Introducción a las funciones administrativas y las tareas de búsqueda

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este artículo describe tareas relacionadas con las búsquedas que los administradores, propietarios de los sitios y usuarios finales realizan en Microsoft Office SharePoint Server 2007. En la sección Vea también encontrará vínculos a temas de Ayuda sobre cómo buscar y cómo configurar la búsqueda.

En este artículo

Funciones de búsqueda de Office SharePoint Server 2007

Búsqueda y el Administrador de nivel de servicios compartidos

Búsqueda y el Administrador de colección de sitios

Propietarios del sitio y búsqueda

Búsqueda y los usuarios de búsqueda

Funciones de búsqueda en Office SharePoint Server 2007

Cuando se selecciona un ámbito para buscar y se realiza una consulta, el motor de búsqueda consulta un índice de ubicaciones disponibles y devuelve los resultados coincidentes en una página de resultados de búsqueda. Dicha página muestra en la parte superior los resultados recomendados y los sitios de opciones más probables, los resultados principales a continuación, y en un lateral los resultados externos de ubicaciones federadas.

La colaboración entre los miembros de la organización que realizan las búsquedas puede mejorar significativamente los resultados de éstas. Las personas que tienen diferentes funciones pueden llevar a cabo determinados pasos para hacer que las búsquedas sean más productivas. Las funciones clave de Office SharePoint Server 2007 son:

  • Los administradores a nivel de servicios compartidos crean el índice de búsqueda, configuran las propiedades administradas y definen los ámbitos de búsqueda compartidos. El principal administrador a nivel de servicios compartidos es el administrador de la colección de sitios de la colección de sitios de servicios compartidos. Este administrador puede establecer permisos para otros administradores de colección de sitios, y permitirles así obtener acceso a la colección de sitios de servicios compartidos, donde pueden modificar determinadas configuraciones a nivel de servicios compartidos.

  • Los administradores de la colección de sitios definen los ámbitos de búsqueda, las palabras claves y las opciones más probables de los sitios.

  • Los propietarios de los sitios web configuran las instancias del cuadro de búsqueda y el sitio del Centro de búsqueda, y administran las listas y las bibliotecas compartidas.

  • Los creadores de contenido asignan títulos, nombres de archivo y valores de propiedad al contenido.

  • Los usuarios de las búsquedas realizan consultas para encontrar información.

En las siguientes secciones se describen las tareas relacionadas con la búsqueda que cada una de estas funciones lleva a cabo para ajustar y mejorar los resultados de las búsquedas.

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Búsqueda y administrador a nivel de servicios compartidos

El administrador a nivel de servicios compartidos define y configura las características de la búsqueda que afectan a todas las colecciones de sitios. A continuación se enumeran los elementos importantes de la función del administrador a nivel de servicios compartidos:

Nota: De forma predeterminada, el administrador a nivel de servicios compartidos también tiene los permisos necesarios para administrar la colección de sitios predeterminada que incluye el Centro de búsqueda, y para actuar como propietario del sitio.

  • Orígenes de contenido    El administrador a nivel de servicios compartidos define qué ubicaciones y qué tipos de contenido se indizarán y se pondrán a disposición para las búsquedas.

  • Indización    Cuando el usuario realiza una consulta, el motor de búsqueda consulta un índice de contenido disponible para encontrar los resultados de la búsqueda. Un agente automatizado, el rastreador, actualiza este índice de forma periódica. El administrador a nivel de servicios compartidos programa la frecuencia en la que el rastreador vuelve a crear el índice, define qué sitios y guarda las exploraciones del rastreador.

  • Propiedades administradas    Durante la indización se almacenan las propiedades que se asignan al contenido de una colección de sitios o almacén de datos. El administrador a nivel de servicios compartidos puede asignar determinadas propiedades de contenido a las propiedades administradas. Éstas son las propiedades que los usuarios pueden seleccionar de la lista de propiedades de Búsqueda avanzada o escribir en el cuadro de búsqueda.

  • Ámbitos compartidos     A nivel de proveedor de servicios compartidos, el administrador puede modificar los ámbitos compartidos predeterminados o agregar nuevos ámbitos compartidos a las colecciones de sitios. El administrador de la colección de sitios puede seleccionar los ámbitos compartidos de uso dentro de la colección de sitios, puede usarlos tal como están, o copiarlos y luego modificar la copia según sea necesario para crear un ámbito personalizado.

  • Páginas relevantes    El administrador a nivel de servicios compartidos puede designar como página relevante determinadas páginas web críticas, por ejemplo, portales de equipos. Cuando se marca una página como página relevante, la clasificación del contenido de esta página mejora, y su contenido aparece antes de lo que aparecería de otro modo en los resultados de la búsqueda.

  • Cadenas de prefijo para ubicaciones federadas     El administrador a nivel de servicios compartidos puede redirigir consultas que empiezan por un término o una frase especial a una ubicación federada y preconfigurarlas para que devuelvan tipos determinados de contenido. Por ejemplo, una consulta del término clima para determinado código postal puede redirigirse a un servicio meteorológico, como solicitud de devolución del pronóstico local para el código postal brindado.

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Búsqueda y administrador de la colección de sitios

Un administrador de la colección de sitios puede crear nuevos sitios web, asignarles propietarios de los sitios, agregar ámbitos de búsqueda, organizar ámbitos en grupos de presentación, definir palabras clave, designar sitios de opciones más probables y personalizar los sitios del Centro de búsqueda. A continuación se muestran los elementos importantes de la función del administrador de la colección de sitios:

Nota: En Office SharePoint Server 2007, el administrador a nivel de servicios compartidos puede actuar como administrador de la colección de sitios.

  • Creación de sitios     Un administrador de la colección de sitios crea nuevos sitios, les asigna permiso a los propietarios de los sitios para que puedan modificarlos y brinda plantillas estándar para crear páginas web, galerías de elementos web y hojas de estilos web predeterminadas.

  • Grupos de presentación de ámbitos     Los ámbitos dirigen las búsquedas hacia un rango mayor o menor de ubicaciones o a contenido marcado con ciertos valores de propiedad. El administrador de colecciones de sitios puede crear nuevos grupos de presentación y organizar ámbitos dentro de ellos. De este manera, los propietarios de los sitios, que modifican instancias del elemento web de cuadro de búsqueda de sus páginas, pueden rellenar de opciones alternativas sus listas de ámbitos.

  • Ámbitos personalizados     Un administrador de la colección de sitios puede modificar copias de los ámbitos compartidos predeterminados o agregar nuevos ámbitos para usar dentro de la colección de sitios. Cuando los propietarios de los sitios quieren mostrar nuevos ámbitos en sus páginas web, solicitan la adición de ámbitos personalizados y luego usan un grupo de presentación que contiene el ámbito personalizado para rellenar la lista de ámbitos en la página.

  • Palabras clave con opciones más probables     Cada palabra clave que se define dentro de la colección de sitios puede almacenar una definición, una lista de sinónimos y vínculos a sitios de opciones más probables con contenido relacionado. Cuando busca por una palabra clave o uno de sus sinónimos, la definición de dicha palabra clave y sus vínculos de opciones más probables se muestran en la parte superior de los resultados de la búsqueda.

    Los términos que aparecen con frecuencia en búsquedas son palabras clave útiles. Puede ser útil para el administrador remitir a listas de herramientas, procesos y sitios populares dentro de la organización al definir palabras clave.

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Búsqueda y propietarios de los sitios

Los propietarios de los sitios administran sitios locales y su contenido. Pueden configurar instancias del cuadro de búsqueda y su lista de ámbitos, y administrar listas y bibliotecas compartidas que asignan propiedades al contenido. Los siguientes elementos son funciones importantes de los propietarios de los sitios:

Nota: El administrador de la colección de sitios también puede actuar como propietario del sitio del Centro de búsqueda predeterminado.

  • Desarrollo de contenido     Los propietarios de los sitios solicitan, organizan y administran el contenido de sus sitios. Crean páginas web a partir de plantillas estándar y elementos web, y pueden agregar listas y bibliotecas de contenido, y solicitar contenido para ellas.

  • Asignación de nombre al contenido     Los propietarios de contenido y sitios web deben colaborar para asignar nombres significativos y coherentes a los títulos de documentos, los nombres de archivo y las estructuras de carpeta. Los nombres y las propiedades que se asignan al contenido son fundamentales para que la información sea más fácil de encontrar.

  • Propiedades de contenido    Los propietarios de los sitios pueden agregar columnas a listas y bibliotecas para asignar propiedades a elementos a medida que éstos se agregan. Esto es útil para encontrar elementos en una lista, porque se puede buscar el elemento por tipo de propiedad. Por ejemplo, una lista puede contener una columna personalizada para números de cliente necesarios durante la entrada de datos. El número de cliente de la columna se convierte en una propiedad de la lista y, por lo tanto, puede usarse cuando se busca un elemento en la lista. Cuando una lista incluye tipos de columnas personalizados, éstos se convierten en nuevas propiedades de cada elemento de la lista.

    Sugerencia: Las bibliotecas de documentos pueden definir tipos de documentos que necesitan que los propietarios de contenido asignen valores de propiedad a medida que protegen archivos.

  • Propiedades administradas    Las propiedades de contenido y sus valores se almacenan siempre que una colección de sitios se indiza. El administrador de la colección de sitios asigna determinadas propiedades de contenido a propiedades administradas que están disponibles para las búsquedas. Éstas son las propiedades que los usuarios pueden seleccionar de la lista de propiedades en la página Búsqueda avanzada del Centro de búsqueda o escribir en el cuadro de búsqueda.

    Los propietarios de los sitios pueden alertar al administrador de la colección de sitios sobre propiedades de contenido que deben asignarse a propiedades administradas. Por ejemplo, una biblioteca o lista puede identificar al creador de un elemento con una propiedad llamada writer, mientras que el almacén de datos puede usar una propiedad llamada user. Es importante asegurarse de que las propiedades con diferentes nombres pero con propósitos afines se asignen a una propiedad administrada común para que los usuarios puedan buscarlas por dicha propiedad.

  • Organización del sitio    Los propietarios de los sitios ensamblan páginas usando plantillas y galerías de elementos web, modifican sus características y las organizan en un sitio de SharePoint activo. La organización de un sitio puede afectar la clasificación de su contenido. Los administradores de la colección de sitios pueden marcar determinadas páginas importantes, por ejemplo, portales organizativos, como orígenes de autoridad para el contenido. Esto hará que su contenido y el de las páginas cercanas a él aparezcan más prominentemente en resultados de búsquedas.

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Búsquedas y usuarios de búsquedas

Para aprovechar el modo en que los administradores de SharePoint y los propietarios de los sitios configuran el sitio del Centro de búsqueda, los usuarios pueden llevar a cabo los siguientes pasos cuando buscan información:

  • Elija el ámbito que dirigirá su búsqueda hacia los orígenes más probables del contenido que busca. Si una búsqueda en un ámbito amplio como Todos los sitios devuelve demasiados resultados, seleccione un ámbito menor que se centre en orígenes con una concentración más alta de contenido útil.

  • Realice consultas alternativas sugeridas por la característica ¿Quiso decir? en la página Resultados de búsqueda.

  • Use propiedades de contenido para restringir la búsqueda por autor u otra propiedad del elemento que se acerque a los resultados deseados. Use búsquedas de propiedades para identificar contenido de autores u orígenes confiables. Puede hacer coincidir valores de propiedades para encontrar resultados sobre un tema específico o resultados que usen determinada tecnología o idioma.

  • Cuando se agregan sitios de opciones más probables a los resultados de la búsqueda, puede que se ofrezcan vínculos adicionales a más información. Por ejemplo, una consulta que incluya el término nómina puede mostrar un vínculo al sitio de nóminas de su organización. Puede hacer clic en el vínculo para abrir el sitio web de nóminas.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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