Introducción a los controles

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Este artículo describe los diferentes tipos de controles disponibles en Access y muestra cómo agregar controles a formularios e informes. Los controles son las partes de un formulario o informe que usar para escribir, modificar o mostrar los datos. Por ejemplo, un cuadro de texto es un control popular para mostrar los datos en informes o para introducir y mostrar datos en formularios. Otros controles populares incluyen botones de comando, casillas de verificación y cuadros combinados (listas desplegables).

En este artículo

Explicación de los controles

Comprender los diseños

Obtener información sobre los controles

Controles le permiten ver y trabajar con datos en la aplicación de la base de datos. El control de uso más frecuente es el cuadro de texto, pero otros controles incluyen botones de comando, etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario/subinforme.

Controles se pueden dependiente, independiente o calculados:

  • Control dependiente    Un control cuyo origen de datos es un campo en una tabla o consulta se denomina controles dependientes. Utilizar controles dependientes para mostrar valores que proceden de los campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra los apellidos de un empleado podría obtener esta información desde el campo Apellido de la tabla Employees.

  • Control independiente    Un control que no tiene un origen de datos (por ejemplo, un campo o expresión) se denomina un control independiente. Use los controles independientes para mostrar información, imágenes, líneas o rectángulos. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.

  • Control calculado    Un control cuyo origen de datos es una expresión, en lugar de un campo se denomina control calculado. Especifique el valor que desea usar como origen de datos en el control mediante la definición de una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campo, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25% multiplica el valor en el campo Precio unitario por un valor constante (0,75).

= [Precio unitario] * 0,75

Una expresión puede usar los datos de un campo en el formulario o de informe tabla o consulta base o datos de otro control en el formulario o informe.

Nota: Pueden también se realizar cálculos en las tablas al agregar un campo calculado o en consultas, escriba una expresión en la fila campo de la cuadrícula de consulta. A continuación, puede enlazar formularios e informes a las tablas o consultas y, a continuación, aparecen los cálculos en los formularios o informes de sin necesidad de crear un control calculado.

Al crear un formulario o informe, es probable más eficaz agregar y organizar todos los controles dependientes en primer lugar, especialmente si son la mayoría de los controles en el objeto. A continuación, puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo controles en la ficha Diseño en la vista presentación o vista Diseño.

Enlaza un control a un campo identificando el campo desde la que obtiene sus datos el control. Puede crear un control que está enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe. El panel Lista de campos muestra los campos de tabla o consulta subyacente de la forma. Para mostrar el panel Lista de campos, abra el objeto en la vista presentación o vista Diseño y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. Al hacer doble clic en un campo en el panel Lista de campos, Access agrega el tipo de control de ese campo apropiado para el objeto.

Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el control en Sí (si el objeto está abierto en la vista Diseño) o en el cuadro de propiedad Origen del Control en la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar u ocultar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

  • Access rellena automáticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el título definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control.

  • Access establece automáticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados según las propiedades del campo en la tabla o consulta (como las propiedades formato, lugares decimalesy Máscara de entrada ) subyacente.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazar a un campo, establezca el valor en el cuadro de propiedades del Origen del Control del control en el nombre del campo. Para obtener más información acerca de la propiedad Origen del Control , presione F1 mientras el cursor está en la lista desplegable de la propiedad.

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Comprender los diseños

Los diseños son guías de alineación horizontal y vertical de los controles para proporcionar una apariencia uniforme. Puede considerar que un diseño de tabla, donde cada celda de la tabla está vacía o contiene un único control. Los procedimientos siguientes muestran cómo agregar, quitar o reorganizar los controles en los diseños.

Nota: Diseños son opcionales si va a crear una base de datos de escritorio que solo se abrirán con Access. Sin embargo, si va a publicar la base de datos en un servidor de SharePoint y usar en un explorador, debe utilizar diseños en todos los formularios e informes que desea usar en el explorador.

Para obtener más información sobre las bases de datos web, vea el artículo Crear una base de datos de Access para compartirla en la web.

Diseños pueden configurarse de diferentes maneras, pero normalmente se configuran en una tabla o un formato apilado . Dentro de estos dos formatos principales, puede dividir o combinar celdas para personalizar el diseño para adaptarlo a los controles. Para obtener más información, vea la sección dividir o combinar celdas de un diseño.

  • En los diseños de control tabular, los controles se organizan en filas y columnas como una hoja de cálculo, con etiquetas a lo largo de la parte superior, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

    Diseño tabular en un informe.

    Diseños de controles tabulares siempre expanden en dos secciones de un formulario o informe. Cualquier sección los controles, las etiquetas estarán en la sección anterior.

  • En los diseños apilados, los controles se organizan verticalmente como es posible que vea en un formulario de papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control, como se muestra en la siguiente ilustración:

    Diseño apilado en un formulario.

    Diseños apilados siempre están incluidos en una única sección en el formulario o informe.

Access crea automáticamente diseños tabular en cualquiera de las siguientes circunstancias:

  • Crear un nuevo informe haciendo clic en informe en el grupo de informes en la ficha crear.

  • Crear un nuevo informe haciendo clic en Informe en blanco en el grupo de informes en la ficha crear y, a continuación, arrastrar un campo desde el panel Lista de campos al informe.

Access crea automáticamente diseños apilados en cualquiera de las siguientes circunstancias:

  • Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en el grupo Formularios de la ficha Crear.

  • Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en blanco en el grupo Formularios de la ficha Crear y, a continuación, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

En esta sección

Crear un nuevo diseño

Cambiar un diseño de tabla apiladas o de apilada a tabular

Dividir un diseño en dos diseños

Agregar filas o columnas a un diseño

Quitar filas o columnas de un diseño

Dividir o combinar celdas de un diseño

Reorganizar los controles en un diseño

Agregar controles a un diseño

Quitar los controles de un diseño

Crear un nuevo diseño

En un formulario existente o un objeto de informe, puede crear un nuevo diseño de control haciendo lo siguiente:

  1. Seleccione un control que desee agregar al diseño.

  2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a seleccionarlos.

  3. En la ficha Organizar, en el grupo tabla, haga clic en Tabular o apilado.

Access crea el diseño y agrega los controles seleccionados.

Principio de sección

Cambiar un diseño de tabla apiladas o de apilada a tabular

Para cambiar un diseño entero de un tipo de diseño a otro:

  • Seleccione una celda en el diseño que desea cambiar.

  • En la ficha Organizar, en el grupo filas y columnas, haga clic en Seleccionar.

  • En la ficha Organizar, en el grupo tabla, haga clic en el tipo de diseño que desee (Tabular o apilado ).

Access reorganiza los controles en el tipo de diseño que desee.

Principio de sección

Dividir un diseño en dos diseños

Puede dividir un diseño de control en dos diseños haciendo lo siguiente:

  1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en las celdas que desea mover al nuevo diseño.

  2. En la ficha Organizar, en el grupo tabla, haga clic en el tipo de diseño que desee para el nuevo diseño (Tabular o apilado ).

Access crea el nuevo diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

Nota: El diseño original podría contener filas vacías o columnas como resultado de dividir el diseño. Para eliminar una fila o columna, haga clic en una celda de la fila o columna y, a continuación, haga clic en Eliminar fila o Eliminar columna.

Principio de sección

Agregar filas o columnas a un diseño

  1. Seleccione una celda adyacente a donde desea agregar la nueva fila o columna.

  2. En la ficha Organizar, en el grupo filas y columnas, haga clic en Insertar encima o Debajo de insertar para insertar una nueva fila encima o debajo de la fila actual. Haga clic en Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha para insertar una nueva columna a la izquierda o derecha de la columna actual.

Access agrega la nueva fila o columna en el diseño.

Principio de sección

Quitar filas o columnas de un diseño

  1. Seleccione una celda de la fila o columna que desea quitar.

  2. En la ficha Organizar, en el grupo filas y columnas, haga clic en Seleccionar columna o en Seleccionar fila para seleccionar la columna o fila.

  3. Presione la tecla SUPRIMIR.

Access elimina la fila o columna de la presentación.

Principio de sección

Dividir o combinar celdas de un diseño

Como una tabla en una palabra procesamiento de documentos, un diseño se compone de celdas que se organizan en filas y columnas. Cada celda puede contener un control, como un cuadro de texto, una etiqueta o un botón de comando. Puede dividir una celda horizontalmente o verticalmente crear dos celdas, o bien puede combinar varias celdas entre sí para crear una celda grande que se extiende por varias filas o columnas en el diseño. Incluso si una celda abarca varias filas o columnas, aún puede contener un solo control.

Dividir celdas

Al dividir una celda verticalmente, cree una nueva fila en la estructura del diseño. Si hay otras celdas en la misma fila como la dividir, permanecen el mismo tamaño (abarcan las dos filas subyacentes como resultado de la operación de división). Al dividir una celda horizontalmente, cree una nueva columna en la estructura del diseño. Si hay otras celdas en la misma columna que dividir, permanecen el mismo tamaño (abarcan las dos columnas subyacentes como resultado de la operación de división).

Combinar celdas

Nota: Puede combinar celdas vacías, o puede combinar una celda que contiene un control con otras celdas vacías. Sin embargo, no puede combinar las celdas que contienen varios controles, porque cada celda puede contener un solo control.

  1. Seleccione la primera celda que desea combinar.

  2. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y seleccione las demás celdas que desea combinar.

  3. En la ficha Organizar, en el grupo Combinar o dividir, haga clic en Combinar.

Nota: Al dividir y combinar varias celdas en un diseño, la estructura de fila y columna subyacente puede suponer algo compleja. Como resultado, puede ser difícil cambiar el tamaño solo en la celda que desee. Le recomendamos que primero ajustar alto de fila y tamaños de columna tanto como sea posibles y, a continuación, dividir y combinar celdas para crear el diseño que desee.

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Reorganizar los controles en un diseño

Puede mover un control en un diseño o entre diseños, arrástrela hasta la ubicación que desee. Mientras arrastra el control, una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará cuando suelte el botón del mouse. Si arrastra el control sobre una celda vacía, Access resalta toda la celda para indicar dónde se colocará el control.

También puede mover un control dentro de un diseño seleccionándolo, mantenga presionada la tecla ALT y, a continuación, usar las teclas de dirección para mover el control.

Si usa la ALT + combinación de teclas para mover un control a la izquierda o la derecha y mover fuera de los límites del diseño, Access agrega nuevas columnas en el diseño, según sea necesario para acomodar el movimiento. Estas nuevas columnas permanecerán aunque retroceder el control a su ubicación original y puede tener la consecuencia no intencionada de ampliación el informe de forma que se extienda a otra página. En los informes, esto puede provocar páginas en blanco al imprimir, debido al ancho del objeto de informe adicional. Para eliminar una columna vacía en un diseño, en la vista Diseño, seleccione una celda en dicha columna y, a continuación, presione la tecla SUPR. Cuando el diseño ya no cruza el límite de la página, Access cambia automáticamente el tamaño del informe hasta el ancho original de la página.

Principio de sección

Agregar controles a un diseño

Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseño de control existente   

  • Arrastre el campo desde el panel Lista de campos en el diseño. Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo cuando suelte el botón del mouse. Si arrastra el campo sobre una celda vacía, Access resalta toda la celda para indicar dónde se colocará el campo.

Agregar controles existentes a un diseño de control existente   

  1. En la vista Diseño, seleccione el primer control que desee agregar al diseño de controles.

  2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños de controles.

  3. Arrastre los campos seleccionados en el diseño. Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará los campos cuando suelte el botón del mouse.

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Quitar los controles de un diseño

Eliminar controles de un diseño permite colocar los controles en cualquier lugar en el formulario o informe sin que ello afecte la posición de los otros controles.

Si planea usar un formulario o informe como parte de una aplicación Web, todos los controles deben estar contenidos en los diseños.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en vistas y, a continuación, haga clic en vista Diseño.

  2. Seleccione las celdas que desea quitar del diseño, incluidas las etiquetas. Para seleccionar varias celdas, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en las celdas que desea quitar. Para seleccionar todas las celdas en el diseño, en la ficha Organizar, en el grupo filas y columnas, haga clic en Seleccionar.

  3. Haga clic en una de las celdas seleccionadas, elija Diseño y, a continuación, haga clic en Quitar diseño.

    Access quita las celdas seleccionadas de la distribución.

  4. Si deja algunos controles en el diseño, ahora que se se superponen con los controles que se ha quitado. Mientras los controles están seleccionados, arrastre los controles seleccionados lejos del diseño, tenga cuidado de no cambiar los controles en el diseño.

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