Introducción a las directivas de retención

En la mayoría de las organizaciones, el volumen y la complejidad de los datos se incrementa diariamente: correo electrónico, documentos, mensajes instantáneos y mucho más. Es importante administrar o gobernar esta información, porque es necesario que haga lo siguiente:

  • Cumplir de forma proactiva con las normas de la industria y las directivas internas que requieren que el contenido se retenga durante un periodo mínimo de tiempo: por ejemplo, la ley Sarbanes-Oxley puede exigirle que retenga determinados tipos de contenido durante siete años.

  • Reducir el riesgo en caso de litigio o de infracción de seguridad mediante la eliminación definitiva de contenido antiguo que ya no es necesario mantener.

  • Ayudar a su organización a compartir los conocimientos de manera eficaz y ser más ágil, asegurándose de que los usuarios trabajan solo con contenido actualizado y relevante para ellos.

Una directiva de retención en Office 365 puede ayudarle a lograr todos estos objetivos. Por lo general, administrar el contenido requiere dos acciones:

  • Retener contenido de forma que no se pueda eliminar permanentemente antes que finalice el periodo de retención.

  • Eliminar contenido permanentemente al finalizar el periodo de retención.

Con una directiva de retención, puede hacer lo siguiente:

  • Decidir de manera proactiva si se retiene un contenido, si se elimina, o si se realizan ambas acciones: se retiene y después se elimina.

  • Aplicar una directiva única a toda la organización o solo a determinadas ubicaciones o usuarios.

  • Aplicar una directiva a todo el contenido o solo al que cumple ciertas condiciones, como el contenido que contenga palabras clave específicas o determinados tipos de información confidencial.

Cuando el contenido está sujeto a una directiva de retención, los usuarios pueden seguir editándolo y trabajando con él como si no hubiera cambiado nada porque el contenido se retiene en su lugar, en su ubicación original. Sin embargo, si alguien edita o elimina contenido sujeto a la directiva, se guarda una copia en una ubicación segura, donde se retendrá mientras la directiva esté en vigor.

Por último, algunas organizaciones podrían tener que cumplir con normativas como la regla 17a-4 de la SEC (Comisión de bolsa y valores), según la cual las políticas de retención, una vez activadas, no se pueden desactivar ni hacer menos restrictivas. Para cumplir este requisito, puede usar el bloqueo de conservación. Cuando se bloquea una directiva, nadie puede desactivarla ni hacerla menos restrictiva, ni siquiera el administrador.

Las directivas de retención se crean y administran en la página Retención del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

Página Retención en el Centro de seguridad y cumplimiento

Nota: Para incluir un buzón de Exchange Online en una directiva de retención, el buzón debe tener asignada una licencia de Exchange Online Plan 2. Si el buzón tiene asignada una licencia de Exchange Online Plan 1, tendrá que asignarle una licencia de Archivado de Exchange Online aparte para incluirlo en una directiva de retención.

Contenido

Funcionamiento de una directiva de retención de contenido local

Cuando se incluyen ubicaciones tales como un sitio o buzón en una directiva de retención, el contenido permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con sus documentos o buzones como si nada hubiera cambiado. Sin embargo, si modifican o eliminan contenido que esté incluido en la directiva, se retendrá una copia del contenido tal como era cuando se aplicó la directiva.

En el caso de los sitios, cuando los usuarios modifican o eliminan contenido se retiene una copia del contenido original en la biblioteca de conservación de documentos; en el caso del correo electrónico y las carpetas públicas, la copia se retiene en la carpeta de elementos recuperables. Ni estas ubicaciones seguras ni el contenido retenido son visibles para la mayoría de los usuarios. Con una directiva de retención, ni siquiera es necesario que los usuarios sepan que su contenido está sujeto a la directiva.

Notas:

  • El contenido de Skype se almacena en Exchange, donde se aplica la directiva según el tipo de mensaje (correo electrónico o conversación).

  • Las directivas de retención que se aplican a un grupo de Office 365 incluyen tanto el buzón del grupo como su sitio.

Contenido en cuentas de OneDrive y sitios de SharePoint

Las directivas de retención se aplican en un sitio. Cuando se incluye un sitio de SharePoint o una cuenta de OneDrive en una directiva de retención, se crea una biblioteca de conservación de documentos si aún no existe ninguna. La mayoría de los usuarios no puede ver esta biblioteca porque solo se muestra a los administradores de la colección de sitios.

Si alguien intenta cambiar o eliminar el contenido de un sitio sujeto a una directiva de retención, la directiva comprobará primero si el contenido ha cambiado desde que se aplicó la directiva. Si este es el primer cambio desde entonces, realizará una copia del contenido en la biblioteca de conservación de documentos y, a continuación, permitirá al usuario cambiar o eliminar el contenido original. Tenga en cuenta que es posible copiar en la biblioteca de conservación de documentos cualquier contenido del sitio, incluso aunque ese contenido no coincida con la consulta que se use en la directiva de retención.

Después, un trabajo de temporizador limpia la biblioteca de conservación de documentos. Este trabajo se ejecuta periódicamente y compara todo el contenido de la biblioteca de conservación de documentos con todas las consultas utilizadas por las directivas de retención del sitio. A menos que el contenido coincida, como mínimo, con una de las consultas, el trabajo de temporizador eliminará permanentemente el contenido de la biblioteca de conservación de documentos.

Esto es aplicable al contenido existente en el momento de aplicar la directiva de retención. Después de esta eliminación, se retendrá cualquier contenido nuevo que se haya creado o agregado al sitio tras incluirlo en la directiva. Sin embargo, el contenido nuevo no se copia en la biblioteca de conservación de documentos la primera vez que se edita, sino solo cuando se elimina. Para retener versiones de todos los archivos, debe activar el control de versiones (consulte más adelante la sección sobre el control de versiones).

Tenga en cuenta que un usuario recibirá un error si intenta eliminar una biblioteca, lista, carpeta o sitio que está sujeto a una directiva de retención. Un usuario puede eliminar una carpeta, si primero se mueven o eliminan los archivos en la carpeta que están sujetos a la directiva.

Diagrama de flujo de retención en SharePoint y OneDrive

Cuando se asigna una directiva de retención a una cuenta de OneDrive o un sitio de SharePoint, el contenido puede seguir una de estas dos rutas:

  1. Si el contenido se ha modificado o eliminado durante el periodo de retención, se crea en la biblioteca de conservación de documentos una copia del contenido original tal como era cuando se asignó la directiva de retención. Allí se ejecuta de forma periódica un trabajo de temporizador que identifica los elementos cuyo periodo de retención ha caducado y elimina permanentemente estos elementos en el plazo de siete días al finalizar el periodo de retención.

  2. Si el contenido no se ha modificado o eliminado durante el periodo de retención, se mueve a la Papelera de reciclaje de primer nivel al final del periodo de retención. Si un usuario elimina el contenido desde allí o vacía esta papelera de reciclaje (lo que también se conoce como purgar), el documento se mueve a la Papelera de reciclaje de segundo nivel. Un periodo de retención de 93 días abarca las papeleras de reciclaje de primer y segundo nivel. Pasados los 93 días, el documento se elimina permanentemente desde donde se encuentre, ya sea la Papelera de reciclaje de primer nivel o la de segundo nivel. Tenga en cuenta que la Papelera de reciclaje no está indexada y, por tanto, las búsquedas no encontrarán el contenido en ella. Esto significa que una retención de eDiscovery no localizará ningún contenido de la Papelera de reciclaje para poder retenerlo.

Contenido de buzones y de carpetas públicas

En el caso del correo, el calendario y otros elementos del usuario, las directivas de retención se aplican en el nivel del buzón. En el caso de una carpeta pública, las directivas de retención se aplican en el nivel de la carpeta, no en el nivel del buzón. Tanto los buzones como las carpetas públicas usan la carpeta Elementos recuperables para retener los elementos. Solo las personas a las que se les han asignado permisos de eDiscovery pueden ver elementos en la carpeta Elementos recuperables de otro usuario.

De manera predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a esta carpeta. Cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables. Además, un usuario puede eliminar temporalmente un elemento de cualquier carpeta (presionando MAYÚS+SUPR). Esta acción omite la carpeta Elementos eliminados y coloca el elemento directamente en la carpeta Elementos recuperables.

Un proceso evalúa periódicamente los elementos de la carpeta Elementos recuperables. Si un elemento no coincide con las reglas de al menos una directiva de retención, el elemento se elimina permanentemente (también denominado eliminado permanentemente) de la carpeta Elementos recuperables.

Cuando alguien intenta cambiar determinadas propiedades de un elemento de buzón (como el asunto, el cuerpo, los datos adjuntos, los remitentes y destinatarios o la fecha de envío y recepción de un mensaje), se guarda una copia del elemento original en la carpeta Elementos recuperables antes de aplicar el cambio. Esto ocurre también con todo cambio posterior. Cuando finaliza el periodo de retención, las copias de la carpeta Elementos recuperables se eliminan permanentemente.

Si un usuario deja la organización y su buzón está incluido en una directiva de retención, el buzón pasa a estar inactivo cuando se elimina la cuenta de Office 365 de dicho usuario. El contenido de un buzón inactivo sigue estando sujeto a cualquier directiva de retención que se hubiera aplicado al buzón antes de que pasara a estar inactivo, y está disponible para una búsqueda de eDiscovery. Para obtener más información, vea Buzones de correo inactivos en Exchange Online.

Diagrama de flujo de retención en el correo electrónico y las carpetas públicas

Cuando se asigna una directiva de retención a un buzón de correo o una carpeta pública, el contenido puede seguir una de estas dos rutas:

  1. Si el elemento se ha modificado o eliminado permanentemente por el usuario (usando MAYÚS+SUPR o eliminarlo de Elementos eliminados) durante el periodo de retención, el elemento se mueve (o copia, en el caso de la modificación) a la carpeta Elementos recuperables. Allí se ejecuta de forma periódica un proceso que identifica los elementos cuyo periodo de retención ha caducado y elimina permanentemente estos elementos en el plazo de 14 días al finalizar el periodo de retención. Tenga en cuenta que 14 días es la opción predeterminada, pero puede configurar hasta 30 días.

  2. Si no se modifica ni elimina el elemento durante el periodo de retención, se ejecuta periódicamente el mismo proceso en todas las carpetas en el buzón y se identifican los elementos cuyo periodo de retención ha caducado. Estos elementos se eliminan permanentemente en el plazo de 14 días al finalizar el periodo de retención. Tenga en cuenta que 14 días es la opción predeterminada, pero puede configurar hasta 30 días.

Funcionamiento de una directiva de retención con versiones de documentos de un sitio

Las directivas de retención no retienen automáticamente todas las versiones del documento en una cuenta de OneDrive o un sitio de SharePoint. Para ello, debe activar el control de versiones para las bibliotecas de documentos del sitio. Para obtener más información, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si se elimina un documento desde un sitio sujeto a una directiva de retención y el control de versiones de documentos se encuentra activado para la biblioteca, se retendrán todas las versiones del documento eliminado.

Si el control de versiones de documentos no está activado y el elemento está sujeto a varias directivas de retención, la versión que se retiene es la que esté activa en el momento de aplicar cada directiva de retención. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento es la más reciente cuando el sitio se retiene por primera vez, y la versión 51 es la más reciente cuando el sitio se retiene por segunda vez, se guardan las versiones 27 y 51.

Retención de contenido durante un periodo de tiempo específico

Con una directiva de retención, puede mantener el contenido indefinidamente o durante un número concreto de días, meses o años. Tenga en cuenta que la cantidad de tiempo que se retiene el contenido se calcula en relación con la antigüedad del contenido, no desde el momento en que se aplica la directiva de retención. Puede elegir si la antigüedad se basa en el momento en que se creó el contenido o (para OneDrive y SharePoint) en el momento en que se modificó por última vez.

Por ejemplo, si desea retener el contenido de un sitio durante siete años a partir de su modificación más reciente, y hay un documento en ese sitio que no se ha modificado en seis años, el documento se retendrá solo durante un año más, a no ser que se modifique. Si el documento se edita de nuevo, su antigüedad se calculará a partir de la nueva fecha de modificación y el documento se retendrá durante otros siete años.

De forma similar, si desea retener el contenido en un buzón durante siete años y hay un mensaje enviado hace seis años, ese mensaje se retendrá un solo año. Para el contenido de Exchange, la antigüedad siempre se basa en la fecha de envío o recepción (son iguales). La retención de contenido en función de cuándo se realizó esa modificación solo se aplica a contenido de sitio en OneDrive y SharePoint.

Puede elegir si desea que el contenido se elimine permanentemente al final del periodo de retención. Una directiva de retención también puede, simplemente, eliminar contenido antiguo sin retenerlo: vea la sección siguiente.

Página Configuración de retención

Eliminación de contenido que supera una antigüedad determinada

Una directiva de retención puede retener y, a continuación, eliminar contenido o simplemente eliminar contenido antiguo sin retenerlo.

Si la directiva de retención elimina el contenido, es importante comprender que el periodo de tiempo especificado para las directivas de retención se calcula desde el momento en que se crea o modifica el contenido, no desde el tiempo desde que se asigna la directiva.

Configuración de eliminación

Por ejemplo, suponga que crea una directiva de retención que elimina el contenido después de tres años y, a continuación, asigna esa directiva a todas las cuentas de OneDrive, que contienen una gran cantidad de contenido creado hace cuatro o cinco años. En este caso, esa gran cantidad del contenido se eliminará tan pronto como asigne la directiva de retención. Esto hace que las directivas de retención que eliminan contenido puedan afectar considerablemente a su contenido.

Por lo tanto, antes de asignar una directiva de retención a un sitio por primera vez, debe considerar la antigüedad del contenido existente y cómo puede afectar la directiva a ese contenido. Puede que también desee comunicar la nueva directiva a sus usuarios antes de asignarla, de forma que tengan tiempo de evaluar el posible impacto. Esta advertencia aparece al revisar la configuración de la directiva de retención justo antes de crearla.

Advertencia sobre la eliminación de contenido

Configuración avanzada que aplica una directiva solo al contenido que cumpla ciertas condiciones

Puede aplicar una directiva de retención a todo el contenido de las ubicaciones que incluya, o puede elegir aplicar la directiva de retención solo al contenido que contenga determinadas palabras clave o determinados tipos de información confidencial.

Opciones avanzadas de retención

Retener el contenido que contiene determinadas palabras clave

Puede aplicar una directiva de retención solo al contenido que cumpla ciertas condiciones y, a continuación, realizar acciones de retención con ese contenido solamente. Las condiciones disponibles ahora admiten aplicar una directiva de retención al contenido que contenga determinadas palabras o frases. Puede restringir su consulta usando operadores de búsqueda como AND, OR o NOT. Para obtener más información sobre los operadores, vea Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la búsqueda de contenido.

La compatibilidad para agregar propiedades susceptibles de búsqueda (por ejemplo, asunto:) estará disponible próximamente.

Tenga en cuenta que la retención basada en consultas usa el índice de búsqueda para identificar el contenido.

Editor de consultas

Retener el contenido que incluya información confidencial

También puede aplicar una directiva de retención solo al contenido que contenga determinados tipos de información confidencial. Por ejemplo, puede aplicar requisitos de retención único solo al contenido que contenga información de identificación personal (PII), como números de identificación fiscal, números de la seguridad social o números de pasaporte.

Página Tipos de información confidencial

Notas:

  • La retención avanzada información confidencial no se aplica a las carpetas públicas de Exchange o Skype Empresarial porque esas ubicaciones no admiten los tipos de información confidencial.

  • Tenga presente que Exchange Online usa reglas de transporte para identificar la información confidencial, por lo que esto funciona con los mensajes en tránsito, no con los elementos que ya están almacenados en un buzón de correo. En el caso de Exchange Online, esto significa que las directivas de retención solo pueden identificar la información confidencial y realizar acciones de retención en los mensajes que se reciben después de que se aplique la directiva al buzón de correo. (Tenga en cuenta que la retención basada en consulta que se describe en la sección anterior no tiene esta limitación, ya que utiliza el índice de búsqueda para identificar el contenido).

Aplicación de una directiva de retención a toda la organización o a ubicaciones específicas

Puede aplicar fácilmente una directiva de retención a toda la organización, a ubicaciones completas o solo a determinadas ubicaciones o usuarios.

Directiva para toda la organización

Una de las características más eficaces de una directiva de retención es que se aplica de forma predeterminada a las ubicaciones de Office 365, y esto incluye:

  • Correo electrónico de Exchange.

  • Sitios de SharePoint.

  • Cuentas de OneDrive.

  • Grupos de Office 365 (se aplica al contenido del buzón del grupo, al sitio, a los archivos, a OneNote y a las conversaciones de grupo. Próximamente admitirá contenido de Planner, Yammer y CRM).

  • Carpetas públicas de Exchange.

Opción Todas las ubicaciones

Otras características importantes de las directivas de retención de toda la organización son las siguientes:

  • No hay límite en el número de buzones o sitios que puede incluir la directiva.

  • En el caso de Exchange, todos los buzones que se creen una vez que la directiva se haya aplicado, heredarán automáticamente la directiva.

Sin embargo, existe un límite de 10 directivas por espacio empresarial, en el que se pueden combinar directivas para toda la organización y directivas para ubicaciones completas (vea la siguiente sección).

Directivas que se aplican a ubicaciones completas

Al elegir ubicaciones, puede incluir o excluir fácilmente una ubicación completa, como correo electrónico de Exchange o cuentas de OneDrive. Para ello, solo tiene que activar o desactivar la estado de esa ubicación o desactivar.

Al igual que las directivas para toda la organización, si una directiva se aplica a cualquier combinación de ubicaciones completas, no hay ningún límite en el número de buzones de correo y sitios que puede incluir la directiva. Por ejemplo, si la directiva incluye todo el correo electrónico de Exchange y todos los sitios de SharePoint, se incluirán todos los sitios y buzones, sea cual sea la cantidad. Y, en el caso de Exchange, todos los buzones que se creen una vez que la directiva se haya aplicado, heredarán automáticamente la directiva.

Sin embargo, existe un límite de 10 directivas por espacio empresarial, en el que se pueden combinar directivas para toda la organización y directivas para ubicaciones completas.

Página Elegir ubicaciones

Directivas con inclusiones o exclusiones específicas

También puede aplicar una directiva de retención a usuarios específicos. Para ello, active el estado de esa ubicación y use después los vínculos para incluir o excluir determinados usuarios, grupos de Office 365 o ubicaciones.

Sin embargo, tenga en cuenta que existen los siguientes límites para una directiva de retención que incluya o excluya más de 1 000 usuarios determinados:

  • Esa directiva de retención no puede contener más de 1 000 buzones de correo y 100 sitios.

  • Un inquilino no puede contener más de 1 000 directivas de retención de este tipo.

Aunque existen estos límites, tenga presente que puede superarlos aplicando una directiva para toda la organización o una directiva para ubicaciones completas.

Ubicaciones de Skype

A diferencia del correo electrónico de Exchange, no es posible incluir todos los usuarios simplemente activando el estado de la ubicación de Skype, pero puede activar esa ubicación y después elegir manualmente los usuarios cuyas conversaciones quiera retener.

Cuando elija usuarios de Skype Empresarial, puede incluir rápidamente todos los usuarios seleccionando el cuadro Nombre en el encabezado de la columna; sin embargo, es importante comprender que cada usuario se representará como una inclusión específica en la directiva. Por lo tanto, si incluye más de 1 000 usuarios, se aplicarán los límites señalados en la sección anterior. Seleccionar aquí todos los usuarios de Skype no es lo mismo que usar una directiva para toda la organización que pudiera incluir todos los usuarios de Skype de forma predeterminada.

Página Elegir usuarios de Skype

Tenga en cuenta que Historial de conversaciones, una carpeta de Outlook, es una característica que no tiene nada que ver con el archivado de Skype. Historial de conversaciones puede estar desactivada por el usuario final, pero el archivado para Skype se realiza almacenando una copia de las conversaciones de Skype en una carpeta oculta que está disponible para eDiscovery pero es inaccesible para el usuario.

Excluir tipos específicos de elementos de Exchange de una directiva de retención

Si usa PowerShell, puede excluir tipos específicos de elementos de Exchange de una directiva de retención. Por ejemplo, puede excluir mensajes de correo de voz, conversaciones de mensajería instantánea y otro contenido en línea de Skype Empresarial Online en los buzones. También puede excluir elementos de tareas, notas y calendarios. Esta función solo está disponible si se usa PowerShell; no está disponible en la interfaz de usuario al crear una directiva de retención.

Para hacerlo, use el parámetro ExcludedItemClasses de los cmdlets New-RetentionComplianceRule y Set-RetentionComplianceRule. Para obtener más información sobre PowerShell, vea la sección siguiente Buscar los cmdlets de PowerShell para directivas de retención.

Bloqueo de una directiva de retención

Algunas organizaciones podrían tener que cumplir con reglas impuestas por organismos reguladores, como la regla 17a-4 de la SEC (Comisión de intercambio y valores), lo que requiere que, una vez activada una política de retención, esta no se pueda desactivar ni hacer menos restrictiva. Con el Bloqueo de conservación, puede bloquear una directiva de modo que nadie pueda desactivarla ni hacerla menos restrictiva, ni siquiera el administrador.

Cuando se ha bloqueado una directiva, nadie puede desactivarla ni quitarle ubicaciones. Tampoco es posible modificar o eliminar el contenido que está sujeto a la directiva durante el periodo de retención. Una vez bloqueada la directiva, la única manera de modificar la directiva de retención consiste en agregarle contenido o ampliar su duración. Una directiva bloqueada se puede incrementar o ampliar, pero no se puede reducir ni desactivar.

Por lo tanto, antes de bloquear una directiva de retención, es muy importante que comprenda los requisitos de cumplimiento de la organización y que no bloquee directivas hasta que esté seguro de que es lo que necesita.

Página Bloqueo de conservación

Los principios de la retención o qué tiene prioridad

Es posible o incluso probable que el contenido tenga varias directivas de retención aplicadas, cada una con una acción (conservar, eliminar o ambas) y un período de retención diferentes. ¿Qué tiene prioridad? En el nivel más alto, puede estar seguro de que el contenido que se conserva por una directiva no lo puede eliminar de forma permanente otra directiva.

Diagrama de los principios de retención

Para entender cómo se aplican al contenido las diferentes directivas de retención, tenga en cuenta estos principios de retención:

  1. La retención gana a la eliminación. Suponga que una directiva de retención dice que se elimine el correo electrónico de Exchange después de tres años, pero otra directiva de retención dice que se conserve el correo electrónico de Exchange durante cinco años y después se elimine. Todo el contenido que llegue a los tres años de antigüedad se eliminará y se ocultará de la vista de los usuarios, pero se sigue conservando en la carpeta Elementos recuperables hasta que llegue a los cinco años de antigüedad, momento en el que se eliminará permanentemente.

  2. El período de retención más largo gana. Si el contenido está sujeto a varias directivas de conservación, se conservará hasta el final del período de retención más largo.

  3. La inclusión explícita gana a la inclusión implícita. Esto significa que:

    1. Si un usuario asigna automáticamente una etiqueta con la configuración de retención a un elemento, como un correo electrónico de Exchange o un documento de OneDrive, esa etiqueta tiene prioridad sobre una directiva asignada en el nivel de sitio o buzón, y una etiqueta predeterminada asignada por la biblioteca de documentos. Por ejemplo, si la etiqueta explícita dice que la conservación es de diez años, pero la directiva asignada al sitio dice que la conservación es de solo cinco años, la etiqueta tiene prioridad. Tenga en cuenta que las etiquetas de aplicación automática se consideran implícitas, no explícitas, porque Office 365 las aplica automáticamente.

    2. Si una directiva de retención incluye una ubicación específica, como el buzón o la cuenta de OneDrive para la Empresa de un usuario específico, esa directiva tiene prioridad sobre otra directiva de retención que se aplique a todos los buzones o cuentas de OneDrive para la Empresa del usuario, pero no incluye específicamente el buzón de ese usuario.

  4. El período de eliminación más corto gana. De forma similar, si el contenido está sujeto a varias directivas que eliminan contenido (sin ninguna retención), se eliminará al final del período de retención más corto.

Tenga en cuenta que los principios de la retención funcionan como un flujo de desempate de arriba a abajo: Si las reglas aplicadas por todas las directivas o etiquetas son las mismas en un nivel, el flujo baja al siguiente nivel para determinar la prioridad de la regla que se aplica.

Por último, una directiva de retención o una etiqueta no puede eliminar de forma permanente todo el contenido que está en espera para eDiscovery. Cuando se libera la retención, el contenido vuelve a ser apto para el proceso de limpieza descrito anteriormente.

Usar una directiva de retención en lugar de estas características

Se puede aplicar fácilmente una sola directiva de retención a toda la organización y las ubicaciones de Office 365, como Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive para la Empresa y grupos de Office 365. Si necesita retener o eliminar contenido de cualquier parte de Office 365, le recomendamos que use una directiva de retención. (También puede usar etiquetas con la configuración de retención: para obtener más información, vea Información general de etiquetas).

Hay otras características que se han utilizado anteriormente retener o eliminar contenido en Office 365. Se muestran a continuación. Estas características seguirán funcionando en paralelo con las directivas de retención creadas en el Centro de seguridad y cumplimiento. Pero en adelante, para el gobierno de datos, se recomienda usar directivas de retención o etiquetas en lugar de estas características. Una directiva de retención es la única característica que puede conservar y eliminar contenido en Office 365.

Exchange Online

SharePoint Online y OneDrive para la Empresa

Tenga en cuenta que, si anteriormente usaba cualquiera de las retenciones de eDiscovery con el propósito del gobierno de datos, deberá usar en su lugar una directiva de retención para el cumplimiento proactivo. Deberá usar una retención creada en el Centro de seguridad y cumplimiento solo para eDiscovery.

Las directivas de retención prevalecen sobre las directivas de administración de la información

En los sitios de SharePoint, es posible que use directivas de administración de la información para conservar contenido. Si aplica una directiva de retención creada en el Centro de seguridad y cumplimiento a un sitio que ya usa directivas de tipo de contenido o directivas de administración de la información para una lista o biblioteca, dichas directivas se ignoran siempre y cuando la directiva de retención esté en vigor.

¿Qué ha ocurrido con las directivas de conservación?

Si estaba utilizando una directiva de conservación, esa directiva se ha convertido automáticamente en una directiva de retención que usa solo la acción de retener: la directiva no elimina el contenido. La directiva de conservación seguirán funcionando y conservando el contenido sin necesidad de aplicar ningún cambio. Puede encontrar estas directivas en la página Retención del Centro de seguridad y cumplimiento. Puede editar una directiva de conservación para cambiar el periodo de retención, pero no puede realizar otros cambios, como agregar o quitar ubicaciones.

Permisos

Los miembros de su equipo de cumplimiento normativo que vayan a crear las directivas de retención necesitan permisos para el Centro de seguridad y cumplimiento. De forma predeterminada, el administrador de inquilinos tendrá acceso a esta ubicación y puede conceder a los responsables de cumplimiento y a otros usuarios acceso al Centro de seguridad y cumplimiento, sin darles todos los permisos de un administrador de inquilinos. Para ello, se recomienda ir a la página Permisos del Centro de seguridad y cumplimiento, editar el grupo de roles Administrador de cumplimiento y agregar miembros a ese grupo de roles.

Para más información, vea Conceder acceso a los usuarios para el Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

Estos permisos son necesarios solo para crear y aplicar una directiva de retención. La aplicación de directivas no requiere acceso al contenido.

Buscar los cmdlets de PowerShell para directivas de retención

Para usar los cmdlets de directivas de retención, debe:

  1. Conectarse al Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365 mediante PowerShell remoto

  2. Usar estos Cmdlets del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365

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