documentos. También puede exportar datos del formulario a Microsoft Office Excel o combinar los datos de varios formularios en un único formulario. Además, cuando se habilita el envío de formularios directamente a una biblioteca de documentos, puede definir los nombres de archivo para los formularios, ya sea con valores estáticos, con valores basados en datos en el formulario, o mediante un fórmula.

Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío de formulario a una biblioteca de documentos de SharePoint, puede agregar un botón Enviar al formulario y personalizar otras opciones de envío, como el texto en el botón Enviar, los mensajes que se muestran al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener el formulario abierto después de enviarlo.

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Enviar datos de formulario en un mensaje de correo electrónico

Usar un programa de correo electrónico es una de las formas más sencillas y frecuentes de configurar un flujo de trabajo de un proceso empresarial. Puede diseñar una plantilla de formulario de InfoPath que permite a los usuarios haga clic en un botón Enviar en la barra de herramientas estándar o en el menú archivo para enviar el formulario completado como datos adjuntos o en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico, la línea de asunto y el nombre del archivo adjunto pueden definirse previamente al diseñar la plantilla de formulario, ya sea con valores estáticos, con valores basados en las entradas en el formulario o mediante una fórmula. Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario para que los formularios completados se envíen automáticamente en un mensaje de correo electrónico con una línea de asunto predefinida a una dirección de correo electrónico basada en una entrada en el formulario. Además, en función de los datos que los usuarios escriben en el formulario, puede definir nombres de archivo dinámicos para el formulario.

Para que los usuarios envíen los formularios como mensajes de correo electrónico, debe tener Microsoft Office Outlook 2003 o Microsoft Office Outlook 2007 instalado en sus equipos. Los usuarios que rellenan formularios en un explorador Web no necesitan Outlook para enviar los formularios como un mensaje de correo electrónico.

Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío de formulario en un mensaje de correo electrónico, puede agregar un botón Enviar a la barra de herramientas estándar y un comando Enviar al menú archivo en la plantilla de formulario y personalizar cualquier otro enviar Opciones, como el texto que aparece en el botón Enviar, los mensajes que se muestra al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener abierto el formulario después de enviarlo.

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Enviar datos de formulario a una aplicación en un servidor Web

Si tiene una página existente de páginas Active Server (ASP) u otro código en un servidor Web que puede procesar datos XML, puede diseñar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar formularios completados a dicho servidor Web mediante el método HTTP POST. Al configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus formularios de esta forma, InfoPath crea un mensaje que incluye los datos del formulario y, a continuación, envía este mensaje en el servidor Web. Al diseñar una plantilla de formulario para enviar datos a un servidor Web, puede agregar un botón Enviar a la plantilla de formulario, especifique el texto que aparece en el botón Enviar, personalizar los mensajes que se muestran a los usuarios para indicar si el formulario se enviado correctamente y a continuación, especifique si desea mantener abierto el formulario después de enviarlo.

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Enviar datos de formulario usando un archivo de conexión de datos

En Microsoft Office InfoPath 2007 también tiene la capacidad para crear un archivo XML llamado un archivo de conexión de datos que incluye toda la configuración necesaria para una conexión de datos. Puede almacenar el archivo en una biblioteca de conexiones de datos en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y, a continuación, diseñar varias plantillas de formulario que use el mismo archivo XML para configurar una conexión de datos. Con un archivo de conexión de datos significa que si nada con los cambios de la conexión de datos, por ejemplo, si cambia la ubicación de los datos externos origen, puede actualizar el archivo de conexión de datos una vez, en lugar de actualizar la conexión de datos de cada formulario individual plantilla. Todas las plantillas de formulario que utilicen el archivo de conexión de datos se actualizará automáticamente con la nueva configuración.

Un archivo de conexión de datos puede contener valores que determinan cómo los usuarios pueden enviar los datos del formulario. Puede diseñar una plantilla de formulario para usar la configuración de este archivo de conexión de datos. Después de configurar la plantilla de formulario para permitir el envío de formulario, puede agregar un comando Enviar a del menú archivo y un botón Enviar a la barra de herramientas estándar, en el formulario que se basa en la plantilla de formulario y, a continuación, personalizar cualquier otro Enviar opciones, como el texto que aparece en el botón Enviar y el comando, los mensajes que se muestra al usuario para indicar si el formulario se envió correctamente y si desea mantener abierto el formulario después de enviarlo.

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Enviar datos de formulario usando código

Para crear funcionalidades avanzadas en la plantilla de formulario para enviar datos de formulario, puede escribir código administrado mediante Microsoft Visual Basic. NET, Microsoft Visual C# .NET o una secuencia de comandos. Por ejemplo, puede agregar funcionalidad a la plantilla de formulario que permita el envío de formulario a más de una ubicación a la vez o a un origen de datos externo que normalmente no es compatible con InfoPath.

Sugerencia: Si no puede configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus formularios a un origen de datos externos con las opciones de conexión de datos de InfoPath, puede usar esta característica para escribir su propia implementación de una conexión de datos a ese origen de datos externo.

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