Introducción a las listas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una lista es una colección de información que se comparte con los miembros del grupo. Por ejemplo, puede crear una hoja de inscripción para un evento, o realizar el seguimiento de los eventos del grupo en un calendario.

Generales

Cuando crea un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, se crean automáticamente varios tipos de listas. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión a una lista de calendario.

Puede personalizar y agregar elementos a estas litas, crear listas adicionales desde las plantillas de lista disponibles y crear listas personalizadas sólo con las opciones y columnas que elija.

Puede ver una lista de varias formas diferentes. Por ejemplo, puede proporcionar una vista en una página de todas las tareas y una vista en otra página que contenga sólo las tareas que vencen hoy. También puede usar carpetas para organizar los elementos de las listas. Por ejemplo, puede ver sólo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.  

¿Tiene datos de una hoja de cálculo que desee usar en una lista de un sitio de Windows SharePoint Services 3.0? Puede crear una lista nueva con las columnas y datos importando una hoja de cálculo.

Si tiene instalados programas de base de datos que son compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Access 2007, y el explorador admite los controles ActiveX, puede integrar los datos de la lista con las herramientas de bases de datos como son las consultas, las combinaciones y los informes.

También se pueden mostrar listas de elementos Web en páginas de su sitio. Elementos Web son los bloques de creación de un sitio Web y puede usar para agregar elementos directamente desde una lista a una página de elementos Web. También puede abrir una lista directamente y trabajar con él. Por ejemplo, la lista predeterminada anuncios aparece en un elemento Web en una nueva página principal, pero también puede hacer clic en el título de la lista para abrir y trabajar con él en su propia página.

Estas son algunas maneras puede trabajar con listas para ayudarle a administrar la información de su grupo:

  • Seguimiento de versiones e historial detallado     Puede realizar el seguimiento de las versiones de los elementos de una lista para que pueda ver cuáles han cambiado de una versión a otra, así como quién hizo los cambios. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si la organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

    Historial de versiones de una lista

  • Requerir la aprobación    Puede especificar que se requiera la aprobación de un elemento de una lista para que se pueda ver. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver el elemento de una lista antes de aprobarse.

  • Integrar el correo electrónico con una lista    Si el correo entrante o saliente se ha habilitado en un sitio, las listas pueden aprovechar las características de correo electrónico. Algunas listas, como los calendarios puede configurarse para que se pueda agregar contenido a las mismas a través de correo electrónico. Otras listas, por ejemplo una lista de tareas, se pueden configurar para enviar un mensaje a alguien cuando se le asigne un elemento. Una organización puede personalizar otros tipos de listas para recibir correo electrónico.

  • Personalizar los permisos    Puede especificar si los participantes de una lista pueden leer y modificar únicamente los elementos que hayan creado o todos los elementos de una lista. Quien tenga permiso para administrar las listas puede leer y modificar todos los elementos de una lista. También se pueden aplicar niveles de permisos concretos a un único elemento de una lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

  • Crear y administrar vistas    Un grupo puede crear vistas diferentes de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos se organizan o filtran de modo que las personas puedan buscar la información más importante o interesante en función de sus necesidades.

  • Usar fórmulas y valores calculados    Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de una o más columnas distintas, así como funciones de sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminado que sea siete días posterior a la fecha actual.

  • Mantenerse informado de los cambios    Las listas y vistas de Windows SharePoint Services 3.0 usan ahora RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite que se reciban y se vean actualizaciones, o canales RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear avisos por correo electrónico que informen cuando las listas cambien o cuando se agreguen nuevos elementos. Los avisos constituyen una forma cómoda de realizar el seguimiento de los cambios importantes para el usuario.

  • Compartir la información de una lista con un programa de base de datos    Si hay instalado un programa de base de datos compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Access 2007, se pueden exportar e importar los datos en el sitio, así como una tabla de vínculos de la base de datos a una lista de SharePoint. Cuando se trabaja con los datos de la lista en una base de datos, se pueden analizar igual que cualquier otro dato, por ejemplo, mediante consultas, combinaciones e informes.

    • Usar listas de forma uniforme en los sitios    Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a usar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos de negocio para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a usar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

      En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre los tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas de listas.

  • Trabajar con elementos de una lista desde un programa de correo electrónico    Mediante un programa de correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede llevar consigo información importante de las listas. Por ejemplo, con Microsoft Office Outlook 2007, puede ver y actualizar las tareas, los contactos y los paneles de discusión en un sitio desde Outlook.

El tipo de lista que utilice depende del tipo de información que desee compartir:

  • Anuncios    Usar una lista de anuncios para compartir noticias y el estado y proporcionar avisos. Anuncios y soporte técnico había mejorada formato con imágenes, hipervínculos, texto con formato.

  • Contactos    Utilizar una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o grupos que funcionan con. Si está usando un correo electrónico o póngase en contacto con el programa de administración que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar los contactos desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde Office Outlook 2007. Una lista de contactos no administra a los miembros de su sitio, pero se puede utilizar para almacenar y compartir contactos de la organización, como una lista de proveedores externos.

  • Paneles de discusión    Usar un panel de discusión para proporcionar un lugar central para grabar y almacenar las discusiones del equipo similar al formato de grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en su sitio para recibir correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico desde programas de correo electrónico más comunes. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para la nueva versión del producto de su organización. Si está utilizando un programa de correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar el panel de discusión mientras trabaja en el otro programa.

  • Vínculos    Usar una lista de vínculos como ubicación central para los vínculos a la Web, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos a sitios Web de sus clientes.

  • Calendario    Use un calendario para todos los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como días de vacaciones. Un calendario proporciona una vista visual, similar a un calendario de mesa o de pared, de los eventos de grupo, incluidas las reuniones, eventos sociales y eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del grupo, como fechas límite o las fechas de lanzamiento de producto, que no están relacionadas con un intervalo de tiempo específico. Si está utilizando un programa de correo electrónico y calendario que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar el calendario desde su sitio de SharePoint mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar su calendario en el sitio de SharePoint con fechas del calendario Office Outlook 2007, con ambos calendarios en paralelo o superpuestos en Office Outlook 2007.

  • Tareas    Usar una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otras actividades pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado cuando la tarea se mueve hacia la finalización. Si está utilizando un programa de administración de correo electrónico o tarea que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso de presupuesto de su organización y, a continuación, ver y actualizar en Office Outlook 2007 junto con las otras tareas.

  • Tareas del proyecto    Para almacenar la información que es similar a una lista de tareas, pero también proporciona un visual o la vista de Gantt con barras de progreso, utilice una lista de tareas de proyecto. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado cuando la tarea se mueve hacia la finalización. Si está utilizando un programa de administración de correo electrónico o tarea que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas en su sitio de SharePoint para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de formación. A continuación, puede realizar el seguimiento del progreso de su organización desde Office Outlook 2007.

  • Seguimiento de asuntos    Usar una lista de seguimiento de asuntos para almacenar información sobre problemas específicos, como los problemas de compatibilidad y realizar un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificar ellos y se relacionan problemas entre ellas. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de asuntos para administrar soluciones y problemas de servicio de atención al cliente. Puede agregar comentarios en problemas cada vez que edite, crear un historial de comentarios sin modificar la descripción del problema original. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados.

  • Encuesta    Para recopilar y compilar comentarios, como una encuesta de satisfacción de empleados o una prueba, utilice una encuesta. Puede diseñar las preguntas y respuestas de varias formas diferentes y ver un resumen de sus comentarios. Si tiene una hoja de cálculo o base de datos instalado programa que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0, puede exportar los resultados para analizarlos con mayor detalle.

  • Personalizado    Aunque puede personalizar cualquier lista, puede empezar con una lista personalizada y, a continuación, personalizar sólo las opciones que especifique. También puede crear una lista basada en una hoja de cálculo, si tiene un programa de hoja de cálculo que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0 y Windows Internet Explorer y Microsoft Windows. Por ejemplo, puede importar una lista de Microsoft Office Excel 2007 que ha creado para almacenar y administrar los contratos con proveedores.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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