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Introducción a los flujos de trabajo y las tareas en Duet Enterprise

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Duet Enterprise para Microsoft SharePoint y SAP le permite ver los procesos empresariales SAP como flujos de trabajo de Microsoft SharePoint 2010. Un flujo de trabajo es un conjunto de tareas necesarias en un proceso o de la serie. Un flujo de trabajo puede incluir la serie de tareas que son necesarios para aprobar un gasto empresarial o las tareas que se requieren para un empleado recibir una aprobación para unas vacaciones. Flujos de trabajo ayudan a las organizaciones usar y administrar los procesos empresariales coherentes. Mejoran la eficacia de su organización y aumentan la productividad debido a las personas que realizan estas tareas pueden concentrar en realizar el trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo flujos de trabajo.

En este artículo

Acerca de los flujos de trabajo

Usar flujos de trabajo

Ver o responder a una tarea de flujo de trabajo desde una notificación de correo electrónico

Ver una tarea de flujo de trabajo desde el centro de tareas

Responder a una tarea de flujo de trabajo desde el centro de tareas

Acerca de los flujos de trabajo

Una de las formas en las que se usan los flujos de trabajo es en la aprobación de solicitudes de negocio. Por ejemplo, cuando es necesario aprobar un gasto de empresa, un flujo de trabajo puede enviar una tarea de aprobación de gasto a diversas personas para que la revisen y la aprueben. Cuando el autor del flujo de trabajo inicia el flujo de trabajo, Duet Enterprise usa los procesos de negocio y las reglas de aprobación de SAP para crear y asignar tareas a los participantes del flujo de trabajo. Los participantes del flujo de trabajo reciben un mensaje de correo electrónico en el que se les notifica que tienen una tarea. El mensaje incluye un vínculo al documento que deben aprobar.

El flujo de trabajo finalizará cuando los participantes completan sus tareas. Una vez finalizado el flujo de trabajo, Duet notifica automáticamente al sistema SAP que el flujo de trabajo está completa.

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Usar flujos de trabajo

Después de inicia un flujo de trabajo de Duet, puede comenzar a trabajar en las tareas. Puede administrar las tareas directamente desde Microsoft Outlook 2010 o desde un sitio de Duet. Un diseñador de sitios puede incluir un flujo de trabajo SAP en cualquier sitio de Duet. Por este motivo, puede encontrar las tareas en una gran variedad de ubicaciones. A menudo, un administrador crea un Centro de tareas para las tareas, pero también puede encontrar las tareas en otras áreas, como el Centro de atención al cliente y el Centro de productos. Para localizar las tareas en su entorno de asistencia, hable con su administrador de flujo de trabajo o el administrador del sitio.

La forma en que el administrador de flujos de trabajo configura las tareas de flujo de trabajo determina las acciones que el usuario debe llevar a cabo para completar la tarea. Las acciones más comunes son Aprobar y Rechazar, pero es posible que la tarea incluya otras opciones. Por ejemplo, es posible que exista la opción Rediseñar o Reasignar la tarea. También es posible que el usuario pueda solicitar cambios en la tarea o ver los documentos relacionados con ella. En ciertos casos, el acto de completar una tarea de flujo de trabajo puede generar otra tarea en el flujo de trabajo.

Ver o responder a una tarea de flujo de trabajo desde una notificación de correo electrónico

Cuando se asigna una tarea, el usuario recibe automáticamente una notificación de tarea en la Bandeja de entrada de Outlook. Puede abrir la tarea desde el mensaje de notificación.

Para ver o responder a una tarea de flujo de trabajo desde una notificación de correo electrónico:

  1. En la Bandeja de entrada de Outlook, abra el mensaje que contiene una tarea.

  2. Haga clic en Abrir esta tarea Icono Abrir esta tarea .

  3. En la ventana de tareas, elija el resultado que corresponda para la tarea como, por ejemplo, Aprobar, Rechazar u otro resultado que admita la tarea.

Ver una tarea de flujo de trabajo desde el Centro de tareas

Si un flujo de trabajo registra todas las tareas de flujo de trabajo en la lista Tareas predeterminada para un sitio, es posible localizar y ver las tareas de flujo de trabajo en un sitio de Duet habilitado para flujos de trabajo, como un sitio de Centro de tareas.

Para ver una tarea de flujo de trabajo desde el centro de tareas:

Nota: Este procedimiento muestra los pasos para completar una tarea desde un centro de tareas. Si su sitio no tiene un centro de tareas, póngase en contacto con el administrador del sitio para obtener información acerca de la navegación específicos del sitio.

  1. En el explorador, abra el sitio de Duet y haga clic en Centro de tareas.

  2. En la página Centro de tareas, haga clic en Todo el contenido del sitio.

  3. En la página Todo el contenido del sitio, en Áreas de trabajo y sitios, haga clic en el nombre del flujo de trabajo que contiene la tarea que desea ver.

  4. En la página de flujos de trabajo, haga clic en Mis tareas del flujo de trabajo y, a continuación, seleccione la tarea que desea ver. La página Detalles de la tarea muestra las opciones de procesos de negocio que se encuentran disponibles para las autorizaciones de SAP y los niveles de permisos de SharePoint.

Responder a las tareas de un flujo de trabajo desde el Centro de tareas

Si un flujo de trabajo registra todas las tareas de flujo de trabajo en la lista Tareas predeterminada para un sitio, es posible responder a las tareas de flujo de trabajo en un sitio de Duet habilitado para flujos de trabajo, como un sitio de Centro de tareas.

Para responder a una tarea de flujo de trabajo desde el Centro de tareas:

  1. En el explorador, abra el sitio de Duet y haga clic en Centro de tareas.

  2. En el menú Ver, seleccione Mis tareas para localizar la tarea de flujo de trabajo.

  3. En la página Centro de tareas, haga clic en Todo el contenido del sitio.

  4. En la página Todo el contenido del sitio, en Áreas de trabajo y sitios, haga clic en el nombre del flujo de trabajo que contiene la tarea que desea ver.

  5. En la página de flujo de trabajo, haga clic en Mis tareas de flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en la tarea que desee completar. Se abrirá la página de detalles de la tarea.

  6. En la página de detalles de las tareas, revise toda la información disponible como vínculos o los documentos adjuntos para ayudarle a completar la tarea.

  7. Haga clic en el resultado adecuado para la tarea como, por ejemplo, Aprobar, Rechazar u otro resultado que admita la tarea.

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