Introducción a las directivas de conservación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Importante: Si se usa una directiva de conservación, esa directiva se ha convertido automáticamente a una directiva de retención, que es una nueva característica que hace todo lo que hace una directiva de conservación y mucho más. La directiva de conservación seguirá funcionan y conservar el contenido sin necesidad de los cambios del usuario. Puede encontrar estas directivas en la página de retención en el centro de cumplimiento y seguridad. Para obtener más información, vea ¿Qué ocurrió con las directivas de conservación?

Para cumplir con las regulaciones del sector o las directivas internas, las organizaciones conservan el contenido durante un cierto período de tiempo. Con una directiva de conservación en Office 365, podrá conservar el contenido de sitios, buzones y carpetas públicas de forma indefinida o durante un período de tiempo específico. También puede filtrar el contenido que se conservará por medio de palabras clave o de un intervalo de fechas que limite los resultados.

Por ejemplo, puede conservar el contenido en buzones y sitios específicos del departamento de ventas durante siete años, y limitar aún más el ámbito de la directiva indicando que quiere conservar solo el contenido de los últimos dos años que contenga el nombre de un cliente concreto.

Cuando el contenido está sujeto a una directiva de conservación, las personas pueden seguir editando el contenido y trabajando con él como si no hubiera cambiado nada porque el contenido se conserva en su lugar, en su ubicación original. Pero si alguien edita o elimina el contenido sujeto a la directiva, se guardará una copia en una ubicación segura donde se conservará mientras la directiva esté en vigor.

Por último, algunas organizaciones pueden necesitar cumplir con las reglas definidas por organismos reglamentarios como Comisión de y bolsa (s) norma 17a-4, lo que requiere que después de una directiva de conservación está activada, no puede desactivar o realizado menos restrictiva. Para satisfacer este requisito, puede usar el bloqueo de conservación. Después de una directiva de bloqueado, nadie, incluido el administrador, puede desactivar la directiva o hacer menos restrictiva.

Crear y administrar las directivas de conservación en la página de retención en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365.

Página de retención en el Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365

Nota: Para incluir un buzón de Exchange Online en una directiva de conservación, el buzón debe asignarse una licencia de Exchange Online (plan 2). Si un buzón se asigna una licencia de Exchange Online (plan 1), tendrá que asignar una licencia independiente de archivado en línea de Exchange para incluir en una directiva de conservación.

Funcionamiento de una directiva de conservación local

Cuando se incluye un sitio, un buzón o una carpeta pública en una directiva de conservación, el contenido permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con los documentos o con el correo, pero se conservará una copia del contenido tal y como estaba cuando se inició la directiva. En el caso de los sitios, el contenido se conserva en la biblioteca de conservación de documentos; en el caso de los buzones y las carpetas públicas, el contenido se conserva en la carpeta Elementos recuperables. Estas ubicaciones seguras y el contenido conservado no son visibles para la mayoría de los usuarios. Con una directiva de conservación, los usuarios no necesitan saber si el contenido está sujeto a la directiva.

Diagrama que muestra cómo funcionan las directivas de conservación

Contenido de sitio

Las directivas de conservación se aplican en el nivel de un sitio. Cuando se incluye un sitio en una directiva de conservación, se crea una biblioteca de conservación de documentos si aún no existe. La mayoría de los usuarios no pueden ver esta biblioteca porque solo se muestra a los propietarios de colecciones de sitios.

Si una persona intenta cambiar o eliminar el contenido de un sitio sujeto a una directiva de conservación, la directiva comprueba primero si el contenido se ha cambiado desde que se aplicó la directiva. Si este es el primer cambio desde que se aplicó la directiva de conservación, la directiva copia el contenido en la biblioteca de conservación de documentos y, después, permite al usuario cambiar o eliminar el contenido original. Tenga en cuenta que es posible copiar cualquier contenido del sitio en la biblioteca de conservación de documentos, incluso aunque dicho contenido no coincida con el filtro de la consulta que se haya usado para la directiva de conservación.

Después, un trabajo del temporizador limpia la biblioteca de conservación de documentos. El trabajo del temporizador se ejecuta periódicamente y compara todo el contenido de la biblioteca de conservación de documentos con los filtros utilizados por las directivas de conservación del sitio. A menos que el contenido coincida con, como mínimo, uno de los filtros, el trabajo del temporizador eliminará permanentemente el contenido de la biblioteca de conservación de documentos.

El anterior se aplica al contenido que existe cuando se aplique la directiva de conservación. Además, se conservará cualquier contenido nuevo que se creó o se agrega al sitio después de que se ha incluido en la directiva después de la eliminación. Sin embargo, no se copia contenido nuevo a la hora de biblioteca la primera conservación mantenga que se haya modificado, solo cuando se elimina. Para conservar las versiones de todos los archivos, tiene que activar el control de versiones, vea la sección posterior en control de versiones.

Contenido de buzones y de carpetas públicas

En el caso del correo del usuario y otros elementos, las directivas de conservación se aplican en el nivel de un buzón. En el caso de una carpeta pública, las directivas de conservación se aplican en el nivel de carpeta, no en el nivel de buzón. Tanto un buzón como una carpeta pública usan la carpeta Elementos recuperables para conservar los elementos. Solo las personas a las que se les han asignado permisos de exhibición de documentos electrónicos pueden ver la carpeta Elementos recuperables de otro usuario.

De manera predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, dicho mensaje se mueve a esta carpeta. Cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables y desaparece de la vista del usuario. Además, un usuario puede eliminar temporalmente un elemento de cualquier carpeta (presionando SHIFT+SUPR). Esta acción omite la carpeta Elementos eliminados y coloca el elemento directamente en la carpeta Elementos recuperables.

Cuando se incluye un buzón en una directiva de conservación, los elementos eliminados se mueven a la carpeta DiscoveryHold, dentro de la carpeta Elementos recuperables. Cuando el asistente del buzón procesa el buzón periódicamente, analiza los mensajes de esta carpeta. A menos que el contenido coincida con, como mínimo, uno de los filtros que usa una directiva de conservación, el asistente del buzón eliminará permanentemente el contenido de la carpeta Elementos recuperables.

La carpeta elementos recuperables también contiene una carpeta de versiones. Cuando una persona intenta cambiar determinadas propiedades de un elemento de buzón, como el asunto, cuerpo, datos adjuntos, remitentes y destinatarios, o fecha enviado o recibido un mensaje, se guarda una copia del elemento original a la carpeta de versiones antes de que se confirma el cambio. Esto ocurre para cada cambio posterior. Cuando se quita la directiva de conservación, copias en la carpeta de versiones se quitarán por el Asistente de buzón de correo.

Dónde se almacena una directiva de conservación

Cuando se crea una directiva de conservación, se almacena de forma centralizada en el Centro de cumplimiento y seguridad y después se implementa en los diferentes orígenes de contenido que la directiva incluye, como sitios, buzones de correo y carpetas públicas.

Después de implementar una directiva de conservación en dichos orígenes de contenido, la directiva funciona exactamente igual que una conservación local de exhibición de documentos electrónicos. Para obtener más información sobre las retenciones locales, vea:

Directiva de conservación frente espera de exhibición de documentos electrónicos

Aunque es true ambas características almacenar contenido, estas características no se deben confundir porque sirven diferentes propósitos:

  • Si desea conservar el contenido como parte de un requisito de retención, utilice una directiva de conservación. Por ejemplo, si necesita conservar contenido siete años como parte de su plan de retención, utilice una directiva de conservación. Una directiva de conservación puede conservar contenido durante un período de tiempo específico y, a continuación, al final de ese período de tiempo, automáticamente publicado el contenido de la directiva. La directiva también se puede bloquear para que nadie pueda desactivar la directiva o hacer menos restrictiva. Una suspensión de exhibición de documentos electrónicos no se puede bloquear o especificar un período de tiempo. Además, una directiva de conservación normalmente tiene una duración de años, mientras una suspensión de exhibición de documentos electrónicos es temporal y normalmente dura sólo la duración de un caso legal.

    Además, puede crear una directiva de conservación sin los pasos adicionales que puede requerir la exhibición de documentos electrónicos, como crear casos, agregar a miembros, o hacer contenido busca.

  • Si necesita mantener el contenido como parte de un requisito legal o eDiscovery, use una suspensión de exhibición de documentos electrónicos. Por ejemplo, si necesita almacenar contenido en ubicaciones específicas como parte de una solicitud legal, use una suspensión de exhibición de documentos electrónicos. En la exhibición de documentos electrónicos, el contenido relevante para un caso es normalmente confidencial o casos tan diferentes con privilegios pueden restringirse a diferentes miembros. Además, exhibición de documentos electrónicos es compatible con búsquedas de contenido que pueden guardar, obtener una vista previa, analizar con eDiscovery avanzada o se exportan los resultados.

    A diferencia de una directiva de conservación, una suspensión de exhibición de documentos electrónicos no puede especificar un período de tiempo: una suspensión de exhibición de documentos electrónicos en vigor hasta que desactiva o eliminarla. Además, no se puede bloquear una suspensión de exhibición de documentos electrónicos.

Funcionamiento de una directiva de conservación con versiones de documentos de un sitio

Una directiva de conservación no conserva automáticamente todas las versiones de un documento en un sitio. Para ello, debe activar el control de versiones de las bibliotecas de documentos del sitio. Para obtener más información, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si se elimina un documento desde un sitio que se está conservando y el control de versiones de documentos se encuentra activado para la biblioteca, se conservarán todas las versiones del documento eliminado.

Si el control de versiones de documentos no está activado y el elemento está sujeto a varias directivas de conservación, la versión que se conserva es la que esté activa en el momento de aplicar cada directiva de conservación. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento es la más reciente cuando el sitio se conserva por primera vez, y la versión 51 es la más reciente cuando el sitio se conserva por segunda vez, se guardan las versiones 27 y 51.

Filtrado de una directiva de conservación

Puede restringir el contenido sujeto a una directiva de conservación agregando a la directiva palabras clave o un intervalo de fechas.

Uso de palabras clave e intervalos de fechas como filtros al crear una política de conservación

Filtrado por palabras clave

Una directiva de conservación es compatible con el lenguaje de consulta de palabras clave (KQL). Por ejemplo, puede usar operadores básicos like y y o, y puede realizar una búsqueda de proximidad donde "marketing de NEAR(30) wingtip" identifica resultados donde "wingtip" es de 30 caracteres de "marketing". Una consulta de palabras clave para ayudarle a identificar y mantener solo el contenido relevante.

Filtrado por intervalo de fechas

También puede filtrar la directiva para solo conserve el contenido que se encuentre dentro de un intervalo de fechas específico. En el caso de los mensajes, la fecha debe referirse a la fecha de recepción y, en el caso de los documentos y sitios, la fecha deberá indicar la fecha de modificación. Esto significa que podrá conservar el contenido que incluya los mensajes recibidos y los documentos modificados dentro de un intervalo de fechas concreto, o bien antes o después de una fecha de inicio o finalización.

Conservación de contenido durante un período de tiempo específico

Con una directiva de conservación, se puede conservar el contenido indefinidamente o durante un número específico de días, meses o años. Tenga en cuenta que la duración del tiempo de conservación del contenido se calcula a partir de la antigüedad del contenido, no de la fecha de creación de la directiva de conservación.

Por ejemplo, si desea conservar el contenido de un sitio durante siete años, y un documento de ese sitio no se ha modificado en seis años, el documento se conservación solo durante un año más, a no ser que se modifique. Si el documento se edita de nuevo, la antigüedad de dicho documento se calculará a partir de la fecha de la última modificación, y se conservará durante otros siete años.

De la misma forma, si quiere conservar el contenido de un buzón durante siete años, y uno de los mensajes se envió hace seis años, el mensaje se conservará solo durante un año más a menos que se modifique la fecha de recepción. En este caso, se guardará una nueva versión del mensaje tal y como existía antes de que se editara en la carpeta Elementos recuperables, y la antigüedad del mensaje se calculará a partir de la nueva fecha de recepción, por lo que se conservará durante otros siete años.

Configuración de la duración de una directiva de conservación nueva

Bloquear una directiva de conservación

Algunas organizaciones pueden necesitar cumplir con las reglas definidas por organismos reglamentarios como Comisión de y bolsa (s) norma 17a-4, lo que requiere que después de una directiva de conservación está activada, no puede desactivar o realizado menos restrictiva. Con el bloqueo de conservación, puede bloquear la directiva para que nadie, incluido el administrador: puede desactivar la directiva o hacer menos restrictiva.

Después de una directiva de bloqueado, nadie puede desactivarlo o quitar contenido de la directiva. Y no es posible modificar o eliminar el contenido que está sujeta a la directiva durante el período de conservación. Después de la directiva de bloqueado, son las formas sola puede modificar la directiva de conservación agregando contenido a él o ampliar su duración. Se puede incrementar o extender una directiva bloqueada, pero no puede ser reducido o desactivado.

Por lo tanto, antes de bloquear una directiva de conservación, es muy importante que comprenda los requisitos de cumplimiento de la organización y que no bloquee una directiva hasta que esté seguro de que es lo que necesita.

Opción para activar el Bloqueo de conservación

La desactivación de una directiva de conservación

Si decide no bloquear la directiva de conservación, que puede liberar en cualquier momento, incluso antes del final del período de tiempo especificado por la directiva. Para ello, simplemente desactivar la directiva.

Opción para desactivar una directiva de preservación de la página de retención del centro de seguridad y cumplimiento

Sin embargo, no puede eliminar una directiva de conservación mientras la directiva está activa. Para eliminar una directiva de conservación, desactivar primero y, a continuación, elimine la directiva.

Después de desactivar una directiva de conservación, todos los elementos sujetos a esta directiva en la carpeta elementos recuperables o la biblioteca de conservación mantenga son válidos para el proceso de limpieza estándar descrito anteriormente. Tenga en cuenta que esto significa que no se eliminan automáticamente elementos que se lanzaron desde una directiva; en su lugar, permanecen en la carpeta elementos recuperables o la biblioteca de conservación mantenga hasta que el proceso periódicamente limpia la biblioteca o carpeta.

Usar directivas de conservación con directivas de retención y con directivas de eliminación de documentos

Una directiva de conservación garantiza la conservación del contenido de forma indefinida o durante un período de tiempo concreto, mientras que una directiva de retención para un buzón y una directiva de eliminación de documentos para un sitio garantizan que el contenido se eliminará después de un período de tiempo específico. Si necesita retener el contenido durante un período concreto de tiempo, puede usar una directiva de conservación junto con una directiva de retención o una directiva de eliminación.

Contenido de sitio

En el caso de un sitio, puede usar una directiva de conservación junto con una directiva de eliminación de documentos. Por ejemplo, puede conservar documentos durante cinco años después de que se modifiquen y, después, configurar una directiva de eliminación que los elimine cinco años después de la última modificación.

Si una directiva de eliminación de documentos elimina contenido sujeto a una directiva de conservación, el contenido se seguirá guardando en la biblioteca de conservación de documentos. Por ejemplo, si una directiva de conservación conserva un contenido específico durante dos años, pero la directiva de eliminación elimina el contenido después de un año, el contenido eliminado se seguirá guardando. Para más información, vea Overview of document deletion policies.

Contenido del buzón

Para un buzón, puede combinar una directiva de conservación con una directiva de retención que tiene una etiqueta de directiva predeterminado único. Por ejemplo, puede conservar los elementos del buzón siete años y configurar una directiva de retención para eliminarlas siete años después de que se han recibido (para los mensajes) o crear (para los elementos que no se envían como notas). La directiva de conservación garantiza que los elementos que se eliminan se conservan para al menos la duración especificada, mientras que la directiva de retención garantiza que los elementos del buzón se eliminan al final de ese período. Para obtener más información, consulte etiquetas de retención y directivas de retención.

Permisos

Los miembros de su equipo de cumplimiento que vayan a usar el Centro de cumplimiento y seguridad para crear directivas de conservación necesitan permisos para:

  • Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365

  • Sitios con contenido que deben conservarse.

  • Buzones con contenido que deben conservarse.

Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365

Como administrador de inquilinos, desea proporcionar los supervisores de cumplimiento y otras personas el acceso a la Centro de cumplimiento y seguridad, sin concederles todos los permisos de administrador de inquilinos. Para obtener más información, consulte permisos en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365.

Sitios

Los miembros de su equipo de cumplimiento que crean directivas de conservación necesitan permisos para acceder a las colecciones de sitios en las que se aplicarán las directivas. Además, si los responsables de cumplimento también crean directivas de eliminación de documentos, necesitan permisos para acceder a la colección de sitios del Centro de directivas de cumplimiento donde se crean y se almacenan las directivas de eliminación de documentos. Le recomendamos que haga lo siguiente:

  1. Crear un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios del centro de cumplimiento de la directiva, más probable es que el equipo de administración de directivas de cumplimiento. Para obtener más información, consulte Grupos de seguridad de Manage Mail-Enabled .

  2. En el centro de cumplimiento de la directiva, agregue el grupo de seguridad al grupo de propietarios de la colección de sitios. Para obtener más información, consulte permisos para administradores de la colección de sitios .

  3. En cada colección de sitios a la que necesite asignar directivas de conservación, agregue el grupo de seguridad al grupo de visitantes de la colección de sitios (permisos de lectura).

Buzones de correo y carpetas públicas

Para aplicar una directiva de conservación a un buzón de correo, los responsables de cumplimiento necesitan al menos permisos de lectura en ese buzón.

Para aplicar una directiva de conservación a una carpeta pública, los responsables de cumplimiento necesitan al menos permisos de lectura en todas las carpetas públicas.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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