Introducción a las funciones de usuario

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

En este artículo

Información general sobre las funciones de usuario

Escenarios para utilizar las funciones de usuario

Crear y asignar roles de usuario

Información general sobre las funciones de usuario

Una función de usuario es categorías predefinidas que se pueden asignar a los usuarios basándose en su puesto o cualquier otro criterio. Las funciones se usan normalmente para presentar versiones personalizadas, o vistas de una plantilla de formulario para distintos tipos de usuarios. Puede simplificar los procesos empresariales y optimizar agregando roles de usuario a la plantilla de formulario para controlar lo que los usuarios pueden ver al abrir un formulario que se basa en la plantilla de formulario de recopilación de datos. Por ejemplo, suponga que está diseñando la plantilla de formulario para una solicitud de permiso cuyos formularios se utilizarán en los siguientes tipos de usuarios:

  • Contratista eléctricos que necesiten solicitar un permiso

  • Agentes receptores que compruebe que las aplicaciones de los empleados de externos contienen la información necesaria

  • Permitan que los administradores que revisión el enviados aplicaciones para su aprobación

En lugar de diseñar tres plantillas de formulario para cada tipo de usuario y la administración de los datos de todos los formularios, puede diseñar una plantilla de formulario cuyos formularios recopilan todos los datos y agregar una función de usuario para cada tipo de usuario. El rol de usuario determina qué datos se muestran en las vistas personalizadas que se basan en cada tipo de usuario.

Nota de seguridad: Roles de usuario no deben usarse para restringir el acceso a datos confidenciales en un formulario. Aunque se hacer una plantilla de formulario de sólo lectura u ocultan algunos controles que se basan en funciones de usuario, los usuarios potencialmente pueden usar un programa de edición de texto como Microsoft Notepad para ver o modificar el archivo de plantilla (.xsn) y acceder a esos datos.

Volver al principio

Escenarios para utilizar las funciones de usuario

Hay muchos escenarios donde roles de usuario son un beneficio a los usuarios. Por ejemplo, con los roles de usuario, puede:

  • Mostrar una única vista para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se muestren distintas vistas de esa plantilla de formulario, dependiendo de quién rellene el formulario. Por ejemplo, puede diseñar una vista para los contratista eléctricos que están solicitando un permiso, una vista para los agentes que reciben las solicitudes de permiso y una vista para los administradores que revise toda la información. Cada vista muestra únicamente los datos que corresponda a cada rol de usuario.

  • Mostrar una sección diferente para cada función de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario que muestre secciones diferentes, dependiendo de quién rellene el formulario. Por ejemplo, una sección de una plantilla de formulario que se aplica únicamente a los empleados de informes de gastos puede mostrarse cuando un empleado abre el formulario. Otra sección solo se aplica a los administradores que va a aprobar el informe de gastos puede mostrarse cuando un administrador abre el formulario.

  • Establecer la validación de datos para un campo que se basa en cada rol de usuario    Puede diseñar una plantilla de formulario para que se aplique la validación de datos distinta a un control enlazado a un campo específico, dependiendo de la función de usuario de la persona que está rellenando el formulario. Por ejemplo, puede establecer el valor de gasto máximo para un director en un límite y establecer el valor máximo del mismo cuadro de texto superior para que un administrador. Si un administrador rellena el formulario y supera el importe, aparece un cuadro de diálogo. Si el administrador rellena el formulario, el cuadro de texto aceptará un valor que se hubiera rechazado si un administrador de rellena el formulario.

  • Enviar datos del formulario a un origen de datos externos que se basa en cada rol de usuario    Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario para que los contratista eléctricos que necesiten solicitar un permiso puedan enviar los formularios completados solo a un servicio Web y agentes receptores puedan enviar los formularios únicamente a una base de datos SQL. Los administradores pueden enviar los datos del formulario a una base de datos y en un mensaje de correo electrónico si la aplicación se ha aprobado o pueden enviar los datos del formulario a una base de datos si la aplicación se ha rechazado.

Volver al principio

Crear y asignar roles de usuario

Cuando se crea una nueva función de usuario, puede asignar a usuarios a él de las siguientes maneras:

  • Especificando nombres de usuario de un servicio de directorio de Microsoft Active Directory (por ejemplo, "ventas\Andrés"). Para especificar un nombre de usuario en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Especificando grupos de un servicio de directorio de Active Directory. Por ejemplo, puede especificar una lista de distribución de correo electrónico que contiene los nombres de todos los miembros del equipo de marketing. Para especificar un grupo en un servicio de directorio de Active Directory, se debe creada en la plantilla de formulario y publicada en una red de Microsoft Windows que utiliza Active Directory.

  • Si especifica un valor que se entrega directamente desde un campo en el formulario. El campo puede obtener datos de Active Directory o el usuario puede introducir datos en un control enlazado a este campo. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene un cuadro de texto de Administrador, puede asociar una determinada función con el campo al que está enlazado el cuadro de texto.

Después de agregar una función de usuario, puede establecer como uno de estos procedimientos:

Rol predeterminado    Los usuarios que no están asignados a un rol de usuario existente se asignan automáticamente a la función de usuario que se especifica como la función predeterminada. También se usa la función predeterminada para los usuarios que forman parte de un grupo pero están trabajando sin conexión. Una función de usuario siempre se establece como predeterminado.

Función de autor    Si desea aplicar una determinada función a los usuarios que abran el formulario por primera vez, puede especificar una función de autor. Por ejemplo, puede definir una función de autor denominada "Contratista" que se aplica a los usuarios que rellenen nuevos formularios de aplicación de permiso. Un usuario que está asignado a un rol de usuario diferentes se vuelve a asignar automáticamente a la función de contratista cuando abra un nuevo formulario de solicitud de permiso. Sin embargo, la próxima vez que el usuario abre el mismo formulario, Microsoft Office InfoPath usa la función de usuario asignada de la persona en lugar de la función del iniciador.

Si ha asignado roles a los usuarios que se basan en cualquier combinación de nombres de usuario, grupos o valores de un campo, cuando un usuario abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath determina la función asignar a ese usuario mediante el siguiente orden :

  1. El nombre de usuario es un valor de un campo en la plantilla de formulario.

  2. Es el nombre del usuario en Active Directory.

  3. El usuario es miembro de un grupo de Active Directory.

    Nota: Si el usuario es miembro de varios grupos y asignación de roles de usuario que se basan en un grupo, InfoPath comprueba la lista de miembros de cada grupo en el orden en que el grupo aparece en el cuadro de diálogo Administrar Roles de usuario. Por ejemplo, si el usuario es miembro del grupo de agente de recepción y el administrador del grupo y, a continuación, el administrador del grupo aparece antes del grupo de agente de recepción, el usuario se asignará el rol de usuario para el administrador del grupo.

  4. Si ninguno de los anteriores son verdadera, se usa la función predeterminada.

Después de definir los roles de usuario para la plantilla de formulario, puede configurar un regla que cambia automáticamente vistas a partir de la función del usuario. Por ejemplo, puede crear una función de usuario administrador y, a continuación, crear una regla para cambiar automáticamente a la vista de administrador cuando un usuario que está asignado al rol de administrador abre el formulario. Como alternativa, puede crear primero la regla y, a continuación, definir los roles de usuario como parte del proceso de creación de la regla.

También puede cambiar el comportamiento de un control basándose en una función de usuario. Por ejemplo, puede habilitar un control solo para una función de usuario específica, mientras que otras funciones de usuario pueden ver los datos en el control, pero no puede modificar. La capacidad de restringir quién puede introducir datos en un control basado en roles de usuario es una manera de asegurarse de que los datos introducidos en un control provienen de una fuente legítima. Por ejemplo, puede tener una casilla de verificación de aprobación de una plantilla de formulario de aplicación de permiso que pueden seleccionar solo los miembros de la función de usuario administrador, que indica que se ha aprobado el permiso. Los usuarios asignados a otros roles de usuario, como los contratista que envían las aplicaciones, sólo verán la casilla de verificación, pero no podrá activarla o desactivarla.

Volver al principio

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×