Introducción al diseño y la personalización de flujos de trabajo

En su empresa, diversos grupos usan sitios de Microsoft SharePoint para colaborar en documentos y compartir información. Suponga que desea crear soluciones de SharePoint que mejoren la productividad y la eficiencia de su organización, pero no desea escribir código. ¿Por dónde comenzar?

Con Microsoft SharePoint Designer 2010, puede diseñar soluciones de flujo de trabajo sin código que administren procesos de negocio simples y complejos de una organización. Los flujos de trabajo agregan lógica tanto a procesos del sistema como a procesos humanos. Los flujos de trabajo para procesos del sistema pueden actualizar un origen de datos cuando otro origen de datos cambia. Los flujos de trabajo para procesos humanos pueden enviar un documento, como un informe de gastos, al responsable de un empleado para que dé su aprobación y, si se aprueba, transferirlo al departamento de contabilidad para que se procese.

Ilustración de SharePoint Designer 2010

Esto es posible gracias al editor de flujos de trabajo intuitivo y eficaz, SharePoint Designer 2010, que permite lógica anidada, pasos secundarios y mucho más. Por ejemplo, si el flujo de trabajo está asociado con una biblioteca de documentos o si está filtrado con el tipo de contenido Documento, aparecerá un grupo de acciones contextuales de Conjunto de documentos. Un conjunto de documentos es una característica nueva de SharePoint Server 2010 por medio de la cual un grupo de documentos se trata como una sola unidad, de modo que una acción de flujo de trabajo para un conjunto de documentos se repetirá en todos los elementos de ese conjunto de documentos.

Entre las nuevas acciones de flujo de trabajo, se incluyen aquellas que conforman la base de los tres flujos de trabajo más utilizados de SharePoint Server (los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas), acciones de utilidad para manipular cadenas y fechas, una nueva acción relacional que usa el almacén de perfiles de usuario de SharePoint para buscar al jefe de una persona y acciones de lista nuevas que puede usar un flujo de trabajo para establecer permisos en un elemento de lista.

También es posible diseñar y compartir los flujos de trabajo mediante Microsoft Visio con las plantillas de diagramas de flujo que pueden exportarse a SharePoint Designer 2010.

Ilustración de SharePoint Designer 2010

En este artículo, se presentan los conceptos básicos de los flujos de trabajo. Cuando comprenda los tipos de flujos de trabajo y sus bloques de creación básicos (acciones, condiciones y pasos), podrá agregar rápidamente flujos de trabajo para automatizar procesos y ayudar a mejorar la productividad y eficiencia de su organización.

En este artí­culo:

¿Qué es un flujo de trabajo?

¿Qué tipos de flujo de trabajo se deben diseñar?

Flujos de trabajo de lista

Flujos de trabajo de lista reutilizable

Flujos de trabajo de sitio

Personalizar flujos de trabajo en SharePoint Server 2010

¿Qué son eventos, acciones, condiciones y pasos?

¿Qué son eventos?

¿Qué son acciones?

¿Qué son condiciones?

Acciones en paralelo frente a acciones en serie

¿Qué son pasos?

¿Qué son los formularios de flujo de trabajo?

Funcionalidad mejorada con formularios de InfoPath 2010 en SharePoint Server 2010

¿Dónde se almacenan los flujos de trabajo?

¿Dónde se puede consultar el estado de un flujo de trabajo?

Visualización del flujo de trabajo

Pasos siguientes sugeridos

¿Qué es un flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo son la forma en la que funciona una organización, una serie de acciones que corresponden a un proceso de trabajo, como el proceso de los pedidos de compra. SharePoint 2010 le ayuda a automatizar estos flujos de trabajo, lo que mejora la eficiencia y la productividad de la organización. Esto se debe a que los flujos de trabajo automatizados controlan los procesos, de forma que la organización se puede centrar en realizar el trabajo, en lugar de en administrar los procesos.

Los flujos de trabajo pueden controlar la mayoría de los aspectos de un elemento de lista, tipo de contenido, biblioteca, lista o sitio de SharePoint 2010, como el ciclo de vida de dicho elemento. El flujo de trabajo puede incluir tanto acciones realizadas por personas (o participantes en el flujo de trabajo) como acciones realizadas por el propio flujo de trabajo. Los participantes en el flujo de trabajo pueden interaccionar con el flujo de trabajo a través de la lista Tareas designada, donde un flujo de trabajo puede crear una tarea para alguien y permanecer en pausa hasta que se marque la tarea como completa.

Los flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o tan complejos como requieran los procesos empresariales. Puede crear un flujo de trabajo que inicie el usuario o un flujo de trabajo que se inicie automáticamente basándose en un evento, por ejemplo, cuando se cree o se cambie un elemento de lista.

Por lo general, al usar SharePoint Designer 2010 para diseñar un flujo de trabajo, seguirá estos pasos básicos:

  • Elija el tipo de flujo de trabajo que desee crear: lista, lista reutilizable o sitio.

  • Use el editor de flujos de trabajo para elegir y componer las condiciones y acciones que definirán los pasos del flujo de trabajo, de forma que represente al proceso de negocio que desea automatizar.

  • Guarde y publique el flujo de trabajo.

  • Personalice los formularios de flujo de trabajo generados automáticamente si es necesario.

Un flujo de trabajo se puede considerar como un diagrama de flujo de acciones con un principio, un fin y un flujo en secuencia de principio a fin. Los flujos de trabajo pueden incorporar ramas en paralelo pero, en definitiva, progresan desde la acción final hasta la acción final.

Por ejemplo, suponga que va a representar gráficamente el flujo de trabajo que distribuye un documento de SharePoint 2010 para su aprobación. Cuando se inicia el flujo de trabajo, notifica automáticamente al revisor especificado por correo electrónico de que tiene un documento para revisar. El revisor revisa el documento y cambia el estado del mismo para indicar que ha completado su tarea y si el documento se ha aprobado o rechazado. En función de la respuesta del revisor, el flujo de trabajo continuará por una o dos ramas paralelas. Si el revisor aprueba el documento, el flujo de trabajo moverá el documento aprobado a una biblioteca de documentos específica y enviará un mensaje por correo electrónico al grupo para notificarles la existencia del documento aprobado. Si el revisor rechaza el documento, el flujo de trabajo se lo notificará al creador del documento. En ambos casos, el flujo de trabajo llega así a su final y el proceso queda completado.

Diagrama de flujo de proceso de flujo de trabajo

Diagrama 1: Ejemplo de flujo de trabajo de aprobación

Principio de página

¿Qué tipos de flujo de trabajo se deben diseñar?

Existen tres tipos de flujos de trabajo en SharePoint 2010:

  • Lista

  • Lista reutilizable

  • Sitio

Nuevo flujo de trabajo

Flujos de trabajo de lista

Este tipo de flujo de trabajo era el que estaba disponible en SharePoint 2007. Dado que tienen el contexto de la lista para la que se han creado, los flujos de trabajo de lista tienen acceso automático a los valores de los campos personalizados para el elemento de lista en los que se ejecutan, como el campo personalizado Notas de una biblioteca de documentos. Los flujos de trabajo de lista no pueden estar disponibles para otras listas o bibliotecas de este o de otros sitios. Para disponer de la misma funcionalidad de flujo de trabajo en varias listas, es necesario volver a crear los flujos de trabajo en todas las ubicaciones.

Si sabe que únicamente va a necesitar los flujos de trabajo que diseña para una lista determinada, el flujo de trabajo de lista presenta la ventaja de que los campos personalizados de las listas se encontrarán disponibles automáticamente.

Flujos de trabajo de lista reutilizable

Puede crear un flujo de trabajo de lista reutilizable (flujo de trabajo reutilizable) en el sitio de nivel superior de la colección de sitios y ese flujo de trabajo será reutilizable globalmente, lo que significa que el flujo de trabajo se puede asociar con cualquier lista, biblioteca o tipo de contenido de la colección de sitios. También puede crear un flujo de trabajo reutilizable en cualquier subsitio de la colección de sitios; este flujo de trabajo estará disponible para volver a usarlo en este subsitio en particular.

También puede exportar un flujo de trabajo reutilizable de un sitio y luego cargarlo y activarlo en un sitio diferente. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo reutilizable en un entorno de prueba, probarlo y, a continuación, exportarlo a un entorno de producción. SharePoint Designer 2010 admite la exportación de un flujo de trabajo como plantilla.

De forma predeterminada, los flujos de trabajo reutilizables no tienen el contexto de una lista o biblioteca específica. Por lo tanto, de forma predeterminada, solo proporcionan las columnas comunes en listas y bibliotecas, como Creado y Creado por.

Si el flujo de trabajo reutilizable requiere que ciertas columnas estén presentes en la lista o biblioteca a la que lo ha asociado, puede agregar las columnas como columnas de asociación. Las columnas de la asociación se agregan automáticamente a una lista o biblioteca cuando un flujo de trabajo reutilizable está asociado a esa lista o biblioteca.

Cuando crea un flujo de trabajo reutilizable, también puede elegir filtrarlo para un tipo de contenido específico. Esto le permitirá trabajar con los campos del tipo de contenido en SharePoint Designer 2010. Por ejemplo, si se asocia un flujo de trabajo de lista reutilizable con el tipo de contenido de documento, verá y usará en su flujo de trabajo campos específicos del tipo de contenido, como Id. de documento. A continuación, en el explorador, puede asociar el flujo de trabajo reutilizable con un tipo de contenido específico o con cualquier tipo de contenido que herede de ese tipo de contenido. Si asocia un flujo de trabajo con un tipo de contenido de sitio, hace que dicho flujo de trabajo esté disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en cada lista y biblioteca del sitio a la que se ha agregado ese tipo de contenido. También es posible que esté disponible para los sitios de una colección si el flujo de trabajo está configurado para ser un flujo de trabajo reutilizable globalmente.

Si desea que los usuarios puedan usar los flujos de trabajo que diseña en varios sitios, listas, bibliotecas y tipos de contenido, un flujo de trabajo reutilizable será probablemente el que mejor se adapte a sus necesidades. Esperamos que la mayoría de los flujos de trabajo para SharePoint 2010 usen flujos de trabajo reutilizables.

Flujos de trabajo de sitio

Un flujo de trabajo de sitio está asociado a un sitio, no a una lista, biblioteca ni tipo de contenido. Por lo tanto, a diferencia de la mayoría de los flujos de trabajo, un flujo de trabajo de sitio no se ejecuta en un elemento de lista específico. Por ello, muchas de las acciones que están disponibles para elementos no lo están para los flujos de trabajo de sitio.

En el explorador, puede iniciar un flujo de trabajo de sitio o ver el estado de los flujos de trabajo de sitio en ejecución si hace clic en el menú Acciones del sitio, a continuación, en Ver todo el contenido del sitio y, finalmente, en Flujos de trabajo del sitio.

Si desea crear un flujo de trabajo, pero no necesita una lista, biblioteca ni tipo de contenido para los flujos de trabajo, es probable que un flujo de trabajo de sitio se ajuste mejor a sus necesidades. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo de sitio para que los usuarios dejen comentarios sobre su sitio.

Personalizar flujos de trabajo en SharePoint Server 2010

No es necesario empezar de cero a diseñar flujos de trabajo que se ajusten a los procesos de su organización. Los cuatro flujos de trabajo más utilizados en SharePoint Server 2007 (los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios, Recopilar firmas y Aprobación de publicación) se han rediseñado por completo como flujos de trabajo reutilizables declarativos, por lo que ahora se pueden personalizar completamente en SharePoint Designer 2010. Puede copiar y modificar (recomendado) o editar estos flujos de trabajo, así como flujos de trabajo reutilizables personalizados, para satisfacer las necesidades de su organización.

Nota:  En SharePoint 2010 hay flujos de trabajo adicionales, como el flujo de trabajo Tres estados, pero no son flujos de trabajo declarativos, luego no se pueden modificar.

Copiar y modificar un flujo de trabajo

Estos flujos de trabajo están controlados por eventos y todos los eventos importantes del flujo de trabajo se muestran en el editor de flujos de trabajo, tanto para cada tarea del proceso como para el proceso completo. Por ejemplo, puede agregar fácilmente condiciones y acciones para definir lo que sucede cuando se asigna cada tarea, o bien cuando caduca o se completa.

¿Qué son eventos, acciones, condiciones y pasos?

Son los bloques de creación básicos de un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo consta de uno o varios pasos y cada paso consta de acciones y las condiciones asociadas. Cada flujo de trabajo se inicia por un evento.

¿Qué son eventos?

Un evento es lo que inicia o activa un flujo de trabajo. Los eventos también se pueden usar para administrar la coordinación de las acciones de un flujo de trabajo, como esperar a que cambie el estado de un elemento. Hay tres elementos que pueden iniciar un flujo de trabajo:

  • La creación de un elemento.

  • La modificación de un elemento.

  • Un participante del flujo de trabajo hace clic en un botón de inicio en el sitio de SharePoint.

Nota:  Los flujos de trabajo de sitio solo se pueden iniciar manualmente.

Puede crear un flujo de trabajo que un participante inicie manualmente, o un flujo de trabajo que se inicie automáticamente cuando se cree o se cambie un elemento de lista. Por ejemplo, suponga que desea configurar su flujo de trabajo personalizado Aprobación de solicitud de cambio de diseño para que se pueda iniciar manualmente y cuando cambie un elemento, pero no cuando se cree un elemento inicialmente. En la página de configuración del flujo de trabajo, en Opciones de inicio, seleccione Deshabilitar la opción de inicio automático al crear un elemento.

Opciones de inicio de flujos de trabajo

Cuando un participante inicia el flujo de trabajo manualmente, dicho usuario primero busca la lista o la biblioteca a la que está asociado el flujo de trabajo. Cualquier usuario que tenga al menos el nivel de permisos Colaborar puede iniciar un flujo de trabajo que se haya diseñado para iniciarse manualmente. Para iniciar los flujos de trabajo manualmente, el participante hará clic en un elemento, luego hará clic en Flujos de trabajo en el menú y, a continuación, elegirá un flujo de trabajo en una página en la que aparecerán todos los flujos de trabajo disponibles para el elemento. El participante rellenará un formulario de inicio del flujo de trabajo, si es necesario, y luego iniciará el flujo de trabajo haciendo clic en el botón de inicio del formulario. Al iniciar un flujo de trabajo, se crea una nueva instancia del flujo de trabajo para ese elemento específico.

Iniciar manualmente un flujo de trabajo

Nota: El comando Flujos de trabajo solo se encuentra disponible cuando el elemento se encuentre en una lista o biblioteca, o sea de un tipo de contenido que tenga al menos un flujo de trabajo a él asociado.

En un flujo de trabajo iniciado manualmente, el formulario de inicio puede ser tan simple como el de la imagen de la izquierda o más complejo, como el de la imagen de la derecha.

Formulario simple

Formulario de inicio del flujo de trabajo simple

Formulario más complejo

Formulario de inicio del flujo de trabajo

También se pueden agregar campos personalizados a un formulario de inicio al diseñar el flujo de trabajo. Los participantes del flujo de trabajo podrán entonces proporcionar información al flujo de trabajo rellenando el formulario, y esos valores se transmitirán al flujo de trabajo. Se iniciará una instancia nueva del flujo de trabajo, que podrá buscar y usar la información proporcionada mediante el formulario en cualquier punto del flujo de trabajo. Asimismo, puede especificar los campos que se usarán en un formulario de asociación para flujos de trabajo reutilizables.

¿Qué son acciones?

Una acción es la unidad de trabajo más básica de un flujo de trabajo. En SharePoint Designer 2010, se proporciona un conjunto de acciones listas para usar y reutilizables, para incorporarlas en flujos de trabajo. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede:

  • Crear, copiar, cambiar o eliminar elementos de lista (incluidos documentos).

  • Proteger o desproteger elementos.

  • Enviar un mensaje por correo electrónico.

  • Crear una tarea para alguien en la lista Tareas de su sitio de grupo.

  • Recopilar datos de un participante a los que se puede hacer referencia posteriormente en el flujo de trabajo.

  • Interrumpir o detener el flujo de trabajo.

  • Registrar información del flujo de trabajo en una lista de historial para usarla para depuración del flujo de trabajo o rechazos.

  • Establecer variables del flujo de trabajo o realizar cálculos.

SharePoint Server 2010 incluye tres acciones de tareas nuevas: Iniciar proceso de aprobación, Iniciar proceso de comentarios e Iniciar proceso de tarea personalizado. Los tres flujos de trabajo principales que se incluyen en SharePoint Server 2010 (los flujos de trabajo Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas) están diseñados con estas acciones. Las acciones de aprobación muestran todos los eventos importantes en un proceso de aprobación y permiten diseñar fácilmente un proceso de flujo de trabajo de usuarios donde muchas personas interactúan o colaboran en un documento específico.

Acción de comentarios

Un flujo de trabajo puede contener cualquier cantidad de acciones. Las acciones que acaban de mencionarse las realiza el flujo de trabajo, pero hay otras acciones que pueden realizar los participantes del flujo de trabajo. Por ejemplo, en un flujo de trabajo de aprobación, la revisión y aprobación del documento las realiza un participante del flujo de trabajo. Las acciones que realiza un participante del flujo de trabajo se representan mediante tareas asignadas a dicha persona en la lista Tareas designada. Las cinco acciones del Diagrama 1: ejemplo de flujo de trabajo de diagrama, cerca del principio de este artículo, son:

  • Enviar un mensaje por correo electrónico para notificar al revisor

  • Revisar el documento (una tarea asignada a un participante del flujo de trabajo)

  • Mover el documento a la biblioteca de documentos aprobados

  • Enviar un mensaje por correo electrónico para notificar al grupo

  • Enviar un mensaje por correo electrónico para notificar al creador del documento

En el sentido más básico, al diseñar un flujo de trabajo, se identifica la secuencia de acciones necesaria y luego se ensambla esa secuencia mediante el editor de flujos de trabajo. Por ejemplo, en el Diagrama 1: ejemplo de flujo de trabajo de aprobación, la primera acción que desea es enviar un mensaje de correo electrónico para notificar al revisor.

Diagrama de flujo, enviar un mensaje por correo electrónico al revisor

Así, en el editor de flujos de trabajo, debe hacer clic en el primer paso, escribir el correo electrónico completo o parte de él y elegir Enviar correo electrónico.

Enviar correo electrónico

¿Qué son condiciones?

Cuando se diseña un flujo de trabajo, se puede usar el editor de flujos de trabajo para crear reglas que apliquen lógica condicional a sitios, listas, elementos y tipos de contenido de SharePoint. Una regla establece una condición según la cual el flujo de trabajo realiza la acción asociada solamente si se cumple la condición. Por ejemplo, se puede crear una regla según la cual el flujo de trabajo envíe un mensaje por correo electrónico al revisor únicamente si una persona específica crea un elemento. También se pueden agregar varias condiciones por rama. Por ejemplo, se puede crear una regla según la cual se envíe un mensaje por correo electrónico a un revisor solamente si un elemento (1) lo crea una persona específica y (2) el título del documento contiene palabras clave específicas. Por último, es posible asociar varias acciones con una condición. Por ejemplo, se puede crear una regla según la cual, si una persona específica crea un elemento, (1) se envía un mensaje por correo electrónico al revisor y (2) se registra la información del flujo de trabajo en la lista de historial.

Condiciones y acciones

En resumen, una regla es una o varias condiciones asociadas a una o varias acciones: si se cumplen todas las cláusulas de la condición, se realizarán todas las acciones asociadas.

En el ejemplo anterior, el usuario especificó un conjunto de dos condiciones y un conjunto de dos acciones para el flujo de trabajo. No obstante, es posible crear varias ramas en el flujo de trabajo: si se cumple la condición A, realizar una acción; si se cumple la condición B, realizar otra acción distinta. Para agregar una rama a un paso, haga clic en Inserta una rama Else-If. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación, si el revisor aprueba un documento, el flujo de trabajo realiza una serie de acciones; si el revisor rechaza un documento, el mismo flujo de trabajo realiza una acción diferente. Esto es una rama condicional.

Ejemplo de diagrama de flujo, el aprobador revisa un documento

En el editor de flujos de trabajo, este paso tiene dos ramas y el siguiente aspecto.

Rama condicional Else

También puede crear una rama que no tenga ninguna condición. De este modo, el flujo de trabajo realiza una acción si se cumple una condición o un conjunto de condiciones y otra acción distinta si no se cumplen las condiciones. Por ejemplo, el paso siguiente de un flujo de trabajo envía un mensaje a los Aprobadores solamente si se cumple la condición; en caso contrario, el flujo de trabajo envía un mensaje únicamente al iniciador del flujo de trabajo. Al agregar una rama sin condiciones, el flujo de trabajo realiza la acción de esa rama siempre que no se cumpla la condición de la primera rama.

Nota:  Para que una rama no tenga ninguna condición, debe ser la última rama del bloque condicional y no la única rama del bloque condicional.

Paso 1

Nota:  Las ramas en un flujo de trabajo no se pueden extender de un paso a otro. Un conjunto de ramas 'Else-If', también conocido como bloque condicional, siempre está contenido en un solo paso. No obstante, es posible anidar pasos como pasos secundarios.

SharePoint Designer 2010 proporciona varias condiciones listas para usar y reutilizables, para incorporarlas en flujos de trabajo. Por ejemplo, se puede especificar que el flujo de trabajo realice las acciones asociadas solamente si un elemento:

  • Se crea o se modifica durante un intervalo de tiempo específico.

  • Lo crea o lo modifica una persona específica.

  • Tiene un campo de título que contiene palabras clave específicas.

  • Es un archivo de un tipo específico o tiene un tamaño de archivo comprendido en un intervalo específico (esta condición solo está disponible cuando el flujo de trabajo está asociado a una biblioteca de documentos).

Para obtener más información sobre las condiciones disponibles en SharePoint Designer 2010, vea la guía de referencia rápida sobre las condiciones del flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010.

Además, se pueden crear condiciones personalizadas y condiciones avanzadas en SharePoint Designer 2010 en las que se puede especificar una amplia variedad de parámetros. Con las condiciones personalizadas, puede comparar un campo de la lista actual con un valor. Por ejemplo, puede crear una condición personalizada según la cual, si el campo Estado de aprobación es igual a Aprobado, se realice la acción asociada. Con las condiciones avanzadas, puede comparar un valor con otro. De este modo, puede establecer una comparación entre un campo de una lista y un valor de otra lista. Por ejemplo, puede crear una condición avanzada para la biblioteca Documentos compartidos según la cual, si el valor del campo Estado en la lista Tareas es igual a Pendiente, se realice la acción asociada.

Nota:  Una acción no requiere una condición. Por ejemplo, el primer paso del Diagrama 1: ejemplo de flujo de aprobación, cerca del principio de este artículo, envía un mensaje por correo electrónico para notificar al revisor. Esta acción no tiene ninguna condición asociada. Un bloque paralelo de acciones tampoco requiere ninguna condición.

Acciones en paralelo frente a acciones en serie

Si hay más de una acción asociada a una condición, las acciones se pueden configurar de modo que se ejecuten al mismo tiempo (en paralelo) o una detrás de otra (en serie), la opción predeterminada.

Bloque paralelo

Acciones en serie    Por ejemplo, en el flujo de trabajo siguiente, se pueden definir dos acciones de modo que, cuando se apruebe un documento, el documento se copie en la biblioteca de documentos de archivado y, posteriormente, se envíe un mensaje. En el editor de flujos de trabajo, entonces indica que la segunda acción ocurre tras la primera.

Acción en serie

Acciones paralelas Por ejemplo, en el siguiente flujo de trabajo, se pueden definir dos acciones de forma que, cuando se apruebe un documento, se envíe un mensaje y, simultáneamente, se copie el documento en la biblioteca de documentos aprobados. En el editor de flujos de trabajo, y indica que la segunda acción ocurre al mismo tiempo que la primera. Esto resulta especialmente útil con tareas y acciones que tardan un tiempo considerable. Por ejemplo, en el caso de las tareas, se puede usar para controlar cuándo se asignan las tareas.

Nota: Las acciones en paralelo no son absolutamente simultáneas; el orden exacto no se puede especificar y puede variar cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo.

Bloque paralelo

Notas: 

  • En una regla (condiciones y acciones), las acciones se pueden producir en serie, en paralelo o combinando ambos modos.

  • Un conjunto de acciones en serie o en paralelo debe estar incluido en un solo paso.

¿Qué son pasos?

Un flujo de trabajo consta de uno o varios pasos. Cada paso puede contener varias acciones y condiciones asociadas. Incluso se pueden anidar pasos en otros pasos. Esto puede servir para ayudar a organizar el flujo de trabajo. Los pasos se pueden considerar bloques de funcionalidad en el editor de flujos de trabajo. Por ejemplo, el flujo de trabajo siguiente tiene dos pasos, como se indica en el editor de flujos de trabajo.

Varios pasos

Los pasos permiten agrupar condiciones y acciones de modo que un conjunto de reglas (condiciones y acciones) se pueda evaluar y realizar antes que un segundo conjunto.

Configure acciones en un flujo de trabajo para que se ejecuten con los permisos del autor del flujo de trabajo. En SharePoint Designer 2010, puede usar pasos de suplantación para que el flujo de trabajo realice acciones suplantando al autor del flujo de trabajo en lugar del iniciador del flujo de trabajo. Los pasos de suplantación son de gran utilidad en escenarios de aprobación y de publicación, donde las personas que envían contenido para aprobación y las personas que aprueban contenido tienen diferentes permisos.

El autor del flujo de trabajo es la última persona que lo publicó. Cuando otro usuario vuelve a publicar el flujo de trabajo, el autor del flujo de trabajo no cambia en las instancias en curso del flujo de trabajo. Las instancias del flujo de trabajo que se inicien después de que se vuelva a publicar el flujo de trabajo usarán el autor del flujo de trabajo actualizado,

Nota:  Los pasos de suplantación solo se pueden agregar a la raíz de un flujo de trabajo y no se pueden anidar en otro paso.

En el siguiente escenario, el usuario que inicia el flujo de trabajo no tiene permisos para agregar un archivo a la biblioteca de archivado, pero el autor del flujo de trabajo sí los tiene. Cuando el usuario inicia el flujo de trabajo, si la condición se cumple en el paso de suplantación, el documento se copiará a la biblioteca de archivado con los permisos del autor del flujo de trabajo. El paso 2 no es un paso de suplantación; por lo tanto, se ejecuta como iniciador del flujo de trabajo. Se recomienda usar únicamente pasos de suplantación para conjuntos mínimos de acciones que requieran los permisos del autor del flujo de trabajo para completarse correctamente.

Paso de suplantación

¿Un paso o varios? Algunos flujos de trabajo se pueden diseñar como una secuencia de acciones en un paso o como una secuencia de pasos. Por ejemplo, las acciones del siguiente paso se pueden dividir en pasos distintos o anidar con el bloque condicional como pasos distintos.

Varias acciones en un paso

A continuación, se incluye un ejemplo de un proceso que usa pasos anidados en un bloque condicional.

Acciones en pasos anidados

Los pasos son una forma de organizar el flujo de trabajo. El modo exacto en el que se usan los pasos del flujo de trabajo depende, en gran medida, de las preferencias personales de cada uno. Por ejemplo, un flujo de trabajo podría tener numerosas acciones en un paso que no usara condiciones. En tal caso, podría ser útil separar las acciones en pasos para organizarlas mejor. Las reglas de un paso se procesan hasta el final antes de proceder al siguiente paso, por lo que conviene agrupar en el mismo paso las reglas necesarias que afecten a la acción o las acciones específicas que se desee.

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¿Qué son los formularios de flujo de trabajo?

Para que un flujo de trabajo sea más dinámico y flexible, se le puede agregar un formulario. Mediante un formulario, es posible recopilar información de los participantes del flujo de trabajo en los tiempos predefinidos en el flujo de trabajo y permitir a los participantes interactuar con las tareas para ese flujo de trabajo, así como ayudar a garantizar que los datos se encuentren disponibles para flujos de trabajo reutilizables, independientemente de la lista, la biblioteca o el tipo de contenido con el que esté asociado.

Con SharePoint Designer 2010, puede crear tres tipos de formularios de flujo de trabajo:

  • Un formulario de inicio reúne información del participante del flujo de trabajo cuando éste inicia el flujo de trabajo. Se genera automáticamente al crear el flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010. Los formularios de inicio se presentan a los usuarios cuando inician manualmente un flujo de trabajo en un elemento de SharePoint determinado. Con un formulario de inicio, los usuarios pueden especificar nuevos parámetros o información sobre el flujo de trabajo que sea aplicable al elemento de SharePoint dado. Por ejemplo, se podría usar un formulario de inicio para preguntar quién deberá revisar un documento y para qué fecha deberá estar completada la revisión. SharePoint Designer 2010 genera automáticamente un formulario de inicio de InfoPath o ASP.NET de acuerdo con sus especificaciones de inicio. Si no se requieren parámetros de inicio, el formulario únicamente tendrá los botones Iniciar y Cancelar.

  • Un formulario de tarea personalizado permite a los participantes del flujo de trabajo interaccionar con tareas de la lista Tareas especificada para el flujo de trabajo. Con el Asistente para personalización de tareas, puede crear fácilmente campos de formulario personalizados y agregarlos a un formulario de tarea personalizado. Cuando termine de diseñar el flujo de trabajo, SharePoint Designer 2010 generará automáticamente los formularios de InfoPath o ASP.NET para las tareas personalizadas. Después, cuando se ejecute el flujo de trabajo y se creen tareas, el usuario irá a la lista Tareas especificada para el flujo de trabajo, marcará la tarea como completada y escribirá información opcional o requerida específica del flujo de trabajo. Entonces, el flujo de trabajo podrá responder a los cambios como se especifique en el propio flujo de trabajo, o buscar y evaluar la información en pasos posteriores del flujo de trabajo.

  • De forma predeterminada, un flujo de trabajo reutilizable solo proporciona los campos comunes a todos los elementos, como Creado y Modificado por. Esto se debe a que un flujo de trabajo reutilizable no se asocia de forma predeterminada a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Un formulario de asociación permite asociar campos con un flujo de trabajo reutilizable, de forma que los campos estarán disponibles cuando diseñe y ejecute el flujo de trabajo.

Cuando SharePoint Designer 2010 genere automáticamente los formularios, podrá personalizarlos en la página de configuración del flujo de trabajo, en la sección Formularios, si hace clic en el formulario que desee personalizar. Los formularios del flujo de trabajo son páginas de InfoPath o de ASP.NET. Se almacenan en el sitio de SharePoint con los archivos de origen del flujo de trabajo.

Editar formulario

Funcionalidad mejorada con formularios de InfoPath 2010 en SharePoint Server 2010

Si su servidor ejecuta SharePoint Server 2010 (no solo Microsoft SharePoint Foundation 2010), los formularios del flujo de trabajo (los formularios de asociación, inicio y tareas) serán ahora formularios de InfoPath 2010. Cambiar la apariencia y el diseño de los formularios de InfoPath es muy sencillo, y puede agregar reglas de validación a un formulario de InfoPath. Para modificar un formulario de flujo de trabajo en InfoPath 2010, solo tiene que hacer clic en el formulario e InfoPath lo abrirá directamente desde SharePoint Designer 2010. Los formularios de InfoPath se encuentran disponibles para listas, bibliotecas y flujos de trabajo.

Principio de página

¿Dónde se almacenan los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo se almacenan en una biblioteca de documentos en el sitio, denominada Flujos de trabajo. SharePoint Designer 2010 crea automáticamente esta biblioteca de documentos. De forma predeterminada, la biblioteca de documentos Flujos de trabajo se oculta del explorador y no tiene vistas de lista, como AllItems.aspx o EditForm.aspx. Para ver el contenido de la biblioteca Flujos de trabajo, en SharePoint Designer 2010, en el panel Navegación, haga clic en Todos los archivos y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el panel principal.

Notas: 

  • Es posible que no pueda ver flujos de trabajo con la opción Todos los archivos, en función de cómo se haya configurado el servidor.

  • La manera principal de obtener acceso a flujos de trabajo y diseñarlos en SharePoint Designer 2010 es hacer clic en Flujos de trabajo, en el panel Navegación.

Todos los archivos

La biblioteca de documentos Flujos de trabajo contiene una carpeta para cada flujo de trabajo creado con SharePoint Designer 2010. La carpeta contiene los archivos de origen necesarios para el flujo de trabajo, como:

  • El archivo de marcado (.xoml) del flujo de trabajo.

  • El archivo de configuración del flujo de trabajo.

  • Los formularios xsn de InfoPath o aspx de ASP.NET necesarios para los flujos de trabajo, como los formularios de inicio (para flujos de trabajo que se inician manualmente) o los formularios de tareas personalizados.

Para editar un flujo de trabajo existente en SharePoint Designer 2010, en el panel Navegación, haga clic en Flujos de trabajo. En el panel principal, haga clic con el botón secundario en el flujo de trabajo correspondiente y, a continuación, haga clic en Editar flujo de trabajo.

Editar flujos de trabajo

Para copiar y modificar un flujo de trabajo reutilizable en SharePoint Designer 2010, en el panel Navegación, haga clic en Flujos de trabajo. En el panel principal, haga clic con el botón secundario en el flujo de trabajo reutilizable correspondiente y, a continuación, haga clic en Copiar y modificar.

Copiar y modificar un flujo de trabajo

Los dos procedimientos anteriores abren el flujo de trabajo en el editor de flujos de trabajo. Puede hacer clic en la cinta de opciones o en la ruta de navegación para editar el flujo de trabajo, administrar la configuración y definir el proceso de tareas para el flujo de trabajo.

El editor de flujos de trabajo proporciona una acción llamada Registrar en lista de historial. Se recomienda usar esta acción en sus flujos de trabajo para mantener un registro del historial del flujo de trabajo. El historial de los flujos de trabajo es sumamente útil para investigar errores, realizar un seguimiento o estudiar rechazos.

Cuando se crea un flujo de trabajo que usa la acción Registrar en lista de historial, SharePoint Designer 2010 crea automáticamente una lista denominada Historial del flujo de trabajo. De forma predeterminada, la lista se crea en http://<nombredelsitio>/Lists/Workflow%20History. Puede especificar que se cree una lista de historial distinta cuando diseñe un flujo de trabajo de sitio o lista, así como cuando asocie un flujo de trabajo de lista reutilizable. Esta lista tiene columnas para datos como identificador de usuario, fecha, evento y descripción de errores. Al igual que la biblioteca de documentos Flujos de trabajo, la lista de historial se oculta en el explorador, pero se puede ver en SharePoint Designer 2010, en el panel Navegación, al hacer clic en Todos los archivos.

Lista de historial

El editor de flujos de trabajo proporciona seis acciones que interactúan con la lista Tareas, entre las que se incluyen Asignar un elemento de tarea, Recopilar datos de un usuario y Asignar un formulario a un grupo. Los flujos de trabajo usan la lista Tareas de forma predeterminada, pero se pueden configurar para usar una lista Tareas personalizada. Una lista Tareas personalizada se puede usar para separar tareas de flujo de trabajo de otros tipos de tareas o para problemas relacionados con permisos. Puede usar una lista Tareas personalizada para todos los flujos de trabajo del sitio o una lista Tareas personalizada para cada flujo de trabajo. Depende de los requisitos técnicos y organizativos para los flujos de trabajo.

Cuando se crea un flujo de trabajo que usa cualquiera de las tres acciones anteriores, SharePoint Designer 2010 crea automáticamente el formulario, el tipo de contenido para la tarea y la lista Tareas, si es necesario. De forma predeterminada, la lista Tareas se puede ver en el explorador, al contrario que la biblioteca de documentos Flujos de trabajo y la lista Historial del flujo de trabajo.

Tareas de flujo de trabajo

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¿Dónde se puede consultar el estado de un flujo de trabajo?

En el explorador, se puede consultar fácilmente el progreso de los flujos de trabajo para un elemento seleccionado. La vista Todos los elementos de una lista o una biblioteca de documentos muestra, de forma predeterminada, el estado actual de los flujos de trabajo que se ejecutan en un elemento. En el siguiente ejemplo, el flujo de trabajo Solicitud de cambio de diseño se encuentra En curso para Widget 1 DCR.

Estado del flujo de trabajo

Notas: 

  • Habrá varias columnas si se asocian diversos flujos de trabajo con la lista o biblioteca.

  • Las columnas se pueden quitar de la vista Todos los elementos sin afectar a la funcionalidad del flujo de trabajo.

  • La columna de estado no se agregará a la vista si en esta hay ya seis o más columnas de estado o búsqueda.

Al hacer clic en el estado del flujo de trabajo para un elemento, como En curso o Completado, se le dirigirá a la página Estado del flujo de trabajo del flujo de trabajo del elemento determinado. Para ver el estado de flujos de trabajo de sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo del sitio. La página de estado del flujo de trabajo proporciona información acerca de:

  • Quién y cuándo se inició el flujo de trabajo para el elemento

  • Tareas asociadas con el flujo de trabajo para el elemento

  • Historial del flujo de trabajo para el elemento, que incluye cuándo se inició el flujo de trabajo y cuándo se completó

Visualización del flujo de trabajo

También verá una visualización de. flujo de trabajo para el estado del flujo de trabajo si:

  • La opción Mostrar la visualización del flujo de trabajo en la página de estado estaba seleccionada en SharePoint Designer 2010 cuando se publicó el flujo de trabajo

  • El equipo desde el que se publicó el flujo de trabajo tenía Visio Premium 2010 instalado

  • El flujo de trabajo se ejecuta en SharePoint Server 2010

  • El Servicio de gráficos de Visio se ejecuta en el servidor

Nota:  No es necesario que Visio se encuentre instalado en el equipo local para ver la visualización del flujo de trabajo.

Visualización de flujos de trabajo

Con la visualización del flujo de trabajo, se crea automáticamente un diagrama de Visio del flujo de trabajo y se muestra en un elemento web de Visio en la página Estado del flujo de trabajo. La visualización del flujo de trabajo muestra una vista activa de dónde se encuentra un flujo de trabajo específico.

Para ver la página Flujos de trabajo para un elemento, también puede hacer clic en el elemento en la lista y, a continuación, en Flujos de trabajo en el menú.

Nota: El comando Flujos de trabajo solo está disponible cuando el elemento está en una lista o una biblioteca que tiene al menos un flujo de trabajo asociado.

Cuando un usuario inicia un flujo de trabajo en un elemento, Microsoft SharePoint Foundation 2010 o SharePoint Server 2010 agrega una nueva columna a la lista o biblioteca en la que se encuentra el elemento. De forma predeterminada, el nombre de la columna coincide con el nombre del flujo de trabajo. Esta columna de solo lectura muestra el estado actual del elemento en el flujo de trabajo. Esta columna de estado se agrega automáticamente para cada flujo de trabajo la primera vez que se ejecuta.

En cada columna, el estado del flujo de trabajo es un vínculo. Por ejemplo, si hace clic en la opción En curso, verá la página Estado del flujo de trabajo correspondiente a esa instancia del flujo de trabajo.

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Pasos siguientes sugeridos

Los flujos de trabajo son una herramienta muy eficaz para agregar lógica de aplicación a los sitios y las aplicaciones de SharePoint. Ahora que comprende los conceptos básicos de los flujos de trabajo, tal vez desee comenzar creando un flujo de trabajo. Puede encontrar más información acerca del diseño y la personalización de los flujos de trabajo en la sección Vea también.

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