Introducción al diseño de un panel de información del documento mediante InfoPath

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En este artículo

Introducción a los paneles de información del documento

Usar un Panel de información del documento

Información general de seguridad

Introducción a los paneles de información del documento

El Panel de información del documento, que se muestra en Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office Excel 2007 documentos, permite a los usuarios ver y cambiar las propiedades para un archivo individual o para un tipo de contenido que esté guardado en un servidor de administración de documentos, como un Sitio de área de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services 3.0. Estas propiedades, también conocida como metadatos, son detalles acerca de un archivo que describen o identifican. Los usuarios pueden usar estas propiedades para organizar, identificar y buscar documentos.

El Panel de información del documento es un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 que se hospeda y muestra dentro de un documento. No es necesario InfoPath instalado en su equipo para ver un Panel de información del documento en un documento 2007 Microsoft Office system, pero necesita Office InfoPath 2007 para diseñar o personalizar los paneles de información del documento. Por ejemplo, si desea personalizar un Panel de información del documento para mostrar datos de un recurso externo como un servicio Web, debe usar Office InfoPath 2007 para ese Panel de información del documento de diseño.

Usando un Panel de información del documento con versión de 2007 Office documentos, los usuarios pueden realizar un seguimiento y editar metadatos para un documento, incluso a medida seguirán trabajando en el documento. Además, el Panel de información del documento puede personalizarse para usar los datos de un externos origen de datos, como un servicio Web, que permite a los empleados a usar metadatos de forma uniforme en los tipos de documentos de diferentes versión de 2007 Office en su organización.

Al personalizar el Panel de información del documento, también puede agregar la lógica empresarial, como la validación de datos, o agregar propiedades personalizadas que son importantes para su organización. Además, mediante la creación de un elemento de plantilla para que contenga los campos comunes, puede organizar la reutilización eficaz de paneles de información del documento en tipos de documentos de diferentes versión de 2007 Office en toda la organización.  Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarlo en varias plantillas de formulario.

Además de seguimiento y edición de metadatos mediante paneles de información del documento en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007, los usuarios de Office Word 2007 documentos pueden realizar tareas adicionales. En Office Word 2007, los usuarios pueden agregar propiedades desde el Panel de información del documento como controles de propiedad en el propio documento. Controles de Office Word 2007 la propiedad Mostrar propiedades del documento como contenido en el propio documento. Estos controles de la propiedad se actualizará cuando se cambia la información en el Panel de información del documento. Además, los datos en el Panel de información del documento se actualizan cuando se cambian los controles de propiedad correspondientes en el documento.

Encontrará más información sobre cómo agregar propiedades a un documento de Word en la sección Vea también.

Tipos de propiedades

Paneles de información del documento se usan para realizar un seguimiento de uno de estos procedimientos:

  • Propiedades del documento estándar en documentos individuales.

  • Propiedades del servidor para los tipos de contenido de SharePoint que se basan en el tipo de contenido del documento o el tipo de contenido de columnas de Dublin Core, que se encuentra disponible en servidores que ejecutan Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  • Propiedades personalizadas que agregue a un Panel de información del documento.

Las propiedades que los usuarios pueden ver o editar mediante el uso de un Panel de información del documento se puede agrupar en tres categorías generales: propiedades de documento, propiedades basadas en servidor y las propiedades personalizadas. Según el diseño del Panel de información del documento, y donde se encuentre, algunas o todas las propiedades siguientes pueden aparecer en el Panel de información del documento:

Propiedades de documento    Se incluyen propiedades como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifique el tema o el contenido del documento.

Propiedades del servidor    Documentos que se guardan en un sitio de SharePoint y que usar paneles de información del documento personalizado, estas propiedades pueden incluir datos acerca de la biblioteca de documentos, las columnas de sitio, tipos de contenido de sitio o datos de otros campos personalizados.

Propiedades personalizadas    Para definir propiedades personalizadas para un documento de Office, personalizar un Panel de información del documento mediante InfoPath. Propiedades personalizadas pueden incluir metadatos específico para una organización o un proyecto, como un valor de centro de código o en los costes del proyecto.

Nota: También puede definir propiedades personalizadas para un documento, haga clic en Propiedades avanzadas en el menú de Propiedades del documento en un Panel de información del documento en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007. Sin embargo, estas propiedades avanzadas no son visibles en el Panel de información del documento propiamente dicho. Para personalizar las propiedades que están visibles en el Panel de información del documento, debe usar InfoPath o en el caso de los documentos almacenados en un servidor de administración de documentos, debe modificar el esquema de tipo de contenido agregando o quitando columnas del tipo de contenido.

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Usar un Panel de información del documento

Cuando se crea un documento con Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, un Panel de información del documento se crea automáticamente. Este Panel de información del documento predeterminado incluye propiedades estándar, como autor, título y asunto. Como alternativa, puede agregar propiedades personalizadas diseñar un Panel de información del documento desde cero y, a continuación, se asocia a un documento o personalizar un Panel de información del documento existente.

Cuando diseñe un Panel de información del documento personalizado, puede usarlo con varios documentos de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 o puede diseñar varios paneles de información del documento. Por ejemplo, si algunos documentos están asociados a un proyecto específico, puede desea usar campos únicos para los paneles de información del documento que se usan en solo dichos documentos.

Incluso si su organización usa varios paneles de información del documento, cada uno puede contener varias propiedades comunes. Para volver a usar fácilmente las propiedades comunes al diseñar un Panel de información del documento, considere la posibilidad de usar elementos de plantilla. Mediante la creación y uso de los elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que los metadatos clave de su organización es coherente en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, su organización puede requerir cada Panel de información del documento incluir un campo denominado puesto además de autor. Al diseñar un elemento de plantilla que usa dichos campos comunes, puede volver a usar fácilmente el elemento de plantilla en varios paneles de información del documento.

Nota: Para personalizar un esquema de tipo de contenido de SharePoint, sólo puede personalizar el Panel de información del documento mediante la adición de campos que forman parte del esquema. Para agregar o quitar campos desde el Panel de información del documento de contenido agregando campos nuevos en el esquema de tipo de contenido, debe agregar o quitar columnas del tipo de contenido.

Después de crear un Panel de información del documento personalizado, debe asociar con un documento antes de poder usarla. Para ello, primero tiene que activar la ficha Programador en la cinta de opciones en los programas que desea usar el Panel de información del documento. A continuación, puede especificar la ubicación del Panel de información del documento mediante una ruta de acceso URL, UNC o URN. Además, puede mostrar el Panel de información del documento de forma predeterminada cuando se abre el documento. También puede elegir si las propiedades personalizadas que ha creado son visibles de forma predeterminada cuando se abre el documento.

Además de ver o cambiar las propiedades de documentos para Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007 en paneles de información del documento, en Office Word 2007 los usuarios pueden agregar propiedades desde el Panel de información del documento como controles de propiedad en el documento en Sí. Por ejemplo, varias instancias de una dirección de la empresa pueden agregarse como controles de las propiedades de un documento. Estos controles de la propiedad se actualizará cuando se cambia la información en el Panel de información del documento.

Encontrará más información sobre cómo crear un Panel de información del documento personalizado y agregar propiedades a un documento de Office Word 2007 en la sección Vea también.

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Información general de seguridad

Un Panel de información del documento está sujeto a las mismas directrices de seguridad y restricciones como un formulario de InfoPath. Las características de seguridad de InfoPath están diseñadas para ayudar a proteger los formularios de los usuarios y equipos de operaciones no seguras, como obtener acceso a datos de o enviar datos a un origen que no es de confianza. Por ejemplo, plantillas de formulario de InfoPath se ejecutan en uno de los tres niveles de seguridad, dependiendo de dónde se encuentran, ¿cómo se instalan y, si están firmadas digitalmente. Los tres niveles son: restringido, dominio y plena confianza. Panel de información del documento se asigna el mismo nivel de seguridad como una plantilla de formulario de InfoPath. Antes de diseñar y utilizar un Panel de información del documento, debe familiarizarse con las consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos y para su implementación.

Consideraciones de seguridad para el uso de conexiones de datos

Un Panel de información del documento no puede tener acceso a un origen de datos de otro dominio a menos que el Panel de información del documento se establece en plena confianza. Para habilitar plena confianza, debe firmar la plantilla de formulario para el Panel de información del documento con un certificado raíz de confianza digitalmente o crear un archivo de instalación para el mismo.

Nota: Si la persona que utiliza el documento no tiene permiso para obtener acceso al origen de datos, que se muestra un mensaje de error aunque el nivel de permisos para el Panel de información del documento es suficiente para obtener acceso al origen de datos.

Encontrará información adicional sobre los niveles de seguridad de plantillas de formulario de InfoPath en la sección Vea también.

Consideraciones de seguridad para su implementación

Se recomienda que implementar un Panel de información del documento en el mismo dominio donde se encuentran los documentos en Sí. Por ejemplo, si un documento de Office Word 2007 en la http://example server usa un Panel de información de documento personalizado que usted elabore, se recomienda que almacene el Panel de información del documento para ese documento en http://example también. Si decide implementar un Panel de información del documento a otro dominio o si un usuario abre una versión de un documento guardada localmente — o uno enviado como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico, el nivel de seguridad para el Panel de información del documento se puede degradar a un valor inferior nivel. Esta es una medida de seguridad para ayudar a proteger a los usuarios de los riesgos asociados con un Panel de información del documento acceso a los datos que se encuentran en otro dominio.

Notas: 

  • Al personalizar un Panel de información del documento para un tipo de contenido de SharePoint, el Panel de información del documento se implementa automáticamente al sitio de SharePoint cuando se publica.

  • Si desea que un usuario para ejecutar una versión instalada localmente de un Panel de información del documento desde su equipo, debe crear un archivo de instalación mediante el Asistente para la publicación y Visual Studio. Si publica la plantilla de formulario (archivo .xsn) para el Panel de información del documento a una unidad de disco duro, el Panel de información del documento no se abrirá cuando el usuario abre el documento asociado.

Encontrar información adicional sobre la creación de un archivo de instalación utilizando el Asistente para la publicación y Visual Studio en la sección Vea también.

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