Introducción al Centro de informes

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El proceso empresarial de su organización puede requerir que se muestren y se mantengan actualizados informes en el sitio de intranet de la organización. Con el Centro de informes, puede crear, mostrar, administrar y buscar los informes con más facilidad. Este artículo realiza una introducción a los principales componentes de dicho centro.

En este artículo

¿Qué es el centro de informes?

¿Qué es una página de panel?

Información general de la página de inicio del centro de informes

Información general de los componentes de un sitio de centro de informes

¿Qué es el Centro de informes?

El centro de informes es una plantilla de sitio que está optimizada para administrar y mostrar informes, páginas de panel e indicadores clave de rendimiento (KPI). Puede servir como ubicación central de un grupo, departamento u organización para almacenar, recuperar y modificar informes que haya compartido. Con los permisos adecuados, cualquiera puede crear un sitio de centro de informes desde cualquier lugar de una colección de sitios.

Selección de plantilla de sitio del Centro de informes

No obstante, de forma predeterminada, se crea un Centro de informes en el sitio de nivel superior de cada colección de sitios, y aparece en la barra de vínculos de la parte superior como una ficha llamada Informes.

Ficha Informes en la barra de vínculos superior

El Centro de informes contiene una biblioteca de documentos especial para buscar libros de Office Excel 2007, informes de SQL Reporting Services, paneles y demás informes. Use el Centro de informes para definir paneles e informes personalizados, buscar informes por categoría o ver un calendario de informes venideros y suscribirse a aquellos que sean relevantes.

Para personalizar quiénes pueden ver determinados datos, puede conectar una variedad de elementos web de filtro a elementos web existentes en una página de panel para cambiar la vista de los datos. Por ejemplo, la vista de cifras de ventas que se le presenta a un gerente de ventas de una región puede diferir de la vista para un gerente de ventas de otra región.

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¿Qué es una página de panel?

Una página de panel es un aspecto importante del Centro de informes. Los paneles son herramientas que se usan para comunicar el estado e impulsar acciones. Un panel de Office SharePoint Server 2007 es una plantilla de página web que le permite ensamblar y mostrar información de fuentes dispares como informes, gráficos, métricas e indicadores clave de rendimiento. Puede crear su propia página de panel mediante diversos elementos web o puede agregar elementos web a páginas ya existentes en el sitio. Para familiarizarse con algunos de estos elementos web vea los siguientes ejemplos.

Panel de ejemplo

1. Elemento web Editor de contenido: se usa para imágenes, tablas y texto con formato.

2. Elemento web Detalles del contacto: se usa para mostrar detalles sobre un contacto para esta página o este sitio.

3. Elemento web Indicadores clave de rendimiento: muestra una lista de los indicadores de estado que presentan el progreso de acuerdo con un objetivo.

4. Elementos web Excel Web Access: estas tres áreas usan Excel Web Access para interactuar con un libro de Excel y mostrar los datos del libro en la página.

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Información general sobre la página principal del Centro de informes

El componente más importante del Centro de informes es la página principal que aparece cuando se hace clic en la ficha Informes. Esta página actúa como el principal portal de acceso a información empresarial resumida y destacada. La información que elija que se muestre en esta página puede actualizarse desde diversas fuentes y, como con cualquier página de un sitio de SharePoint, la información se presenta mediante una colección de elementos web. Si tiene al menos el nivel de permisos Diseñador, puede agregar, eliminar, modificar o reorganizar estos elementos web para ver la información empresarial que necesita y tener acceso a ella.

Sugerencia: Cuando el usuario examina por primera vez la página principal del Centro de informes, Office SharePoint Server 2007 incluye vínculos a un panel, información y KPI de ejemplo, además de información sobre la biblioteca de conexiones de datos. Conviene revisar la información provista en esta página antes de personalizar la página principal. En la sección Vea también encontrará un vínculo a más información sobre el trabajo con elementos web.

La siguiente ilustración muestra los componentes más importantes de la página principal del Centro de informes.

Página principal del Centro de informes

1. Brinda información útil a los usuarios nuevos del Centro de informes; incluye vínculos a un panel, información, KPI de ejemplo e información sobre la biblioteca de conexiones de datos.

2. Agregue anuncios importantes para los usuarios del Centro de informes.

3. Agregue o modifique los contactos conectados a la red.

4. De forma predeterminada se muestran KPI en la página principal del Centro de informes.

5. Agregue vínculos a información o documentos importantes mediante este elemento web Vínculo de resumen.

6. Agregue vínculos a eventos que quiera promover en la página principal mediante este elemento web Vista de lista.

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Información general sobre los componentes de un sitio del Centro de informes

En el Inicio rápido del Centro de informes, existen varias listas y bibliotecas que puede usar para administrar los informes y los orígenes de la conexión de datos. Si se guardan recursos en bibliotecas separadas, el usuario puede configurar el control de versiones, los flujos de trabajo y los permisos de forma independiente para cada recurso. Por ejemplo, puede configurar los permisos para permitir sólo a los miembros del departamento de TI que modifiquen o actualicen conexiones de datos. Del mismo modo, puede configurar los flujos de trabajo en Office SharePoint Server 2007 para solicitar aprobación de nuevos informes. A continuación se describen estas listas y bibliotecas.

Biblioteca de informes

La biblioteca de informes es el repositorio central de dos tipos de archivos: informes y páginas de panel. Los informes son libros de Office Excel 2007 que contienen datos de origen que pueden mostrarse en las páginas de panel. Dichas páginas pueden crearse a partir de uno o más libros de Office Excel 2007 y usan elementos como KPI y gráficos dinámicos.

Trabajar con la biblioteca de informes es similar a trabajar con otras bibliotecas. Puede cargar documentos existentes, crear nuevos, editar documentos, modificar columnas y vistas y establecer permisos. Igual que en cualquier documento o elemento de lista, se establecen permisos para los informes. Puede establecer permisos en bibliotecas, carpetas o archivos individuales. La biblioteca de informes es distinto de otras bibliotecas en que proporciona compatibilidad mejorada para almacenar y mantener informes de Excel Services y simplifica la creación de páginas de panel que puede mostrar datos de libros de Office Excel 2007 y KPI. Las páginas de panel que cree se almacenan en esta biblioteca. Para obtener más información acerca de los servicios de Excel, vea estos artículos en Introducción a Excel Services y Excel Web Access.

Una vez creados e implementados los informes en el sitio de Office SharePoint Server 2007, se puede navegar a un informe en una biblioteca de informes y modificarlo simplemente haciendo clic en el nombre del archivo. Para administrar los informes basta con navegar al informe correcto en la biblioteca de informes y hacer clic en la flecha abajo.

Biblioteca de conexiones de datos

Una parte importante del Centro de informes es la biblioteca de conexiones de datos, un repositorio compartido similar a otras bibliotecas de documentos, en el que se guardan dos tipos diferentes de archivos de conexión de datos:

  • Los archivos de conexión de datos de Office (ODC) contienen un grupo de propiedades que definen el modo en que una aplicación cliente o servicio de portal puede conectarse a un origen de datos. Los ODC también pueden definir el modo en que debe usarse la directiva de seguridad cuando se obtiene acceso al origen de datos en nombre de un usuario.

  • Los archivos de conexión de datos universal (UDC) resumen la información de conexión de datos desde una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 mediante el inicio de sesión único (SSO) para resolver problemas de autenticación en arquitecturas de varias capas, y por medio del uso del proxy de servicios web disponible con InfoPath Forms Services. A diferencia del formato ODC usado por otras aplicaciones de Microsoft Office, que almacenan información sobre conexiones de base de datos, los archivos UDC pueden almacenar información sobre varios tipos diferentes de conexiones de datos, y pueden ampliarse para almacenar información sobre tipos arbitrarios.

Biblioteca de conexiones de datos

Una de las principales ventajas de la biblioteca de conexiones de datos es la capacidad de volver a usar aquellas conexiones de datos a las que sea más probable que los usuarios necesiten obtener acceso. Por ejemplo, cuando se crea una conexión externa para mostrar un KPI, puede examinar la biblioteca de conexiones de datos y seleccionar entre los archivos de conexión de datos disponibles. Si se produce un cambio en la red que afecta a una de las conexiones, se pueden realizar modificaciones una sola vez en el archivo de conexión de datos correspondiente en el servidor. Todas las conexiones de usuario reciben automáticamente la actualización la próxima vez que la conexión a datos externos se actualiza. Office SharePoint Server 2007 admite conexiones a los siguientes orígenes de datos externos:

  • Libros de Office Excel 2007

  • Bases de datos de Office Access 2007

  • Otro origen de datos OLEDB u ODBC

  • Base de datos de Microsoft SQL Server

La biblioteca de conexiones de datos brinda un alto nivel de control y seguridad con la característica Aprobación del contenido activada de forma predeterminada. Los miembros del sitio con el nivel de permisos Contribuir pueden guardar archivos en la biblioteca, pero sólo el propietario del archivo puede usarlo, desde Office InfoPath 2007 por ejemplo, a menos que un aprobador de contenido haya aprobado el archivo. De forma predeterminada, todos los miembros con el nivel de permisos Diseñador tienen el permiso Aprobar elementos. En resumen, el usuario puede configurar una colección de sitios de modo que solamente aquellos que se designen puedan aprobar los archivos UDC.

Nota: El administrador o alguna otra persona familiarizada debe configurar las conexiones de datos con los orígenes de datos subyacentes y la infraestructura de la red.

Calendario de informes

El calendario de informe es una lista de calendarios que puede contener cualquier información relacionada con la fecha de un informe o la programación de informe. Por ejemplo, puede usar el calendario de informe para indicar en qué datos de informe de fechas se actualiza o se cargan y a establecer un aviso mediante la alerta de Me característica. Puede administrar y analizar información del calendario en Office Excel 2007 o Office Access 2007. También puede conectar y sincronizar el calendario de informe a su calendario de Office Outlook 2007 y, al igual que con otras listas de centro de informes, modificar vistas, administrar la configuración de la lista y así sucesivamente. Para obtener más información sobre cómo conectar calendarios de SharePoint a Office Outlook 2007, vea el artículo Ver y actualizar un calendario de SharePointen el Office Outlook 2007 la Ayuda.

Biblioteca de referencia

La biblioteca de referencia sirve como una biblioteca de documentos en la que se almacenan documentos que pueden ayudar a las personas con la navegación y el uso del Centro de informes. Los documentos de esta biblioteca deben contener todo lo que los usuarios necesitan para aprender a desplazarse por el Centro de informes personalizado.

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