Introducción a las directivas de administración de la información

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Las organizaciones pueden definir y utilizar directivas de administración de la información en los sitios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 para exigir el cumplimiento de procesos empresariales o normativas legales o del gobierno para la administración de la información. Las directivas de administración de la información permiten a los administradores de sitios o de listas controlar cómo se administra el contenido.

En este artículo

¿Qué es una directiva de administración de información?

Uso de directivas de administración de información en un sitio

¿Qué es una directiva de administración de la información?

Una directiva de administración de la información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Las directivas de administración de la información permiten a las organizaciones controlar y realizar el seguimiento de cosas como el tiempo durante el que se retiene el contenido o qué acciones pueden realizar los usuarios con el contenido. Las directivas de administración de la información ayudan a las organizaciones a cumplir con las normativas legales o del gobierno, o simplemente pueden exigir la aplicación de procesos empresariales internos. Por ejemplo, una organización que debe seguir las normativas del gobierno que requieren que demuestre "controles adecuados" de los resúmenes financieros podría crear una o varias directivas de administración de la información que auditen acciones específicas en el proceso de creación y aprobación de todos los documentos relativos a sus archivos financieros.

Características de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007

Cada regla individual de una directiva de administración de la información es una característica directiva. Office SharePoint Server 2007 incluyes varias características de directiva predefinidas que las organizaciones pueden utilizar individualmente o combinadas para definir las directivas de administración de la información de sus sitios. Las características de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007 son:

  • Auditoría    La característica de directiva de auditoría ayuda a las organizaciones a analizar cómo se utilizan los sistemas de administración del contenido al registrar los eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista. Las organizaciones pueden configurar la característica de directiva de auditoría para registrar eventos como el momento en que se modifica, se ve, se protege, se desprotege o se elimina un documento o elemento, o se cambian sus permisos. Toda la información de auditoría se almacena en un solo registro de auditoría en el servidor, donde los administradores del sitio pueden ejecutar informes. Las organizaciones también pueden utilizar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 para escribir y agregar eventos personalizados al registro de auditoría.

  • Caducidad    La característica de directiva de caducidad ayuda a las organizaciones a eliminar o quitar el contenido obsoleto de sus sitios de forma trazable. Esta característica de directiva ayuda a las organizaciones a administrar el costo y el riesgo asociados a la retención de contenido obsoleto. Las organizaciones pueden configurar una directiva de caducidad para especificar que ciertos tipos de contenido caducan en una fecha determinada o después de un período de tiempo calculado a partir de alguna actividad en el documento (como la creación o edición).

  • Códigos de barras    La característica de directiva de códigos de barras permite a las organizaciones realizar el seguimiento de las copias físicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La característica de directiva de códigos de barras crea un único valor de identificador para un documento. Después, los usuarios pueden insertar una imagen de código de barras de ese valor en los documentos de Microsoft Office que crean. También pueden utilizar un código de barras en una copia física de un documento para buscar la copia original del documento en el servidor. De forma predeterminada, los códigos de barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39). Las organizaciones pueden utilizar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 para instalar otros proveedores de códigos de barras.

  • Etiquetas    La característica de directiva de etiqueta permite a las organizaciones realizar el seguimiento de las copias físicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La característica de directiva de etiqueta genera automáticamente las etiquetas de texto basadas en las propiedades del documento y el formato que especifique un administrador de sitio o de lista. Cuando los usuarios insertan etiquetas en documentos de Microsoft Office, las etiquetas se actualizan automáticamente con la información de las propiedades del documento.

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Características de directiva personalizadas

Las organizaciones también pueden crear e implementar características de directiva personalizadas para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, una organización de fabricación podría definir una directiva de administración de la información para todos los documentos de borrador de especificaciones de producto que impide que los usuarios impriman copias de los documentos en impresoras no seguras. Para definir este tipo de directiva de administración de la información, la organización puede crear e implementar una característica de directiva de restricción de impresión que puede agregarse a la directiva de administración de la información pertinente para el tipo de contenido de especificación del diseño de productos.

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Integración de la directiva de administración de la información con los programas de 2007 Microsoft Office system

Existen varias maneras de exponer las directivas de administración de la información de Office SharePoint Server 2007 a los usuarios dentro de los programas cliente de versión de 2007 Office. Cuando se configura una directiva de administración de la información en el servidor para un tipo de contenido, lista o biblioteca específicos, puede escribirse una declaración de directiva que se muestra a los usuarios que trabajan con el contenido que está sujeto a la directiva. La declaración de directiva puede informar a los usuarios de que se exigen directivas de administración de la información para el documento o puede proporcionar información detallada, como el hecho de que un documento caduca después de cierto período de tiempo. Cuando los usuarios abren documentos que están sujetos a directivas de administración de la información en uno de los programas cliente de versión de 2007 Office, se muestra la declaración de directiva. Además, si una directiva de administración de la información incluye la característica de directiva de códigos de barras o de etiquetas, la directiva puede configurarse de forma que requiera que los usuarios inserten códigos de barras o etiquetas en los documentos de Microsoft Office cuando intenten guardar o imprimir desde un programa cliente de versión de 2007 Office.

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Uso de las directivas de administración de la información en un sitio

Para implementar una directiva de administración de la información, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido en un sitio. Las ubicaciones donde se crea o agrega una directiva de administración de la información afectan a la amplitud del ámbito al que se aplica o a la amplitud con que puede utilizarse. Puede realizar las acciones siguientes:

  • Crear una directiva de colección de sitios para un tipo de contenido, lista o biblioteca     Puede crear una directiva de colección de sitios en la lista de directivas de la colección de sitios para el sitio de nivel superior de una colección de sitios. Después de crear una directiva de colección de sitios, puede exportarse a fin de que los administradores de otras colecciones de sitios pueda importarla a su lista de directivas de la colección de sitios. La creación de una directiva de colección de sitios exportable permite estandarizar las directivas de administración de la información en todos los sitios de la organización.

    Cuando se agrega una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido de sitio y se agrega una instancia de ese tipo de contenido a una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no puede modificar la directiva de colección de sitios de la lista o biblioteca. Agregar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido de sitio es una forma conveniente de asegurarse de que las directivas de la colección de sitios se apliquen en todos los niveles de la jerarquía de sitios.

    Para obtener más información, vea crear una directiva de administración de información para una colección de sitios.

  • Crear una directiva de administración de la información para un tipo de contenido de sitio en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior y, después, agregar el tipo de contenido a una o varias listas o bibliotecas     También puede crearse una directiva de administración de la información directamente para un tipo de contenido de sitio y, a continuación, asociar una instancia de este tipo de contenido a varias listas o bibliotecas. Si se crea una directiva de administración de la información mediante este método, todos los elementos de la colección de sitios de ese tipo de contenido o los tipos de contenido que heredan de ese tipo de contenido tiene la directiva. Si se crea una directiva de administración de la información directamente para un tipo de contenido de sitio, resulta más difícil reutilizar la directiva de administración de la información en otras colecciones de sitio, ya que las directivas creadas de esta forma no pueden exportarse.

    Nota: Para controlar qué directivas se utilizan en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden desactivar la capacidad de establecer características de directiva en un tipo de contenido. Cuando esta restricción está vigente, los usuarios que crean tipos de contenido están limitados a seleccionar las directivas en la lista de directivas de la colección de sitios.

    Para obtener información sobre cómo crear una directiva de administración de información para un tipo de contenido de sitio, vea cambiar un tipo de contenido de sitio.

  • Crear una directiva de administración de la información para una lista o biblioteca     Si una organización necesita aplicar una directiva de administración de la información específica a un conjunto muy limitado de contenido, puede crearse una directiva de administración de la información que se aplique únicamente a una lista o biblioteca individual. Este método de creación de una directiva de administración de la información es el menos flexible, ya que la directiva se aplica únicamente a una ubicación y no puede exportarse o reutilizarse para otras ubicaciones. Sin embargo, algunas organizaciones pueden necesitar crear directivas de administración de la información únicas con aplicabilidad limitada para solucionar situaciones específicas.

    Notas: 

    • Puede crearse una directiva de administración de la información para una lista o biblioteca únicamente si esa lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Si una lista o biblioteca admite varios tipos de contenido, es necesario definir una directiva de administración de la información para cada tipo de contenido de lista individual que está asociado a la lista o biblioteca. (Las instancias de un tipo de contenido de sitio asociadas a una lista o biblioteca específica se conocen como tipos de contenido de lista.)

    • Para controlar qué directivas se utilizan en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden desactivar la capacidad de establecer características de directiva directamente en una lista o biblioteca. Cuando esta restricción está vigente, los usuarios que administran listas o bibliotecas están limitados a seleccionar las directivas en la lista de directivas de la colección de sitios.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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