Introducción al correo electrónico entrante

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede integrar la función de correo electrónico entrante en sus sitios. Esta nueva característica permite a los equipos a mensajes de correo electrónico agregado dentro de listas y bibliotecas sin el paso adicional de abrir el sitio y cargar el contenido que se ha enviado por correo electrónico. Esto es posible porque la mayoría de los tipos de listas y bibliotecas puede asignarse una dirección de correo electrónico. Los miembros del sitio pueden agregar las direcciones de correo electrónico de estas listas en el cuadro para o Cc de su aplicación de cliente de correo electrónico cuando envían correo o pueden enviar correo electrónico a una lista de distribución que contiene las direcciones de correo electrónico de estas listas, así como las direcciones de correo electrónico de otros miembros del sitio.

Un administrador de granja de servidores puede habilitar la compatibilidad de correo electrónico en Administración Central de la granja. Después de que el correo electrónico entrante está habilitado en Administración Central, puede habilitar y configurar la compatibilidad de correo electrónico de los siguientes tipos de listas y bibliotecas en los sitios: bibliotecas, bibliotecas de imágenes, bibliotecas de formularios, listas de anuncios, listas de calendarios, blogs y paneles de discusión de documentos. Al crear la lista en un sitio habilitado para correo electrónico, cualquier usuario con permisos para crear una lista puede elegir una dirección de correo electrónico de la lista. Tenga en cuenta que no puede agregar contenido a listas en sitios de área de reuniones enviando correo electrónico.

En este artículo

Ejemplos reales de correo electrónico entrante

Tutorial de creación de sitio nuevo

Acerca de los controladores de correo electrónico

Consideraciones de seguridad

Enrutar el correo electrónico a través de otro servidor

Ejemplos reales de correo electrónico entrante

Equipos pueden usar el correo electrónico entrante para comunicarse de forma más eficaz. Aquí se muestran algunos ejemplos de cómo equipos pueden usar el correo electrónico entrante con un sitio para optimizar y mejorar sus comunicaciones:

Archivar el correo electrónico del equipo    Después de unirse a un grupo nuevo, un miembro del sitio abre el sitio y ve las discusiones más recientes que contienen tanto entradas de blogs directas de miembros y el contenido que se envió al panel de discusión desde un cliente de correo electrónico. El miembro del sitio también puede identificar los problemas y tareas para el grupo más importantes y seguir los vínculos relacionados en las discusiones para ver la historia completa detrás de todos los aspectos importantes.

Cuando un miembro del sitio responde a un mensaje de correo electrónico e incluye la dirección de correo electrónico de la lista en la respuesta, la respuesta es archivada en el panel de discusión y asociada con el mensaje de correo electrónico original que se ha archivado. Esto permite que los miembros del sitio que vean esta información archivada en el sitio para asociar la información relacionada con un subproceso de correo electrónico.

Crear una comunidad     El propietario del sitio crea una nueva lista de distribución para la comunidad de aficionados al ciclismo de una compañía. Un usuario va al sitio principal de la compañía y hace clic en el vínculo de la comunidad. El usuario lleva a cabo los pasos de un breve asistente que solicita un nombre para la lista de distribución, la descripción del sitio de la comunidad de SharePoint y una lista de los miembros iniciales de la comunidad. A continuación, se envía al usuario al nuevo sitio de la comunidad.

Crear un intercambio de información central     Un miembro del sitio va a la sección de la Comunidad de la compañía sitio principal del portal y usa la característica de búsqueda para hacer una pregunta. Un resultado de búsqueda aparece en la Comunidad Olaeta menos de un segundo. El miembro del sitio hace clic en el vínculo proporcionado en la respuesta y se dirige a la página principal del sitio de la Comunidad. Una lista de preguntas más frecuentes contiene una lista de la tienda de bicicletas. Puesto que ninguna de la tienda de bicicletas enumerado son cercana, el miembro del sitio envía un mensaje de correo electrónico a la Comunidad acerca de la tienda de bicicletas. Un miembro de la Comunidad responde con información sobre una buena tienda de bicicletas que está en el área local.

Recibir u ofrecer soporte técnico     El miembro del sitio va al sitio principal, busca soporte técnico en la lista de directorios y hace clic en el vínculo para crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Tras enviar el mensaje, recibe un número de seguimiento con el que supervisar el estado de la solicitud de soporte técnico. El miembro del sitio se suscribe automáticamente a la solicitud de soporte técnico de modo que se le pueda avisar en cualquier momento que cambie el estado de la solicitud. El miembro del sitio recibe una respuesta rápidamente porque la solicitud se enruta de forma inmediata al personal adecuado, según la información que se proporcionó en el formulario. Observe que se requiere un código personalizado para implementar totalmente este escenario. Windows SharePoint Services 3.0 no permite el seguimiento automático de los números o el enrutamiento de los mensajes en función de la información de un formulario.

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Paseo por la creación de sitios nuevos

Todos los subsitios que se crean en una colección de sitios habilitada para correo electrónico están también habilitados para correo electrónico. Si durante la creación de un sitio elige usar un grupo existente, la lista de distribución del sitio primario se asociará al sitio nuevo si está disponible.

Nota: Las listas de distribución sólo están disponibles si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central.

Si durante la creación de un sitio decide crear un grupo nuevo en lugar de utilizar uno existente, Windows SharePoint Services 3.0 realizará las acciones siguientes:

  • Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, tiene la opción de crear una lista de distribución de correo electrónico y especificar la dirección de correo electrónico de la lista nueva.

  • Todos los miembros del sitio que agrega al grupo nuevo se incluyen en un grupo denominado "Miembros" en el sitio del equipo. Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, estos miembros del sitio se agregan automáticamente a una lista de distribución que se mantiene sincronizada con el grupo "Miembros", de modo que los cambios que se efectúan en un lugar se sincronizan automáticamente en el otro.

  • Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, el calendario y el panel de discusión del sitio del equipo estarán habilitados para correo electrónico y se les asignarán automáticamente direcciones de correo electrónico. Estas direcciones de correo electrónico se agregarán de forma automática a la lista de distribución del equipo.

    Nota: De forma predeterminada, las direcciones de correo electrónico de estas dos listas será el siguiente formato: DirecciónDelGrupo.discusiones y DirecciónDelGrupo.calendario.

Cuando incluye direcciones de correo electrónico para el panel de discusión y el calendario en la lista de distribución, todo el correo electrónico y las invitaciones a las reuniones que se envíen a esta lista de distribución se archivarán en el sitio del equipo.

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Acerca de los controladores de correo electrónico

Windows SharePoint Services 3.0 usa controladores de correo electrónico para enrutar el correo electrónico entrante de prácticamente cualquier cliente de correo electrónico a una lista en el sitio de SharePoint. Cada lista habilitadas para correo electrónico está asociada con una dirección de correo electrónico única y cada controlador de correo electrónico está asociado con un tipo de lista en particular.

Windows SharePoint Services 3.0 proporciona un controlador de correo electrónico para los siguientes tipos de listas: paneles de discusión, anuncios, calendarios, bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes, bibliotecas de formularios y entradas de blog. Cuando se habilita Asistencia por correo electrónico para uno de estos tipos de listas, se usan los controladores de correo electrónico proporcionados por Windows SharePoint Services 3.0 de forma predeterminada. Controladores de correo electrónico analizar mensajes de correo electrónico entrante, realizan una asignación de campo de los mensajes y, dependiendo de la configuración, archivan los mensajes y datos adjuntos en la lista que está asociada con la dirección de correo electrónico a la que los mensajes enviados.

Los siguientes campos de un mensaje de correo electrónico se asignan a una lista: remitente de correo electrónico, para, CC, asunto, texto del mensaje y datos adjuntos.

Nota: Si no le gusta el modo en que los controladores de correo electrónico integrados realizan la asignación de los campos, puede usar un controlador personalizado en su lugar. Para ello, un programador debe crear el controlador de correo electrónico personalizado y el administrador del servidor debe implementarlo como controlador de eventos.

Al habilitar y configurar la compatibilidad con el correo electrónico en una lista, el propietario de un sitio puede elegir varias opciones. Por ejemplo, puede elegir si el mensaje de correo electrónico original se va a archivar como un archivo .eml, si los datos adjuntos se archivarán y si las invitaciones a las reuniones se archivarán en la lista que está configurando. Las opciones disponibles varían según el tipo de lista.

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Consideraciones de seguridad

Cuando configure la seguridad del correo electrónico en una lista o biblioteca particular, puede elegir permitir sólo a los usuarios que puedan escribir en la lista o a cualquiera archivar el correo electrónico en la lista. Si se archiva el correo electrónico de todos los remitentes, se permite que cualquiera (incluidos los usuarios no autenticados) pueda escribir en la lista o biblioteca. Dado el posible riesgo de seguridad, debería considerar esta opción con mucho cuidado.

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Enrutar el correo electrónico a través de otro servidor

Aunque la dirección del servidor de correo electrónico entrante se configure en Administración central, puede ser de ayuda saber si el correo electrónico entrante se enruta a través de otro servidor de correo o si está siendo enviado directamente al servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0. Si tiene dudas al respecto, hable con el administrador.

Las ventajas principales de enrutar el correo electrónico a través de otro servidor de correo electrónico, como Microsoft Exchange Server, son las siguientes:

Autenticación de usuario    El servicio de Protocolo Simple de transferencia de correo (SMTP) no puede autenticar al usuario que envía correo electrónico a su sitio, pero puede de Exchange Server. El administrador del servidor puede usar la Administración Central para elegir si desea aceptar correo electrónico de los usuarios autenticados solo si se envía el correo electrónico a través de Exchange Server.

Filtrado de correo no deseado    Algunos servidores de correo electrónico, como Exchange Server, proporcionan filtrado para eliminar el correo electrónico no deseado antes de que se reenvíe a su destino, en este caso, el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 de correo no deseado. Otra técnica que puede reducir el correo no deseado es permitir que solo los miembros del sitio de grupo para archivar el correo electrónico en las listas que ha concedido permisos de escritura.

Protección antivirus    Algunos servidores ofrecen protección antivirus para correo electrónico enrutado a través de ellos.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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